4. Tiến hành Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc việc
Bên cạnh các biện pháp tác động trực tiếp tới hình thức trả lơng trên thì cần thiết phải hoàn thiện công tác QTNL. Cụ thể Công ty phải tiến hành Phân tích công việc. Sự đánh giá thực hiện công việc là cần thiết nhằm xác định mức độ đóng góp của mỗi ngời để hoàn thành công việc, từ đó mới tiến hành trả lơng hợp lý.
4.1. Tiến hành Phân tích công việc.
Mặc dù theo lý luận thì phải căn cứ vào sức lao động để xác định mức tiền lơng nhng thực tế tiền lơng mà ngời lao động nhận đợc lại căn cứ vào mức
với lao động quản lý và phục vụ) hoặc là số lợng và chất lợng sản phẩm đợc sản xuất ra (đối với công nhân trực tiếp sản xuất).
Nh vậy, để có thể chính xác số lợng và chất lợng lao động tiêu hao, cũng nh tạo điều kiện để ngời lao động nâng cao mức lao động đóng góp thì Công ty cần thực hiện công tác Phân tích công việc.
Công việc là đơn vị nhỏ nhất đợc chia ra từ những hoạt động của một doanh nghiệp. Phân tích công việc cung cấp cho ngời lao động những hiểu biết toàn diện trong công việc. Đồng thời xác định những nhiệm vụ, năng lực và trách nhiệm đòi hỏi để thực hiện công việc có hiệu quả.
Phân tích công việc có thể đợc tiến hành theo các bớc sau:
B
ớc 1 : Tìm ngời có trình độ, kinh nghiệm và có kỹ năng viết tốt để tập hợp tài liệu, số liệu, chuẩn bị mô tả công việc, những đặc điểm kỹ thuật và những tiêu chuẩn thực hiện công việc.
B
ớc 2 : Lựa chọn các công việc tiêu biểu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi phân tích các công việc tơng tự nhau.
B
ớc 3 : Lấy thông tin từ ngời lao động thông qua bảng hỏi, phỏng vấn. Để đảm bảo hiệu quả thì các câu hỏi phải đợc thiết kế thích hợp và phải có sự hớng dẫn đầy đủ với những ngời trả lời.
B
ớc 4 : Quan sát ngời lao động khi làm việc nhằm phát hiện những thiếu sót trong các bớc trên.
B
ớc 5 : Xây dựng Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Sau khi hoàn thành phân tích công việc, ngời phân tích cần phải đa ra hai bảng sau: Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với ngời thực hiện.
Bản mô tả công việc: là văn bản giải thích về các nhiệm vụ, trách nhiệm,
điều kiện làm việc và những vấn đề khác có liên quan đến từng công việc cụ thể, bao gồm những nội dung sau:
lãnh đạo trực tiếp công việc.
- Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc: là phần tóm tắt chính xác về các hoạt động, chức năng, nhiệm vụ cơ bản thuộc về công việc nh: công việc đó là gì, nó cần thực hiện nh thế nào,...
- Các điều kiện thực hiện công việc: phơng tiện vật chất trong công việc, điều kiện vệ sinh an toàn lao động, điều kiện về thời gian làm việc và nghỉ ngơi,...
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: là văn bản liệt kê về các đòi hỏi
của công việc với ngời thực hiện, bao gồm các yêu cầu về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục - đào tạo, các đặc trng về tinh thần thể lực cần có trong công việc. (xem ví dụ bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc ở trang sau)
B
ớc 6 : Duyệt lại ở cấp cao nhất, nếu thấy cần thiết sẽ tổ chức thảo luận để duyệt lại lần nữa. Sau đó, nộp lại cho các đơn vị có liên quan.
Nói chung tiến hành phân tích công việc tốn nhiều thời gian song hiệu quả của nó đem lại không nhỏ. Trên cơ sở phân tích công việc có thể đa ra những tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của ngời lao động, giúp cho việc trả lơng đợc công bằng và hợp lý.
Việc có đợc căn cứ chính xác làm cơ sở trả lơng cho ngời lao động, Cty cần đặc biệt chú ý tới khâu phân tích công việc. Phân tích công việc càng cụ thể tỷ mỷ, Cty càng có điều kiện hoàn thiện trả lơng cho ngời lao động đợc công bằng hợp lý. Thông qua các bớc tiến hành phân tích công việc, có đợc kết quả phân tích công việc. Cty tiến hành sử dụng chúng và áp dụng đối với ngời lao động. Bớc công việc này giúp ngời lao động hiểu đợc trách nhiệm và quyền lợi của mình, từ đó mới phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ.
Ví dụ: Bản mô tả công việc – Quản đốc phân xởng Cắt, May
Miêu tả công việc:
Chức danh công việc:
Quản đốc phân xởng Cắt, May
Báo cáo cho:
Phó giám đốc Kỹ thuật – Sản xuất
Xác định công việc:
Thay mặt Phó giám đốc Kỹ thuật – Sản xuất quản lý mọi công việc liên quan tới sản xuất và hoạt động của công nhân trong phân xởng Cắt, May.
Các nhiệm vụ chính:
1. Chỉ đạo thực hiện việc sản xuất, gia công sản phẩm
2. Chỉ đạo thực hiện theo đúng thiết kế, quy trình kỹ thuật, chất lợng sản phẩm, an toàn lao động
3. Quản lý một chuyền may gồm 70 ngời
4. Giao trách nhiệm cho Phó quản đốc và các tổ trởng để hỗ trợ điều hành công việc 5. Điều chỉnh các hoạt động trái quy định của công nhân trong phân xởng
Các nhiệm vụ phụ:
1. Tham gia công tác đào tạo, bồi dỡng trình độ chuyên môn, tay nghề cho công nhân sản xuất.
2. Đa ra các giải pháp kỹ thuật, cải tiến kỹ thuật, sản xuất sản phẩm mới 3. Báo cáo tiến độ cho Phó giám đốc Kỹ thuật – Sản xuất.
Các mối quan hệ:
Báo cáo cho: Phó giám đốc Kỹ thuật – KCS
Giám sát ngững ngời sau đây: - Phó quản đốc, các tổ trởng
- Các công nhân trong phân xởng
Trình độ học vấn
1. Trình độ học vấn cần thiết: Tốt nghiệp Đại học 2. Ngành học: Chuyên ngành Dệt, May
3. Chức danh nghề nghiệp: Quản đốc
4. Đào tạo và bằng cấp chuyên môn: u tiên những ngời đã đợc đào tạo, bồi dỡng về quản lý doanh nghiệp và trung cấp quản lý hành chính
Kiến thức/Kỹ năng cần thiết
Có kiến thức tổng quát về thực hành máy móc cơ bản, về thao tác máy móc dụng cụ và về phẩm chất của vật liệu
Nắm chắc các nghiệp vụ quản lý kỹ thuật và tổ chức triển khai thực hiện kỹ thuật Các kỹ năng máy tính cơ bản
Biết ít nhất một ngoại ngữ
Đọc và hiểu đợc sách nghiệp vụ kỹ thuật đợc giao
Yêu cầu về thể chất/điều kiện làm việc
Yêu cầu sức khoẻ: Đòi hỏi mức cố gắng về thể lực tơng đối lớn để quan sát, quản lý công việc tại phân xởng.
điều kiện làm việc: Vừa thực hiện công việc ngồi tại bàn, vừa làm việc ở môi trờng có nhiệt độ cao, tiếng ồn và bụi.
Rủi ro: Bệnh tật tiềm tàng (bệnh phổi,...).
4.2. Tiến hành đánh giá thực hiện công việc.
Đánh giá thực hiện công việc là một điều rất quan trọng, bởi vì nó là cơ sở để khen thởng, động viên hay kỷ luật và cũng là công cụ trả lơng công bằng. Việc tiến hành đánh giá thực hiện công việc phải đợc tiến hành thờng xuyên. Đối với ngời lao động hởng lơng thời gian việc đánh giá công việc phải đợc đo bằng hiệu quả công việc, khối lợng công việc mà ngời lao động đợc giao. Đối với lao động hởng lơng sản phẩm, công việc đánh giá phải dựa trên số lợng sản phẩm và chất lợng sản phẩm làm ra. Cty cần phải quan tâm đến vấn đề này nhiều vì đây không những là cơ sở để khen thởng mà còn là cơ sở để kỉ luật hoặc sa thải đối với ngời lao động cha thật s đáp ứng đợc yêu cầu công việc.
Đánh giá thực hiện công việc tức là so sánh tình hình thực hiện công việc của ngời lao động với các tiêu chuẩn, yêu cầu đề ra. Do đó để xây dựng hệ thống đánh giá một cách có hiệu quả và khoa học thì phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Hệ thống đánh giá phải có khả năng phân biệt đợc những ngời hoàn thành tốt công việc và những ngời không hoàn thành công việc.
- Hệ thống đánh giá phải bảo đảm sự nhất quán của kết quả đánh giá. - Hệ thống đánh giá phải đợc ngời lao động chấp nhận và ủng hộ. - Hệ thống đanh giá phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng.
Công tác đánh giá đợc tiến hành theo trình tự: bắt đầu bằng việc xác định các mục tiêu, sau đó tiến hành đối chiếu với bản Phân tích công việc và cuối cùng là thảo luận việc đánh giá này với ngời thực hiện công việc.
Tuỳ thuộc vào mục tiêu của việc đánh giá, tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng công việc mà áp dụng phơng pháp đánh giá cho phù hợp. Thông thờng sử dụng cá phơng pháp sau để đánh giá: phơng pháp thang đo đồ hoạ, phơng pháp danh mục kiểm tra, ghi chép lại các sự kiện quan trọng, đánh giá bằng các thang điểm, các phơng pháp so sánh, quản lý bằng mục tiêu.
Tuy nhiên, để đánh giá thực hiện công việc một cách chính xác thì không chỉ xem ngời ta đạt đợc những gì mà còn phải xem họ đạt đợc trong hoàn cảnh nào, điều kiện nào. Việc đánh giá cần quan tâm tới hiệu quả chứ không phải là so sánh giữa kết quả và chi phí bỏ ra. Do vậy, cần phải bồi dỡng kiến thức, kỹ năng, kỹ thuật đánh giá cho ngời đánh giá.