Hiện nay, việc theo dõi công nợ do phòng tài vụ và phòng kinh doanh của Xí nghiệp đảm nhận. Nhìn chung, việc theo dõi và thu hồi nợ đợc Xí nghiệp làm khá tốt. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại những khách hàng mà bộ phận theo dõi không thể kiểm soát đầy đủ đợc, để dây da nợ đọng kéo dài quá thời hạn. Chính vì vậy, Xí nghiệp nên có những ký kết chặt chẽ với họ ngay từ khi bán hàng, bắt buộc họ giao những BCTC mới nhất để biết đợc tình hình.
Trong quá trình cho chịu tiền thì Xí nghiệp phải chặt chẽ hơn nữa trong việc theo dõi các khoản tín dụng thơng mại đợc cung cấp. Thờng xuyên cập nhập những thông tin về tình hình tài chính của khách hàng cũng nh thờng xuyên giám sát, đôn đốc nhắc nhở khách hàng về nghĩa vụ của họ.
Một điểm nữa nh đã đề cập ở chơng II, đó là thực tế Xí nghiệp cha áp dụng các điều khoản phạt khi khách hàng để quá hạn cha trả tiền theo thoả thuận. Điều này đã làm cho một số khách hàng lợi dụng dây da không thanh toán nợ đúng hạn. Mặc dù là đã có quan hệ lâu dài với khách hàng hay không thì Xí nghiệp vẫn nên áp dụng các hình thức nh phạt % nợ quá hạn trên doanh số bán hay phạt theo một số tiền nhất định, tuy nhiên mức này không nên lớn quá chỉ đủ để báo động cho khách hàng lần sau phải thực hiện thanh toán nghiêm chỉnh hơn. Các biện pháp nh vậy có thể lu ý khách hàng nhiều hơn trong việc thực hiện nghĩa vụ của họ. Nh vậy, Xí nghiệp sẽ đạt đợc nhiều thành công trong chính sách tín dụng thơng mại của mình.
Ngoài xem lại chính sách bán chịu, thì Xí nghiệp cũng không nên bỏ qua nguồn tín dụng thơng mại từ ngời mua. Khi họ có nhu cầu lớn, gấp về sản phẩm của Xí nghiệp, Xí nghiệp có thể thơng lợng để họ cấp vốn trớc làm quá trình sản xuất diễn ra trôi chảy và nhanh hơn, đáp ứng tốt nhu cầu của họ và nhất là khi khả năng thanh toán của Xí nghiệp hiện tại đang khó khăn hay đang có nhu cầu vốn lớn.
3. Về phơng thức và phơng tiện thanh toán:
Trong việc thực hiện thanh toán để tiết kiệm thời gian và chi phí (nh chi phí vận chuyển, chi phí cất giữ) thì Xí nghiệp nên hạn chế việc sử dụng tiền mặt nhất là đối với các khoản thanh toán lớn.
Ngoài các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt mà Xí nghiệp đã sử dụng nh đã nêu ở chơng II thì Xí nghiệp cũng nên sử dụng nhiều hơn hình thức thanh toán bằng séc.
Séc có rất nhiều loại và đợc sử dụng rất tiện lợi. Việc thanh toán bằng séc ở n- ớc ta cũng đang đợc phát triển rộng rãi và hình thức này cũng chiếm một tỷ lệ khá lớn trong các hình thức thanh toán không bằng tiền mặt tại các ngân hàng.
Việc thanh toán bằng séc cũng coi nh là một hình thức bảo đảm trong trờng hợp ngời bán không tin tởng nhiều ở ngời mua.
Nh đã nêu, trong nền kinh tế thị trờng phát triển, có rất nhiều loại hình tài trợ ngắn hạn cho một doanh nghiệp.
Hiện tại, ngoài nguồn vốn tự cóthì các doanh nghiệp cũng không có nhiều sự lựa chọn về nguồn vốn tài trợ ngắn hạn do các công cụ huy động nh trái phiếu, tín phiếu cha đợc phổ biến. Vì vậy, Xí nghiệp nên tận dụng nguồn tài trợ từ chính CBCNV trong Xí nghiệp. Nguồn này có u điểm là rẻ hơn lãi suất vay ngân hàng, khối lợng huy động không phải là ít và thời hạn lâu dài. Thực tế Xí nghiệp đã thành công trong việc huy động nguồn tài trợ này. Để có thể phục vụ tốt và kịp thời hơn cho nhu cầu thanh toán trong ngắn hạn, Xí nghiệp nên cải tiến một số phơng thức nh: tăng lãi suất (tất nhiên vẫn đảm bảo thấp hơn lãi suất cho vay của ngân hàng), có chế độ khen thởng với những ngời mua với số tiền lớn. Hơn nữa, việc thực hiện tốt và lâu dài phơng thức huy động từ cán bộ CNV này có thể là một tiền đề rất tốt cho Xí nghiệp để tiến tới hoà nhập vào quá trình cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nớc - mà Xí nghiệp cũng đang chuẩn bị thực hiện.
Trong tơng lai, khi thị trờng tài chính và thị trờng chứng khoán phát triển, Xí nghiệp có thể huy động vốn tài trợ cho ngắn hạn bằng cách phát hành trái phiếu. Việc phát hành này sẽ rất có lợi, giúp huy động đợc nguồn vốn lớn mà chi phí có thể thấp hơn là vay ngân hàng, việc huy động bao nhiêu là Xí nghiệp có thể chủ động đợc. Hơn nữa việc phát hành này cũng sẽ thuận lợi vì Xí nghiệp là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động có hiệu quả, lại đang chuẩn bị tiến tới cổ phần hoá.
Ngoài ra trong tơng lai Xí nghiệp có thể vay vốn ngắn hạn tại các công ty tài chính, một loại hình trung gian tài chính mới phát triển mấy năm trở lại đây. Việc từ bỏ bạn hàng quen thuộc là ngân hàng không phải là dễ, tuy nhiên với hình thức mới này nếu Xí nghiệp thực hiện vay vốn thì sẽ có nhiều u đãi vì họ mới phát triển nên cũng sẽ có những điều kiện dễ dàng hơn cho khách hàng. Mặc dù hiện nay do các công ty tài chính đều là thuộc các tổng công ty lớn nên phạm vi khách hàng của họ chỉ chủ yếu là các công ty thành viên và các doanh nghiệp có quan hệ kinh doanh với tổng công ty nhng trong tơng lai họ sẽ mở rộng phạm vi khách hàng và sẽ là một nguồn tài trợ vốn đáng kể cho các doanh nghiệp bên cạnh hình thức truyền thống là các ngân hàng thơng mại.
5. Tổ chức đánh giá thờng xuyên hoạt động thanh toán:
Qua thực tập, em nhận thấy việc đánh giá tình hình thanh toán không đợc Xí nghiệp chú trọng nhiều mà chỉ thực hiện tính toán một số chỉ tiêu trong thuyết minh báo cáo tài chính vào cuối mỗi kỳ.
Để có thể thực hiện tốt hơn hoạt động thanh toán, làm hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn, Xí nghiệp nên thực hiện đánh giá thờng xuyên hoạt động thanh toán để có thể đa ra những giải pháp thích hợp và rút kinh nghiệm cho những kỳ sau. Xí nghiệp có thể áp dụng một số chỉ tiêu nh đã nêu ở trong chơng I.
ở đây, Xí nghiệp nên thực hiện tính toán chu kỳ kinh doanh và chu kỳ tiền mặt để có thể chủ động hơn trong việc huy động nguồn cho hoạt động thanh toán hay là căn cứ vào chu kỳ kinh doanh để đa ra đợc thời hạn chậm trả với ngời mua hoặc thơng lợng thời hạn mua chịu với ngời cung cấp…
ở XNDPTW I, chu kỳ hoạt động này có thể đợc tính nh sau: Ta lấy số liệu trên BCĐKT trong hai năm 2000 và năm 2001 kết hợp với BCKQKD của hai năm này. Trình tự làm nh sau:
a. Trong năm 2000:
Dựa vào số liệu của BCĐKT và BCTN năm 2000, ta lấy các khoản mục phải thu, phải trả đầu năm, cuối năm rồi tính bình quân cho cả năm đợc kết quả nh sau:
Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm Bình quân
Dự trữ 24.292.251.045 17.954.877.723 21.123.564.384 Các khoản phải thu 8.351.606.891 12.874.413.399 10.613.010.145 Các khoản phải trả 5.311.024.761 2.147.776.287 3.729.400.524
Để tính đợc chu kỳ dự trữ của Xí nghiệp, ta tính số lần dự trữ Tổng giá thành hàng hoá bán ra Số lần dự trữ = Dự trữ bình quân 102.533.208.342 = = 4,854 lần 21.123.564.384
Sau đó tính độ dài của chu kỳ dự trữ nh sau: 365 ngày 365
Độ dài của chu kỳ dự trữ = = = 75,196 ngày Số lần dự trữ 4,854
Tơng tự ta có thể tính độ dài của chu kỳ chờ thu tiền nh sau: Tổng doanh thu bán chịu
Số lần chờ thu tiền =
Số phải thu bình quân trong năm 102.533.208.342
= = 9,661 lần
10.613.010.145
365 ngày 365
Độ dài chu kỳ chờ thu tiền = = = 37,78 ngày Số lần chờ thu tiền 9,661
Chu kỳ kinh doanh đợc tính nh sau:
Chu kỳ kinh doanh = Chu kỳ dự trữ + Chu kỳ chờ thu tiền
= 75,196 + 37,78 = 112,976 ngày Tiếp đó ta sẽ tính chu kỳ tiền mặt của XNDPTW I
Để tính đợc trớc hết ta tính độ dài của chu kỳ trả tiền: Tổng giá thành hàng hoá bán ra Số lần trả tiền =
Mức trả tiền bình quân trong năm 102.533.208.342
= = 27,493 lần 3.729.400.524
Độ dài của chu kỳ trả tiền là:
365 ngày 365
Độ dài của chu kỳ trả tiền = = = 13,276 ngày
Số lần trả tiền 27,493
Điều này có nghĩa là cứ 13,276 ngày, Xí nghiệp lại phải trả tiền cho các hoá đơn mua hàng.
Cuối cùng chu kỳ tiền mặt đợc xác định nh sau:
Chu kỳ tiền mặt = Chu kỳ kinh doanh - Chu kỳ trả tiền
= 112,976 - 13,276 = 99,7 ngày
Có nghĩa là thời gian bình quân kể từ khi Xí nghiệp phải chi tiền cho đến khi thu đợc tiền bán hàng hoá là 99,7 ngày.
b. Trong năm 2001:
Với cách tính tơng tự, ta tính đợc các chu kỳ hoạt động của XNDPTW I và tóm tắt quá trình tính toán cả hai năm nh bảng sau:
Bảng 11: Các chu kỳ hoạt động của Xí nghiệp
Khoản mục Số ngày (năm2000) Số ngày (năm 2001) So sánh 2001/2000 Số ngày (+/-) % 1. Độ dài chu kỳ dự trữ 75,196 56,089 -19,107 74,59 2. Độ dài chu kỳ 37,78 47,307 9,527 125,217