b) Những khó khăn chính
3.3.5 Thiết lập quy trình thống nhất về giám sát nội bộ
Đây là công việc của ngời quản lý công ty và văn phòng chi nhánh công ty. Mỗi công ty, trong quá trình hoạt động đều phải có những quy định về giám sát nội bộ để kịp thời phát hiện, ngăn chặn và xử lý những sai phạm. Quy trình giám sát nội bộ có thể bao gồm những nội dung:
- Kiểm tra các đơn xin mở tài khoản mới: Ngời quản lý phải kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các mục trong tờ khai đều đúng và đầy đủ. Việc kiểm tra nhằm tránh những xung đột về lợi ích sau này.
- Kiểm tra hoạt động trong ngày: gồm hai việc chính là kiểm tra các phiếu lệnh đã thực hiện và kiểm tra sổ cái ghi lại các hoạt động giao dịch của ngày hôm trớc.
- Kiểm tra phiếu lệnh phải phát hiện đợc các vấn đề: Các phiếu lệnh có chứa đủ thông tin cần thiết không, phân loại đợc những lệnh đ- ợc uỷ thác tuỳ ý xử lý, các lệnh do gợi ý và không do gợi ý để làm cơ sở tra cứu khi phát sinh tranh chấp; kiểm tra các phiếu lệnh có tẩy xóa, sữa chữa không.
- Hiện nay các công ty đều xây dựng cho mình một quy trình giám sát nội bộ riêng, song hoạt động giám sát này cần phải tăng cờng và có hiệu quả hơn nữa. Nhà quản lý phải thờng xuyên kiểm tra sổ sách của nhân viên môi giới. Với tài khoản bình thờng thì có thể kiểm tra theo quý, trong khi tài khoản tuỳ ý xử lý cần phải đợc kiểm tra thờng xuyên hơn. Việc kiểm tra này cho phép ngời quản lý nhận diện đợc kiểu giao dịch của khách hàng, và cũng có thêm thông tin để đa ra những khuyến nghị kịp thời cho khách hàng của mình.