III. Phân tích tình hình đảm bảo và nâng cao chất lợng sản phẩm của Công ty
1. Phơng hớng thứ nhất: Hoàn thiện hệ thống quản lý chất lợng
ty
Sau thời gian thực tập và nghiên cứu về chất lợng sản phẩm tại Công ty bánh kẹo Hải Hà đợc sự chỉ bảo tận tình của các cô chú trong Công ty cùng sự giúp đỡ của Thầy Vũ Anh Trọng em xin mạnh dạn đề xuất một số phơng hớng và biện pháp nhằm góp phần nâng cao chất lợng sản phẩm ở Công ty bánh kẹo Hải Hà nh sau.
1. Phơng hớng thứ nhất: Hoàn thiện hệ thống quản lý chất l-ợng ợng
Công tác tổ chức quản lý chất lợng là một tổ hợp các cơ cấu, tổ chức, trách nhiệm, thủ tục, phơng pháp và các nguồn lực cần thiết để tạo ra mối quan hệ chặt chẽ trong việc thực hiện mục tiêu chất lợng.
Công tác tổ chức quản lý chất lợng là một phần quan trọng trong quá trình quản trị kinh doanh của doanh nghiệp. Nó có quan hệ chặt chẽ với các bộ phận công tác khác.
Công tác quản lý chất lợng là công tác cần thiết để thực hiện các chức năng quản lý, duy trì các tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đã đặt ra và là công cụ để đảm bảo sản phẩm, dịch vụ thoả mãn nhu cầu khách hàng.
a.Biện pháp thứ nhất: áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn
HACCP
Cơ sở lý luận: Các tổ chức công nghiệp, thơng mại hoặc chính phủ đều
mong muốn cung cấp các sản phẩm (phần cứng, phần mềm, vật liệu đã chế biến, dịch vụ) thoả mãn những nhu cầu của ngời tiêu dùng. Cạnh tranh ngày càng tăng trên toàn cầu đã dẫn đến đòi hỏi ngày càng cao của ngời tiêu dùng về chất lợng. Các yêu cầu của khách hàng thờng đợc nêu trong “yêu cầu kỹ thuật”. Tuy nhiên bản thân các yêu cầu kỹ thuật có thể không đảm bảo đợc rằng mọi yêu cầu của khách hàng sẽ hoàn toàn đợc đáp ứng, nếu nh vô tình có các sai sót trong hệ thống tổ chức cho việc đảm bảo và cung cấp sản phẩm. Kết quả là các mối quan tâm trên đã dẫn đến việc xây dựng các tiêu chuẩn và các bản hớng dẫn cho hệ thống chất l- ợng nhằm hoàn thiện cho các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm đã quy định trong
phần “yêu cầu kỹ thuật”. Bộ tiêu chuẩn HACCP cung cấp một hệ thống các tiêu chuẩn cốt yếu chung nhất nhằm nâng cao khả năng an toàn, vệ sinh và chất lợng trong công nghiệp chế biến thực phẩm. HACCP là tập hợp các kinh nghiệm quản lý chất lợng tốt nhất trong công nghiệp chế biến thực phẩm đã đợc thực hiện trong nhiều quốc gia và khu vực, đồng thời đợc chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc gia của nhiều nớc.
Cơ sở thực tiễn: Công ty cha có sự chứng nhận về chất lợng của các tổ chức
đánh giá chất lợng ở Việt Nam cũng nh trên thế giới
Trên thị trờng bánh kẹo có nhiều đối thủ cạnh tranh, các cơ sở bánh kẹo t nhân, nhà nớc, hàng ngoại nhập đang cạnh tranh với sản phẩm của Công ty. Các Công ty trong ngành đã có giấy chứng nhận ISO 9000 hoặc HACCP nh Công ty đ- ờng Biên Hoà, Kinh Đô, Công ty bánh kẹo Tràng An. Công ty đợc cấp giấy chứng nhận thì đó sẽ là một công cụ cạnh tranh hữu hiệu đối với thị trờng trong nớc. Tiến trình hội nhập AFTA sắp tới (2003), cũng nh việc Công ty muốn vơn ra thị trờng khu vực và thế giới nên phải có giấy chứng nhận HACCP nh là một tấm “giấy thông hành” đảm bảo cho Công ty có điều kiện tham gia
Ph
ơng thức tiến hành:
Quy trình áp dụng HACCP gồm có 12 bớc và tuân theo 7 nguyên tắc. Về cơ bản, Công ty nên áp dụng theo đúng trình tự này. Tuy nhiên, kinh nghiệm của các Công ty đã áp dụng HACCP thành công ở Việt Nam (Các công ty chế biến và xuất nhập thuỷ sản) cho thấy nên bổ xung thêm ba vấn đề đó là:
+Thuê t vấn
+Đánh giá chất lợng nội bộ trớc khi đánh giá thực +Khắc phục sai lỗi trớc khi đánh giá chính sách thực Do vậy, các bớc thực hiện nên theo tuần tự sau
Bớc 1: Thuê t vấn.
Công ty có thể thuê các tổ chức chuyên môn trong và ngoài nớc có kinh nghiệm trong việc t vấn áp dụng HACCP. Hoặc là công ty có thể thuê và học tập các công ty đã đạt chứng nhận tiêu chuẩn HACCP.
Bớc 2: công ty cần xây dựng một đội công tác đợc gọi là đội HACCP Đội
thành lập đội cần có sự cam kết đầy đủ của lãnh đạo và thực hiện đúng về thành phần cơ cấu, quyền hạn, trách nhiệm, và các điều kiện hoạt động của các thành viên trong nhóm công tác.
Bớc 3: Mô tả sản phẩm
Mô tả sản phẩm nhằm xác định khả năng nhiễm bẩn thực phẩm có thể có trong nguyên vật liệu, trong chế biến hoặc bảo quản và tiêu thụ. Mô tả sản phẩm phải bao gồm các chi tiết quan trọng nhấta nguyên vật liệu, thành phẩm, phụ gia thực phẩm, vật liệu bao gói... đồng thời xác định đợc mối nguy hại có thể xảy ra đối với các thành phẩm đó tại các công đoạn sản xuất.
Bớc 4: Xác định mục đích sử dụng.
Công ty phải xác định mục đích và phơng thức sử dụng đối với sản phẩm cuối cùng và các yêu cầu liên quan để bảo đảm đợc mục đích đó, bao gồm: phơng thức sử dụng, phân phối, thời hạn sử dụng, điều kiện bảo quản và yêu cầu về ghi nhãn.
Bớc 5: Xây dựng sơ đồ dây chuyền sản xuất bao gồm sơ đồ dây chuyền
công nghệ và sơ đồ bố trí mặt bằng của công ty.
Bớc 6: Thẩm định sơ đồ dây chuyền sản xuất.
Sơ đồ dây chuyền sản xuất bao gồm sơ đồ dây chuyền công nghệ và sơ đồ bố trí mặt bằng của công ty phải đợc thẩm định kỹ ngay tại hiện trờng thực tế của quá trình sản xuất tại công ty để điều chỉnh, sửa đổi những điểm cha phù hợp với thực tế.
Bớc 7: Liệt kê, phân tích, đánh giá các mối nguy hại và xác định các biện
pháp kiểm soát. liệt kê tất cả các mối nguy hại có nguồn gốc sinh học, hoá học,lý học liên quan tại mỗi bớc tiến hành phân tích từng mối nguy hại và tìm biện pháp để kiểm soát các mối nguy hại đã xác định.
Bớc 8: xác định các điểm kiểm soát tới hạn – CCP.
Dùng “sơ đồ quyết định” để xác định các điểm kiểm soát tới hạn trong suốt quá trình sản xuất bánh kẹo của nhà máy. “Sơ đồ quyết định” là sơ đồ lôgíc nhằm thiết lập một cách khoa học và hợp lý các điểm kiểm soát tới hạn (CCP) của một dây chuyên sản xuất cụ thể.
Bớc 9: Xác lập các ngỡng tới hạn đối với mỗi điểm CCP.
Công ty phải xác định đợc các ngỡng giới hạn và các ngỡng vận hành.
Bớc 10: thiét lập một hệ thống giám sát đối với mỗi điểm CCP.
Hệ thống giám sát là các hoạt động đợc tiến hành một cách tuần tự và liên tục bằng việc quan trắc hay đo đạc các thông số cần kiểm soát để đánh giá một điểm CCP nào đó đợc kiểm soát hay không? Hệ thống giám sát phải vạch ra đợc:
- Giám sát cái gì?
- Giám sát bằng cách nào? - Khi nào cần giám sát? - Ai là ngời giám sát?
Bớc 11: ấn định các biện pháp khắc phục.
Các hoạt động khắc phục nhằm điều chỉnh quá trình ché biến khi các giá trị cần kiểm soát tại một điểm CCP cụ thẻ đạt tới “ ngỡng vận hành” nhằm ngăn chặn “Độ sai lệch” có thể xảy ra.
Bớc 12: Thiết lập các thủ tục thẩm định.
Công ty cần thiết lập thủ tục thẩm định bao gồm các phơng pháp đánh giá, các bớc kiểm tra tài liệu, hồ sơ, ghi chép của quá trình xây dựng chơng trình HACCP và áp dụng nó trong công ty.
Bớc 13: Tập hợp tài liệu, lập hồ sơ chơng trình HACCP.
Các tài liệu cần tập hợp trong hồ sơ của chơng trình HACCP thờng bao gồm: - Các tài liệu là cơ sở cho việc xây dựng chơng trình HACCP.
- Các ghi chép, báo cáo phát sinh trong quá trình áp dụng hệ thống HACCP. - Các tài liệu về phơng pháp, thủ tục đợc áp dụng, các báo cáo thẩm định. - Các tài liệu, báo cáo về các chơng trình đào tạo hệ thống HACCP của cơ sở.
Bớc 14: Đánh giá nội bộ: Là mấu chốt để liên tục cải tiến để hớng Công ty
Bớc 15: Khắc phục sai lỗi: Khi đã đánh giá, có sai lỗi trong quá trình thực hiện
sẽ đợc đa ra phân tích, nêu ra các bớc khắc phục những sai lỗi đó.
Bớc 16: Lựa chọn tổ chức đánh giá và đăng kí chứng nhận: Công ty sẽ lựa
chọn một tổ chức đánh giá trong nớc hoặc ngoài nớc đăng kí chứng nhận. Chi phí cho khâu này là khoảng 200 triệu VNĐ.
Bớc 17: Công bố kết quả: Tổ chức đánh giá sau khi xem xét, đối chiếu trình
tự áp dụng HACCP của Công ty sẽ có đánh giá và công bố kết quả. Sau khi công bố kết quả, Công ty sẽ đợc công nhận là đã thực hiện quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn HACCP.
Hiệu quả của biện pháp: Công ty sẽ đạt đợc những lợi ích lâu dài, trớc hết
Công ty có một hệ thống quản lý chất lợng mang tính chất quốc tế, tạo đợc phong trào “vì chất lợng” trong toàn Công ty, từ ngời lãnh đạođến công nhân đều hiểu và biết làm thế nào để tạo đợc sản phẩm có chất lợng.
Tạo danh tiếng cho Công ty, tăng khả năng cạnh tranh của Công ty. Nếu đã đợc cấp giấy chứng nhận HACCP bắt buộc Công ty phải thờng xuyên duy trì và nâng cao chất lợng để giữ giấy chứng nhận. Nhờ vậy mà Công ty có thể xâydựng đợc một nền văn hoá Công ty vì chất lợng, để liên tục duy trì và cải tiến chất lợng. Điều này làm cho HACCP có tác dụng lâu dài đối với công tác quản lý chất lợng của Công ty .
Ngoài ra thực hiện HACCP còn giúp Công ty đa sản phẩm ra thị trờng khu vực và thế giới.
Thực hiện quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn HACCP, Công ty sẽ đạt đợc 100% chính phẩm bảo đảm an toàn vệ sinh. Không còn tình trạng thiếu, hụt định mức, nguyên liệu không bị rơi vãi, làm cho chất lợng sản phẩm đợc nâng cao, tạo danh tiếng cho sản phẩm. Doanh thu năm 2001 là 230.1 tỷ, với uy tín của Công ty sau khi áp dụng HACCP, dự kiến doanh thu sẽ là 250 tỷ, và khi đó lợi nhuận của Công ty cũng không ngừng đợc tăng lên.
Điều kiện để thực hiện:
+Chi phí để thực hiện các bớc nêu trên tổng cộng là 700 triệu nên Công ty phải có nguồn kinh phí khoảng từ 500 triệu đến một tỷ đồng. Nguồn kinh phí này
Công ty có thể huy động từ lợi nhuận để lại, vay của tổng Công ty, hoặc xin thêm ngân sách
+Có sự đồng lòng nhất trí hớng về chất lợng sản phẩm của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty.
+Ban lãnh đạo Công ty nhận thức đợc tầm quan trọng của chất lợng sản phẩm, thấy đợc sự không phù hợp của cách quản lý chất lợng hiện tại, thấy đợc lợi ích của HACCP trong cạnh tranh và hội nhập
+Về thiết bị sản xuất và thiết bị kiểm tra của Công ty khi cần đầu t đổi mới ở bộ phận nào thì Công ty phải có đủ năng lực để đầu t.
+Có hệ thống thông tin về khách hàng, về thị trờng, về chất lợng sản phẩm, sản xuất, thông tin về tài chính. Hiện nay Công ty đã trang bị đầy đủ hệ thống máy vi tính cho các phòng ban, tất cả các thông tin đều đợc lu giữ trên máy điều này giúp cho việc quản lý tài liệu khi áp dụng HACCP đợc dễ dàng và đỡ tốn thời gian hơn.
b.Biện pháp thứ hai: Tổ chức lại hệ thống quản lý chất lợng sản phẩm, tăng cờng
công tác kiểm tra việc thực hiện quy trình công nghệ và kiểm tra chất lợng sản phẩm
Cơ sở lý luận: Để chất lợng sản phẩm nâng cao yêu cầu đầu tiên là phải có
một hệ thống quản lý chất lợng sản phẩm tốt, đợc tổ chức một cách khoa học, hoạt động đúng chức năng.
Tổ chức tốt công tác quản lý chất lợng, đảm bảo sự kết hợp hài hoà và thống nhất giữa chính sách chất lợng của doanh nghiệp và chính sách chất lợng của các bộ phận. Đảm bảo tính đồng bộ trong quá trình tiến hành quản lý chất lợng là điều kiện cần thiết giúp cho các hoạt động đợc nhịp nhàng, cân đối, tránh chồng chéo, lãng phí về nhân lực, vật lực giúp cho chất lợng sản phẩm đợc đảm bảo và nâng cao
Cơ sở thực tiễn: trong quá trình sản xuất sản phẩm của Công ty, việc thực hiện nghiêm ngặt quy trình công nghệ là một điều tối cần thiết. Vì quy trình công nghệ của Công ty phải trải qua nhiều khâu liên quan mật thiết với nhau, chất lợng
chỉ cần lơ là việc thực hiện quy trình công nghệ trong thời gian ngắn là có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, gây ảnh hởng tới chất lợng sản phẩm, tiến độ sản xuất dẫn đến thiết hại lớn về vật chất. Bởi vậy, cần phải đặc biệt coi trọng công tác kiểm tra việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm.
Ph
ơng thức tiến hành: Ngoài lực lợng KCS chuyên trách của từng khâu sản xuất, Công ty cần tăng cờng vai trò quản lý, tinh thần trách nhiệm và chịu trách nhiệm vật chất đối với các tổ trởng sản xuất. Cần thiết lập một chế độ thởng phạt nghiêm minh trong việc đảm bảo chất lợng sản phẩm. Cần phải gắn chặt vấn đề chất lợng sản phẩm với thu nhập của ngời lao động, làm cho ngời lao động cảm nhận đợc vai trò mang tính sống còn của chất lợng sản phẩm. Trong công tác kiểm tra chất lợng sản phẩm và quản lý quá trình công nghệ Công ty cần phải lấy con ngời làm yếu tố trọng tâm của quản lý chất lợng sản phẩm, lấy phòng ngừa làm chính với phơng châm “làm đúng ngay từ đầu”, “sản xuất không có phế phẩm”. Tập trung vào quản lý theo quá trình (quản lý chất lợng đồng bộ) thay về quản lý riêng về sản phẩm. Hiện nay, công tác kiểm tra chất lợng sản phẩm (KCS) của Công ty có bộ phận chuyên trách, đó là bộ phận KCS. Trên mỗi khâu của quá trình sản xuất đều có cán bộ chuyên trách của bộ phận KCS, làm nhiệm vụ bám sát từng ca để theo dõi, kiểm tra chất lợng của từng công đoạn sản xuất
Kiến nghị cách tổ chức kiểm tra chất l ợng sản phẩm
Hiện nay bộ máy quản lý chất lợng sản phẩm của Công ty vẫn còn nhiều điểm cha hợp lý. Do vậy, cần phải tổ chức lại để tránh điều hành chồng chéo, loại bỏ hiện tợng ỷ lại, trông chờ vào ngời khác, phân định rõ quyền lợi và trách nhiệm của mỗi ngời trong guồng máy quản lý chất lợng sản phẩm của Công ty. Xây dựng bộ máy chỉ huy trực tiếp, cấp dới phục tùng và chấp hành mệnh lệnh của cấp trên.
Với đội ngũ quản lý thì cần phải xây dựng đợc tiêu chuẩn ngời cán bộ lãnh đạo, thờng xuyên đào tạo nghiệp vụ, nghệ thuật quản lý cho họ để nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý trong cơ chế mới, góp phần đắc lực cho việc nâng cao chất lợng sản phẩm và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Theo em để đạt đợc hiệu quả của việc quản lý chất lợng sản phẩm của Công ty thì nên bố trí hệ thống quản lý chất lợng sản phẩm nh sau:
Sơ đồ 09 : Hệ thống quản lý chất lợng sản phẩm của Công ty
Theo cách tổ chức trên thì: Đứng đầu hệ thống quản lý chất lợng sản phẩm của Công ty là giám đốc và các phó giám đốc phụ trách về quản lý sản xuất và kỹthuật. Bộ phận KCS là bộ phận trực tiếp quản lý về chất lợng sản phẩm của Công ty gồm có một cán bộ phụ trách chung và các nhân viên KCS chịu trách