Nhật ký chứng từ
3.6.2.8.1. Thủ tục và chứng từ kế toán
Cũng giống nh trờng hợp mua sắm mới, đầu t TSCĐ, khi phát sinh nhu cầu sửa chữa lớn TSCĐ, đầu tiên bộ phận quản lý sử dụng phải có công văn đề nghị lên Giám đốc Công ty, Giám đốc sẽ giao nhiệm vụ cho tổ t vấn về giá của Công ty (là các trởng phòng: Kỹ thuật an toàn, Kế toán tài chính, phòng Thiết kế và đầu t) đảm nhiệm việc giám định tình trạng kỹ thuật của TSCĐ hiện tại và lựa chọn nhà thầu sửa chữa. Sau các phòng trên phải có “Tờ trình” lên Giám đốc Công ty, trong tờ trình phải nêu lên giá trị dự toán của công trình (kèm theo Bảng tổng hợp giá trị dự toán). Căn cứ vào đây, Giám đốc Công ty mới có quyết định chính thức về việc phê duyệt dự toán công trình sửa chữa. Riêng tr- ờng hợp sửa chữa nhỏ TSCĐ, các phòng ban tự quyết định việc sửa chữa tài sản khi cần thiết.
Các chứng từ sử dụng trong hạch toán sửa chữa TSCĐ là: −Hợp đồng sửa chữa
−Tờ trình về dự toán sửa chữa lớn TSCĐ −Bảng tổng hợp giá trị dự toán
−Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành
−Bảng tổng hợp giá trị quyết toán công trình sửa chữa lớn hoàn thành
Ví dụ: nghiệp vụ sửa chữa nhà kho Công ty (từ ngày10/11/2007 đến 25/11/2006) do Công ty Xây dựng VINACONEX nhận thầu. Đầu tiên, ngày 7/11/2007, thủ trởng cơ quan Văn phòng Công ty gửi Tờ trình số 640/TT-VP
lên Giám đốc Công ty Hoá chất mỏ về việc xin duyệt dự toán sửa chữa TSCĐ công trình nhà kho Công ty. Ngày 10/11/2007, hội đồng t vấn về giá của Công ty họp và gửi Tờ trình về việc thẩm định thủ tục dự toán sửa chữa TSCĐ lên Giám đốc Công ty, đồng thời gửi kèm Bảng tổng hợp giá trị dự toán công trình sửa chữa nhà kho Công ty.
Công ty than quang hanh cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Namã
Phòng KTAT, KTTC, TK&ĐT Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2007
Tờ trình
V/v thẩm định thủ tục dự toán sửa chữa TSCĐ
Tên công trình: sửa chữa nhà kho Công ty
−Căn cứ kế hoạch sửa chữa TSCĐ đã đợc Công ty phê duyệt
−Căn cứ Tờ trình 640/TT-VP ngày 7/11/2007 của Văn phòng Công ty thanQuang Hanh V/v xin phê duyệt dự toán sửa chữa nhà kho Công ty
Sau khi 3 phòng đã kiểm tra xem xét hồ sơ dự toán sửa chữa công trình nói trên, chúng tôi nhận thấy:
1.Về thủ tục: phù hợp với quy định hiện hành của Công ty
2.Về khối lợng: khối lợng đợc thực hiện đa vào sửa chữa phù hợp với Biên bản giám định trong hồ sơ dự toán
3.Về giá trị: các phòng đã kiểm tra xin đề nghị 53.819.218 đồng (giá đã bao gồm thuế GTGT 5%).
Kính trình Giám đốc Công ty phê duyệt giá trị dự toán sửa chữa công trình là:
Năm mơi ba triệu, tám trăm mời chín nghìn, hai trăm mời tám đồng
Phòng KTTC Phòng TK&ĐT Phòng KTAT
Sau đó, Công ty Hoá chất mỏ và Công ty Xây dựng VINACONEX tiến hành ký kết hợp đồng. Khi công trình hoàn thành bàn giao, các bên tổ chức giao nhận, nghiệm thu công trình và tiến hành thanh lý hợp đồng. Lúc này, hội đồng giá của Công ty phải trình Bảng tổng hợp giá trị quyết toán lên Giám đốc xin xét duyệt. Khi đó, kế toán mới tiến hành ghi sổ phản ánh nghiệp vụ sửa chữa này.
Bảng tổng hợp giá trị quyết toán
Công trình: sửa chữa nhà kho Công ty
Nội dung Hệ số Thành tiền