Công tác Công văn giấy tờ đóng một văn trò không nhỏ vào hoạt động quản lý ở một tổ chức, cơ quan.
Công văn, giấy tờ sau đây gọi tắt là “Công văn” được chia thành hai loại cơ bản sau:
+ Công văn, thư từ, tài liệu do cơ quan nhận được của các nơi khác gửi đến gọi tắt là “Công văn đến”
+ Công văn, tài liệu do cơ quan gửi cho nơi khác gọi tắt là “Công văn đi”. Những sổ sách ghi chép, những bản thảo các loại Công văn, những tài liệu dùng trong nội bộ cơ quan gọi tắt là “giấy tờ của cơ quan”.
35
- Thủ trưởng chịu trách nhiệm giải quyết kịp thời các “Công văn đến” của các cơ quan.
-Thủ trưởng có thể ủy nhiệm cho cán bộ cấp dưới giải quyết một số loại Công văn.
- Mỗi cơ quan nói chung phải có một cán bộ phụ trách quản lý “ Công văn đi”, “Công văn đên” nhằm giúp thủ trưởng.
Quản lý “Công văn đi”, “Công văn đên” được quy định cụ thể như sau: - Đối với “Công văn đi”: kể từ lúc người có trách nhiệm đã ký, phải được gửi đi ngay trong ngày Công văn được ký hoặc chậm nhất là ngày hôm sau.
- Đối với “Công văn đến” : kể từ lúc người phụ trách tiếp nhận Công văn của cơ quan đã ký nhận, phải được phân phối tới tay người có trách nhiệm nghiên cứu hoặc giải quyết trong thời hạn ngắn nhất.
Điều 11 trong điệu lệ công tác Công văn giấy tờ và lưu trữ đã đề rõ nguyên tắc: “Tất cả “ Công văn đi” do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan ký, đều phải được chánh, phó văn phòng hoặc trưởng, phó phòng hành chính xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trước khi đưa ký và gửi đi”.
Những công việc chính của công tác Công văn là: -Nhận và vào sổ “Công văn đến”
- Xem và phân phối “Công văn đến” - Theo dõi việc giải quyết Công văn - Nghiên cứu Công văn
- Khởi thảo Công văn
- Sửa chữa, dự thảo, duyệt bản thảo
- Đánh máy Công văn, xem lại bản đánh máy - Ký Công văn
- Vào sổ và gửi “Công văn đi” - Làm sổ ghi chép tài liệu - Làm các loại biên bản
36
Trên đây là những yêu cầu, quy định và nguyên tắc chung nhất cho công tác quản lý Công văn. Song thực tiễn cho thấy rằng, công tác quản lý Công văn đòi hỏi một sự cụ thể, chi tiết hơn nhiều. Cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý Công văn không đơn giản chỉ làm đầy đủ thủ tục tiếp nhận Công văn mà còn phải:
- Phân loại Công văn (Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Thông báo…) để tiện cho việc tra cứu.
- Giao Công văn đúng đối tượng (đơn vị, Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên…) để tránh thất lạc.
- Nắm mức độ khẩn về thời gian (Công văn cần triển khai, thực hiện ngay hay dài ngày).
- Biết nội dung công tác mà Công văn yêu cầu (Công văn yêu cầu triển khai thực hiện chủ trương, Công văn yêu cầu báo cáo hay yêu cầu phối hợp…)
Số lượng Công văn mỗi một cơ quan tiếp nhận là rất lớn. Về nguyên tắc, thủ trưởng phải chịu trách nhiệm về việc xử lý các loại Công văn. Song hiện tượng thủ trưởng bị “quá tải” trong công việc là rất phổ biến, và như vậy, hiện tượng “chậm” thậm chí “sót” là có thể xảy ra. Để đảm bảo công tác Công văn có hiệu quả, cán bộ quản lý Công văn phải nắm chắc số lượng “Công văn đến”, phải phân loại tỉ mỉ và có ghi chú rõ ràng cho từng loại Công văn như:
- Công văn phải triển khai thực hiện - Công văn yêu cầu trả lời
- Công văn yêu cầu báo cáo
- Thời gian thực hiện, trả lời, báo cáo…
Để giải quyết kịp thời Công văn, cán bộ quản lý Công văn ở địa vị cơ sở nên lên kế hoạch cụ thể (kế hoạch tuần, kế hoạch tháng) cho việc giải quyết hệ thống Công văn. Thông qua kế hoach này, cán bộ quản lý văn bản gián tiếp “nhắc ” cán bộ lãnh đạo có trách nhiệm “giải quyết” đúng hạn các loại Công văn theo thẩm quyền của mình.
37
Trong thực tế công tác, do tác phong qua loa tùy tiện mà không ít văn bản nhiều từ dùng sai, thậm chí có sự nhầm lẫn về thời gian thực hiện chương trình kế hoạch mà không được phát hiện. Một số văn bản còn sai cả ký hiệu chức danh thẩm quyền ký gây ra hiểu lầm. Chẳng hạn phó giám đốc khi ký không ký hiệu K/T (ký thay); phó hiệu trưởng khi ký văn bản lại soạn là : T/L Hiệu trưởng…