Tại Công ty, việc hạch toán ban đầu về nhập, xuất kho thành phẩm sử dụng các loại chứng từ sau:
* Phiếu nhập kho (biểu số 2)
Phiếu nhập kho đợc lập khi sản phẩm hoàn thành có nhu cầu nhập kho hoặc thành phẩm đã xác định là tiêu thụ mà bị khách hàng trả lại mà Công ty chấp nhận nhập lại kho.
Hàng ngày, khi sản phẩm sản xuất xong sẽ đợc phòng KCS kiểm tra chất l- ợng (về quy cách, chủng loại, khối lợng, chất lợng ) sau đó sẽ đem nhập kho. Việc…
nhập kho thành phẩm do trởng ca sản xuất thực hiện sau mỗi ca sản xuất và khi đó, thủ kho sẽ căn cứ vào khối lợng thành phẩm hiện có, tiến hành kiểm tra tính pháp lý của từng hộp thành phẩm, sau đó mới nhập kho và ghi sổ nhập kho. Sau khi đã nhập kho thành phẩm, bộ phận sản xuất sẽ lên phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
Liên 1: Phòng kinh doanh giữ để theo dõi tình hình nhập kho thành phẩm. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Liên 3: Bộ phận sản xuất giữ để đối chiếu.
Khi có trờng hợp nhập kho thành phẩm do khách hàng trả lại, căn cứ vào số l- ợng thành phẩm do khách hàng trả lại, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên:
Liên 1: Phòng kinh doanh giữ. Liên 2: Thủ kho giữ.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ tiến hành nhập kho thành phẩm, sau đó lu giữ chứng từ ở tập riêng.
PHiếu nhập kho
Ngày: 2-2003 Số: 23061
Họ và tên ngời nhập: Nguyễn Trung Kiên Bộ phận: phân xởng kẹo cứng Nhập vào kho: Ghi có TK:
STT Tên, quy cách, nh nã hiệu DVT Số lợng Theo chứng từ Thực xuất
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 4
1 2
Kẹo caramen sữa Kẹo cứng nhân dừa
kg 1.550,440 1.500,000 1.550,440 1.500,000 21.597,056 18.000,000 33.484.939,5 27.000.000 Cộng 60.484.939,5
Biểu số 2: Phiếu nhập kho
* Hoá đơn GTGT (biểu số 3)
Hàng ngày, khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm sẽ đến Phòng kinh doanh để làm thủ tục mua hàng. Nhân viên kinh doanh sẽ xem xét nhu cầu của khách, kiểm tra lại số lợng thành phẩm tồn kho và thoả thuận với khách về giá cả, phơng
thức vận chuyển, hình thức thanh toán .Nếu hai bên chấp nhận việc mua bán,…
Phòng kinh doanh sẽ lập Hoá đơn GTGT trong đó nêu đầy đủ các thông tin về họ tên, địa chỉ khách hàng, hình thức thanh toán, số lợng đơn giá, thành tiền của từng loại sản phẩm bán ra, tổng tiền hàng, tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán. Trờng hợp khách hàng thanh toán chậm thì Phòng kinh doanh phải đối chiếu với số d nợ của khách hàng xem có vợt quá giới hạn cho phép hay không, sau đó mới lập hoá đơn GTGT.
Hoá đơn GTGT đợc lập làm 3 liên:
Liên 1: Lu tại Phòng kinh doanh để quản lý tình hình tiêu thụ. Liên 2: Giao cho khách hàng giữ.
Liên 3: Chuyển sang phòng tài vụ để kế toán làm thủ tục thanh toán, ghi sổ.
(Liên 3: dùng để thanh toán) Ngày 02 tháng 02 năm 2003
Mẫu số 01 GTGT -3LL AA/01 - Số:1856 Đơn vị bán hàng: Công ty bánh kẹo Hải Hà
Địa chỉ: 25 Trơng Định - Hà Nội. Số tài khoản…… Điện thoại……….. Mã số…….
Họ tên ngời mua hàng: 0085 Trần Thị Ngọc
Địa chỉ: Hạ Long - Quảng Ninh Số tài khoản……
Hình thức thanh toán: Thanh toán ngay Mã số……. STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Kẹo caramen sữa kg 70 22.500 1.575.000
2 Kẹo sữa mềm kg 50 21.608,8 1.080.440
3 Bánh quy dừa kg 15 19.760 296.400
4 Bánh cracker mặn kg 20 38.500 770.000
Cộng tiền hàng 3.490.560
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 349.056
Tổng cộng tiền thanh toán 3.839.616
Số tiền (viết bằng chữ): Ba triệu tám trăm ba mơi chín nghìn sáu trăm mời sáu đồng. Ngời mua hàng (kí, họ tên) Kế toán trởng (kí, họ tên) Thủ trởng đơn vị (kí. họ tên)
Biểu số 3: Hoá đơn GTGT
* Phiếu xuất kho (biểu số 4)
Đợc dùng khi xuất thành phẩm cho các mục đích khác xuất bán, ví dụ: xuất tái chế…
Phiếu xuất kho cũng đợc phòng kinh doanh lập làm 3 liên: Liên 1: Phòng kinh doanh giữ.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán.
Phiếu xuất kho phải đợc ghi rõ về số phiếu, chữ kí ngời nhận, thủ kho, kế toán trởng, phụ trách cung tiêu và thủ trởng đơn vị.
Phiếu xuất kho
Số: 00561 M số: 02 - VTã
Ngày12/2/2003 Nợ:…
Có:…
Họ và tên ngời nhận hàng: Đinh Thị Minh Thu Bộ phận: Kẹo cứng
Lý do xuất kho: xuất tái chế Xuất tại kho:
STT Tên, quy cách, nh nã
hiệu
MS ĐVT Số lợng Yêu cầu Thực xuất
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Kẹo caramen sữa kg 110,200 110,200 20.650 2.275.630
Cộng 2.275.630
Cộng thành tiền ( ghi bằng chữ): Hai triệu hai trăm bảy mơi năm nghìn sáu trăm ba mơi đồng. Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Biểu số 4: Phiếu xuất kho
Phiếu nhập kho, xuất kho, hoá đơn GTGT đều đợc chuyển đến cho thủ kho để tiến hành nhập - xuất thành phẩm, hạch toán ghi vào các sổ sách ở kho.