Công tác quản trị các khoản phải thu

I. tổng quan về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

3. Những nguyên nhân chủ yếu tác động đến hiệu quả sử dụng vốn lu

3.3. Công tác quản trị các khoản phải thu

Biểu số 12: Quản trị các khoản phải thu

Năm

Chỉ tiêu 1998 1999 2000 2001

1- khoản phải thu (triệu đồng ) 4.162 3.357 2.847 2.696 2- doanh thu tiêu thụ (triệu đồng) 15.446 11.398 14.744 16.226 3- vòng quay các khoản phải thu

(vòng) = (2)/(1) 3,71 3,39 5,18 6,02

4-kì thu tiền bình quân (ngày) =360/

(3) 97 106,2 69,5 59,8

Qua bảng trên ta thấy: vòng quay các khoản phải thu so với mức kinh nghiệm là rất thấp, Công ty bị chiếm dụng vốn nhiều nhất là năm 1999 vòng quay các khoản phải thu chỉ đạt 3,39. Nhng có dấu hiệu đáng mừng là hai năm gần đây vòng quay các khoản phải thu tăng dần năm 2000, 2001 lần lợt là 1,79; 2,63 vòng so với năm 1999.

Tơng ứng với việc tăng vòng quay khoản phải thu thì kì thu tiền bình quân cũng giảm xuống năm 2000 giảm 36,7 ngày, năm 2001 giảm 46,4 ngày so với năm 1999. Điều đó có nghĩa là thời gian thu hồi tiền bán chịu không ngừng tăng lên. Tuy nhiên kì thu tiền bình quân của các năm vẫn rất cao ( cao nhất vào năm 1999 là 106,2 ngày), thêm vào đó tốc độ tăng doanh thu nhanh hơn tốc độ giảm các khoản phải thu nên xét về mặt tuyệt đối các khoản phải thu không giảm đợc bao nhiêu (năm 2000 giảm là 510 trđ so với năm 1999, năm 2001 giảm 151 trđ so với năm 2000). Điều này chứng tỏ sản phẩm của Công ty tiêu thụ chậm vốn bị chiếm dụng nhiều.

Tài liệu Phòng kinh doanh cho biết thêm: Hàng năm có khoảng 10% doanh thu bị khách hàng kéo dài thời gian thanh toán đến trên 3 tháng.

Tình hình trên cho thấy, trọng tâm quản lí trong khâu thanh toán là 10% doanh thu bị chiếm dụng. Doanh thu bị khách hàng chiếm dụng bình quân 3 tháng của các năm là:

Năm 1998: 15.446 x 10% =1.544,6 triệu đồng Năm 1999: 11.398 x 10% =1.139,8 triệu đồng Năm 2000: 14.744 x 10% =1.474,4 triệu đồng Năm 2001:16.226 x 10% =1.622,6 triệu đồng

Giả thiết toàn bộ số doanh thu đó đợc thanh toán ngay thì Công ty có thể tiết kiệm đợc một khoản vay lãi phải trả (với lãi suất bình quân 1,2 % tháng là: 1998: 1,2% x 3 x 1.544,6 trđ = 55,61triệu đồng 1999: 1,2% x 3 x 1.139,8 trđ = 41,03triệu đồng 2000: 1,2% x 3 x 1.474,4 trđ = 53,08triệu đồng 2001:1,2% x 3 x 1.622,6 trđ = 58,41triệu đồng 3.4. Quản trị tiền mặt

Năm

Chỉ tiêu 1998 1999 2000 2001

1-Tiền mặt (triệu đồng) 260 376 370 377

2-Doanh thu tiêu thụ (triệu đồng) 15.446 11.398 14.744 16.226 3-Vòng quay tiền mặt (vòng )

=(2)/(1) 59,4 30,3 39,8 43,0

(Nguồn: Phòng Kế toán) So với hàng tồn kho và các khoản phải thu, mặc dù vốn bằng tiền chiếm tỷ trọng khá khiêm tốn trong tổng TSLĐ, song ảnh hởng của nó trong quá trình sản xuất là không thể phủ nhận đợc.

Cũng nh vòng quay hàng tồn kho, vòng quay tiền mặt phản ánh trong một kì nghiên cứu một đồng tiền mặt tạo bao nhiêu đồng doanh thu. Nhìn vào bảng trên ta thấy vòng quay tiền mặt biến động không đều qua các năm, nhng vòng quay tiền mặt các năm 1999, 2000, 2001 biến động giảm so với năm 1998. Năm 1998 đạt 59,4 vòng nhng năm 1999 chỉ đạt 30,3 vòng, năm 2000 đạt 39,8 vòng, năm 2001 đạt đợc 43 vòng.

Về mặt lí luận, việc vòng quay tiền mặt giảm đi làm hiệu quả sử dụng vốn tiền mặt cũng giảm theo. Qua bảng trên ta thấy vòng quay tiền mặt đã phục hồi dần qua 2 năm 2000, 2001 (năm 2000, 2001 tăng lần lợt là 9,5 vòng; 12,7 vòng so với năm 1999), nó đáp ứng đợc tốt hơn nhu cầu về khả năng thanh toán ngay những khoản nợ đến hạn của Công ty.

Tóm lại về mặt lợng thì việc dự trữ tiền mặt trong Công ty bình quân 3 năm gần đây dao động khoảng từ 360 đến 380 triệu. Nh vậy là đáp ứng đợc yêu cầu giao dịch hàng ngày nh mua sắm hàng hoá, vật liệu, thanh toán và các chi phí cần thiết khác.

4. Đánh giá chung

Nhìn chung hiệu quả sử dụng vốn lu động của Công ty trong 4 năm qua rất thấp, đặc biệt là thấp hơn rất nhiều so với mức kinh nghiệm của ngành. Lí do là do doanh thu và lợi nhuận thấp. Trong khi đó vốn lu động bình quân các năm đều rất cao và có xu hớng tiếp tục tăng. Nguyên nhân thì đã nêu ra ở trên, song có thể tóm lại nh sau:

* Doanh thu thấp và giảm là do Công ty không xâm nhập vào thị tr- ờng mới, thị trờng truyền thống thì đã bão hoà hoặc bị các đối thủ cạnh tranh lấn lớt.

* Lợi nhuận thấp thậm chí còn bằng không và âm là do doanh thu cha vợt mức doanh thu hoà vốn. Hơn nữa, máy móc thiết bị lạc hậu, năng suất lao động thấp, chi phí quản lí cao dẫn đến giá thành đơn vị sản phẩm cao làm cho lợi nhuận trên một đơn vị sản phẩm thấp. Nên dù có bán đợc nhiều sản phẩm thì tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu vẫn thấp.

* Vốn lu động cao và có xu hớng tăng là do:

- Các khoản phải thu cao mà chủ yếu là các khoản phải thu của khách hàng. Trong cơ chế thị trờng việc mua bán chịu cũng là một trong những chính sách của Công ty. Song Công ty cũng cần phải cẩn thận với chính sách này, bởi đã có rất nhiều doanh nghiệp lâm vào tình trạng phá sản cũng chỉ vì bán chịu mà không biết khống chế số nợ.

- Tồn kho dự trữ cao và tăng đột ngột vào năm 2001. Chiếm phần lớn trong tồn kho dự trữ là nguyên vật liệu tồn kho, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và thành phẩm tồn kho.

+ Nguyên vật liệu tồn kho nhiều xuất phát từ kế hoạch sản xuất sản phẩm không rõ ràng, công tác định mức không chính xác, phế liệu trong quá trình sản xuất nhiều và chính sách dự trữ vật liệu không linh hoạt làm cho Công ty luôn phải mua thừa nguyên vật liệu ra rất nhiều.

+ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cao xuất phát từ sự mất cân đối giữa các khâu và trong nội bộ từng khâu của quá trình thực hiện kế hoạch tác nghiệp.

+ Thành phẩm tồn kho cao xuất phát từ sự phối hợp kém hiệu quả giữa khâu sản xuất và khâu tiêu thụ sản phẩm. Nh vậy, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động ở Công ty thì trớc hết ta phải khắc phục đợc những nguyên nhân chủ yếu trên.

Nội dung cơ bản phần II:

Vốn lu động là một bộ phận trong vốn sản xuất kinh doanh nó nh là mạch máu quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hiện nay. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh mỗi Công ty cần đi sâu tìm hiểu phân tích thực trạng hiệu quả sử dụng vốn lu động của mình

Trong phần II của luận văn trớc khi phân tích thực trạng hiệu quả sử dụng vốn lu động ở Công ty Dụng cụ Cắt và Đo lờng Cơ khí ta cần biết tổng quan về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty (1998-2001)

- Quá trình hình thành và phát triển Công ty - Các đặc điểm kinh tế kĩ thuật

- Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty (1998 - 2001) Sau đó phân tích thực trạng hiệu quả sử dụng vốn lu động ở Công ty Dụng cụ Cắt và Đo lờng Cơ khí:

- Tình hình huy động và sử dụng vốn lu động tại Công ty Dụng cụ Cắt và Đo lờng Cơ khí

- Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lu động tại Công ty Dụng cụ Cắt và Đo lờng Cơ khí

Qua phân tích thực trạng sử dụng vốn lu động thấy đợc thực tế sử dụng vốn lu động ở Công ty có hiệu quả hay cha? rồi tìm ra những nguyên nhân trực tiếp ảnh hởng đến hiệu quả sử dụng vốn lu động vốn lu động:

- Doanh thu và lợi nhuận

- Công tác quản trị vốn tồn kho dự trữ - Công tác quản trị các khoản phải thu - Công tác quản trị tiền mặt

Từ đó có những biện pháp hữu hiệu nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động của Công ty (trình bày ở phần III)

Phần III

Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động ở Công ty Dụng cụ Cắt

và Đo lờng Cơ khí

I. Các biện pháp ở doanh nghiệp

1. Tăng cờng hoạt động Marketing trên thị trờng

Trong một nền kinh tế thị trờng nh hiện nay mang đầy tính cạnh tranh thì hoạt động Marketing là không thể thiếu đợc để một doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động của đồng vốn bỏ ra. Hoạt động Marketing của doanh nghiệp sẽ trả lời cho doanh nghiệp 3 câu hỏi cơ bản trong nền kinh tế thị tr- ờng: Sản xuất cái gì, sản xuất cho ai và sản xuất bằng cách nào?

Hoạt động Marketing là một chuỗi các hoạt động tiến hành phân tích khả năng thị trờng, lựa chọn thị trờng mục tiêu, soạn thảo các chơng trình Marketing mix với các chính sách Marketing (sản phẩm, giá cả, phân phối, xúc tiến) tác động mạnh đến hoạt động sử dụng vốn của Công ty. Thông qua hoạt động Marketing Công ty sẽ biết nhu cầu của ngời tiêu dùng đối với từng loại sản phẩm, từ đó Công ty sẽ có những đầu t thích hợp đối với lợng vốn của mình. Mặt khác hoạt động Marketing sẽ thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm, góp phần tăng doanh thu, lợi nhuận và tốc độ chu chuyển vốn. Tuy nhiên, thực tế trong thời gian qua Công ty cha chú trọng đúng mức đến công tác này, hoạt động chỉ đơn thuần là tiêu thụ sản phẩm theo đơn hàng, cha có sự kích thích tìm hiểu nhu cầu của khách hàng thờng xuyên. Hơn nữa, trên mô hình bộ máy

Công ty cha có phòng Marketing tách ra hoạt động độc lập mà có một bộ phận nhỏ nằm trong phòng kế hoạch kinh doanh.

Chính vì hoạt động Marketing cha đợc chú trọng một cách đúng đắn đã dẫn đến tính kém hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây. Để khắc phục đợc tình trạng trên thì cần phải tăng cờng hoạt động Marketing trên thị trờng, Công ty phải làm:

* Nhanh chóng tách bộ phận Marketing thành riêng một phòng hoạt động độc lập, chuyên trách nghiên cứu và lập chính sách Marketing cho toàn Công ty. Sau đó, ban lãnh đạo của Công ty cần tạo mọi điều kiện thuận lợi về con ngời (tuyển thêm cán bộ trẻ) về vật chất (phơng tiện làm việc và đi lại) để phòng Marketing sớm đi vào hoạt động có hiệu quả. Có thể nói, ngoài mục tiêu là đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm làm tăng doanh thu và lợi nhuận cho Công ty thì đây còn là một trong những bộ phận quan trọng nhất để xây dựng kế hoạch cho các bộ phận khác nh kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật t, kế hoạch tài chính...Bởi vậy, sau khi phòng Marketing đi vào hoạt động ổn định thì mạng lới tiêu thụ sản phẩm của Công ty sẽ đợc mở rộng. Phòng Marketing cần có các chính sách marketing linh hoạt và có hiệu quả, các chính sách hỗ trợ tiêu thụ và dịch vụ sau khi bán sẽ phong phú, đa dạng hơn rất nhiều giúp Công ty sớm giải quyết đợc số thành phẩm tồn kho hiện nay. Ngoài ra, Phòng Marketing còn có thể giúp Công ty trong việc tìm kiếm nhà cung cấp nguyên vật liệu, thiết kế sản phẩm gọn nhẹ hơn, nhiều tính năng hơn để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trờng và tiết kiệm nguyên vật liệu.

*Tích cực đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu tìm hiểu thị trờng để xâm nhập vào thị trờng mới.

Trong các thị trờng mới, Công ty nên quan tâm hơn nữa đến các thị tr- ờng nông thôn nơi có các ngành nghề truyền thống đang phát triển. ở đây ng- ời nông dân rất mong đợc áp dụng khoa học kĩ thuật vào sản xuất nhng họ lại không biết bắt đầu từ đâu và chỉ có các nhà nghiên cứu thị trờng của Công ty mới nhận biết đợc họ cần những loại máy móc thiết bị gì cho công việc của mình để biến ớc mơ của họ thành sự thực. Không đâu xa ngay ở Bắc Ninh, nơi có hai ngành nghề truyền thống nổi tiếng đang sử dụng rất nhiều loại máy móc nằm trong khả năng chế tạo của Công ty. Đó là Đồng Kị, Phù Khê và Đa Hội, ở Đồng Kỵ, Phù Khê hiện có tới gần một vạn máy các loại nh Máy ca, Máy bào, máy toán và gần đây mới xuất hiện một số máy móc mới nh Máy

vanh, Máy lấy nền. Cũng chính ở đây mỗi ngày tiêu thụ tới vài trăm chiếc lỡi ca lớn nhỏ, sản phẩm mà Công ty đang sản xuất khá nhiều. Còn ở Đa Hội, vài năm gần đây nhờ sự phát triển của ngành xây dựng mà nghề sắt thép rất phát đạt. Ngời dân sử dụng các loại máy cán sắt, máy tuốt sắt...Có giá mua rất cao tới vài trăm triệu một chiếc. Nhng rất tiếc, cả hai thị trờng này đều không thấy có mặt sản phẩm của Công ty xuất hiện, thay vào đó là các sản phẩm của nớc ngoài và Công ty trong nớc khác.

* Tăng cờng hoạt động quảng cáo giới thiệu sản phẩm và giữ vững thị trờng hiện có, phát triển thị trờng mới.

Công ty Dụng cụ Cắt và Đo lờng Cơ khí là một doanh nghiệp lớn thuộc Bộ Công nghiệp, sản phẩm chủ yếu của Công ty là t liệu sản xuất, các máy công cụ nên việc sử dụng các phơng tiện quảng cáo trên radio, truyền hình áp phích là không có hiệu quả, hơn nữa kinh phí cho quảng cáo của Công ty cũng rất hạn chế. Do vậy thông qua nghiên cứu thị trờng Công ty sẽ có đợc thông tin về khách hàng có nhu cầu về sản phẩm của Công ty. Công ty nên gửi đơn chào hàng cùng các đặc tính của sản phẩm, quy cách, chất lợng tới khách hàng. Khi khách hàng có dấu hiệu phản ứng đáp lại Công ty cần kịp thời trao đổi để đáp ứng hơn nhu cầu của khách hàng. Khách hàng của Công ty chủ yếu là các doanh nghiệp, sản phẩm của Công ty là t liệu sản xuất do vậy lợng khách hàng là không lớn nên công việc chào hàng đến khách hàng là việc làm có hiệu quả và tiết kiệm đợc nhiều chi phí mà độ tin cậy lại cao. Ngoài ra Công ty cần tham gia các cuộc hội chợ triển lãm hàng công nghiệp hay giới thiệu sản phẩm của Công ty trên một vài tạp chí chuyên ngành. Công ty nên có chính sách quảng cáo cụ thể trích theo tỷ lệ % theo tổng doanh thu. Phuơng pháp này có một số u việt nhất định, trớc hết là tính kinh phí bằng tỷ lệ % doanh số bán có nghĩa là tổng kinh phí kích thích tiêu thụ chắc chắn sẽ thay đổi tuỳ theo mức độ Công ty bán nhiều hay ít và trong nguồn kinh phí cho phép. . Nh vậy trong thời gian tới Công ty nên có chính sách trích tỷlệ % doanh số bán. Công ty nên có chính sách đãi ngộ và trích thởng nếu nhân viên tìm kiếm đợc nhiều hợp đồng.

Sản phẩm dụng cụ cắt là sản phẩm truyền thống của Công ty, chính vì thế việc tổ chức các cuộc hội nghị khách hàng hàng năm là rất cần thiết. Qua các cuộc hội nghị Công ty sẽ có đợc thông tin về nhu cầu của khách hàng và từ đó có kế hoạch cụ thể cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Về tiêu thụ, Công ty cha thực sự quan tâm đến mạng lới tiêu thụ, th- ờng chỉ theo hình thức giao trực tiếp cho khách hàng hoặc qua các đại lí (chỉ có đại lí ở miền nam). Hình thức tiêu thụ đơn điệu này chỉ phù hợp khi sản phẩm dụng cụ cắt của Công ty là độc quyền. Trong nền kinh tế thị trờng khi mà có “vạn ngời” cung ứng , sự cạnh tranh sẽ là gay gắt, nếu cứ duy trì mạng lới tiêu thụ nh vậy thì công tác tiêu thụ gặp rất nhiều hạn chế chứ cha nói đến việc mở rộng thị trờng. Do vậy việc xây dựng hoàn thiện mạng lới tiêu thụ sản phẩm của Công ty sao cho việc giao hàng đến tận nơi ngời tiêu dùng kịp thời,