3.6.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Công ty than Quang hanh là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất kinh doanh lớn và có rất nhiều đơn vị thành viên đóng tại các địa phơng. Trong điều kiện nh vậy, để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện công tác kế toán và phân tích kinh doanh, Công ty đã tiến hành phân cấp tổ chức kế toán. Theo đó, kế toán tại trụ sở điều hành của Công ty và kế toán tại các đơn vị thành viên đều có sổ sách kế toán và bộ máy nhân sự tơng ứng. Tuy nhiên, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh tại từng đơn vị thành viên phụ thuộc vào sự phân cấp của Công ty, một số đơn vị cha có đầy đủ điều kiện về tổ chức quản lý và kinh doanh một cách tự chủ. Vì vậy mà đơn vị thành viên trực thuộc đều hạch toán không đầy đủ theo sự phân cấp của Công ty và theo tính chất công việc cụ thể. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung, nửa phân tán.
Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán TSCĐ XDCB Nguồn vốn. Kế toán thanh toán Kế toán tiền lư ơng Bảo hiểm xã hội Kế toán CP giá vốn tiêu thụ Kế toán Thuế Kế toán Công nợ Kế toán Vật tư, hàng hoá Thủ quỹ kiêm thống kê Kế toán tổng hợp
Sơ đồ 3.14: Tổ chức bộ máy kế toán
−Bộ máy kế toán tại Văn phòng Công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mu. Phòng kế toán của Công ty gồm kế toán trởng (kiêm trởng phòng kế toán), 1 phó phòng kế toán và 9 kế toán viên đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau (theo sơ đồ trên Tên công ty: Công ty than quang hanh
3.5.1.1. Đặc điểm công tác kế toán TSCĐ tại công ty
Kế toán chi tiết: thẻ TSCĐ, sổ chi tiết tăng ( giảm ) TSCĐ.
- Bảng kê số 4, 5 ,6 đợc căn cứ từ chứng từ khấu hao TSCĐ ( các bảng kê này dùng để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ ).
- Các nhật ký chứng từ:
+ Ghi tăng TSCĐ: căn cứ vào số phát sinh có của các TK thuộc NKCT số 1, 2, 3, 4, 5, 10, đối ứng Nợ các TK 211, 212, 213.
+ Ghi giảm TSCĐ: đợc phản ánh trên NKCT số 9 + Khấu hao TSCĐ:
Khấu hao tăng: đợc phản ánh trên NKCT số 7 Khấu hao tăng: đợc phản ánh trên NKCT số9
- Sổ cái TK 211, 212, 213, 214: sổ này mở cho cả năm và riêng cho từng TK, số liệu căn cứ từ các NKCT liên quan. Sau khi đối chiếu với số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ thì số liệu trên các sổ cái này đ- ợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Chứng từ tăng giảm và khấu hao TSCĐ
Kiểm tra đối chiếu Ghi định kỳ
Ghi hàng ngày
Sơ đồ 3.15: sơ đồ tổ chức kế toán TSCĐ theo hình thức NKCT
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nh biên bản bàn giao TSCĐ, biên bản thanh lý hay biên bản sửa chữa TSCĐ số 1, 2 với tr… ờng hợp tăng tài sản và NKCT số 9 với tổng tài sản cố định giảm hoặc bảng kê 4, 5, 6. Đồng thời kế toán tiến hành ghi vào thẻ TSCĐ, từ thẻ đa lên sổ chi tiết TSCĐ. Định kỳ cuối tháng căn cứ vào bảng kê để ghi sổ nhật ký chứng từ, bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ.
Từ sổ nhật ký chứng từ phân loại các loại but toán theo nội dung chuyển ghi vào sổ cái. Sổ cái đợc mở cho cả năm, đồng thời tiến hành kiểm tra, đối chiếu sự NKCT số 1,2,5,10… NKCT số 9 Bảng kê 4,5,6 Thẻ TSCĐ NKCT số 7 Sổ chi tiết TSCĐ
sổ cái TK 211, 212, 213, 214 Bảng tổng hợp chi phí tiết tăng, giảm TSCĐ
chính xác số liệu trên sổ cái và trên bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ cho thật khớp. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chi tiết trong sổ nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính thể hiện ở sơ đồ (3.15)
* Vận dụng chế độ kế toán
Chế độ kế toán áp dụng: Theo quyết định số 1411/QĐ/TC/CĐKC ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính và các văn bản hớng dẫn sử đổi, bổ xung của chế độ kế toán Việt Nam.
Theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với quy định chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành áp dụng cho Tập đoàn than khoáng sản Việt Nam đ- ợc ban hành theo QĐ 1195 ngày 25/10/2001 và QĐ 1895 ngày 6/9/2005 của HĐQT than Việt Nam.
- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ
- Phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng: theo phơng pháp khấu trừ . - Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ 01/01 kết thúc vào ngày 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng : Việt Nam đồng (VND). Các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh bằng ngọai tệ khác đợc quy đổi về Việt Nam Đồng theo tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm báo cáo. Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ và cuối kỳ xử lý theo thông t 144TC/TCDN ngày 8/7/1999 của Bộ tài chính.
- Phơng pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho: Giá trị TSCĐ đợc tính theo nguyên giá và hao mòn lũy kế. Khấu hao cơ bản của TSCĐ đợc xác định theo phơng pháp đờng thẳng. Tỷ lệ khấu hao cơ bản đựơc xác định theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính.
- Phơng pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho của công ty than Quang Hanh là phơng pháp kê khai thờng xuyên. Giá trị hàng tồn kho đợc tính theo công văn hớng dẫn lập báo cáo của Tập đoàn.
3.5.1.1.1. Vận dụng chế độ báo cáo
Công ty tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán theo đúng “ Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp “ ban hành theo quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp bao gồm 4 mẫu biểu mẫu báo cáo :
- Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01-DN
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, mẫu số B02s-DN - Báo cáo lu chuyển tiền tệ, mẫu số B03-DN
- Thuyết minh báo cáo tài chính mẫu số B09-DN
Các báo cáo tài chính của công ty đợc lập theo tháng, quý, năm. Thời hạn gửi báo cáo tài chính chậm nhất là 20 ngày kể từ ngày kết thúc quý, còn đối với báo cáo tài chính năm nộp chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc tài chính năm. Công ty phải gửi báo cáo tài chính cho cơ quan tài chính, cục thuế, cơ quan thống kê.
Ngoài số lợng biểu mẫu bắt buộc trong thuyết minh báo cáo tài chính, công ty còn phải lập thêm các mẫu biểu khác nhau mang tính chất nội bộ theo quy định của tập đoàn cũng nh phục vụ cho việc quản lý của công ty: Các báo cáo phản
ánh tình hình quản lý, sử dụng TSCĐ (báo cáo tăng giảm và hao mòn TSCĐ; báo cáo tình hình quản lý; báo cáo nguồn vốn kinh doanh…
3.5.2. Tình hình thực tế công tác kế toán TSCĐ tại công ty than Quang Hanh Hanh
3.6.1.1. Đặc điểm tài sản cố định tại công ty
TSCĐ của công ty than Quang Hanh, ngoài các đặc điểm chung của TSCĐ nh : giá trị lớn ( trên 10.000.000đ ), thời gian sử dụng lâu dài ( trên một năm), tham gia vào nhiều chu trình sản xuất, bị hao mòn và đợc chuyển dần giá trị vào giá thành sản phẩm còn có một số đặc điểm riêng nh… sau:
a. Đặc điểm về chủng loại TSCĐ
Công ty sử dụng công nghệ khai thác bao gồm cả lộ thiên và hầm lò. Trong đó khai thác hầm lò là chủ yếu ( chiếm 90% sản lợng). Ưng với mỗi công nghệ là các khâu, công đoạn khác nhau đòi hỏi phải trang bị những TSCĐ tơng ứng. Vì thế, TSCĐ tại công ty rất đa dạng và phong phú, khác nhau về chủng loại ( gồm trên 500 loại khác nhau, đợc chia làm 6 nhóm ), giá trị tài sản, thời gian sử dụng, đặc điểm kỹ thuật. Điều này ảnh hởng nhiều đến việc quản lý, hạch toán TSCĐ cũng nh chính sách khâu hao TSCĐ.
b. Đặc điểm về tình trạng kỹ thuật của TSCĐ
Do đặc thù của ngành than nứơc ta là thừa ởng một số phơng tiện kỹ thuật cũ từ những năm 80 của thế kỷ trớc để lại, nên các TSCĐ thơng rất cũ, lạc hậu và gần hết khấu hao. Một số TSCĐ đã hết khấu hao từ lâu và đợc công ty sửa chữa lớn và vẫn đợc sử dụng. Xu hớng khá phổ biến của các doanh nghiệp trong ngành hiện nay là đầu t mở rộng sản xuất , do đó TSCĐ sẽ có xu hớng gia tăng cả về số lợng , giá trị và năng lực sản xuất.
Đối với công ty than Quang hanh, TSCĐ trong những năm gần đây tăng đáng kể chủ yếu là các loại máy móc thiết bị sản xuất và các đờng lò chuẩn bị, lò khai thác Điều này cho thấy xu h… ớng phát triển mở rộng sản xuất của công ty. Nh vậy phơng pháp quản lý, sử dụng và hạch toán TSCĐ sẽ có sự cải tiến cho phù hợp và tập trung nhiều hơn vào việc quản lý hiệu quả, khoa học các TSCĐ, kể cả ngay từ quyết định đầu t và trong suốt quá trình sử dụng tài sản.
c. Đặc điểm về quản lý và đầu t TSCĐ.
Với t cách là một thành viên của Tập Đoàn than khoáng sản Việt Nam, TSCĐ của công ty chủ yếu đợc đầu t trên cơ sở vốn của tập đoàn giao cho công ty quản lý và sử dụng. Việc theo dõi, quản lý và thu hồi vốn đầu t thông qua hình thức khấu hao TSCĐ cũng chủ yếu đợc thực hiện theo văn bản hớng dẫn của Bộ tài chính và Tập đoàn. Nh vậy, việc tổ chức quản lý và đầu t TSCĐ không hoàn toàn là chủ động của công ty mà còn chịu sự chi phối của việc tổ chức quản lý cũng nh chiến thuật phát triển chung của tập đoàn.
3.6.1.2. Phân loại TSCĐ của công ty
Công ty tiến hành phân loại TSCĐ theo công dụng, theo nguồn hình thành và phan loại theo mục đích sử dụng để tiện cho công tác quản lý và hạch toán TSCĐ.
a. Phân loại TSCĐ theo công dụng gồm:
- Nhóm nhà cửa , vật kiến trúc: nhà trọ, trụ sở làm việc, bến bãi , cầu, cống, lò xuyên vỉa…
- Nhóm máy móc thiết bị: thiết bị công tác, dây truyền công nghệ, thiết bị động lực, máy móc thiết bị…
- Nhóm phơng tiện vận tải, thiết bị đông lực: máng cào, tời, xe nâng hành, song loan, tàu điện…
- Nhóm thiết bị, dụng cụ quản lý: máy vi tính, may fax, thiết bị điện tử, máy thủy chuẩn…
- Nhóm TSCĐ vô hình: phần mền tin học
- Nhóm TSCĐ khác, TSCĐ thuê tài chính: băng tải, bơm nhiều cấp, cấp liệu mở cục…
b. Phân loại theo nguồn hình thành: (trích số liệu tháng 9/2007)
TT Chi tiờu Tổng số
Chia theo nguồn hỡnh thành
Ngõn sỏch Tự bổ xung Nguồn vay A Nguyờn giỏ TSCĐ 371.106.531.062 11.027.769.495 4.811.424.383 355.267.337.184
1 Số đầu năm