IV. Các nhân tố ảnh hởng đến hoạt động bán hàng ở doanh nghiệp thơng mại.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty.
Để thực hiện tốt mục tiêu chiến lợc kinh doanh trớc mắt cũng nh lâu dài thì tổ chức bộ máy của công ty phải hợp lý và hoàn thiện đáp ứng đợc yêu cầu kinh doanh thực tại. Một bộ máy tốt sẽ quyết định đến sự thành công của công ty trên thơng trờng, sẽ khuyến khích lao động trong công ty làm việc có chất lợng và năng suất cao. Hiện nay cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty nh sau:
Biểu 4: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty thực phẩm Miền Bắc. Giám đốc
Phó giám đốc
kinh doanh. Phó giám đốc phụ trách sản xuất. Phòng kế hoạch. Phòng tổ chức hành chính. Phòng kế toán. Phòng kinh doanh. Phòng kỹ thuật. Các xí nghiệp sản xuất. Các cửa hàng. XN bánh quy. Các chi nhánh. Các khách sạn. Phó giám đốc xuất nhập khẩu.
Đứng đầu công ty là giám đốc Lê văn Bằng do bộ Thơng mại bổ nhiệm. Giám đốc điều hành Công ty theo chế độ một thủ trởng và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh trớc pháp luật, trớc bộ Thơng mại và tập thể cán bộ công nhân viên về việc tồn tại và phát triển của công ty cũng nh mọi hoạt động kinh doanh. Nó bao gồm những công việc cụ thể sau: ký kết hợp đồng lớn, thế chấp vay vốn, tuyển dụng nhân viên bố trí sắp xếp lao động... Ngoài ra giám đốc còn phải chịu trách nhiệm trong việc tổ chức bộ máy quản lý, mạng lới kinh doanh cho phù hợp với nhiệm vụ của công ty và phân cấp quản lý của Bộ.
Cùng với giám đốc, các phó giám đốc quản lý mọi mặt hoạt động kinh doanh của công ty, sắp xếp lại bộ máy cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ nhằm đạt đợc những hiệu quả kinh tế cao, xây dựng và xét duyệt các phơng án, ký hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu, hợp đồng mua bán vật t... theo đúng chế độ chính sách của nhà nớc và thông lệ quốc tế.
* Phòng kinh doanh: Là phòng chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh ở thị trờng trong nớc và nớc ngoài, lên kế hoạch nhập, xuất hàng hoá. Phòng kinh doanh tham mu giám đốc về:
+ Lên kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty dựa trên thông tin của phòng kế hoạch thị trờng.
+ Nghiên cứu thị trờng xuất nhập khẩu và lập phơng án xuất nhập khẩu, tổ chức mạng lới tiêu thụ hàng hoá trên toàn quốc, đặc biệt là ở các tỉnh phía Bắc.
+ Nghiên cứu và tìm kiếm các biện pháp mở rộng thị trờng trong nớc và ngoài nớc.
+ Nghiên cứu tìm kiếm biện pháp thúc đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hoá của Công ty.
+Tham mu cho giám đốc về các hợp đồng xuất nhập khẩu, thực hiện kế hoạch do công ty giao , tham gia các hoạt động phối hợp chung của công ty.
+ Tổ chức các nguồn hàng nội địa, quan hệ chặt chẽ với các nhà sản xuất ngành hàng thực phẩm.
+ Có trách nhiệm đổi mới nâng cấp mạng lới kho, cửa hàng. * Phòng kế toán: ở công ty, phòng kế toán có các nhiệm vụ chính sau:
+ Viết phiếu xuất kho, lập sổ kế toán, theo dõi về lợng hàng nhập kho, xuất kho, tồn kho, tổng hợp các số liệu từ các đơn vị của Công ty gửi đến, có trách nhiệm hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Nộp thuế cho nhà nớc theo quy định và báo cáo tình hình tài chính cho giám đốc.
+ Quản lý toàn bộ nguồn vốn, các tài liệu số liệu về kế toán tài chính, quyết toán tổng kiểm kê tài sản hàng năm theo định kỳ của nhà nớc.
+ Báo cáo về tài chính lên cơ quan cấp trên và nộp các khoản thuế cho nhà nớc theo quy định.
+ Tính toán các thơng vụ kinh doanh của các đơn vị, cơ sở trực thuộc đa ra các phơng án khả thi để bảo lãnh vay vốn ngân hàng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản lý chi tiết hợp lý và có hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ.
+ Kiểm tra các hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong công ty qua hoạt động tài chính.
+ Hàng tháng hoặc quý tổ chức quyết toán, khi cần thiết thì tiến hành thanh tra tài chính đối với các thành viên trong Công ty.
+ Làm thủ tục thanh lý và quản lý tốt tiền mặt, điều phối vốn trong công ty. + Bảo toàn và phát triển vốn tăng nhanh vòng quay của vốn.
* Phòng kế hoạch thị trờng.
+ Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm từ các số liệu báo các định kỳ của các bộ phận khác trong công ty, từ tình hình thực tế của thị tr- ờng, xây dựng phơng hớng phát triển sản xuất kinh doanh và kế hoạch dài hạn.
+ Điều tiết kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng quý, hàng năm theo nhu cầu trên thị trờng, điều tiết kế hoạch vận chuyển hợp lý.
+ Có kế hoạch cung ứng vật t cho các đơn vị theo kế hoạch.
+ Có trách nhiệm về chất lợng và bảo quản vật t trong kho, quản lý tốt các kho của công ty.
+ Nghiên cứu và tìm kiếm các cơ hội kinh doanh cả những mặt hàng truyền thống lẫn mới để trình giám đốc và quyết định đầu t kinh doanh.
* Phòng kỹ thuật.
Tham mu cho giám đốc về máy móc kỹ thuật cho các dây chuyền, bộ phận sản xuất của công ty, xác định việc sửa chữa khôi phục mới máy móc thiết bị, nghiên cứu hình thức mẫu mã, bao bì của sản phẩm.
* Phòng tổ chức hành chính. Có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
+ Tổ chức nhân sự, tổ chức bộ máy quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác quản lý hồ sơ của cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Cân đối tiền lơng, tuyển lao động ngắn hạn và dài hạn, điều chỉnh lao động giữa các đơn vị giải quyết, quyết định cho cán bộ công nhân viên về hu, mất sức, kỷ luật, thôi việc...
+ Căn cứ vào chế độ chính sách của nhà nớc để giải quyết các vấn đề cụ thể về chế độ bảo hộ lao động, quỹ tiền lơng hàng năm, quy chế hoá các nguyên tắc trả lơng, tiền thởng, xác định đơn giá tiền lơng, xác định định mức lao động.
+ Tuyển dụng lao động, đào tạo nâng bậc công nhân, bồi dỡng các cán bộ quản lý tổ chức ,hớng dẫn các đoàn tham gia thực tập.
Nh vậy về mặt tổ chức bộ máy của công ty nh trên là tơng đối hợp lý trong giai đoạn hiện nay. Một mặt cơ cấu tổ chức vẫn giữ nguyên chế độ một thủ tr- ởng, chỉ có giám đốc là ngời có quyền ra quyết định đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, mặt khác phát huy đợc sự giúp đỡ của các phòng ban trong việc ra quyết định, đồng thời hớng dẫn t vấn kiểm tra đối với các đơn vị thực hiện quyết định nh xí nghiệp sản xuất, các chi nhánh, các trạm kinh doanh thực phẩm.