II. Một số giải pháp Marketing nhằm nâng cao chất lợng dịch vụ thơng mại do VINEXAD tổ chức.
3.Hoàn thiện quy trình tổ chức.
Quy trình tổ chức hội chợ thơng mại ảnh hởng rất lớn đến quy trình tham gia của các doanh nghiệp. Nó ảnh hởng quyết định đến chất lợng dịch vụ tổ chức hội chợ thơng mại.
Quy trình tổ chức gồm các bớc sau:
Công ty cần phải tổ chức tốt công tác nghiên cứu thị trờng để chọn chủ đề cho hội chợ triển lãm đợc thích hợp, tránh trùng lặp giữa các hội chợ, loại bỏ những hội chợ không hiệu quả, tập trung tổ chức các hội chợ mục tiêu thu hút nhiều doanh nghiệp tham gia. Để tiến hành tốt các cuộc nghiên cứu này công ty cần có một bộ phận Marketing riêng biệt có nhiệm vụ triển khai thực hiện. Đồng thời với việc thành lập bộ phận Marketing này là việc đầu t trang thiết bị phục vụ cho các cuộc nghiên cứu. Việc nghiên cứu thị trờng cũng có thể nhằm mục đích tìm hiểu thị trờng phục vụ cho nhu cầu của khách hàng. Các doanh nghiệp tham gia luôn có nhu cầu rất lớn về các thông tin liên quan đến thị trờng. Ngay cả khi họ cha kịp thay đổi sản phẩm của mình trong thời gian diễn ra hội chợ thì họ cũng biết đợc những đặc điểm, kiểu cách đợc a chuộng và đảm bảo với khách hàng của họ rằng họ có thể đáp ứng đợc nhu cầu của khách hàng. Trong bớc này công ty cần tổ chức nghiên cứu thị trờng thật kỹ lỡng nhằm đa ra một hội chợ có chủ đề thích hợp thu hút các doanh nghiệp tham gia đông đảo và đúng với chủ đề đã đa ra.
- Soạn th mời.
Th mời tham dự của công ty gửi tới các doanh nghiệp cần phải đợc xây dựng một cách khoa học, chính xác nhng phải đảm bảo gây đợc sự chú ý và thu hút đợc sự quan tâm của các doanh nghiệp. Th mời cần ghi rõ nội dung, chủ đề của cuộc hội chợ, nêu rõ nhà tổ chức, thời gian, địa điểm diễn ra hội chợ, giá thuê gian hàng... Th mời phải thu hút đợc sự tham dự của các doanh nghiệp, phải ghi rõ ràng giá thuê từng vị trí tránh trờng hợp lập lờ gây nghi ngờ cho khách hàng. Kèm với th mời có thể gửi kèm theo các tài liệu hớng dẫn có liên quan, kèm theo bản đăng ký tham dự và có thể kèm theo cả tài liệu quảng cáo.
Tóm lại, việc soạn th mời phải đợc tiến hành hết sức khoa học, nó đảm bảo vừa chính xác vừa gây đợc sự chú ý và thu hút đợc sự quan tâm của các doanh nghiệp tham gia.
- Lựa chọn và mời khách.
Để đạt hiệu quả cao trong vấn đề này, công ty cần xem xét những khách hàng nào phù hợp với nội dung của hội chợ, những khách hàng nào đủ điều kiện và khả năng tham gia thì mới gửi th mời, tránh làm loãng thông tin hay mời cả những doanh nghiệp không phù hợp với nội dung của hội chợ dẫn đến giảm chất lợng hội chợ. Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào từng đối tợng khách hàng mà công ty cần có những cách thức mời tham gia khác nhau. Với những khách hàng trung thành, công ty cần có những u tiên cho họ nhằm giữ khách hàng cũ, chẳng hạn nh giảm giá thuê hay u tiên vị trí gian hàng. Đối với các doanh nghiệp tham gia lần đầu công ty cần cung cấp cho họ các thông tin chi tiết về hội chợ, luôn giải thích những thắc mắc của họ, phân tích cho họ thấy lợi ích của việc tham dự hội chợ mang lại. Dựa vào các mối quan hệ có sẵn của công ty cũng nh các cá nhân để mời các doanh nghiệp tham dự hội chợ một cách đông đảo và đạt hiệu quả nhất. Việc lựa chọn đúng và mời khách hiệu quả sẽ giúp cho các doanh nghiệp tham gia hội chợ có chất lợng tốt hơn, từ đó chất l- ợng hội chợ sẽ tốt hơn.
-Tổ chức xây dựng không gian hội chợ.
Việc xây dựng không gian hội chợ cần phải đợc thiết kế và tính toán một cách kĩ lỡng từ trớc khi tiến hành mời khách tham dự. Từ khi có kế hoạch tổ chức hội chợ triển lãm công ty phải tính toán số lợng gian hàng trong hội chợ, từ đó tìm thuê địa điểm tổ chức cho hợp lý, tránh lãng phí. Sau khi thuê đ- ợc địa điểm, công ty tiến hành thiết kế không gian hội chợ, thiết kế vị trí các gian hàng. Việc thiết kế không gian của khu hội chợ phải đảm bảo vừa khoa học, vừa mỹ thuật. Các gian hàng phải đợc bố trí sao cho không gian riêng của mỗi gian hàng không bị che khuất, nh vậy các doanh nghiệp đăng ký muộn vẫn có thể nhận đợc những gian hàng không bị che khuất. Bên cạnh đó cũng cần phải chú ý bố trí các gian hàng thành từng khu theo nhóm ngành sao cho khách tham quan đi một vòng có thể qua toàn bộ các gian hàng, khách tham
quan muốn tìm gian hàng ở ngành nào thì tìm thấy ngay. Bên cạnh đó cũng chú ý trong các hội chợ thơng mại không phân biệt ngành nghề, tránh xếp các gian hàng thiết bị cồng kềnh bên cạnh các gian hàng dễ vỡ, gian hàng có giá trị. Trong quá trình xây dựng không gian hội chợ, cần chú ý tới màu sắc chủ đạo của hội chợ sao cho phù hợp với các chủ đề của hội chợ, tránh tình trạng màu sắc của hội chợ không phù hợp với chủ đề, chẳng hạn nh tổ chức hội chợ xuân thì nên dùng màu chủ đạo là màu đỏ và màu vàng. Đối với vách ngăn, khung mái gian hàng phải đảm bảo chắc chắn, bền vững và có màu sắc, chất liệu phù hợp với chủ đề của hội chợ. Ngoài ra cần chú trọng tới hệ thống chiếu sáng trong khu vực hội chợ, nó làm ảnh hởng rất lớn tới không gian của cuộc hội chợ. Bên cạnh đó công ty cũng cần tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có nhu cầu tự xây dựng gian hàng, có thể linh động cho các doanh nghiệp tự xây dựng gian hàng của mình cho phù hợp với ngành nghề kinh doanh, nhng cũng cần phải đảm bảo không làm khuất các gian hàng khác, không ảnh hởng tới không gian chung của hội chợ.
- Tổ chức hội chợ triển lãm.
Trong thời gian diễn ra hội chợ, công ty cần tổ chức các buổi hội thảo, các cuộc tiếp xúc nhằm tạo mối quan hệ giữa các doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho họ ký kết hợp đồng liên doanh liên kết tốt. Trong thời gian diễn ra hội chợ công ty cần chú ý cung cấp các dịch vụ gia tăng một cách tốt nhất, quản lý theo dõi các gian hàng nhằm đảm bảo giữ ổn định không gian ban đầu. Chú trọng tới an ninh, đảm bảo an toàn cho hội chợ. Trong các cuộc hội chợ triển lãm có rất nhiều gian hàng nên khách tham quan không thể xem hết các gian hàng mà chỉ xem các gian hàng mà họ quan tâm. Do đó công ty cần hớng dẫn các đơn vị tham dự cách quảng cáo trên các phơng tiện thông tin đại chúng sao cho khách tham quan tìm đợc gian hàng dễ nhất.
Để thu hút và khuyến khích các doanh nghiệp tham gia, công ty cũng có thế tổ chức các hoạt động xét thởng cho sản phẩm của gian hàng hay cho
doanh nghiệp. Công ty cũng cần chú ý khi xét thởng cần phải có sự tham gia đánh giá của các chuyên gia trong lĩnh vực đó và hạn chế số lợng sản phẩm.
Nói tóm lại, trong thời gian diễn ra hội chợ công ty cần có các biện pháp quản lý sao cho hội chợ triển lãm diễn ra đúng nh trong kế hoạch đã tính toán ban đầu.
- Hoạt động sau hội chợ triển lãm.
Sau khi hội chợ kết thúc, công ty cần giúp đỡ các doanh nghiệp kiểm kê, tháo dỡ, đóng gói hàng hoá, giúp thủ tục thanh toán với các doanh nghiệp có liên quan. Sau khi kết thúc hội chợ, công ty cần thu thập thêm thông tin phản hồi của khách hàng, xem xét thái độ phản hồi của họ để rút ra kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
Quy trình tham dự của các doanh nghiệp cần phải đợc đơn giản hoá hơn nữa. Việc đăng ký tham dự có thể thông qua Fax, qua internet, hoặc có thể qua điện thoại hay đăng ký trực tiếp... Các thủ tục cần thiết nên giảm bớt tránh gây phiền hà, gây rào cản cho các doanh nghiệp tham gia.
Nói tóm lại, để nâng cao chất lợng dịch vụ tổ chức hội chợ thơng mại, công ty cần hoàn thiện từng bớc trong quy trình tổ chức. Tuy nhiên, cũng có thể thay đổi thứ tự các bớc sao cho phù hợp, chẳng hạn ta có thể xác định khách mời trớc rồi sau đó mới soạn th mời. Điều đó sẽ giúp công ty soạn th mời có hiệu quả hơn và tiết kiệm đợc chi phí.