Để soạn văn bản, trước hết người viết văn bản phải nắm được các kỹ năng sử dụng ngôn ngữ nói chung, hiểu rõ đặc điểm của từng loại văn bản trên các phương diện như văn phong, câu cú và cách sử dụng từ. Khi soạn văn bản cần phân biệt loại văn phong khác nhau:
-Văn viết khác với văn nói (khẩu ngữ) -Văn chương khác với văn chính luận
-Văn hành chính khác với văn phong khoa học Chẳng hạn đặc điểm ngôn ngữ hành chính:
Ngôn ngữ hành chính là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh, truyền tải các quyết định quản lý và đặc biệt ở đây nó mang tính quyền lực đơn phương. Xuất phát từ đặc điểm trên mà ngôn ngữ hành chính đòi hỏi:
+ Tính chính xác cao
Dùng từ đơn nghĩa, tránh hiểu nước đôi, không dùng từ địa phương, không dùng từ mang tính biểu cảm, biểu tượng, hình ảnh. Câu văn ngắn gọn, không tùy tiện dùng chữ vân vân (hay ba chấm)…
+ Tính khuôn mẫu
Văn bản hành chính đòi hỏi có một sự thống nhất từ trung ương đến địa phương. Một số phần hay lọai văn bản được tạo Mẫu bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền và thống nhất áp dụng. Tránh sáng tạo riêng, thêm bớt theo chủ quan cảu người soạn thảo văn bản.
38
Văn bản hành chính được soạn ra phải mang tính phổ cập để người dân bình thường cũng có khả năng hiểu. Tránh lạm dụng tiếng nước ngoài, đặc biẹt là lạm dụng từ Hán – Việt. Cách đặt câu đơn giản, tránh diễn đạt theo kiểu rắc rối.
+ Tính đại diện quyền lực.
Văn bản do một cá nhân biên soạn. Công văn do một thủ trưởng trả lời công dân; song ý tưởng, quan điểm, thái độ là xuất phát từ công vụ, có nghĩa là cá nhân thay mặt cơ quan, Nhà nước giải quyết công việc.Văn bản soạn thảo phải mang đầy đủ tinh thần đó.