Bên cạnh những u điểm nói trên, tổ chức kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty vẫn còn một số tồn tại cần đợc cải tiến và hoàn thiện hơn.
Một là, đối với thành phẩm nhập kho tại Công ty, chứng từ đi kèm là phiếu nhập kho thành phẩm. Phiếu này đợc lập ở phòng kinh doanh sau khi thành phẩm đã đợc nhập kho, nh vậy giữa nghiệp vụ nhập kho và tính pháp lý bị tách rời trong khi đó theo quy định của việc hạch toán ban đầu thì sản phẩm phải đến kho cùng với phiếu nhập kho.
Mặt khác, để đảm bảo tính chính xác trong quản lý thì ngời đến lập phiếu nhập kho đồng thời phải là ngời mang sản phẩm đến nhập kho để tránh gian lận và có cơ sở quy kết trách nhiệm nếu có hao hụt, mất mát , h hỏng. Song tại công ty do có nhiều ca sản xuất nên trởng ca này sẽ nhập khi sản phẩm hoàn thành, sau đó ngời trởng ca sau sẽ lên phòng kinh doanh làm phiếu nhập kho căn cứ vào chứng từ lu tại xí nghiệp, nh vậy ngời nhập kho và ngời đến làm phiếu nhập kho là hai ngời hoàn toàn khác nhau.
Thêm nữa là việc theo dõi tình hình biến động của thành phẩm ở Công ty còn trùng lắp giữa các bộ phận. Trên thực tế việc theo dõi thành phẩm tại Công ty đợc thực hiện ở ba nơi là phòng kinh doanh, phòng kế toán và kho. Trong đó, ở kho và phòng kinh doanh đều theo dõi về số thành phẩm nhập -xuất -tồn, còn phòng kế toán thì theo dõi cả về số lợng và giá trị của thành phẩm. Việc theo dõi về thành phẩm ở phòng kinh doanh chỉ nhằm một mục đích là nắm bắt đợc số lợng thành phẩm nhập, xuất, tồn kho để có kế hoạch tiêu thụ và sản xuất. Nh vậy, công việc hạch toán ở phòng kinh doanh là không cần thiết.
Ngoài ra, do đặc điểm sản xuất của Công ty là sản phẩm đa dạng, phong phú về chủng loại, sản phẩm nhập xuất thờng xuyên nên thủ kho không tiến hành ghi thẻ kho mà chỉ mở sổ nhập kho, sổ xuất kho để hạch toán chi tiết thành phẩm. Mở sổ nhập kho và xuất kho riêng biệt nh vậy sẽ tạo điều kiện cho thủ kho theo dõi thuận tiện, tránh nhầm lẫn, nhng có một nhợc điểm là do nghiệp vụ nhập, xuất tách rời nhau nên thủ kho không thể theo dõi đợc số tồn hàng ngày. Nh vậy, chức năng giám sát, kiểm tra chi tiết về thành phẩm của thủ kho bị hạn chế.
Hai là, về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu và chiết khấu thanh toán:
ở Công ty, kế toán không hạch toán các khoản chiết khấu, giảm giá đối với hàng
thành phẩm khi lập hoá đơn (GTGT). Việc định giá nh vậy cũng không khác lắm so với việc đặt tỷ lệ % chiết khấu, giảm giá cố định trên tổng số tiền đã ghi trên hoá đơn bán hàng, hơn nữa làm nh vậy công việc hạch toán có thể ít phức tạp hơn. Song, nhìn vào đây ta thấy không hợp lý, bởi vì nh ta đã biết các khoản chiết khấu, giảm giá có nội dung khác nhau. Mặt khác,trong một chừng mực nào đó giảm giá, có tính linh hoạt kích thích ngời mua, còn khi tính trực tiếp vào giá bán ngời mua sẽ khó nhận biết đợc là doanh nghiệp đã thực hiện chính sách khuyến khích tiêu thụ mà có thể họ chỉ nghĩ rằng họ bỏ tiền ra mua hàng là đợc hởng số chênh lệch giữa giá mua và giá bán.
Ba là, giá trị thực tế của thành phẩm xuất cho giới thiệu, quảng cáo, chào hàng, tiếp thị, ch… a đợc tập hợp vào chi phí bán hàng. Khi xuất thành phẩm phục vụ cho công tác này, kế toán vẫn tiến hành phản ánh giá trị vốn của hàng xuất tơng tự nh xuất bán cho khách hàng thông thờng (cụ thể: kế toán ghi sổ nh sau: Nợ TK 632/Có TK 155), đồng thời chỉ khi nghiệp vụ này kết thúc kế toán mơí tiến hành hạch toán. Nh vậy, cần có sự phân biệt giữa xuất thành phẩm để bán cho khách hàng thu tiền về và xuất thành phẩm phục vụ cho việc đẩy mạnh tiêu thụ thông qua chào hàng, quảng cáo giới thiệu sản phẩm, Bởi vì, trị giá thực tế thành phẩm xuất bán…
phục vụ cho việc đẩy mạnh quá trình tiêu thụ chính là một phần của chi phí mà Công ty phải bỏ ra để thúc đẩy quá trình tiêu thụ nhằm tăng lợi nhuận.
Hơn nữa, Công ty căn cứ vào giá vốn của thành phẩm cùng loại xuất bán trong kỳ để xác định giá vốn của hàng bán bị trả lại. Với cách xác định này sẽ không phản ánh đúng giá vốn của hàng bán bị trả lại trong trờng hợp hàng đã tiêu thụ ở các kỳ trớc nhng kỳ này mới bị ngời mua trả lại.
Bốn là, về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Việc tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý quản doanh nghiệp; Công ty không phân bổ cho từng loại thành phẩm cũng nh cho sản phẩm còn lại trong kỳ. Do đó khi tính kết quả tiêu thụ trong kỳ Công ty chỉ tính đợc lãi, lỗ chứ không tính đợc kết quả tiêu thụ của từng loại sản phẩm để đánh giá sát thực tế hiệu quả sản xuất của từng loại sản phẩm. Điều này sẽ dẫn đến việc tính toán, xác định kết quả của từng loại sản phẩm thiếu chính xác và ảnh hởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Năm là, về kế toán các khoản phải thu và trích lập dự phòng phải thu khó đòi:
Hạch toán các khoản phải thu khách hàng tại Công ty bánh kẹo Hải Hà đã đảm bảo đợc các yêu cầu cả về hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp . Tuy kế toán không mở Bảng kê số 11 theo mẫu quy định của Bộ Tài chính để tổng hợp số d và số phát sinh từ các sổ chi tiết thanh toán nhng Bảng theo dõi số d của khách hàng với nội dung phản ánh tơng tự đã đáp ứng đợc các yêu cầu của kế toán và quản lý.
Tuy nhiên, kế toán Công ty không thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào cuối kỳ kế toán, do vậy đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi, khi có quyết định xử lý, kế toán hạch toán trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 624:chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131: xoá sổ nợ không đòi đợc
Các hạch toán này sẽ làm tăng đột biến chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hởng tới kết quả kinh doanh trong tháng.
Sáu là, về hệ thống sổ sách kế toán của Công ty: Khi lập bảng kê số 5 để hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán tiêu thụ đã không phản ánh đợc chi tiết theo khoản mục chi phí, nếu muốn biết từng khoản chi phí phải xem lại các bảng phân bổ, bảng kê, Nhật ký chứng từ liên quan, điều này gây khó khăn cho việc kế toán tổng hợp khi phản ánh lên Nhật ký - chứng từ số 7 (phần II) và nh vậy cha cung cấp thông tin một cách đầy đủ cho quản lý trong phân tích và đánh giá nội dung các chi phí doanh nghiệp.
Kế toán Công ty không mở sổ chi tiết xác định kết quả hoạt động mà tất cả việc xác định kết quả tiêu thụ đều thực hiện trên Nhật ký - chứng từ số 8, cách làm này dễ dẫn tới nhầm lẫn và thiếu xót khi phản ánh và tổng hợp thông tin.
3.4. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiên kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà
Qua phần nhận xét ở trên, có thể nhận thấy thực tế công tác quản lý thành phẩm, hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty. Bên cạnh những mặt
tích cực, trong quá trình hạch toán, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty không thể không tránh khỏi những tồn tại.
Trong thời gian thc tập, với góc độ là sinh viên, trên cơ sở những yêu cầu của việc hoàn thiện và thực trạng của kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty em xin mạnh dạn đa ra một số ý kiến góp phần khắc phục những tồn tại trong kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty:
Thứ nhất, hoàn thiện kế toán thành phẩm: Để đảm bảo đúng nguyên tẳc trong việc luân chuyển và theo dõi chứng từ phiếu nhập kho cần đợc lập và luân chuyển nh sau:
Sau khi sản xuất xong sản phẩm, sản phẩm cần đợc kiểm tra nếu đủ tiêu chuẩn sẽ lập phiếu xuất kho. Ngời trởng ca sản xuất có số sản phẩm hoàn thành sẽ lên phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho căn cứ vào số xin nhập. Sau khi đã nhập xong phiếu nhập kho trởng ca sản xuất sẽ xuống kho và tiến hành nhập kho sản phẩm. Căn cứ vào số thành phẩm thực tế nhập kho, thủ kho sẽ điền số lợng thành phẩm nhập kho vào cột thực nhập. Sau đó sẽ ký xác nhận vào phiếu nhập kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm cơ sở để hạch toán ban đầu về thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm.
Để tránh sự trùng lắp giữa các bộ phận trong việc theo dõi tình hình biến động của thành phẩm, trong Công ty công tác hạch toán chi tiết thành phẩm chỉ cần tiến hành ở hai bộ phận là phòng kế toán và kho. Phòng doanh chỉ cần lấy số liệu do kế toán tổng hợp cung cấp. Hiện nay phòng kế toán và phòng kinh doanh đều sử dụng máy vi tính, vì vậy Công ty có thể nối mạng để dễ trao đổi thông tin với nhau.
Ngoài ra, để đảm bảo tính kịp thời, chi tiết, chính xác của công tác giám sát, kiểm tra tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm của thủ kho, theo em, thủ kho có thể kết nối giữa hai nhiệm vụ nhập, xuất kho thành phẩm trong cách ghi chép ở kho. Chẳng hạn, thủ kho sẽ lập sổ theo biểu số 24 theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn sản phẩm theo mẫu nh thẻ kho và sổ này sẽ đợc mở chi tiết cho từng loại thành phẩm.
Sổ chi tiết nhập xuất kho thành phẩm
Tháng 2 năm 2003 STT Số chứng từ Nhập Xuất Ngày tháng Diễn giải N X T I II III 25001 … 23001 … 2/2 2/2 … Tồn đầu tháng Phát sinh trong tháng Phân xởng kẹo cứng Trần Thị Ngọc … Tồn cuối tháng 1.550,44 … 70 … 9.780,16 … 23.504,868
Biểu số 24: Sổ chi tiết nhập xuất kho kẹo caramen sữa
Dựa vào sổ này căn cứ vào số d thành phẩm thủ kho sẽ theo dõi chi tiết khi có các nhiệm vụ nhập, xuất phát sinh, từ đó có thể tính ra số tồn ngày theo các công thức sau:
- Đối với nghiệp vụ nhập :
Số tồn kho = Số tồn trong ngày + Số nhập trong ngày - Đối với nghiệp vụ xuất:
Số tồn kho = Số tồn đầu ngày - Số xuất trong ngày - Trờng hợp phát sinh cả hai trờng hợp nhập và xuất:
Số tồn kho = Số tồn trong ngày + Số nhập trong ngày - Số xuất trong ngày Tuy nhiên, ở Công ty nghiệp vụ nhập, xuất thành phẩm thờng xuyên xảy ra khiến cho việc ghi chép theo cách trên của thủ kho trở nên khó khăn. Vì vậy, Công ty nên bố trí một máy vi tính ở kho nhằm giảm bớt khối lợng ghi chép của thủ kho. Qua việc lập và ghi chép tình hình biến động của thành phẩm ở kho theo mẫu số trên sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Hai là, Công ty nên bổ xung, xoá và thay đổi tên, số hiệu một số TK cho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành:
- Đổi tên TK 512 "Doanh thu bán hàng nội bộ" thành TK 512 "Doanh thu nội bộ".
- Bổ xung TK 521 "Chiết khấu thơng mại".
- Bổ xung TK 635 "Chi phí tài chính".
- Xoá bỏ TK 711 "Thu nhập hoạt động tài chính" và TK 811 "Chi phí hoạt động tài chính".
- Đổi tên và số hiệu TK 721 "Các khoản thu nhập bất thờng" thành TK 711 "Thu nhập khác".
- Đổi tên và số hiệu TK 821 "Chi phí bất thờng" thành TK 811 "Chi phí khác".
Ba là, hoàn thiện kế toán chiết khấu thanh toán và các khoản giảm trừ doanh thu tiêu thụ: Nh đã trình bày ở trên, các khoản giảm giá hàng bán, bớt giá (chiết khấu thơng mại) và chiết khấu thanh toán đợc trừ trực tiếp vào doanh thu bán hàng. Các khoản giảm giá sau hoá đơn về thực chất chính là các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng thì lại đựoc hạch toán vào chi phí bán hàng. Cách tính và hạch toán nh vậy là không phù hợp, không phản ánh đúng đợc các khoản chi phí và giảm trừ doanh thu phát sinh. Khi tính trực tiếp các khoản giảm giá và chiết khấu bán hàng vào giá bán sản phẩm, ta không biệt và tổng hợp đợc các khoản giảm giá hàng bán do lỗi chủ quan của Công ty (nh sản phẩm chất lợng không đạt yêu cầu) với khoản bớt giá cho khách hàng do mua khối lợng hàng hoá lớn trong một hoá đơn, hay khoản chiết khấu dành cho khách hàng thanh toán ngay (nhằm mục đích khuyến khích khách hàng thanh toán ngay). Khách hàng cũng không nhận biết đợc Công ty đã thực hiện chính sách khuyến khích tiêu thụ mà chỉ nghĩ rằng họ bỏ vốn ra nên đợc hởng khoản chênh lệch giữa giá mua và giá bán. Ngoài ra, việc hạch toán vào chi phí bán hàng các khoản giảm giá sau hoá đơn dẫn đến sự không chính xác khi xác định doanh thu thuần, lãi gộp và chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, mặc dù không ảnh hởng đến kết quả kinh doanh cuối cùng nhng sẽ gây sai lệch khi đánh giá và phân tích các chỉ tiêu của các nhà quản trị doanh nghiệp.
Do vậy Công ty nên đặt ra tỷ lệ phần trăm chiết khấu, bớt giá tính trên tổng số tiền trên hoá đơn bán hàng thay vì chính sách định giá bán sản phẩm nh hiện nay.
* Kế toán giảm giá hàng bán
Kế toán Công ty nên hạch toán các khoản giảm giá hàng bán nh là khoản giảm trừ doanh thu tiêu thụ. Kế toán các khoản giảm giá hàng bán đợc phản ánh nh sau:
Nợ TK 532: Số giảm giá khách hàng đợc hởng Nợ TK 3331: Thuế GTGT trả lại cho khách hàng
Có TK 111, 112: Số tiền trả lại cho khách hàng Có TK 131: Trừ vào nợ phải thu của khách hàng
Có TK 338 (3388): Số giảm giá chấp nhận nhng cha thanh toán
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển giảm giá hàng bán về doanh thu tiêu thụ TK 511 để xác định doanh thu thuần:
Nợ TK 511: Ghi giảm doanh thu bán hàng Có TK 532: Giảm giá hàng bán kết chuyển
Bên cạnh đó chế độ kế toán cũng cần có quy định cụ thể và mẫu chứng từ, hoá đơn dùng để phản ánh các khoản giảm giá và phần thuế GTGT đầu ra đợc giảm trừ tơng ứng với số giảm giá hàng bán.
* Kế toán chiết khấu thơng mại
Để khuyến khích tiêu thụ, khi khách hàng mua sản phẩm với số lợng lớn trong một hoá đơn hay một kỳ, Công ty sẽ tiến hành giảm giá cho khách hàng. Số chiết khấu thơng mại mà Công ty chấp nhận thanh toán cho khách hàng sẽ đợc hạch toán trên TK 521 "Chiết khấu thơng mại" với kết cấu và nội dung phản ánh sau:
Bên Nợ: Số chiết khấu thơng mại mà Công ty chấp nhận thanh toán cho khách hàng.
Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thơng mại sang TK 511để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán.
TK này cuối kỳ không có số d.
Khi phát sinh nghiệp vụ bớt giá, hồi khấu cho khách hàng khi mua sản phẩm