- Nồi hơi đốt than 2.000/h
Phiếu xuất kho
2.2.4 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Kế toán chi tiết NVL đợc thực hiện song song giữa kho và phòng kế toán. Để quản lí tình hình biến động NVL, phơng pháp kế toán chi tiết đợc Công ty áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất do phòng kế hoạch lập.
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất
tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Khi nhận đợc chứng từ nhập xuất NVL thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lí hợp lệ của chứng từ đó rồi tiến hành nhập xuất NVL, ghi phiếu nhập xuất vào phiếu nhập, phiếu xuất NVL. Cuối ngày phân loại chứng từ để ghi thẻ kho. Mỗi thứ NVL đợc ghi vào một tờ thẻ, mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên tờ thẻ theo ngày chứng từ và số chứng từ. Căn cứ vào phiếu nhập xuất kho ghi cột nhập, căn cứ vào phiếu xuất ghi vào cột xuất. Sau mỗi lần nhập, xuất thủ kho tính ra số tồn kho và ghi vào cột tồn. Cuối tháng thủ kho tính ra số tổng nhập, xuất của từng thứ NVL trên thẻ kho theo công thức:
Số tồn kho cuối tháng = Số tồn kho đầu tháng + Số nhập trong tháng - Số xuất kho trong tháng Tại phòng kế toán:
Kế toán sử dụng sổ chi tiết NVL để theo dõi chi tiết từng thứ NVL theo cả số l- ợng và giá trị, mỗi thứ đợc viết trên một tờ sổ, cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết NVL để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Khi nhận đợc chứng từ nhập xuất NVL ở từng kho, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lí hợp pháp của chứng từ. Kế toán ghi sổ chi tiết cả chỉ tiêu số lợng và giá trị. Khi nhận đợc phiếu nhập kho, xuất kho kế toán căn cứ vào số lợng và đơn giá tính ra số tiền và ghi vào sổ chi tiết.
Cuối tháng kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết NVL và thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng, nếu số lợng khớp nhau thì kế toán trởng tiến hành lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn căn cứ vào số liệu dòng tổng hợp trên sổ chi tiết NVL, đồng thời với việc ghi vào thẻ kho thủ kho tiến hành chuyển các chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán sau khi xem xét kiểm tra các chứng từ nh phiếu nhập, phiếu xuất thấy hợp lệ, kế toán ghi vào sổ chi tiết số 2 theo từng phiếu nhập, cuối mỗi tháng kế toán cộng từng loại vật liệu về số lợng và giá trị theo từng loại NVL để vào sổ chi tiết nhập – xuất – tồn.
Tại Công ty TNHH Nhà nớc một thành viên Cơ khí Quang trung NVL xuất dùng chủ yếu cho sản xuất sản phẩm, cho sửa chữa, cho bộ phận quản lí doanh nghiệp.
Ví dụ về các sổ chi tiết NVL và sổ chi tiết tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn:
* Sổ chi tiết vật liệu
- Căn cứ vào số d cuối kỳ tháng trớc trên Sổ chi tiết vật liệu (Tên vật t : Động cơ điện 3 pha 15kW-1500v/ph) để ghi vào dòng số d đầu kỳ tháng này là:
Số lợng : 8 chiếc
Thành tiền : 28.880.000 đ
- Căn cứ vào các chứng từ nhập nh Phiếu nhập kho và Thẻ kho của vật liệu để ghi vào các dòng số phát sinh trong tháng là
+ Nhập : Số lợng 2 chiếc
Thành tiền 7.220.000 đ
+ Xuất : Số lợng 6 chiếc
Thành tiền 21.660.000 đ
Số lợng : 4 chiếc
Thành tiền : 14.440.000 đ
* Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn– –
- Cơ sở lập : Căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu và các chứng từ có liên quan - Phơng pháp ghi :
+ Cột đầu tháng : Lấy số d cuối tháng trớc của bảng kê tháng trớc chuyển sang theo dòng của từng thứ vật t (VD : Số d cuối tháng trớc của Động cơ điện 3 pha là 28.880.000 đ)
+ Cột xuất trong tháng : Căn cứ vào dòng tổng cộng ở cột xuất trong tháng của sổ chi tiết vật liệu (VD : Xuất trong tháng của Động cơ điện 3 pha là 21.660.000 đ)
+ Cột nhập trong tháng : Căn cứ vào dòng tổng cộng ở cột nhập trong tháng của sổ chi tiết vật liệu (VD : Nhập trong tháng của Động cơ điện 3 pha là 7.220.000 đ)
+ Cột tồn cuối tháng : Lờy số tồn cuối tháng của từng sổ chi tiết NVL để ghi (VD : Tồn cuối tháng của Động cơ điện 3 pha là 14.440.000 đ)
+ Dòng cộng : Cộng dồn từ trên xuống ở cột Nhập và Xuất. Còn cột tồn tính t- ơng tự nh ở Sổ Chi tiết
2.2.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
* NVL liên quan đến nhiều quy trình hoạt động của quá trình hoạt động sản
xuất kinh doanh, do đó bên cạnh những TK phản ánh NVL, kế toán NVL còn sử dụng rất nhiều các tài khoản ở các phần hành khác.
TK 152 Nguyên liệu, vật liệu: TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại NVL tại doanh nghiệp.
TK này mở 5 TK cấp 2: TK 1521 - Nguyên vật liệu chính TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ TK 1523 - Nhiêu liêu
TK 1524 - Phụ tùng thay thế TK 1528 - Phế liệu thu hồi
Ngoài ra còn có các TK liên quan khác: TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 141: Tạm ứng
TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ TK 331: Phải trả cho ngời bán
.. …
* Ngoài các tài khoản sử dụng trên, kế toán NVL còn sử dụng một số loại sổ
sách sau:
- Bảng kê số 3, 4, 5, 6 - Bảng phân bổ số 2
- Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 7, 10 - Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng - Sổ cái TK 152, 331…
2.2.5.1 Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập kho
Do nhu cầu thị trờng ngày càng lớn về mọi mặt, cơ chế thị trờng cạnh tranh cao nên công ty có nhu cầu loại vật liệu công cụ dụng cụ nào là khách hàng đáp ứng ngay và chuyên chở đến tận công ty nên công ty không có trờng hợp hoá đơn về mà hàng cha về. Do đó, hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty không sử dụng tài khoản 151- Hàng đang đi đờng
Trờng hợp mua ngoài cha thanh toán:
Đây là nghiệp vụ thờng xuyên phát sinh nhất trong giai đoạn cung cấp của công ty. Để hạch toán nghiệp vụ này, công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với ng- ời bán - TK 331 và nhật ký chứng từ số 5.
Việc theo dõi ghi chép trên sổ chi tiết số 2 đợc thực hiện theo nguyên tắc:
Dựa vào hoá đơn đơn vị bán gửi đến và phiếu nhập kho kế toán ghi vào Sổ
chi tiết thanh toán với ngời bán theo từng phiếu nhập của ngời bán. Mỗi chứng từ
thanh toán đợc ghi một dòng theo thứ tự thời gian nhận chứng từ, mỗi nhà cung cấp đợc mở riêng một trang sổ. Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc ghi vào cuối tháng trên cơ sở các chứng từ đã tập hợp đợc.
Cơ sở số liệu và phơng pháp ghi sổ là:
- Số d đầu tháng: đợc chuyển từ số d cuối tháng trớc sang ghi d nợ, ghi có cho phù hợp.
- Phần diễn giải : ghi nghiệp vụ nhập vật liệu ( tên vật liệu, mã hiệu quy cách, .. ) và các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán. Kế toán phải đối chiếu giá mua, thuế GTGT trên hoá đơn GTGT với tổng giá trị nhập vật t, công cụ dụng cụ trên phiếu nhập và giá cả thoả thuận giữa hai bên. Mỗi nghiệp vụ phát sinh đợc ghi một dòng.
- Phần ghi Nợ TK 331: căn cứ vào các chứng từ thanh toán với ngời bán nh phiếu chi tiền mặt, giấy uỷ nhiệm chi bàng giấy báo cuả ngân hàng, sét cắt từ ngân hàng, giấy báo giảm giá hàng mua.
- Số d cuối tháng: căn cứ vào số d đầu tháng, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có tính ra số d cuối kỳ: Số d cuối tháng = Số d đầu tháng + Số phát sinh có - Số phát sinh nợ
Cuối tháng, kế toán cộng từng trang sổ theo dõi tình hình thanh toán với từng dơn vị bán và chuyển số liệu tổng cộng vào NKCT số 5 ( bảng 6 )
*NKCT số 5 đợc mở để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với ngời
cung cấp vật t, hàng hoá, tạp vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp. Mỗi nhà cung cấp đợc ghi một dòng trên sổ NKCT số 5 .
Ph
ơng pháp ghi:
- Số d đầu tháng: số liệu lấy từ cột số d cuối tháng của NKCT số 5 tháng trớc. Số d nợ phản ánh sổ tiền công ty ứng trớc tiền cho ngời bán. Số d có phản ánh số tiền công ty còn nợ ngời bán.
- Số phát sinh: phần ghi Có, Nợ TK 331 lấy số liệu tổng cộng ở sổ chi tiết.
- Căn cứ vào số d đầu tháng , số phát sinh trong tháng để tính số d cuối tháng của từng ngời bán.
Cuối tháng, kế toán khoá sổ NKCT số 5, xác định tổng sổ phát sinh Có TK 331 đối ứng với TK 152,153 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi sổ C ái TK 152, TK 153. (bảng 7)
Trờng hợp mua bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng:
Đối với các loại nghiệp vụ này, kế toán doanh nghiệp vẫn phải phản ánh qua tài khoản TK 331 nh nghiệp vụ mua chịu, sau đó hạch toán nghiệp vụ thanh toán.
Nghiệp vụ mua hàng bằng tiền mặt rất ít phát sinh. Phần lớn chúng chỉ xuất hiện khi công ty mua những loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ gáo giá trị ít, hoặc nhà cung cấp mới.
Định kỳ , 2 đến 5 ngày, kế toán tiền mặt( kế toán ngân hàng ) tập hợp các chứng từ để ghi vào nhật ký- chứng từ số 1. Cuối tháng, kế toán tiền mặt tính ra tổng số tiền thanh toán để lên sổ cái.
Nghiệp vụ mua hàng bằng tiền gửi ngân hàng xảy ra với tần suất lớn hơn,
chủ yếu là thanh toán với nhà cung cấp thờng xuyên
Nghiệp vụ này hạch toán tơng tự nh nghiệp vụ mua hàng bằng tiền mặt. Định kỳ 2 ngày, kế toán ngân hàng tập hợp các chứng từ để ghi vào NKCT số 2 Tr-
ờng hợp mua ngoài thanh toán bằng tạm ứng cũng tơng tự nh mua ngoài thanh
toán bằng tiền gửi ngân hàng hay bằng tiền mặt. Khi tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền, báo cáo quỹ, .. kế toán ghi sổ chi tiết TK 141 “Tạm ứng”. Số chi tiết TK 141 đợc mở trong từng năm và mỗi đối tợng tạm ứng đợc phản ánh trên một trang, mỗi nghiệp vụ tạm ứng đợc phản ánh trên một dòng
Cuối tháng, kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu để ghi vào NKCT số 10.NKCT số 10 đợc mở tơng ứng cho từng tài khoản.
2.2.5.2Trình tự nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Công ty vận dụng phơng pháp tính giá sau mỗi lần nhập để tính giá xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Theo phơng pháp này , sau mỗi lần nhập kho, căn cứ vào số lợng và giá trị vật liệu , công cụ dụng cụ nhập, máy tính sẽ tính ra giá đơn vị bình quân xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Chơng 3