1.2.6.1 Tổ chức chứng từ
1.2.6.1.1 Chứng từ sử dụng
Chứng từ là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là phơng tiện thông tin về nghiệp vụ kinh tế đó, cũng nh cơ sở để kế toán ghi sổ.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/ TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1/1/1995 của bộ trởng bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về vật liệu- công cụ dụng cụ bao gồm:
Chứng từ nhập:
- Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng.
- Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu số 05- VT )
- Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT )
- Biên bản kiểm kê vật t thừa ( mẫu số 08- VT )
Chứng từ xuất:
- Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02- VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.( Mẫu số 03- VT)
- Biên bản kiểm kê vật t thiếu ( Mẫu số 08- VT)
Ngoài những chứng từ trên, tuỳ thuộc đặc điểm hoạt động kinh doanh, thành phần kinh tế , hình thức sở hữu của công ty và đặc trng của vật liệu-công cụ dụng cụ mà công ty có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn:
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( Mẫu 04- VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t ( Mẫu 05- VT)
- Phiếu báo vật t còn cuối kỳ ( Mẫu 07- VT)
Về nguyên tắc thì các chứng từ bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo các quy định về biểu mẫu, nội dung và phơng pháp lập. Mỗi chứng từ phải chứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, thời gian và địa điểm xảy ra cũng nh trách nhiệm pháp lý của các đối t- ợng liên quan.
1.2.6.1.2 Quá trình luân chuyển chứng từ
Thủ tục nhập:
Bộ phận cung cấp vật t căn cứ vào kế hoạch mua hàng hợp đồng mua hàng đã kí kết và phiếu báo giá để tiến hành mua hàng, khi hàng về đến nơi, nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá hàng mua về các mặt số lợng, khối lợng, chất lợng và quy cách, căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập “biên bản kiểm nghiệm vật t”. Sau đó bộ phận cung cấp hàng lập
“phiếu nhập kho” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho ngời mua hàng làm thủ tục nhập kho, thủ tục nhập kho sau khi cần, đong, đo, đếm sẽ ghi số lợng thực nhập vào phiếu nhập và sử dụng để phản ánh số lợng nhập tồn của từng thứ vật t vào Thẻ kho, trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai sót quy cách phẩm chất, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao biên bản. Hàng ngày hoặc định kì thủ kho chuyển giao phiếu nhập cho kế toán vật t, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán.
Thủ tục xuất :
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng vật t viết phiếu xin lĩnh vật t, căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật t bộ phận cung cấp vật t viết phiếu xuất kho trình giám đốc duyệt, căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật liệu và ghi sổ thực xuất vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kì thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật t, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán.
1.2.6.2 Hệ thống sổ sách
Chứng từ kế toán mới chỉ là những thông tin phản ánh riêng lẻ, cha có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp. Để đáp ứng nhu cầu quản lý, ngời ta cần sắp xếp chúng thành những hệ thống sổ sách có nghiệp vụ kinh tế tơng tự nhau và công dụng tơng tự nhau. Các loại sổ sách khác nhau phản ánh các loại nghiệp vụ khác nhau , các sổ sách kế toán đợc liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo một trình từ nhất định. Mỗi cách kết hợp khác nhau về chức năng ghi chép , về kết cấu, nội dung phản ánh sẽ đem lại một hệ thống sổ khác nhau.
Hiện nay, các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hinh thức sổ kế toán để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh sao cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.
Hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp có thể theo dõi tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Song trong phạm vi đề tài nghiên cứu này, em chỉ xem xét hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu.
- Hình thức Nhật ký – Sổ cái
- Hình thức Nhật ký chung
- Hình thức Chứng từ ghi sổ
- Hình thức Nhật ký – Chứng từ
1.2.6.2.1 Hình thức Nhật ký Sổ cái–
Tổ chức hạch toán theo hình thức này kết hợp việc ghi chép theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản trên một quyển sổ. Theo hình thức này, việc hạch toán đợc thực hiện trên sổ “ Nhật ký sổ cái “.
Tổ chức hạch toán theo hình thức này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, khối lợng công việc kế toán ít. Nhng ghi chép trùng lắp trên một dòng, khó phân công lao động kế toán, và chỉ mở đợc số lợng tài khoản ít. ở đơn vị vừa và lớn , hình thức này rất khó áp dụng. Hệ thống sổ chỉ tiết của phơng thức này tách rời hệ thống sổ tổng hợp.
Sơ đồ 1.6 Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo–
Hình thức Nhật ký sổ cái– Chứng từ gốc: Hóa đơn,
phiếu nhập, phiếu xuất…
Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết NVL Nhật ký – Sổ cái TK 152 Bảng tổng hợp N – X - T Báo cáo Tài chính
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
1.2.6.2.2 Hình thức Nhật ký chung
Tổ chức hạch toán theo hình thức này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, khối lợng công việc kế toán ít. Nhng ghi chép trùng lắp trên một dòng, khó phân công lao động kế toán, và chỉ mở đợc số lợng tài khoản ít. ở đơn vị vừa và lớn , hình thức này rất khó áp dụng. Hệ thống sổ chỉ tiết của phơng thức này tách rời hệ thống sổ tổng hợp.
Hình thức sổ này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, thích hợp doanh nghiệp lớn có điều kiện cơ giới hoá. Song do sử dụng riêng sổ nhật ký và sổ cái nên khối lợng ghi chép còn trùng lặp.
Sơ đồ 1.7 Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo–
Hình thức Nhật ký chung
Chứng từ gốc: Hóa đơn, phiếu nhập kho, xuất kho .…
Nhật ký mua
hàng Sổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết NVL
Bảng cân đối
số phát sinhBáo cáo Tài Bảng tổng hợp N – X - T chính
Sổ Cái TK 152 (TK 611)
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
1.2.6.2.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ
Giống nh hình thức nhật ký chung, hình thức chứng từ ghi sổ ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên hai loại sổ, tách rời việc hạch toán chi tiết với hách toán tổng hợp. Việc hạch toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ đợc thực hiện trên các chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ .
Hình thức này phù hợp với mọi loại hình, đặc diểm kinh doanh của doanh nghiệp, dễ làm, dế kiểm tra đối chiếu, dễ phân công khối lợng công việc đều trong tháng. Tuy nhiên, việc ghi chép sổ thờng trùng lắp, làm tăng khối lợng ghi chép chung và dễ gây nhầm lẫn, khối lợng công việc nhiều.
Sơ đồ 1.8 Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo–
Hình thức Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc: Hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất…
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng cân đối số phát sinh Sổ Cái TK 152 Bảng tổng hợp N – X – T NVL
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiêm tra
1.2.6.2.4 Hình thức Nhật ký Chứng từ–
Hình thức hạch toán kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản trên nhật ký chứng từ. Phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên nhật ký chứng từ. Hình thức này theo dõi việc hạch toán nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ trên nhật ký chứng từ, sổ chi tiết và các bảng kê, bảng phân bổ.
Hình thức nhật ký chứng từ kế thừa u điểm của các hình thức ghi sổ ra đời trớc đó. Đây là hình thức này có chuyên môn hoá cao, khối lợng ghi chép giảm đi đáng kể. Mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng và ban hành thống nhất tạo kỷ cơng cho việc ghi chép sổ sách, dảm bảo cung cấp thông tin và lập báo cáo kịp thời. Tuy nhiên, hình thức này có kết cấu, qui mô, loại sổ phức tạp. Do vậy, có khó khăn trong việc cơ giới hoá máy tính và xử lý sổ liệu.
Hình thức này phù hợp các loại hình doanh nghiệp phức tạp, quy mô lớn, những đơn vị có trình độ quản lý và kế toán cao, có nhu cầu chuyên môn hoá sâu lao động kế toán thủ công.
Sơ đồ 1.9 Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo–
Hình thức Nhật ký chứng từ– Chứng từ gốc: Hóa đơn, phiếu nhập .… Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6… NKCT số 7Sổ Cái TK 152 Báo cáo Tài
chính Báo cáo Tài
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Sổ chi tiết
TK 331 NKCT số 1, 2, 3, … chi tiết NVLSổ kế toán
Bảng tổng hợp N-X-T Bảng kê
số 3 NKCT số 5
Chơng 2