IV. Những nhân tố ảnh hởng tới hoạt động huy động và sử dụng
2.các giải pháp quản lý và sử dụng vốn
2.1. Quản lý và sử dụng vốn lu động
))))))))))))))))
Tỷ trọng tài sản lu động chiếm tỷ lệ rất lớn trong tổng tài sản của Công ty, trong đó chủ yếu là các khoản phải thu và hàng tồn kho. Hiệu quả sử dụng tài sản lu động của Công ty trong những năm qua là tốt nhng Công ty cần phải thay đổi lại cơ cấu tài sản của mình cho phù hợp. Không nên duy trì tỷ lệ tài sản lu động quá lớn nh vậy.
2.1.1. Biện pháp thu hồi và quản lý các khoản phải thu.
Chính sách tín dụng thơng mại có vai trò quan trọng trong công tác quản lý vốn lu động. Việc cho khách hàng chậm thanh toán là một chính sách khuyến khích khách hàng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, nhng nếu cho khách hàng nợ quá nhiều thì doanh nghiệp sẽ bị ứ đọng vốn, khả năng không đòi đợc nợ cao. Nh trên đã phân tích do đặc thù của Công ty các khoản phải thu của Công ty chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng tài sản lu động.
Các khoản phải thu của Công ty cần tập trung chủ yếu ở 3 khoản: trả trớc ngời bán, phải thu nội bộ và phải thu khách hàng.
Khoản trả trớc ngời bán có tỷ trọng nhỏ trong khoản phải thu là điều khó có thể chấp nhận đợc trong tình hình cạnh tranh hiện nay. Tuy nhiên Công ty có thể tăng bằng các biện pháp sau:
- Tăng cờng tìm kiếm các nhà cung cấp mới đáng tin cậy trên thị trờng có chính sách bán hàng “ cởi mở”.
- Tăng cờng mối quan hệ sẵn có với các nhà cung cấp đã quen biết nhằm làm tăng thêm sự tin tởng của họ đối với Công ty, thắt chặt mối quan hệ này.
Các khoản phải thu khách hàng là một khoản phải thu rất quan trọng chiếm tỷ lệ lớn nhất trong các khoản phải thu của Công ty. Giải quyết tình trạng phải thu quá lớn là yêu cầu bức thiết đối với doanh nghiệp. Để giải quyết tình trạng này Công ty có thể sử dụng một số giải pháp sau:
- Định kỳ (tháng, quý) Công ty phải đối chiếu, tổng hợp phân tích tình hình công nợ phải thu, đặc biệt là các khoản nợ đến hạn, quá hạn và các khoản nợ khó đòi. Các khoản nợ không thu hồi đợc cần xác định rõ mức độ, nguyên nhân, trách nhiệm và biện pháp xử lý.
- Nâng cao chất lợng sản phẩm khoản phải thu chỉ thu hồi khi đã bán đợc hàng. Hàng có bán đợc hay không còn phụ thuộc vào thị hiếu của khách hàng. Nếu chất lợng quá kém hoặc lỗi mốt, khách hàng sẽ không mua tức là doanh nghiệp sẽ bị tồn đọng hàng hoá do đó mất khoản phải thu đó. Nh vậy để hàng hoá bán đợc và thu đợc tiền Công ty phải tiếp tục đổi mới và nâng cao chất lợng sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Công ty cần khuyến khích các đơn vị thực hiện thanh toán ngay khi tiêu thụ hàng hoá tránh để lâu sẽ tạo điều kiện cho đơn vị chiếm dụng vốn của Công ty, thực hiện tổ chức việc thu hồi nợ một cách đều đặn, nhịp nhàng, không để tình trạng thu hồi nợ dồn dập vào cuối năm làm cho vốn của Công ty bị chiếm dụng quá lâu, gây thiếu vốn cho nhu cầu kinh doanh trong năm, trong khi đó lợng tiền tại quỹ tăng nhanh vào cuối năm gây tình trạng d thừa tiền mặt giả tạo.
- Công ty có thể đề nghị ban tài chính của Tổng công ty đứng ra làm trung tâm thanh toán. Sản phẩm chủ yếu là bán cho các đơn vị trong ngành, phục vụ cho các công trình lớn, thời gian thi công dài và quyết toán cho Công ty chậm. Để tránh bị ứ đọng
vốn, Tổng công ty có thể đứng ra thanh toán hộ các đơn vị thành viên và trở thành chủ nợ mới của các đơn vị này.
- Các cán bộ quản lý tài chính cần xây dựng một số chính sách tín dụng thơng mại hợp lý. Xây dựng những quy tắc chung nhất về việc có chấp nhận cho khách hàng nợ hay không, nếu có thì cấp nh thế nào và việc thu hồi các khoản phải thu này đợc tiến hành nh sau:
- Đối với việc xem xét có chấp nhận cho khách hàng nợ hay không, trớc hết cán bộ quản lý tài chính phải xem xét phẩm chất t cách tín dụng của khách hàng có đạt yêu cầu mà mình đề ra hay không. Sau đó cần xem xét các yếu tố nh: năng lực trả nợ của khách hàng(tình hình tài chính hiện nay, trong tơng lai ), các điều khoản về thế… chấp, thanh toán mà khách hàng đề nghị.
Sau khi đã chấp nhận cấp thì cán bộ quản lý tài chính của Công ty cần thống nhất với khách hàng các điểm sau:
+ Giá trị khoản phải thu.
+ Thời hạn của khoản phải thu. + Điều kiện về thanh toán.
+ Các điều kiện thế chấp (nếu có).
Khi tiến hành thu hồi các khoản phải thu, cán bộ quản lý tài chính của Công ty cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho việc thu hồi đồng thời thông báo cho khách hàng biết yêu cầu thanh toán đúng hạn. Nếu có những trục trặc thì cán bộ cần xem xét nguyên nhân gây ra và có biện pháp xử lý tình hình nhanh chóng. Cần xác định rõ nguyên nhân khách quan và chủ quan để có thể đánh giá chính xác. Biện pháp đa ra có thể là đa thêm những yêu cầu khác đối với khách hàng để đảm bảo khoản nợ đợc thanh toán, có thể là đa ra toà án kinh tế hoặc có thể phải chấp nhận mất không.
2.1.2.Quản lý tiền mặt.
Hàng tháng, quý, năm Công ty phải tính toán cụ thể các nhu cầu về nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh để từ đó có kế hoạch phân bổ ngân quỹ hợp lý. Đồng thời dựa trên kế hoạch này để xử lý phần vốn lu động còn lại theo hớng có lợi nhất, tránh tình trạng để vốn lu động không sử dụng đợc hay không đạt hiệu quả cao.
Việc sử dụng vốn lu động cũng có thể thay đổi theo từng chu kỳ sản xuất kinh doanh hay theo từng tháng, quý, năm để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, không nhất thiết phải cứng nhắc trong việc sử dụng vốn lu động theo một khuôn mẫu vạch sẵn. Trong thời gian cha cần mua sắm nguyên vật liệu hay phải trả khách hàng... thì doanh nghiệp có thể sử dụng phần vốn đó để gửi ngân hàng hay đầu t vào công việc khác, vừa đảm bảo dễ thu hồi vốn khi cần thiết, vừa sinh lời.
Thực tế cho thấy dự trữ tiền mặt của Công ty là rất nhỏ, hệ số thanh toán tức thời cha tốt. Công ty cần có biện pháp dự trữ tiền mặt để đảm bảo thanh toán.
Xác định mức dự trữ trữ mặt tối u theo công thức: i C M M* 2 n b =
và khoảng dao động tiền mặt là 3
1 4 3 3 = i C V d b b
trong đó M*: lợng tiền mặt tối u
Cb: chi phí cho mỗi lần bán chứng khoán Vb: phơng sai của thu chi ngân quỹ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
d: khoảng cách của giới hạn trên và giới hạn dới i: lãi suất
Mức tiền mặt tối u = mức tiền mặt giới hạn dới + d/3.
Tuy nhiên Công ty không thể áp dụng mô hình này vì:
• Việc lấy số liệu thức tế chính xác về thu chi ngân quỹ hàng ngày của Công ty rất khó khăn.
• Trong điều kiện thị trờng chứng khoán cha phát triển, đa số các doanh nghiệp Việt Nam cha có thói quen đầu t tiền mặt d thừa vào chứng khoán thanh khoản cao. Vì vậy số liệu về mua bán chứng khoán là không có. Do đó Công ty có thể tính lợng tiền tối u nh sau:
• Lấy số liệu thu- chi (nợ –có) của 2 tài khoản 111 và 112 cộng lại để có số liệu thu chi tiền mặt của từng tháng.
• Chia mức thu chi từng tháng cho 30 ngày để lấy gần đúng mức thu chi trong từng ngày và có thể coi đó gần đúng nh một mẫu thu chi ngân quỹ 12 ngày.
• Tính độ lệch chuẩn theo mẫu này. Độ lệch chuẩn đo lờng độ phân tán của mức thu chi ngân quỹ xung quanh giá trị trung bình. Nếu độ lệch chuẩn càng lớn, mức thu chi dao động càng lớn, chứng tỏ giao dịch tiền hàng ngày của Công ty lớn và nh vậy mức tồn quỹ an toàn càng cao.
• Cộng độ lệch chuẩn trên với con số thấp nhất trong mức tồn quỹ của 12 ngày đã tính ra đợc mức tiền tối u.
Độ lệch chuẩn tính theo công thức: ( ) ) 1 ( 2 2 − Σ − Σ n n X X n
trong đó X là vectơ dãy số có n phần tử
2.1.3.Quản lý dự trữ.
Hàng tồn kho của Công ty chiếm tỉ trọng không lớn lắm trong tổng TSLĐ nhng cần phải quan tâm đến vấn đề này.
• Công ty cần xác định mức dự trữ tối u để có mức dự trữ hợp lý không gây gián đoạn sản xuất và cũng gây ứ đọng vốn dự trữ.Xác định đúng nhu cầu về vật t hàng hoá cho từng thời kỳ để có kế hoạch dự trữ tốt, trên cơ sở đó xác định đúng nhu cầu về vốn lu động cần thiết cho từng thời kỳ sản xuất của Công ty.
• Xem xét giảm dần việc mua các loại nguyên vật liệu mà trong kho vẫn còn tồn đọng nhiều. Bố trí các khoản nguyên vật liệu tồn kho hợp lý sao cho tránh tình trạng nguyên vật liệu này thì thừa, nguyên vật liệu kia thì thiếu.
• Với các loại hàng hoá đã tồn kho quá lâu và có khả năng không còn phù hợp với thị trờng, với sản xuất kin doanh thì nên có biện pháp thông báo rộng rãi cho công chúng để tiến hành mua bán đấu thầu.
• Công ty cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trờng cả trớc, trong và sau khi sản phẩm đã ra đời.Trớc khi sản xuất sản phẩm cần nghiên cứu thị trờng để nắm bắt nhu cầu và thị hiếu khách hàng. Sau đó phân đoạn thị trờng và xác định nhóm khách hàng mục tiêu. Trong khi sản xuất sản phẩm Công ty vẫn phải tiến hành thăm dò thị
trờng để kịp thời điều chỉnh sản phẩm cho phù hợp với thị hiếu khách hàng. Sau khi bán sản phẩm Công ty vẫn cần có chế độ bảo hành sản phẩm.
• Nâng cao chất lợng và giảm giá hàng bán. Đó là một trong những chính sách để có thể tiêu thụ đợc sản phẩm trớc sự cạnh tranh gay gắt trên thị trờng. Muốn giảm giá hàng bán mà không ảnh hởng đến lợi nhuận thì phải hạ giá thành sản phẩm. Hạ giá thành bằng cách tìm nguồn nguyên vật liệu rẻ, hạ thấp những chi phí không cần thiết.
• Đối với các hàng hoá chủ yếu (những hàng hoá mang lại doanh thu lớn nhất), công ty sẽ căn cứ vào:
+ Nhu cầu sản phẩm và thị trờng bên ngoài + Thị phần của Công ty
+ Chu kỳ sống của sản phẩm + Thị hiếu của khách hàng
+ Giá bán hiện tại của sản phẩm + Chi phí sản xuất sản phẩm
Từ đó lên kế hoạch sản xuất sao cho khả năng tiêu thụ là lớn nhất và khả năng tồn kho là nhỏ nhất.
2.2.Quản lý và sử dụng TSCĐ
Theo dõi kết quả phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ của công ty tuy có khả quan nhng cha thực sự cao, đồng thời TSCĐ (GTCL) giảm dần. Để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ, Công ty có thể thực hiện một số biện pháp sau:
Thứ nhất, xây dựng những quy định chặt chẽ về tiêu chuẩn nhận biết TSCĐ trong toàn Công ty. Đặc biệt là những tài sản mà khi đánh giá lại hiện nay có giá trị nhỏ hơn quy định cho phép. Công ty cần đánh giá lại toàn bộ TSCĐ (hữu hình) để đánh giá đúng giá trị thực của TSCĐ công ty, từ đó có quan điểm đúng đắn trong quản lý TSCĐ.
Để dễ dàng nhận biết và quản lý tốt TSCĐ trong doanh nghiệp, TSCĐ nên đợc phân chia thành hai loại:
• TSCĐ phục vụ cho mục đích sản xuất nh: xe vận tải, ô tô, xe máy
• TSCĐ phục vụ cho quản lý Công ty nh: máy điều hoà, máy in, máy vi tính, nhà phục vụ quản lý. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chỉ khi có sổ phân loại cụ thể cho từng loại TSCĐ một cách rõ ràng thì cuối kỳ Công ty mới có thể đánh giá một cách chính xác sức sản xuất, sức sinh lời của TSCĐ.
Thứ hai, trong quản lý TSCĐ, Công ty cần chú ý chặt chẽ hiện vật, không để mất mát h hỏng trớc thời hạn khấu hao. Công ty luôn quan tâm đến cơ cấu vốn cố định, xác định cơ cấu phù hợp, hơn nữa chỉ mua sắm tài sản khi thật cần thiết tránh quy mô vốn cố định quá lớn.
Tuy nhiên phải chú trọng đổi mới trang thiết bị, phơng pháp công nghệ sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ của công ty về thời gian và hiệu suất. Tiến hành thanh lý, nhợng bán các TSCĐ có hiệu suất thấp sau khi đã tiến hành đánh giá, phân loại nhằm thu hồi VCĐ để có thể dùng vào luân chuyển bổ sung vốn cho sản xuất kinh doanh
Thứ ba, phân cấp quản lý TSCĐ cho các đơn vị trực thuộc Công ty nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của ngời sử dụng.
Thứ t, thực hiện duy trì đều đặn công tác bảo dỡng, sửa chữa dự phòng TSCĐ của Công ty, trớc hết Công ty phải áp dụng đúng chế độ khấu hao TSCĐ, sau đó Công
ty nên sử dụng toàn bộ quỹ khấu hao này cho đầu t đổi mới TSCĐ. Trong một số trờng hợp khi cha có nhu cầu tái tạo lại TSCĐ thì Công ty có thể sử dụng linh hoạt quỹ này cho hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, cần phải có kế hoạch trích lại quỹ khấu hao tránh trờng hợp ăn vào vốn mà hịên nay một số doanh nghiệp mắc phải.
2.3.Biện pháp về cơ cấu vốn
Theo nội dung phân tích ở trên thì Công ty có tỷ trọng nợ tơng đối lớn trong tổng nguồn vốn đồng thời khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của Công ty thấp nh- ng cũng có rất nhiều tiềm năng về thanh toán ngắn hạn. Một số biện pháp về cơ cấu vốn:
Thứ nhất, lập kế hoạch vay dài hạn ngân hàng để có vốn đầu t mua sắm hoặc thuê tài chính trong trờng hợp Công ty có những dự án kinh doanh lớn trong việc xuất nhập khẩu. Công ty cha tận dụng tối đa nguồn tài trợ này.
Thứ hai, xây dựng kế hoạch thanh toán các khoản chiếm dụng ngắn hạn và tăng vay dài hạn nhằm đảm bảo TSCĐ của công ty đợc tài trợ một cách vững vàng bằng nguồn vốn dài hạn.
2.4. Đào tạo nguồn nhân lực và nâng cao tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân viên trong Công ty. ngũ nhân viên trong Công ty.
Con ngời là yếu tố quyết định trong việc sử dụng vốn, do đó cần nâng cao trình độ để CBCNV có tay nghề, có ý thức và trách nhiệm. Công ty cần đề ra chính sách tiết kiệm và có biện pháp khuyến khích bằng vật chất đối với những phân xởng ít lãng phí.
Nâng cao kiến thức để CBVNV có thể sử dụng đợc máy móc do đó nâng cao công suất và tránh lãng phí và hao mòn máy móc. Đồng thời giáo dục ý thức bảo vệ tài sản cho công nhân viên. Hàng năm doanh nghiệp phải trích một phần quỹ riêng dành cho đào tạo. Có thể đào tạo bằng nhiều hình thức nh gửi cán bộ, công nhân đi học ở các trờng kinh tế, kỹ thuật. Khuyến khích đội ngũ cán bộ công nhân viên đi học thêm để nâng cao trình độ chuyên môn theo chế độ tự túc. Hoặc Công ty có thể tổ chức các lớp học chuyên đề, bồi dỡng ngắn hạn ngay tại Công ty và có quy định cụ thể về quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ của từng nhân viên sau mỗi lớp học. Khi kết thúc lớp học, mỗi học viên đều phải có bài kiểm tra chất lợng để Công ty có thể bố trí công việc phù hợp