I. quá trình hình thành và phát triển của công ty HảI Hà KotobuK
6. Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Bộ máy quản lý của công ty đợc bố trí dới hình thức một công ty cổ phần theo mô hình trực tuyến chức năng.
Đứng đầu công ty là hội đồng quản trị, một tổng giám đốc, một phó tổng giám đốc, năm phòng ban chức năng gồm: phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch vật t, phòng tài vụ, văn phòng công ty và phân xởng.
Năm 1993 khi mới thành lập, phòng kế hoạch và phòng kinh doanh hợp thành một.Từ sau năm 1995, cùng với sự thay đổi trong ban giám đốc công ty, phòng kế hoạch vật t tách khỏi phòng kinh doanh để đảm bảo tính chuyên môn hoá, nâng cao hiệu quả công việc.
Cho đến nay, mô hình quản lý công ty tơng đối gọn nhẹ và đợc thể hiện qua sơ đồ sau. (trang bên)
Các bộ phận trong bộ máy quản lý của công ty đợc tinh giảm và đợc phân công nhiệm vụ chặc chẽ nh sau:
• Hội đồng quản trị: là cơ quan cao nhất của công ty... chủ tịch hội quản trị có quyền quyết định tất cả các mục tiêu, chiến lợc quan trọng trên cơ sở bàn bạc bình đẳng giữa các bên liên doanh theo nguyên tắc nhất trí đa số. Hội đồng quản trị gồm 5 ngời (3 ngời Nhật và 2 ngời Việt Nam)
• Tổng giám đốc: là ngời điều hành hoạt động toàn công ty, trực tiếp phụ trách các phòng ban và hệ thống cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Tổng giám đốc do hội đồng quản trị bầu ra, là ngời nắm quyền điều hành cao nhất và chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị về việc quản lý và giám sát hoạt động của các phòng ban và hệ thống
cửa hàng. Hiện nay tổng giám đốc là ông TETSUYA SUZUKI - ngời Nhật.
• Phó tổng giám đốc: là ngời Việt Nam, trực tiếp quản lý, giám sát hệ thống phân xởng. Phó tổng giám đốc cũng do hội đồng quản trị bầu ra và chị trách nhiệm trớc hội đồng quản trị về các vấn đề liên quan đến phân xởng.
• Phòng kinh doanh: đây là phòng ban kiêm nhiệm nhiều công việc nhất, từ khâu nghiên cứu thị trờng, thiết kế sản phẩm mới tới việc tổ chức tiêu thụ. Có thể khái quát một số chức năng nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh nh sau:
- Lên kế hoạch tiêu thụ hàng tháng và cả năm
- Liên tiếp nghiên cứu thị trờng, nhu cầu thị trờng. Trên cơ sở đó liên kết với phòng kỹ thuật đa ra các phơng án sản phẩm mới, sản phẩm thay thế.
- Trực tiếp nghiên cứu các hoạt động bán hàng, tổ chức quản lý và giao dịch với các đại lý trên từng vùng thị trờng đó tổ chức công tác vận chuyển phân phối hàng đến các đại lý.
- Xây dựng các phơng án quảng cáo, tiếp thị và cùng với phòng tài vụ dự toán kinh phí phù hợp trình lên giám đốc.
• Phòng kế hoạch vật t
- Xây dựng kế hoạch cung ứng và quản lý toàn bộ vật t, nguyên liệu, thiết bị, kỹ thuật. Dự trữ, bảo quản hợp lý tránh h hỏng, mất mát.
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và tiêu thụ để tổ chức mua sắm, cấp phát kịp thời cho sản xuất sản phẩm.
• Phòng kỹ thuật
- Cùng với bộ phận thị trờng thuộc phòng kinh doanh lên phơng án sản phẩm mới.
- Tính toán hoàn thiện định mức tiêu dùng nguyên vật liệu để áp dụng cho bộ phận, dây chuyền phân xởng.
- Nghiên cứu đổi mới công nghệ theo phơng hớng sản xuất từng thời kỳ.
- Cung cấp các thông số tiêu hao nhiên liệu, năng lợng cho từng loại sản phẩm.
• Phòng tài vụ
- Quản lý toàn bộ tài sản, các loại vốn, quỹ của các bên góp liên doanh, bảo toàn và phát triển, sử dụng vốn có hiệu quả.
- Cùng với phòng kinh doanh tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế và thanh quyết toán các hợp đồng với khách hàng.
- Tổ chức công tác hạch toán kế toán, thống kê, phân tích hoạt động kinh doanh theo pháp lệnh kế toán thống kê.
- Xét duyệt quyết toán và tham gia quyết định phân phối quỹ cho các phòng ban liên quan.
• Văn phòng công ty
Có chức năng giúp tổng giám đốc trong các lĩnh vực hành chính, tổng hợp, quản trị, tổ chức cán bộ và lao động tiền lơng. Chịu trách nhiệm quản lý chi phí văn phòng nh văn phòng phẩm, tiếp khách dụng cụ văn phòng, chi phí đào tạo, bảo hộ lao động, bảo hiểm con ngời và công tác chi phí.
Văn phòng công ty bao gồm 3 bộ phận: tổ chức, quản lý, văn th hành chính. mỗi bộ phận phụ trách một mảng riêng do tổng giám đốc phân công.
Với mô hình tổ chức quản lý này, các phòng ban đợc bố trí chặt chẽ và đợc phân công nhiệm vụ cụ thể giúp cho việc điều hành, kiểm soát từ trên xuống rất dễ dàng.