Việc hạch toán chi tiết thành phẩm tại Công ty bánh kẹo Hải Hà đợc thực hiện theo phơng pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán chi tiết thành phẩm ở Công
ty nh sau:
* ở kho: Thủ kho không sử dụng thẻ kho mà hàng ngày thủ kho tiến hành ghi
Sổ nhập kho, Sổ xuất kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm theo chỉ tiêu số lợng.
Căn cứ để lập sổ nhập, xuất kho: Các chứng từ nhập, xuất kho, hoá đơn GTGT.
- Cách lập Sổ nhập kho (biểu số 5): Sổ nhập kho đợc mở cho từng loại bánh, kẹo theo từng bộ phận sản xuất. Sổ này có các cột ghi ngày nhập, tên ngời nhập và số phiếu nhập các loại bánh, kẹo nhập.
Căn cứ vào số thực nhập trong ngày, thủ kho sẽ ghi ngày nhập, tên ngời nhập và số lợng nhập của từng chủng loại. Riêng cột số phiếu nhập thủ kho cha ghi, chờ khi nào Phòng kinh doanh chuyển xuống. Sau khi nhận đợc phiếu nhập kho từ Phòng kinh doanh chuyển xuống, thủ kho mới đối chiếu số thực nhập đã ghi trên sổ nhập kho với số lợng ghi trên phiếu nhập kho, nếu trùng khớp mới kí vào phiếu nhập kho và ghi số phiếu nhập vào cột đầu tiên của sổ nhập kho.
- Cách ghi sổ xuất kho (biểu số 6): Sổ xuất kho thành phẩm đợc mở để theo dõi tình hình xuất kho thành phẩm về mặt số lợng. Sổ này đợc mở theo từng trang để theo dõi từng loại thành phẩm xuất kho. Mỗi dòng trên trang sổ phản ánh lợng sản phẩm của mỗi loại xuất cho khách theo từng hoá đơn GTGT trong 1 ngày. Sổ xuất kho có kết cấu tơng tự nh sổ nhập kho. Dựa vào hoá đơn GTGT, thủ kho sẽ ghi vào sổ xuất kho theo đối tợng ngời mua, thời gian xuất và khối lợng xuất.
Sổ nhập kho thành phẩm
Tháng 2 năm 2003
Số phiếu nhập Ngày nhập Tên ngời nhập Kẹo caramen sữa Kẹo cứng nhân
dừa …… 23061 25086 25093 5/2 8/2 9/2 Kiên Khánh Hạnh … 1.550,440 2.000,000 2.050,500 … 1.500,000 1.450,600 1.160,000 … Cộng 49.950,888 64.422,200 Biểu số 5: Sổ nhập kho Sổ xuất kho thành phẩm Tháng 2 năm 2003 Số hoá đơn Ngày
xuất
Tên chủ hàng Kẹo caramen sữa
Kẹo cứng nhân
23001 23005 23012 … 23020 … 2/2 3/2 6/2 … 10/2 … Trần Thị Ngọc Nguyễn Thị Huyền Nguyễn Tiến Hải … Công ty lơng thực HN … 70 27 … 185 … 65 … 100 … Cộng 36.226,180 74.636,510
Biểu số 6: Sổ xuất kho
Đối với trờng hợp nhập lại hoặc tái xuất (xuất tái chế), thủ kho chỉ lu giữ chứng từ, không tiến hành ghi chép vào sổ chi tiết. Cuối tháng cộng số lợng thành phẩm nhập lại hoặc tái xuất trên các chứng từ đã lu để lấy ra số tổng cộng ghi vào báo cáo kho thành phẩm.
Sở dĩ ở thủ kho không lập thẻ kho là do số lợng thành phẩm nhập và xuất trong ngày là rất lớn trong khi đó việc ghi chép ở kho vẫn đợc tiến hành bằng phơng pháp thủ công. Do vậy muốn theo dõi số tồn kho của từng loại thành phẩm, thủ kho căn cứ vào sổ xuất kho để tính ra số xuất kho của thành phẩm từ đầu tháng đến thời điểm hiện tại, sau đó tính ra số tồn kho thành phẩm theo công thức:
Số lợng thành = Số d thành phẩm + Số lợng thành + Số lợng thành phẩm tồn kho đầu kì phẩm nhập phẩm xuất - Cuối tháng, thủ kho lập Báo cáo kho thành phẩm, đây là sổ theo dõi tổng hợp tình hình nhập, xuất tồn thành phẩm theo từng loại. Báo cáo này đợc dùng để đối chiếu với báo cáo N-X-T sản phẩm ở Phòng kế toán về mặt số lợng thành phẩm nhập, xuất, tồn thành phẩm trong tháng (vào cuối tháng).
Căn cứ để lập báo cáo: Sổ nhập kho, sổ xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
Cách ghi báo cáo:
+ Cột tồn đầu tháng: căn cứ vào số d cuối kỳ của báo cáo kho thành phẩm của tháng trớc chuyển sang.
+ Cột nhập trong tháng, xuất trong tháng: căn cứ vào sổ nhập kho, sổ xuất kho
+ Cột xuất tái chế: căn cứ vào các phiếu xuất kho.
Từ đó tính ra đợc số tổng nhập, tổng xuất và tổng tồn cuối tháng.
* ở phòng kế toán:
Thành phẩm đợc theo dõi cả về mặt hiện vật và mặt giá trị. Kế toán chi tiết thành phẩm ở Công ty sử dụng sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết nhập lại, tái xuất và báo cáo N-X-T thành phẩm để theo dõi tình hình biến động của thành phẩm.
- Sổ chi tiết thành phẩm (biểu số 7):
Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ liên quan đến nhập, xuất kho thành phẩm, kế toán tập hợp tình hình nhập, xuất kho sau đó tính ra số tồn của thành phẩm trên sổ chi tiết thành phẩm. Nội dung tình hình N-X-T mỗi loại bánh, kẹo đợc lập trên một trang sổ và các loại bánh kẹo của một kho đợc tổng hợp trong một quyển sổ.
Phơng pháp lập: hàng ngày, kế toán ghi sổ chi tiết thành phẩm theo chỉ tiêu số lợng. Cuối tháng, khi bộ phận kế toán giá thành chuyển bảng tính giá thành thành phẩm đã tính xong cho bộ phận kế toán thành phẩm, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phần nhập theo chỉ tiêu giá trị. Đồng thời kế toán cũng ghi vào sổ chi tiết thành phẩm phần xuất theo chỉ tiêu giá trị sau khi đã tính đợc đơn giá thành phẩm xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền.
- Sổ chi tiết nhập lại, tái xuất:
Riêng đối với một số nghiệp vụ nhập lại (do hàng bán bị trả lại) hoặc xuất tái chế, do phát sinh với khối lợng ít nên kế toán chi tiết thành phẩm mở "Sổ chi tiết nhập lại, tái xuất" (sổ này đợc trình bày chi tiết trong phần "kế toán các khoản giảm trừ") để theo dõi. Sổ này đợc mở theo từng trang, mỗi trang theo dõi một nội dung nhất định về nhập lại, tái xuất ( xuất tái chế ).
Số liệu trên sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết nhập lại, tái xuất đợc dùng làm căn cứ để ghi vào báo cáo N-X-T sản phẩm vào cuối tháng.
Báo cáo N - X - T thành phẩm (mẫu bảng đợc trình bày ở phần "kế toán giá vốn"): tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn từng loại thành phẩm theo cả chỉ tiêu số l- ợng và chỉ tiêu giá trị.
Căn cứ lập Báo cáo N-X-T thành phẩm: sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết nhập lại, tái xuất.
Phơng pháp lập: Thành phẩm các phân xởng đợc tổng hợp và theo dõi trên báo cáo N-X-T thành phẩm. Mỗi một loại bánh kẹo đợc ghi trên một dòng trên báo cáo N-X-T thành phẩm.
+ Cột "số d đầu kỳ": Căn cứ vào số d cuối kỳ của báo cáo N-X-T thành phẩm tháng trớc chuyển sang.
+ Cột "nhập trong kỳ" , "xuất trong kỳ" căn cứ vào sổ chi tiết thành phẩm.
Sổ chi tiết thành phẩm
Tháng 1/1999
Tên thành phẩm :Kẹo caramen sữa Đơn vị tính:Kg
Chứng từ Số Ngày
Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn
SL TT SL TT SL TT 25001 23001 … 25010 … 23050 … 2/2 2/2 … 3/2 … 3/2 … Tồn đầu tháng PX kẹo cứng nhập Xuất bán …. PX kẹo cứng nhập … Xuất bán … Tồn cuối tháng 21.597,056 21.510,492 21.597,056 … 21.510,492 … 1.550,44 … 2.000 … … 33.484.939,505 … 43.194.112 … … 70 … … 27 … 1.505.734,44 … … 580.783,248 … 5.025 … … … 18.749,708 103.766..250 … … … 403.315.420
Biểu số 7: Sổ chi tiết thành phẩm
Nh vậy, kế toán chi tiết thành phẩm ở Công ty đợc thực hiện theo phơng pháp thẻ song song. 2.3.1.5. Kế toán tổng hợp nhập xuất thành phẩm * Tài khoản sử dụng - TK 154: chi phí SXKD dở dang - TK 155: Thành phẩm - TK 632: Giá vốn hàng bán
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng những TK liên quan: 111, 112…
- Khi các bộ phận sản xuất ở các phân xởng mang thành phẩm nhập kho. Kế toán ghi theo giá thực tế:
Nợ TK 155 Có TK 154
Ngày 15-2-2003, nhập kho 2.500 kg kẹo caramen sữa với giá đơn vị thực tế nhập kho theo bảng tính giá thành là: 21.597,056 đồng/1kg. Kế toán ghi:
Nợ TK 155: 53.242.640 Có TK 154: 53.242.640
- Trờng hợp khách hàng Trịnh Thi Hồng trả lại thành phẩm, Công ty đồng ý và đem nhập kho, kế toán ghi :
Nợ TK 155 50.250 Có TK 632 50.250
- Ngày 3/2/2003, phát hiện thừa khi kiểm kê sản phẩm Kẹo bắp với trị giá: 20.600 trong đó thừa trong định mức: 10.600, còn lại cha rõ nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ TK 155 20.600
Có TK 642 10.600
Có TK 338 (3381) 10.000
- Ngày 25/2/2003, xuất kho bán trực tiếp kẹo caramen sữa, kế toán ghi:
Nợ TK 632 1.456.800 Có TK 155 1.456.800
- Ngày 20/12/2002, Công ty xuất thành phẩm để biếu tặng công nhân viên trong Công ty nhân dịp tết, kế toán ghi:
Nợ TK 632 5.560.450 Có TK 155 5.560.450
- Ngày 6/1/2003, khi kiểm kê kho, thủ kho phát hiện thiếu mất một số lợng hộp bánh Bích quy cha rõ nguyên nhân, kế toán ghi:
Có TK 155 20.300
* Sổ kế toán sử dụng ở Công ty trong hạch toán tổng hợp thành phẩm:
Tại Công ty việc hạch toán tổng hợp thành phẩm đợc thực hiện trên Bảng tổng hợp tiêu thụ thành phẩm và Nhật ký chứng từ số 8
Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê số 9 (biểu này đợc trình bày ở phần Kế toán gái vốn thành phẩm tiêu thụ) và căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 8, Nhật ký chứng từ số 7 kế toán ghi vào Sổ cái TK 155 (biểu số 8):
Sổ Cái Tài khoản 155
Công ty bánh kẹo Hải Hà
Số d đầu năm
Nợ Có
2.502.560.300
Đơn vi: đồng
Ghi Có các TK, đối ứng Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2
NKCT số 7 (154) NKCT số 8 (632) 10.375.167.170 9.856.210 Cộng số phát sinh Nợ 10.385.023.380 Tổng số phát sinh Có 11.579.060.010 Số d cuối tháng Nợ 2.803.891.500 1.609.854.870 Có Biểu số 8: Sổ cái TK 155
2.3.2. Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà Công ty bánh kẹo Hải Hà
Hiện nay, với mạng lới tiêu thụ rộng rãi trong cả nớc, Công ty có quan hệ chủ yếu và thờng xuyên với nhiều đại lý, do đó Công ty áp dụng phơng thức tiêu thụ trực tiếp với hai hình thức thanh toán:
- Hình thức thanh toán ngay: Thành phẩm giao cho khách hàng đồng thời với việc Công ty thu tiền. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản.
- Hình thức thanh toán chậm: Khi khách hàng mua chịu và chấp nhận thanh toán cho Công ty thì thành phẩm xuất kho để giao cho khách hàng. Lúc này, thành phẩm xuất kho sẽ đợc coi là tiêu thụ, Công ty sẽ thu đợc tiền trong vòng 15 ngày kể từ khi xuất kho thành phẩm. Thông thờng, khách hàng phải có tài sản thế chấp với giá trị 70% số tiền hàng và thờng khách hàng thế chấp bằng sổ tiết kiệm.
Ngoài ra, Công ty còn bán hàng dới hình thức bán lẻ tại các Cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty tại 25 Trơng Định - Hà Nội và tại các gian hàng của Công ty khi tham gia hội chợ, triển lãm.
2.3.2.2. Kế toán giá vốn thành phẩm tiêu thụ
ở Công ty bánh kẹo Hải Hà, kế toán giá vốn hàng bán không theo dõi, hạch
toán chi tiết theo từng nghiệp vụ bán hàng mà chỉ lu giữ số lợng thành phẩm xuất bán vào máy tính khi cập nhật chứng từ hàng ngày. Nguyên nhân là do Công ty áp dụng phơng pháp bình quân cả kì dự trữ để tính giá thành phẩm xuất kho, do đó phải đến cuối kỳ doanh nghiệp mới tính đợc giá thực tế của thành phẩm tiêu thụ. Trong tháng, kế toán tiêu thụ chỉ theo dõi đợc thành phẩm xuất bán về mặt hiện vật. Việc hạch toán giá vốn hàng bán đợc thực hiện vào cuối kỳ sau khi tổng hợp đợc số lợng từng loại thành phẩm tiêu thụ trong kỳ và tính ra đợc giá đơn vị bình quân của mỗi loại thành phẩm. Sau khi xác định đợc giá thực tế của các loại thành phẩm xuất tiêu thụ trong kỳ, kế toán tiêu thụ vào "Báo cáo nhập - xuất - tồn thành phẩm" (biểu số 9), phần xuất tiêu thụ.
Báo cáo nhập - xuât -tồn thành phẩm là sổ phản ánh sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng loại thành phẩm trong kỳ trên cả hai mặt hiện vật và giá trị. Tại Công ty còn gọi là bảng kê số 9, tuy nhiên bảng kê này không giống với mẫu quy
định của Bộ Tài Chính vì Công ty không sử dụng phơng pháp giá hạch toán để theo dõi thành phẩm.
Bảng kê số 9 - phần "xuất tiêu thụ" đợc lập nh sau:
+ Cột số lợng (cột 9): phản ánh số lợng của mỗi loại thành phẩm xuất bán. + Cột thành tiền (cột 10): phản ánh giá vốn của mỗi loại thành phẩm.
Căn cứ vào tổng cột 10 trên bảng kê số 9, kế toán tiến hành định khoản giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 11.569.203,8 Có TK 155 11.569.203,8
2.3.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng
* Tài khoản sử dụng
Trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, Công ty sử dụng các TK sau:
- TK 511- Doanh thu bán hàng
- TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
TK 3331 có 2 tài khoản cấp 3: - 33311 - Thuế GTGT đầu ra.
- 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Công ty không thực hiện giảm giá, chiết khấu mà tính thẳng các khoản giảm trừ vào giá bán sản phẩm, do vậy Công ty không sử dụng các TK 521 và TK 532 .
Ngoài ra, kế toán doanh thu phải theo dõi các TK 131, 111, 112…
Nếu số d Nợ của TK 131 vợt quá 70% giá trị tài sản thế chấp của khách hàng hoặc quá thời hạn cho nợ mà khách hàng vẫn cha thanh toán tiền hàng thì kế toán tiêu thụ sẽ không đồng ý xuất tiếp thành phẩm cho khách mua.
* Hạch toán doanh thu tiêu thụ
Khi khách hàng mua thành phẩm, kế toán tiêu thụ căn cứ vào Hoá đơn (GTGT) để nhập dữ liệu vào máy và tiến hành định khoản doanh thu tiêu thụ và thuế GTGT đầu ra trên máy.
- Trờng hợp hoá đơn số 1856 ngày 02/02/2003, khách hàng Trần Thị Ngọc thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán định khoản doanh thu bán hàng nh sau:
Có TK 511 3.490.560 Có TK 3331 349.056
- Trờng hợp hoá đơn số 1890 ngày 03/02/2003, Siêu thị Kim Liên thanh toán chậm, kế toán định khoản:
Nợ TK 131 11.616.000 Có TK 511 10.560.000 Có TK 3331 1.056.000
Đồng thời khai báo vào mục "Mã khách hàng": 0133 ( Siêu thị Kim Liên). Từ các dữ liệu đợc nhập vào, máy tính sẽ tự phân loại và cập nhật thông tin lên các sổ, bảng biểu khác nhau phản ánh về doanh thu tiêu thụ thành phẩm: Sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo doanh thu bán hàng, Bảng sản lợng tiêu thụ.
* "Sổ chi tiết bán hàng" (biểu số 10) đợc thiết kế theo mẫu quy định của Bộ Tài chính. Căn cứ vào các hoá đơn GTGT, hàng ngày kế toán tiến hành ghi vào "Sổ chi tiết bán hàng". Sổ chi tiết bán hàng đợc hiển thị thành nhiều trang, trên mỗi trang theo dõi về doanh thu của từng loại bánh kẹo đồng thời theo dõi từng hoá đơn. Mỗi hoá đơn GTGT phát sinh đợc ghi trên một dòng của sổ này.
Sổ chi tiết bán hàng
Công ty bánh kẹo Hải Hà
Tháng 2/2003
Tên thành phẩm: Kẹo caramen sữa Trang số 28
Đơn vị: đồng NT ghi sổ Chứng từ SH NT Diễn giải TK đối ứng
Doanh thu Các khoản tính trừ
SL ĐG TT Thuế Khác 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2/2 4/2 … 1856 1872 … 2/2 4/2 … 0085 Trần Thị Ngọc