II. đặc đIểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán tạI bu đIện
1. Phơng thức đầu t xây dựng cơ bản và tài khoản sử dụng
Tại Bu điện tỉnh Hà Tây, các dự án đầu t xây dựng cơ bản đợc triển khai chủ yếu là các dự án nhóm C (theo Quy chế về quản lý đầu t và xây dựng, dự án nhóm C là dự án có mức tổng đầu t vốn dới 20 tỷ đồng VN). Trong năm 2002, các dự án đầu t xây dựng cơ bản tại Bu điện tỉnh Hà Tây tập trung vào các công trình chuyên ngành bu chính viễn thông: tiếp tục thực hiện các dự án đã triển khai từ năm trớc nhằm mở rộng hệ thống các mạng cáp tại 14 huyện thị trong toàn tỉnh đồng thời mở rộng các tuyến truyền dẫn cáp quang nội tỉnh, mở rộng hệ thống tổng đài của Bu điện tỉnh Hà Tây, xây mới nhà khai thác Bu điện, các dự án mua sắm và lắp đặt tài sản cho Bu điện tỉnh, các Bu điện huyện, thị, các nhà khai thác... Tại Bu điện tỉnh Hà Tây, do không có điều kiện tự tổ chức thực hiện (công tác đầu t xây dựng cơ bản có quy mô lớn, đơn vị lại hạn chế về nhân lực thực hiện), mặt khác, việc thuê ngoài đạt hiệu quả kinh tế hơn nên tất cả các hoạt động đầu t xây dựng cơ bản đều đợc thực hiện theo phơng thức giao thầu.
Công tác đầu t xây dựng cơ bản đợc hạch toán trong cùng hệ thống sổ kế toán của Bu điện tỉnh, do kế toán đầu t xây dựng cơ bản thực hiện.
Bu điện tỉnh Hà Tây thực hiện hoạt động quản lý dự án đầu t và xây dựng thực hiện theo hình thức chủ đầu t trực tiếp quản lý thực hiện dự án. Giám đốc Bu điện tỉnh ra quyết định giao nhiệm vụ cho phòng đầu t xây dựng cơ bản kiêm nhiệm quản lý các dự án. Căn cứ theo quyết định này, trởng phòng cử ngời phụ trách từng dự án.
2. Hạch toán công tác đầu t xây dựng cơ bản a. Hạch toán thực hiện đầu t xây dựng
Thực hiện đầu t xây dựng cơ bản là thực hiện chi tiêu về mua sắm máy móc thiết bị, thực hiện xây lắp và các chi phí khác cho các công trình theo đúng kế hoạch, theo đúng giá dự toán đợc duyệt, đúng với thiết kế kỹ thuật đảm bảo chất lợng công trình xây lắp hoặc tài sản cố định mua sắm sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục nghiệm thu bàn giao.
Chi phí đầu t xây dựng cơ bản phát sinh bao gồm: giá trị thiết bị, chi phí xây dựng, lắp đặt, chi phí kiến thiết cơ bản khác. Cụ thể, chi phí thiết bị gồm chi phí mua sắm, vận chuyển thiết bị và thuế nhập khẩu (trờng hợp thết bị đợc ủy thác nhập khẩu), phí bảo hiểm thiết bị. Chi phí xây lắp bao gồm: chi phí giải phóng mặt bằng, san lấp, chi phí xây dựng công trình tạm, nhà xởng phục vụ thi công, chi phí xây dựng các hạng mục công trình, chi phí lắp đặt thiết bị. Các chi phí kiến thiết cơ bản khác phát sinh ở từng giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị đầu t (chi phí lập dự án đầu t, chi phí lệ phí thẩm định dự án), giai đoạn thực hiện đầu t (chi phí đền bù, chi phí thầu khảo sát, thiết kế, xây lắp, mua sắm vật t, thiết bị, lắp đặt thiết bị, chi phí kiểm định vật liệu, chi phí lập, thẩm tra đơn giá dự toán, chi phí bảo hiểm công trình, lệ phí thẩm định thiết kế), ở giai đoạn kết thúc xây dựng đa dự án vào khai thác sử dụng (chi phí thẩm tra, phê duyệt quyết toán vốn đầu t, tháo dỡ công trình tạm phục vụ thi công, thu dọn vệ sinh công trình, thuê chuyên gia vận hành và khai thác).
Riêng với các dự án mua sắm tài sản thông qua lắp đặt, chi phí thiết bị là nguyên giá tài sản cố định đợc mua sắm, chi phí xây lắp, chi phí kiến thiết cơ bản phát sinh nhỏ (đôi khi chi phí kiến thiết cơ bản không phát sinh).
Tại bu điện tỉnh, chi phí hoạt động đầu t xây dựng cơ bản để hình thành tài sản cố định không bao gồm thuế giá trị gia tăng đầu vào. Kế toán hạch toán riêng thuế giá trị gia tăng đầu vào của hoạt động đầu t xây dựng trên cơ sở tờ khai thuế giá trị gia tăng của các nhà thầu, nhà cung cấp.
* Hạch toán chi phí thiết bị
Do đặc trng của ngành nên thiết bị sử dụng trong các công trình đầu t xây dựng tại các Bu điện tỉnh mang tính đặc thù, chi phí mua sắm thiết bị chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí đầu t xây dựng. Chi phí thiết bị gồm chi phí mua sắm, vận chuyển thiết bị và thuế, phí bảo hiểm thiết bị. Thiết bị sử dụng trong các dự án đầu t xây dựng bao gồm thiết bị chuyển mạch và phụ trợ, thiết bị truyền dẫn quang hoặc các tài sản mua về sử dụng (các dự án mua sắm thông qua lắp đặt). Các thiết bị này do Bu điện tỉnh tổ chức đấu thầu theo phơng thức chào hàng cạnh tranh tuyển chọn nhà cung cấp hoặc đợc Tổng công ty cấp vốn đầu t xây dựng cơ bản bằng thiết bị. Trên cơ sở hợp đồng đã ký giữa nhà thầu (bên B) và Bu điện tỉnh, hợp đồng giữa Tổng công ty với nhà cung cấp, bên B hoặc nhà cung cấp chuyển thiết bị đến kho Bu điện tỉnh hoặc đến thẳng chân công trình. Căn cứ vào hoá đơn cung cấp thiết bị và thiết bị thực tế đợc chuyển đến, hai bên tiến hành thủ tục bàn giao, lập biên bản giao nhận và biên bản nghiệm thu chất lợng thiết bị (đối với các thiết bị nhỏ lẻ). Trong trờng hợp Tổng công ty nhập khẩu tập trung thiết bị cho nhiều dự án đầu t bằng nguồn vốn Tổng công ty hoặc nguồn Tổng công ty vay tập trung, khi tiến hành giao nhận thiết bị, nhà cung cấp và Bu điện tỉnh tiến hành lập biên bản giao nhận trên cơ sở bộ chứng từ kèm theo của nhà cung cấp hoặc của đơn vị SKD, CKD, bên ủy thác nhập khẩu và thông báo nợ của Tổng công ty gửi Bu điện tỉnh. Nếu thiết bị giao tại kho, dựa vào biên bản giao nhận và hoá đơn của nhà thầu kèm theo tờ khai hải quan (nếu thiết bị đợc uỷ thác nhập khẩu), kế toán lập phiếu nhập kho. Ngời giao hàng đem phiếu này xuống kho để nhập kho thiết bị. Trớc khi cho
nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm tra chất lợng, số lợng, chủng loại, quy cách thiết bị. Sau đó, thủ kho ghi số lợng, ngày tháng vào phiếu nhập kho và cùng ngời giao hàng ký tên vào phiếu. Phiếu nhập kho đợc lập làm 4 liên: liên 1 lu tại quyển, liên 2 do ngời giao hàng giữ, liên 3 do thủ kho giữ để ghi thẻ kho, liên 4 dùng để hạch toán nội bộ. Hàng ngày, kế toán tập hợp phiếu nhập kho và ghi số tiền vào phiếu.
Ngày 05 tháng 12 năm 2002, nhà thầu giao thiết bị cho dự án “Mở rộng tuyến truyền dẫn cáp quang Hà Đông-Sơn Tây”, mã 179909, kế toán lập phiếu nhập kho nh sau:
Phiếu nhập kho Số: 002596
Ngày 05 tháng 12 năm 2002 Nợ TK 1522 Có TK 331 Đơn vị bán: Công ty TNHH hệ thống viễn thông VNPT-FUJITSU(VFT) Biên bản bàn giao số 026879 ngày 05 tháng 12 năm 2002
Nhập vào kho: Bu điện tỉnh Hà Tây
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t sản phẩm Đơn vị tính
Số lợng Theo
chứng từ Giá đơn vị(VNĐ)
Thành tiền (VNĐ) 1 Thiết bị ADM 1, 21E1 đầu 05 276.394.000 1.381.970.000
2 Thiết bị ADM 1, 36E1 đầu 01 350.960.000 350.960.000
Tổng 1.732.930.000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một tỷ bảy trăm ba mơi hai triệu chín trăm ba mơi nghìn đồng chẵn.
Nhập, ngày 05 tháng 12 năm 2002 Kế toán vật t Thủ kho Ngời giao Kế toán trởng
Nếu hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng về việc giao thiết bị tại chân công trình thì thiết bị không qua thủ tục xuất, nhập kho.
Theo tiến độ thi công của dự án, nhà thầu xây lắp lập bảng kê thiết bị cần sử dụng (đối với thiết bị phải qua lắp đặt). Phòng đầu t lập phiếu yêu cầu thiết bị cho dự án (đối với những thiết bị đã qua nhập kho). Căn cứ vào phiếu này, kế toán lập phiếu xuất kho thiết bị. Ngời nhận thiết bị đem phiếu này đến thủ kho.
Thủ kho ghi số lợng thực xuất và cùng với ngời nhận thiết bị ký tên vào phiếu. Phiếu xuất kho cũng đợc lập làm 4 liên: liên 1 lu tại quyển, liên 2 giao cho ngời nhận thiết bị, liên 3 giao cho thủ kho ghi thẻ kho, liên 4 dùng để hạch toán nội bộ. Kế toán tập hợp phiếu xuất kho, ghi số tiền vào phiếu. Thiết bị đợc xuất kho theo giá thực tế nhập kho đích danh. Phiếu xuất kho thiết bị đợc lập nh sau:
Phiếu xuất kho Số: 002934
Kiêm vận chuyển nội bộ Nợ TK 1524 Ngày 29 tháng 12 năm 2002 Có TK 1522 - Căn cứ yêu cầu số 09 ngày 28 tháng 12 năm 2002 của phòng đầu t xây dựng cơ bản Bu điện tỉnh Hà Tây về việc cấp thiết bị cho dự án “Mở rộng tuyến truyền dẫn cáp quang Hà Đông-Sơn Tây”, mã 179909.
Họ tên ngời nhận: Nguyễn Quang Nam Địa chỉ: Công ty cổ phần xây lắp Bu điện Xuất tại kho: Bu điện tỉnh Hà Tây
Nhập tại kho: Công ty cổ phần xây lắp Bu điện
Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t sản phẩm Đơn vị tính Số lợng Thực xuất Thực nhập
Đơn gía
(NVĐ) Thành tiền(VNĐ) 1 Thiết bị ADM 1, 21E1 đầu 05 05 276.394.000 1.381.970.000 2 Thiết bị ADM 1, 36E1 đầu 01 01 350.960.000 350.960.000
Tổng cộng 1.732.930.000
Xuất, ngày 29 tháng 12 năm 2002 Ngời lập phiếu Thủ kho xuất Ngời nhận Kế toán trởng
Căn cứ vào giá trị thiết bị xuất kho (đối với thiết bị không qua lắp đặt) và bảng khối lợng hoàn thành, biên bản nghiệm thu hạng mục lắp đặt thiết bị (đối với thiết bị phải qua lắp đặt), kế toán ghi nhận giá trị thiết bị vào chi phí đầu t xây dựng.
Với hạng mục hoặc dự án lắp đặt thiết bị hoàn thành bàn giao, đợc nghiệm thu, Bu điện tỉnh chấp nhận thanh toán, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ ghi nhận giá trị thiết bị cần lắp đặt vào chi phí đầu t xây dựng cơ bản.
Chẳng hạn với dự án “Mở rộng mạng cáp thị xã Hà Đông”, khi hoàn thành bàn giao hạng mục tổng đài và phụ trợ, kế toán lập chứng từ ghi sổ nh sau:
Chứng từ ghi sổ
Mã loại chứng từ: XDCB Tên loại chứng từ: Xây dựng cơ bản
Chứng từ
SH NT Ngày tháng Nội dung
Tài khoản
Nợ Có Số tiền
029 30/12/02 Xác định giá trị thiết bị tổng đài đa đi lắp- C/tr: Mở rộng hệ thống tổng đài TX Hà Đông, mã 179809 2412 1524 765.909.000
Tổng cộng 029 765.909.000
Chứng từ ghi sổ là căn cứ để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Mã loại chứng từ: XDCB Tên loại chứng từ: Xây dựng cơ bản Chứng từ ghi sổ
SH NT Nội dung
Số hiệu TK
Nợ Có Số tiền Cộng 029 30/12/02 Xác định giá trị thiết bị tổng đài đa đi lắp - C/tr: Mở rộng hệ thống tổng đài TX Hà Đông, mã 179809 2412 1524 765.909.000
… … …
Trờng hợp tài sản mua về nhập kho chờ lắp đặt, khi xuất kho giao cho nhà thầu lắp đặt, chứng từ ghi sổ đợc lập nh sau:
Chứng từ ghi sổ
Mã loại chứng từ: XDCB Tên loại chứng từ: Xây dựng cơ bản
Chứng từ
SH NT Ngày tháng Nội dung
Tài khoản
Nợ Có Số tiền 038 8/12/2002 Xuất kho thiết bị điều hoà trung tâm giao cho Xí nghiệp xây lắp số III lắp đặt - C/tr: Thiết bị phục vụ
nhà trung tâm Bu điện tỉnh, mã 179984 2411 1522 310.000.000
Tổng cộng 038 310.000.000
Từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nh sau:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
SH NT Nội dung
Số hiệu TK
Nợ Có Số tiền
Cộng 038 8/12/2002Xuất kho thiết bị điều hoà trung tâm giao cho Xí nghiệp xây lắp số III - C/tr: Thiết bị phục vụ nhà
trung tâm Bu điện tỉnh, mã 179984 2411 1522 310.000.000
… … …
Để xác định giá trị thiết bị, nguyên vật liệu xuất dùng cho hoạt động đầu t xây dựng, định kỳ cuối năm, Bu điện tỉnh tiến hành kiểm kê kho thiết bị, vật liệu. Kết quả kiểm kê phải đợc đối chiếu, kiểm tra với số liệu trên thẻ kho của thủ kho và sổ chi tiết của kế toán. Từ đó, xác định số chênh lệch giữa kiểm kê và sổ kế toán để đa ra các biện pháp xử lý.
* Hạch toán chi phí xây lắp
Trong qúa trình xây lắp phát sinh các chi phí theo từng giai đoạn: chi phí giải phóng mặt bằng, san lấp, chi phí xây dựng công trình tạm, nhà xởng phục vụ thi công, chi phí xây dựng các hạng mục công trình, chi phí lắp đặt thiết bị. Chi phí xây lắp bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí chung. Theo thỏa thuận trong hợp đồng, nhà thầu tự mua sắm nguyên vật liệu chuyên sử dụng cho xây dựng nh vôi, cát, xi măng, gạch viên, đá, thép. Các loại nguyên vật liệu khác mang tính đặc thù của ngành nh các loại cáp treo, tủ cáp, cầu cáp, ống nhựa, ống bê tông, ống gang, cọc bê tông cốt thép, khung bể các loại... do Bu điện tỉnh tự mua hoặc tổ chức thầu theo phơng thức chào hàng cạnh tranh. Trong trờng hợp chủ đầu t tự mua, căn cứ vào nhu cầu về nguyên vật liệu, phòng đầu t xây dựng cơ bản lập phiếu yêu cầu vật t chuyển cho kế hoạch kinh doanh tiếp thị tìm nguồn vật liệu.
Với các loại nguyên vật liệu do Bu điện tỉnh tự mua, kế toán hạch toán t- ơng tự nh hạch toán thiết bị.Khihàng về đến kho, trên cơ sở hóa đơn, hợp đồng giao thầu, biên bản bàn giao đợc lập, vật liệu đợc làm thủ tục nhập kho căn cứ vào phiếu nhập kho. Trên cơ sở tiến độ thi công và phiếu yêu cầu vật t của bên B, kế toán vật t viết phiếu xuất kho theo giá thực tế.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế về xây lắp giữa Bu điện tỉnh Hà Tây và nhà thầu xây lắp, khi khối lợng xây lắp thực tế hoàn thành, nhà thầu lập bảng tổng
hợp khối lợng xây lắp hoàn thành kèm theo bảng kê nguyên vật liệu sử dụng trong xây lắp do nhà thầu mua chuyển cho Bu điện tỉnh Hà Tây. Bảng tổng hợp khối lợng xây lắp hoàn thành bao gồm nội dung công việc bên B đã thực hiện, chi phí xây lắp do bên nhà thầu tập hợp.
Nhận đợc bảng này, Bu điện tỉnh lập hội đồng nghiệm thu bao gồm những ngời phụ trách dự án, kế toán đầu t xây dựng cơ bản, nhà thầu xây lắp. Biên bản nghiệm thu bàn giao khối lợng từng phần đợc lập khi kết thúc hoạt động nghiệm thu. Biên bản này là cơ sở để kế toán ghi nhận khoản phải trả nhà thầu.
Chẳng hạn, đối với công trình “Mạng cáp các huyện”, mã 170106, chứng từ ghi sổ đợc lập ghi nhận khoản phải trả Công ty Xây lắp Bu điện nh sau:
Chứng từ ghi sổ
Mã loại chứng từ: XDCB Tên loại chứng từ: Xây dựng cơ bản
Chứng từ
SH NT Ngày tháng Nội dung
Tài khoản
Nợ Có Số tiền
47.02 31/12/02 Xác định kl ht p/trả cho Cty xây lắp BĐ - C/tr: Mạng cáp các huyện mã 170106 2412 331 461.998.490
Tổng cộng 047.02 461.998.490
Chứng từ ghi sổ đợc tập hợp vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Mã loại chứng từ: XDCB Tên loại chứng từ: Xây dựng cơ bản Chứng từ ghi sổ
SH NT Nội dung
Số hiệu TK
Nợ Có Số tiền Cộng
47.02 10/12/2002 Xác định kl ht p/trả cho Cty xây lắp BĐ - C/tr: Mạng cáp các huyện mã 170106 2412 331 461.998.490
… … …
Trên cơ sở điều khoản về tiến độ thanh toán đợc quy định trong hợp đồng và biên bản nghiệm thu đã lập, bên B lập phiếu giá thanh toán gửi Bu điện tỉnh. Căn cứ vào phiếu này Bu điện tỉnh tiến hành thủ tục thanh toán với nhà thầu.