Để văn bản soạn thảo ra khỏi mắc các sai lầm như tối nghĩa, khó hiểu, hiểu nước đôi, thậm chí hiểu sai tinh thần của câu văn, người soạn thảo văn bản phải chú ý đến việc sử dụng hệ thống các dấu câu.
1.Dấu chấm (.)
. Đặt ở cuối câu trần thuật báo hiệu hết câu. . Sau dấu chấm chữ cái đầu tiên phải viết hoa. 2. Dấu phẩy (.)
. Dùng để tách các thành phần, cụm từ, các vế trong câu. . Ngăn cách bộ phận chú thích với các bộ phận được chú thích.
. Thay thế chữ là trong câu luận.
. Sau dấu phẩy không viết hoa. 3. Dấu chấm phẩy (;)
. Dùng để phân biệt các thành phần tương đối độc lập trong câu
. Để chỉ ranh giới giữa các vế trong câu ghép song song, khi các vế có sự đối xứng về nghĩa và hình thức, có tác dụng bổ sung cho nhau.
. Sau dấu chấm phẩy không viết hoa. 4. Dấu hai chấm (:)
. Báo hiệu điều trình bày tiếp theo có tác dụng thuyết minh, giải thích điều trình bày trước.
39
. Đó có thể là điều bổ sung, giải thích một từ hay một vế ở trước, có thể là một lời thuật, lại có thể là sự liệt kê sự kiện hoặc diễn đạt lại ý mà không trích nguyên văn.
. Sau dấu hai chấm chữ cái đầu tiên thường viết hoa. 5. Dấu ngoặc đơn ()
. Dùng để chỉ ranh giới của các thành phần chú thích để ngăn cách bộ phận chú thích với bộ phận được chú thích và các bộ phận khác trong câu.
. Bộ phận trong dấu ngoặc đơn giúp người đọc hiểu thêm đặc điểm của bộ phận nêu ở trước đó như: Nêu một tên gọi khác, nêu chức vụ, nghề nghiệp…
. Chữ cái đầu tiên trong ngoặc đơn không viết hoa. 6. Dấu ngoặc kép… (“…”)
. Dùng để trích dẫn nguyên văn lời nói của một người, một nhân vật hay một phần, một câu của một tác phẩm.
. Để xác định ranh giới một tên tác phẩm, một danh hiệu.
. Đánh dấu từ mới lạ hay dùng theo nghĩa đặc biệt( châm biếm, mỉa mai). . Chữ cái đầu tiên trong ngoặc kép phải viết hoa.
7. Dấu gạch ngang (- )
. Dùng để chỉ rang giới giữa các thành phần chú thích, bộ phận được chú thích và bộ phận khác trong câu, ngăn cách các bộ phận giải thích với bộ phận được giải thích.
. Đặt giữa tên riêng hay con số để chỉ sự liên kết. . Để trích dẫn các câu thoại.
. Đặt ở đầu các bộ phận liệt kê, khi mỗi bộ phận trình bày riêng thành một dòng.
. Sau dấu gạch ngang không viết hoa, trừ ở đầu dòng. 3.4.3. Từ Hán- Việt trong soạn thảo văn bản.
Hệ thống văn bản quản lý Nhà nước, đặc biệt một số văn bản sử dụng lượng từ Hán- Việt là khá phổ biến. Phương châm là sử dụng từ thuần Việt
40
nhằm góp phần làm trong sáng tiếng Việt. Song một thực tại là, nếu trong một số trường hợp không sử dụng từ Hán- Việt sẽ dẫn đến:
-Giảm đi phần trang trọng -Giảm uy lực câu văn
-Diễn đạt thô thiển, thiếu tính tôn trọng.
Người soạn văn bản phải nắm chắc các từ gốc Hán, các từ Hán- Việt, bởi sẽ nguy hiểm khi dùng không đúng chỗ, đúng nghĩa của nó.
Sẽ trở nên nôm na khi nói:
-“Giấy lấy nhau” trong khi phải là “Giấy kết hôn” -“Thủ tướng cùng với vợ ra sân bay” ( Phu nhân )
- “Nghĩa chết là nghĩa cuối cùng” ( Nghĩa tử, nghĩa tận )
Sẽ là thất thố khi dùng “chết ”, lẽ ra phải dùng “từ trần, tạ thế” trong trường hợp trang trọng.
Sẽ mất đi tính thâm thúy khi ta nói “ Một chữ cũng là thầy, nửa chữ cũng là thầy” (Nhất tự vi sư, bán tự vi sư).
Sẽ thiếu tế nhị nếu ta dùng các từ thuần Việt để chỉ “Nhà vệ sinh”, “Nhà hộ sinh” .
Sẽ mất đi tính trang trọng khi trong bài diễn văn viết “ lúc đi lên, lúc đi xuống” thay cho “lúc thăng, lúc trầm”.
Một số từ sẽ rất khó tìm ra từ thuần Việt để thay thế như: -Phi nước đại, nước kiệu
-Nghệ nhân -Bánh phu thê -Đại hội.
Sử dụng từ Hán- Việt là rất có “giá”, song cũng rất khó. Nếu không cẩn thận sẽ bị nhầm. Chẳng hạn các từ sử dụng dễ bị sai:
-Hoa hồng- hỏa hồng
-Thương nghiệp- thương mại -Khuyến mại- khuyến mãi
41 -Tri thức- trí thức
-Khẩu(mồm)<khẩu ngữ>- khẩu(người)<nhân khẩu>.
3.4.4. Từ khóa trong soạn thảo văn bản
Nhìn chung, ngôn ngữ nào cũng tồn tại một bộ từ khóa. Đó là một hệ thống các cụm từ cố định dùng trong các tình huống cụ thể. Về mặt nào đó, đây là cách diễn đạt theo thói quen, có tính cố định, để biểu đạt các trạng thái của lời nói. Người soạn thảo văn bản, nhất là hệ thống văn bản quản lý cần nắm vững hệ thống từ khóa, tạo thuận lợi cho việc soạn văn bản. Chúng ta xem xét một số trạng thái sau:
Để mở đầu đoạn văn: Để: - thực hiện tốt…
-bảo đảm chất lượng… -kỷ niệm…
-phục vụ cho công tác biên soạn… Theo: -phản ánh của …
-công văn số… -quy chế… -yêu cầu… -thỏa thuận… Trên: -cơ sở quy chế…
-cơ sở tập hợp danh sách… Hoặc: + căn cứ vào…
+ phúc đáp Công văn…
Để liên kết các phần văn bản: + Dưới đây là…
+ Về vấn đề trên…
+ Như trên đã trình bày… + Do vậy… tuy nhiên…
42 + Chúng tôi cho rằng…
+ Chúng tôi nhận thấy rằng… + Với tư cách là… tôi đề nghị Hoặc:
Theo: -tính toán của tôi … -kinh nghiệm của tôi … -nhận định của tôi … -xu thế hiện nay thì… -phán đoán, dự định…
-Phương án đã được duyệt… -kết quả điều tra…
Đặc biệt trong văn phong khoa học kinh tế, trong những tình huống đòi hỏi thể hiện khiêm tốn, tinh tế thì từ khóa có vai trò đặc biệt
Chẳng hạn:
-Chúng tôi nghĩ rằng…(mềm dẻo) -Chúng tôi nhấn mạnh là …(gây chú ý)
-Kinh nghiệm này cho thấy…(chứng minh thực tế) -Bảng thống kê này chứng minh là…(nêu căn cứ) -Có giải thích theo cách này mới có thể…(dẫn dắt) -Có thể mượn lời của…để kết luận rằng…(khách quan)
-Thoạt nhìn có thể tưởng là…nhưng xem kỹ mới thấy là…(dẫn dụ) -Trong đa số trường hợp, có thể xảy ra…nhưng không thể quên rằng…(biện luận)
-Vì…ta có thể nói…càng không thể nói…,mà phải nói …(nêu chính kiến)
-Sự tìm tòi này chưa đủ để khẳng định…song chúng ta thấy rằng …(gây chú ý)
-Có lẽ là… -Hình như là…
43 -Lẽ nào là…
-Dường như chúng ta chưa hiểu hết (chưa chắc chắn) * Để kết thúc văn bản
Xin trân trọng cảm ơn
Vậy xin báo cáo… được biết và cho ý kiến chỉ đạo./. ========***========
44
CHƯƠNG IV THỂ THỨC VĂN BẢN
4.1. Khái niệm về thể thức văn bản
Thể thức của văn bản được hiểu là thành phần kết cấu của văn bản, là hình thức khuôn mẫu bắt buộc.
Ngoài phần chính của văn bản( nội dung của văn bản) sẽ được soạn theo đặc thù cụ thể của từng loại văn bản như trình bày theo chương mục hay điều khoản, các phần như tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành văn bản, số ký hiệu văn bản, địa danh ngày tháng, tên loại văn bản, phần trích yếu, nơi nhận, chữ ký và con dấu, khổ giấy, để lề phải theo một quy định thống nhất. Thực tế trong hệ thống văn bản quản lý của ta cần phải được chấn chỉnh để đi đến thống nhất theo khuôn mẫu.
4.2. Nội dung thể thức văn bản
4.2.1.Tiêu ngữ
* Kết cấu của tiêu ngữ: Quốc hiệu (tên nước), chế độ chính trị, mục tiêu xây dựng xã hội.
* Trình bày tiêu ngữ: Đặt tiêu ngữ ở phần trên, giữa trang giấy và được định dạng với phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ nhất định.
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM [Vntime H; 13; Đậm]
Độc lập – tự do – hạnh phúc
[Vntime; 13; Đậm]
4.2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan ban hành văn bản ghi ở góc trái đầu văn bản, in hoa đạm nét. Nếu là cơ quan Nhà nước trực thuộc thì ghi cơ quan chủ quản trực tiếp trên một cấp.
45
Ví dụ:
UBND TP. Hà Nội Sở Văn hóa – Thông tin Bộ Giáo dục – Đào tạo Đại học Kinh tế Quốc dân
Viết như sau là thừa:
Bộ Giáo dục - Đào tạo Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Khoa học quản lý.
Chú ý: 1. Nếu cần có thể ghi: Địa chỉ, điện thoại, Fax, biểu tượng ở dưới phần
tên cơ quan ban hành văn bản.
2. Đối với UBND các cấp: Cấp Quận, Huyện nên đề tỉnh tránh lẫn một số quận, huyện.
Ví dụ:
TP.Hồ Chí Minh Quận 3 UBND phường 6
4.2.3. Số và ký hiệu của văn bản
* Phần số văn bản:
Phần số văn bản ghi dưới tên sơ quan ban hành văn bản. Thông thường đánh số thứ tự từ 01, từ ngày 01 tháng 01 dương lịch đến hết năm. Phần số giúp vào sổ đăng ký thuận tiện, giúp cho việc lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm, trích dẫn dễ dàng. Sau phần số có dấu ngăn(/).
Phông; cỡ; kiểu [Vntime ;13; Đứng] *Phần ký hiệu văn bản:
Ký hiệu văn bản là phần chữ viết tắt, in hoa của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản. Giữa tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch ngang (-).
46
Phông ; cỡ ; kiểu chữ [Vntime ; 13; Đứng]
Ví dụ: Số 52/QĐ - UB
Số 01/ QĐ - TCCB
Chú ý:
1.Nếu văn bản không có tên loại (Công văn) thì phần số, ký hiệu văn bản được trình bày theo thứ tự: Phần số, tên cơ quan ban hành văn bản và cuối cùng là tên đơn vị soạn thảo.
Ví dụ: Số 01/UB - VP Số 900/ VPCP - HC Số 05/ KTQD -HCTH
2.Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì sau phần số là năm ban hành văn bản.
Ví dụ: Số 14/2003/NĐ - CP
4.2.4. Phần địa danh, ngày tháng
Địa danh chính là nơi cơ quan đóng.
Ngày, tháng, năm là thời điểm vào sổ, đăng ký phát hành. Phần địa danh, ngày tháng ghi dưới tiêu ngữ, góc phải. Sau địa danh có dấu phẩy.
Ví dụ : Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2008
Phông ; cỡ ; kiểu chữ [ Vntime ; 13; nghiêng]
4.2.5. Tên văn bản
Tên văn bản đặt dưới phần địa danh, ngày tháng, đặt ở giữa trang. Tên loại văn bản in hoa đậm.
Phông ; cỡ ; kiểu chữ [VntimeH ; 14 ; Đậm] Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH
CHỈ THỊ THÔNG TƯ
47
4.2.6. Phần trích yếu
Trích yếu là câu văn ngắn gọn, tóm tắt chính xác, đầy đủ nội dung chính hoặc nêu mục đích của văn bản. Đối với văn bản có tên gọi, phần trích yếu đặt dưới tên loại văn bản. Đối với Công văn, phần trích yếu đặt dưới phần số và ký hiệu Bắt đầu phần trích yếu có chữ v/v (về việc).
Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH CỦA CHÍNH PHỦ
v/v ban hành Quy chế ghi nhãn hàng hóa lưu thông trong nước và hàng hóa xuất nhập khẩu
Trình bày phông, cỡ chữ, kiểu chữ:
. Phần trích yếu cho văn bản có tên [Vntime ; 14 ; Đậm] . Phần trích yếu cho Công văn [Vntime ; 13 ; Đứng]
4.2.7. Phần nơi nhận
Nơi nhận ghi tên cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thi hành văn bản. Tên cơ quan, cá nhân phối hợp thực hiện văn bản và tên cơ quan, cá nhân để biết, để báo cáo, để theo dõi. Phần nơi nhận ghi ở cuối, góc trái và được trình bày theo kiểu gach đầu dòng.
Chú ý:
1.Phần nơi nhận cũng chính là số lượng phát hành văn bản.
2.Không nhầm giữa nơi nhận và nơi gửi. Nơi gửi ghi trên đầu văn bản, dưới địa danh ngày tháng ( áp dụng cho Công văn, văn bản không có tên loại).
1.Nơi nhận: Ghi thứ tự từ cấp trên đến cấp dưới 2.Riêng Quyết định ghi:
-Như điều…(thường là điều cuối) -Các cơ quan khác
-Lưu.
3.Phần nơi nhận thường ghi thêm mục đích vào bên cạnh tên cơ quan. -…(để báo cáo)
48 -…(để thực hiện)
Trình bày phông chữ: cỡ chữ, kiểu chữ:
+ Hai chữ “Nơi nhận”: [Vntime ;12;Nghiêng - Đậm]
+ Các dòng dưới hai chữ “Nơi nhận”: [Vntime ; 11 ; Đứng]
4.2.8. Chữ ký và con dấu
+ Phần chữ ký
Chữ ký thể hiện tính pháp lý của văn bản. Ký phải đúng thẩm quyền. Thông thường một văn bản chỉ có một chữ ký ( trừ văn bản liên tịch). Cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng, người ký ghi nhân danh cơ quan ban hành văn bản. Cơ quan làm việc theo chế độ tập thể, qua bầu cử thì người ký phải thay mặt cơ quan đó.
Phân cấp thẩm quyền ký:
-Thủ trưởng và phó thủ trưởng của đơn vị ký những văn bản có nội dung quan trọng.
-Cán bộ phụ trách dưới thủ trưởng cơ quan một cấp có thể được ủy quyền ký một số văn bản thông thường giao dịch.
-Việc ủy quyền phải được thể hiện bằng văn bản hoặc ghi trong Quy chế làm việc của cơ quan.
Các ký hiệu khi ký: *Nhân danh cơ quan ký
Giám đốc (Ký tên - đóng dấu)
*Cấp phó khi ký thay ghi ký hiệu K/T (ký thay) K/T Giám đốc
Phó Giám đốc (Ký tên - đóng dấu)
*Cấp được ủy quyền ký phải ghi T/L (thừa lệnh) T/L Giám đốc
49 (Ký tên - đóng dấu)
*Thay mặt cơ quan ký phải ghi T/M (thay mặt) T/M Chính phủ
Thủ tướng
(Ký tên – đóng dấu)
Ngoài ra, đối với các trường hợp “ Quyền thủ trưởng” hoặc được thừa ủy nhiệm của Thủ trưởng đề phải ghi rõ
Q.Giám đốc (Ký tên - đóng dấu) T U Q Giám đốc Trưởng phòng HCTH (Ký tên - đóng dấu) Chú ý:
1.Về mặt pháp lý, một văn bản do cấp trưởng, cấp phó, cấp được ủy quyền ký, đều có giá trị như nhau.
2.Là sai nếu ghi như sau: Phó Giám đốc
(Ký tên - đóng dấu) T/L Giám đốc Phó phòng TCCB
3.Khi ký cần lưu ý các yếu tố sau: -Thẩm quyền ký
-Chức danh -Chữ ký -Họ và tên
4.Cần tránh chồng chéo: Cấp phó ký mà cấp trưởng không biết. Trình bày phông ; cỡ ; kiểu chữ
-Thể thức ký [Vntime ; 13; Đậm]
50 -Chức vụ người ký [Vntime ;14 ; Đậm] Ví dụ: Thủ tướng Chính phủ
-Họ, tên người ký [Vntime ; 14; Đậm]
Ví dụ: Phan Văn Khải
+ Phần con dấu
Theo Nghị định số 62/1993/NĐ – CP, có 2 loại con dấu: -Con dấu có hình quốc huy
-Con dấu không có hình quốc huy
Các cơ quan được dùng con dấu co hình quốc huy chính phủ cũng đã có văn bản quy định cụ thể:
Điều 4: “Các cơ quan tỏ chức muốn khắc và sử dụng con dấu có biểu tượng riêng hoặc chữ nước ngoài phải được Bộ Nội vụ cho phép”.
Điều 10: “ Mỗi cơ quan tổ chức chỉ được dùng một con dấu loại giống nhau”.
*Sử dụng con dấu:
Sau khi được ký tên, đóng dấu vào văn bản để thể hiện tính hợp pháp và tính xác thực của văn bản. Khi đóng dấu, chú ý đóng ngay ngắn để bảo đảm tính nghiêm túc của văn bản; đóng dấu trùm lên 1/3 phía trái cảu chữ ký. Theo quy định, mực dấu đóng trên các văn bản quản lý Nhà nước có màu đỏ tươi. Chỉ cần đóng dấu lên văn bản sau khi đã có chữ ký cảu thẩm quyền. Cần lưu ý: con dấu thể hiện tính pháp lý và tính quyền lực, do vậy phải cẩn trọng trong việc quản lý con dấu.
Ở một số cơ quan như Bộ, ủy ban nhân dân có văn phòng với con dấu riêng thì phải xác định rõ trường hợp dùng con dấu Bộ, UBND hoặc dấu văn phòng cho chính xác theo đúng chức năng và thẩm quyền. Chẳng hạn văn bản của UBND mà đóng dấu văn phòng hay ngược lại là không đúng.
Nếu trong đơn vị có Ban hay Hội đồng mà không có dấu riêng thì không nên để tên các Ban, Hội đồng này là tên cơ quan ban hành văn bản.
51
Văn bản quản lý Nhà nước trong một số trường hợp được đóng thêm dấu ghi mức độ bí mật và khẩn cấp của văn bản.Các dấu này được đóng ở góc trên bên trái, dưới chỗ ghi trích yếu của Công văn.
Có 3 mức độ chỉ sự bí mật: Mật – tối mật – tuyệt mật
Có 3 mức độ chỉ sự khẩn cấp: Khuẩn – thượng khẩn – hỏa tốc
-Dấu “mật” : Quy định cá nhân, đơn vị quan hệ công tác được biết. Ngoài bì tư có ký hiệu chữ “C”/
-Dấu “tối mật”: Quy định các nhân, đơn vị có trách nhiệm được biết.