Nhìn chung, ngôn ngữ nào cũng tồn tại một bộ từ khóa. Đó là một hệ thống các cụm từ cố định dùng trong các tình huống cụ thể. Về mặt nào đó, đây là cách diễn đạt theo thói quen, có tính cố định, để biểu đạt các trạng thái của lời nói. Người soạn thảo văn bản, nhất là hệ thống văn bản quản lý cần nắm vững hệ thống từ khóa, tạo thuận lợi cho việc soạn văn bản. Chúng ta xem xét một số trạng thái sau:
Để mở đầu đoạn văn: Để: - thực hiện tốt…
-bảo đảm chất lượng… -kỷ niệm…
-phục vụ cho công tác biên soạn… Theo: -phản ánh của …
-công văn số… -quy chế… -yêu cầu… -thỏa thuận… Trên: -cơ sở quy chế…
-cơ sở tập hợp danh sách… Hoặc: + căn cứ vào…
+ phúc đáp Công văn…
Để liên kết các phần văn bản: + Dưới đây là…
+ Về vấn đề trên…
+ Như trên đã trình bày… + Do vậy… tuy nhiên…
42 + Chúng tôi cho rằng…
+ Chúng tôi nhận thấy rằng… + Với tư cách là… tôi đề nghị Hoặc:
Theo: -tính toán của tôi … -kinh nghiệm của tôi … -nhận định của tôi … -xu thế hiện nay thì… -phán đoán, dự định…
-Phương án đã được duyệt… -kết quả điều tra…
Đặc biệt trong văn phong khoa học kinh tế, trong những tình huống đòi hỏi thể hiện khiêm tốn, tinh tế thì từ khóa có vai trò đặc biệt
Chẳng hạn:
-Chúng tôi nghĩ rằng…(mềm dẻo) -Chúng tôi nhấn mạnh là …(gây chú ý)
-Kinh nghiệm này cho thấy…(chứng minh thực tế) -Bảng thống kê này chứng minh là…(nêu căn cứ) -Có giải thích theo cách này mới có thể…(dẫn dắt) -Có thể mượn lời của…để kết luận rằng…(khách quan)
-Thoạt nhìn có thể tưởng là…nhưng xem kỹ mới thấy là…(dẫn dụ) -Trong đa số trường hợp, có thể xảy ra…nhưng không thể quên rằng…(biện luận)
-Vì…ta có thể nói…càng không thể nói…,mà phải nói …(nêu chính kiến)
-Sự tìm tòi này chưa đủ để khẳng định…song chúng ta thấy rằng …(gây chú ý)
-Có lẽ là… -Hình như là…
43 -Lẽ nào là…
-Dường như chúng ta chưa hiểu hết (chưa chắc chắn) * Để kết thúc văn bản
Xin trân trọng cảm ơn
Vậy xin báo cáo… được biết và cho ý kiến chỉ đạo./. ========***========
44
CHƯƠNG IV THỂ THỨC VĂN BẢN