thống.
Việc xây dựng kế hoạch một cách có hệ thống không những nâng cao hiệu quả của công tác kế hoạch mà còn góp phần làm giảm thời gian trong quá trình xây dựng. Cụ thể cần nâng cao hiệu quả của các công việc có liên quan đến xây dựng kế hoạch.
+ Thứ nhất: đối với việc phân công xây dựng kế hoạch. Việc phân công
xây dựng kế hoạch phải đợc cụ thể cho các phòng ban có liên quan. Nh đã biết kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhà máy là do nhiều bộ phận hợp thành và do các phòng ban chức năng đảm nhiệm, bởi vậy cần phải phân công cụ thể cho từng phòng. Việc phân công cụ thể không chỉ tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình thực hiện mà còn là cơ sở đánh giá, định rõ trách nhiệm khi có sai sót xảy ra. Muốn nâng cao đợc chất lợng hoạt động của các phòng ban cần phổ biến cho họ
rõ mức độ quan trọng của công việc mà họ đang làm và giáo dục cho họ sự gắn bó, trung thành với lợi ích của nhà máy.
+ Thứ hai: xác định rõ các căn cứ để xây dựng kế hoạch. Đây là nhân tố quan trọng quyết định đến chất lợng của công tác kế hoạch cũng nh khả năng thực thi của kế hoạch. Căn cứ để xây dựng kế hoạch cho ta thấy rõ đích muốn đạt tới của kế hoạch và đáp ứng nhu cầu mà căn cứ đó phản ánh hay dựa vào nó để tiến hành xây dựng kế hoạch cho tơng lai. Khi xác định căn cứ nhà máy cần tập hợp đợc tất cả các căn cứ đó không đợc bỏ sót bất cứ một căn cứ có liên quan nào. Trên cơ sở đó tiến hành đánh giá mức độ quan trọng của mỗi căn cứ trong quá trình xây dựng kế hoạch kinh doanh. Trong quá trình xây dựng cần u tiên những căn cứ theo mức độ quan trọng của nó.
+ Thứ 3: Thực hiện đúng trình tự của việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Trình tự đó bao gồm ba bớc: Chuẩn bị xây dựng
Xây dựng kế hoạch dự thảo Xây dựng kế hoạch chính thức
Cần coi trọng thực hiện tất cả các bớc không đợc coi trọng bớc này và xem nhẹ bớc kia. Thực hiện các bớc theo thứ tự bớc nào trớc, bớc nào sau. Nhà máy cần ý thức rõ bớc này làm nền tảng cho bớc kia nếu bớc trớc mà thực hiện không tốt sẽ ảnh hởng đến sự thực hiện của bớc sau đó, còn nếu bớc trớc thực hiện tốt mà bớc sau thực hiện không tốt sẽ làm phí hoài kết quả của bớc trớc và ảnh hởng đến kết quả của cả kế hoạch. Trong quy trình đó cần nâng cao hiệu quả của từng công tác. Cụ thể.
- Với bớc chuẩn bị: Cần tạo mọi điều kiện có liên quan đến việc lập kế hoạch: số liệu đã qua (tình hình thực hiện kế hoạch của kỳ trớc…), số liệu hiện thời (lợng vật liệu hay hàng hoá tồn kho...). Đây là số liệu trong nội bộ nhà máy mà các phòng ban chức năng có nhiệm vụ phải cung cấp cho phòng kế hoạch để phòng kế hoạch có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình. Các số liệu thu thập đợc phải đảm bảo độ chính xác và tin cậy. Bên cạnh đó cần chuẩn bị các điều kiện về
vật chất cụ thể cho việc thực hiện kế hoạch: vấn đề lao động, máy móc thiết bị, vốn, lực lợng cần thiết… Không chỉ dừng ở đó chúng ta cần tiến hành thu thập các thông tin trên thị trờng, chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc thu thập, dự báo thị trờng: vốn, cán bộ, phơng pháp…Sau khi thực hiện tốt công tác chuẩn bị ( thu thập thông tin) chúng ta phải tiến hành xử lý thông tin, việc xử lý cần phải có cơ sở khoa học và có phơng pháp đúng đắn, hiệu quả. Việc chuẩn bị còn bao gồm cả về việc đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của nhà máy, cái đã làm đợc và cái còn tồn tại trong nhà máy, từ đó phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu của nhà máy. Kết thúc bớc chuẩn bị này nhà máy phải có đầy đủ các điều kiện cần thiết để bắt tay vào việc dự thảo kế hoạch.
- Xây dựng kế hoạch dự thảo. Việc xây dựng các chỉ tiêu trong kế hoạch dự thảo phải đợc tiến hành nh một bản kế hoạch thật. Kế hoạch dự thảo này phải dựa trên cơ sở của các kết quả thu đợc từ giai đoạn trên, từ đó tổng hợp thành một bản kế hoạch dự thảo.
- Xây dựng kế hoạch chính thức: Kế hoạch dự thảo sau khi đợc xây dựng xong phải trình lên ban lãnh đạo nhà máy để xem xét và phê duyệt. Cùng với số liệu tổng hợp cộng với tài năng của đội ngũ ban lãnh đạo sẽ tiến hành xem xét tính khả thi của kế hoạch dự thảo: tính khả thi đó đợc căn cứ trên khả năng thực tế của thị trờng và khả năng của nhà máy cùng với chiến lợc phát triển mà nhà máy đã lựa chọn. Nếu kế hoạch dự thảo đáp ứng đợc các yêu cầu đã đặt ra nó sẽ đợc phê duyệt và thông qua. Sau khi đợc phê duyệt bản kế hoạch sẽ đợc gửi trả lại phòng kế hoạch kinh doanh, trên cơ sở đó phòng kế hoạch kinh doanh phổ biến cho các phòng ban có liên quan, tiến hành công tác điều độ sản xuất. Trong trờng hợp kế hoạch dự thảo không đợc thông qua, nó sẽ đợc chỉ rõ lý do không thông qua, điểm nào cha đợc và yêu cầu phòng kế hoạch điều chỉnh và xem xét lại. Sau khi sửa đổi phòng kế hoạch lại gửi bản thảo lên ban lãnh đạo nhà máy, công việc lại tiếp tục cho đến khi có một bản kế hoạch có sự đồng ý của phòng kế hoạch cũng nh ban lãnh đạo. Cần chú ý về mặt thời gian trong khi lập kế hoạch cũng nh phê chuẩn kế hoạch. Công việc lập kế hoạch phải đợc hoàn tất trớc khi kỳ mới bắt đầu để không ảnh hởng đến tiến độ của sản xuất.
+ Thứ t: Phân chia kế hoạch năm ra kế hoạch quý và phân xởng.
Đối với Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện việc phân chia kế hoạch năm thành kế hoạch tháng và quý là khá rõ ràng. Điều đó giúp cho việc thực hiện kế hoạch một cách dễ dàng. Các kế hoạch trong nhà máy đã đợc chia ra thành các kế hoạch tuần. Việc chia nhỏ kế hoạch năm ra thành các kế hoạch quý, tháng, tuần sẽ khó khăn cho vấn đề quản lý, bởi vậy nhà máy cần phải có những biện pháp hữu hiệu để phân rõ trách nhiệm của từng phân xởng. Các kế hoạch tuần phải đảm bảo việc thực hiện kế hoạch tháng, kế hoạch quý góp phần hoàn thành kế hoạch năm. Nếu kế hoạch tháng, quý, tuần không thực hiện đợc thì kế hoạch năm cũng không hoàn thành đợc.
Tóm lại đây là biện pháp có liên quan trực tiếp đến chất lợng và quy trình của công tác kế hoạch bởi vậy nhà máy cần tiến hành thực hiện đồng bộ các bớc, coi trọng quy định nghiêm ngặt của từng bớc. Cần ý thức rõ bớc này làm nền tảng cho bớc kia và bớc sau làm nền tảng cho bớc ở trớc nó. Biện pháp này mang tính chất tác nghiệp chia nhỏ kế hoạch hàng năm ra thành các kế hoạch nhỏ hơn đảm bảo việc thực hiện một cách đơn giản hơn.
Điều kiện để áp dụng phơng pháp này là: Việc phân chia kế hoạch hàng năm ra kế hoạch quý, tháng, tuần phải đảm bảo giữ vững mục tiêu tổng quát của kế hoạch hàng năm, kế hoạch đợc chia nhỏ đó không đợc đi ngợc lại với mục đích của kế hoạch hàng năm hay chiến lợc phát triển của nhà máy. Song song với việc chia nhỏ kế hoạch cho các phân xởng nhà máy cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi phân xởng. Việc phân trách nhiệm cần tránh sự chồng chéo điều này sẽ dẫn đến sự khó khăn trong khâu quản lý và điều hành quá trình sản xuất. Ngoài ra nhà máy cần xác định nhu cầu của các tháng trong quý, các tuần trong tháng để tiến hành phân chia cho phù hợp điều này vừa phản ánh chất lợng của công tác thực hiện kế hoạch vừa góp phần nâng cao hiệu quả của việc đáp ứng nhu cầu thị trờng của nhà máy.