2. Những đặc điểm quan trọng ảnh hởng đến hiệu quả sử dụng vốn ở côngty Thực Phẩm Hà Nộ
2.1. Đặc điểm về tổ chức quản lý
Để thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình thì công ty đã tổ chức phân chia chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban và các đơn vị trực thuộc. Trong đó mỗi phòng ban chức năng của công ty và các đơn vị trực thuộc có chức năng và nhiệm vụ riêng.
Đặc điểm về tổ chức quản lý của công ty là việc công ty thực hiện chế độ tự hạch toán kinh tế độc lập, trong đó ban giám đốc của công ty làm việc theo chế độ tập thể lãnh đạo, có sự phân công trách nhiệm cá nhân đối với từng lĩnh vực đợc giao. Đối với đơn vị trực thuộc và các phòng ban của công ty có quyền tự quyết định quá trình sản xuất kinh doanh cuả mình trên cơ sở các quyết định chung, các chỉ tiêu chung của công ty.
Cụ thể thông qua sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Thực Phẩm Hà Nội chúng ta sẽ thấy rõ hơn.
Đỗ tiến tới – quản trị kinh doanh tổng hợp 40a
Giám đốc là ngời đứng đầu công ty và chịu trách nhiệm điều hành, chỉ đạo toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là ngời đại diện của công ty chịu trách nhiệm với nhà nớc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế... có liên quan đến công ty.
Công ty có ba phó giám đốc. Những ngời này có trách nhiệm hỗ trợ giám đốc điều hành quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trong ba phó giám đốc, thì có một phó giám đốc chuyên về công tác tổ chức, khen thởng, kỷ luật, đề bạt trong công ty; một phó giám đốc chuyên về kế toán và một phó giám đốc chuyên về vấn đề đối ngoại của công ty.
* Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ của các phòng ban
Phòng kế toán:
+ Hớng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh các pháp lệnh thống kê, kế toán, các quy định của nhà nớc trong công tác hạch toán kế toán và luật thuế VAT.
+ Hớng dẫn kiểm tra các đơn vị về thủ tục quản lý hồ sơ, sổ sách, chứng từ,
hoá đơn ban đầu.
+ Kiểm tra và quản lý chặt chẽ các tài sản, tiền vốn, quản lý tài chính và có kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm trình giám đốc.
+Tổng hợp quyết toán tài chính và phân tích tình hình tài chính hàng quý, năm. + Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách theo đúng quy định của nhà nớc.
+ Theo dõi tình hình sử dụng và đề xuất biện pháp quản lý mạng lới kinh doanh, dịch vụ của các đơn vị trong công ty.
Phòng kinh tế đối ngoại:
+ Tham gia giúp việc cho giám đốc trong công tác liên doanh với nớc ngoài. + Nghiên cứu đề xuất quy hoạch phát triển hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và triển khai hoàn thiện, thực hiện kế hoạch đã quyết.
+ Tổ chức các hoạt động t vấn, môi giới, hỗ trợ, quản lý, giới thiệu sản phẩm hàng hoá và các hoạt động bán hàng của công ty Thực Phẩm Hà Nội với công ty nớc ngoài và ngợc lại.
Đỗ tiến tới – quản trị kinh doanh tổng hợp 40a
+ Nghiên cứu và áp dụng các đề tài khoa học về phát triển xuất nhập khẩu: Tham gia các cuộc học tập, trao đổi, giới thiệu các thông tin về kinh tế đối ngoại.
+ Kiểm soát thị trờng, khai thác nguồn hàng trong và ngoài nớc, đồng thời tổ chức tiêu thụ.
Phòng tổ chức hành chính:
+ Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của đơn vị, các phòng ban của công ty về phân công và phân cấp quản lý.
+ Lập quy hoạch cán bộ và thực hiện các thủ tục điều động, bổ nhiệm cán bộ theo chủ trơng.
+ Thực hiện các chính sách cán bộ, chính sách chế độ lao động tiền lơng, nâng bậc lơng, nghỉ hu, kỷ luật, bảo hộ lao động, bảo vệ an toàn nội bộ, an toàn tài sản của công ty và các đơn vị trực thuộc.
+ Tổ chức các lớp bồi dỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của công ty.
+ Kiểm tra, hớng dẫn các đơn vị thực hiện nội quy lao động, thoả ớc lao động, chấp hành nội quy, quy chế của công ty.
+ Giải quyết các chính sách quyền lợi cán bộ công nhân viên trong công ty. + Rà soát, bổ xung, sửa đổi hoặc dự thảo nội dung, quy chế mới phù hợp với tình hình thực tế của công ty trình giám đốc.
+ Tổ chức tổng kết phong trào thi đua, phong trào ngời tốt, việc tốt và phong trào khác của nghành. Đề xuất việc khen thởng các đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác và trong sản xuất kinh doanh.
+ Bố trí lịch công tác, địa điểm phối hợp, đánh máy in ấn công văn tài liệu của công ty, thực hiện công tác văn th lu trữ theo chế độ quy định và công tác tạp vụ, vệ sinh cơ quan.
Phòng kế hoạch kinh doanh:
+ Xâu dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh của các đơn vị từng quý, năm trình Giám đốc công ty.
+ Lập các báo cáo định kỳ về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty về tình hình số liệu doanh số thực hiện của các đơn vị trực thuộc để báo cáo sở thơng mại Hà Nội theo chế độ quy định và các thống kê khác có liên quan đến kế hoạch yêu
Đỗ tiến tới – quản trị kinh doanh tổng hợp 40a
cầu của Giám đốc công ty. Chuẩn bị báo cáo sơ kết, tổng kết công tác của công ty và báo cáo tổng hợp khác về các mặt hoạt động của công ty.
+ Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp để đổi mới phơng hớng, phơng thức kinh doanh, nâng cao văn minh thơng nhiệp, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
+ Đợc Giám đốc uỷ quyền trong một số trờng hợp ký hợp đồng mua bán, tạo nguồn hàng hoá cung ứng cho các đơn vị và trực tiếp tham gia kinh doanh góp phần tham gia hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch của công ty.
Phòng thanh tra bảo vệ:
+ Tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại, tố cáo của công dân có liên quan đến hoạt động của công ty thuộc thẩm quyền. Đề xuất kiến nghị Giám đốc công ty giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền Giám đốc công ty theo luật khiếu nại, tố cáo.
+ Tổ chức kiểm tra, hớng dẫn các đơn vị thực hiện các quy định về công tác bảo vệ, đảm bảo an toàn hàng hoá, giữ gìn trật tụ an toàn đơn vị và công tác phòng cháy, phòng chống thiên tai lụt bão.
+ Hớng dẫn kiểm tra việc thực hiện các chính sách pháp luật của nhà nớc, nội quy quy chế của cơ quan.
+ Bố trí cán bộ thờng trực tiếp dân theo quy định của Giám đốc công ty vào thứ 6 hàng tuần.
Mối quan hệ của các phòng ban:
Giám đốc công ty có quyền quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thông qua ba phó Giám đốc giúp việc. Trong các phòng ban chức năng của công ty có mối quan hệ tơng hỗ lẫn nhau, phòng này ngoài việc thực hiện nhiệm vụ của phòng mình còn có nhiệm vụ hỗ trợ các phòng khác hoàn thành nhiệm vụ đợc giao. Đối với các đơn vị cửa hàng, trung tâm, xởng sản xuất chế biến trong công ty ngoài việc thực hiện các hoạt động trao đổi mua bán hàng hoá, sản xuất kinh doanh còn có nhiệm vụ cung cấp thông tin phản hồi của khách hàng cho cấp trên để cấp trên có phơng hớng, sách lợc giải quyết đúng đắn sao cho đạt hiệu quả cao.
• Ưu nh ợc điểm của cơ cấu tổ chức trong công ty
Theo sơ đồ trên chúng ta thấy rằng cơ cấu tổ chức của công ty là theo “trực tuyến - chức năng”. Việc tổ chức theo cách này có đặc điểm là vừa duy trì hệ thống “trực tuyến”, vừa kết hợp việc tổ chức các bộ phận “chức năng”. Trong đó tổ chức theo kiểu “ trực tuyến” dựa trên cơ sở nguyên tắc quản trị của Fayol với đặc trng cơ bản là: Hình thành đờng thẳng quản trị từ trên xuống dới, Một cấp quản trị nào đó chỉ nhận lệnh của một cấp trên trực tuyến và hai bộ phận quản trị cùng cấp không liên hệ trực tiếp với nhau mà phải thông qua cấp trên chung của các hai bộ phận đó. Hệ thống
Đỗ tiến tới – quản trị kinh doanh tổng hợp 40a
quản trị kiểu chức năng đợc xây dựng trên cơ sở lý thuyết của Taylor, theo đó mỗi mỗi bộ phận chỉ phụ trách lĩnh vực mình đợc giao; Do đó mỗi bộ phận có thể nhận lệnh của một hay nhiều cấp trên giao phó.
Về
u điểm: Có mối quan hệ thống nhất, chặt chẽ từ trên xuống cấp dới có quyền phản ánh ý kiến, quan điểm của mình lên cấp trên, cấp trên có trách nhiệm giải quyết. Mặt khác, nếu tổ chức theo cách nh trên còn có u điểm là tạo ra môi trờng lao động tích cực,phát huy tinh thần làm việc của ngời lao động trong công ty. Các phòng ban chức năng trong công ty và các đơn vị trực thuộc có mối quan hệ chặt chẽ, tơng hỗ lẫn nhau.Tuy nhiên, để đạt đợc điều đó cần phải có sự phối hợp nhất định giữa hệ thống trực tuyến và các bộ phận hoạt động chức năng.
Về nh ợc điểm: Tổ chức theo cách này nó rễ gây ra hiện tợng cấp dới không tôn trọng cấp trên, từ đó gây ra sự “lộng hành” (hành động của cán bộ công nhân viên trong công ty vợt quá giới hạn cho phép). Mặt khác, nó cũng dễ gây ra hiện tợng lạm quyền.