Hiện nay các nhà sản xuất đã đưa ra thị trường rất nhiều loại phần mềm TV khác nhau. Tuỳ theo chức năng, quy mô và khả năng tài chính của từng TV mà lựa chọn phần mềm cho phù hợp. Trên thực tế mỗi loại phần mềm có những ưu điểm và nhược điểm riêng nên xu hướng là, một TV có thể sử dụng hai hoặc nhiều phần mềm để có thể vừa xây dựng CSDL thư mục để quản trị nguồn tin, vừa số hoá các nguồn tài liệu để đáp ứng cho nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
Việc lựa chọn phần mềm phù hợp với điều kiện thực tiễn của TV là vấn đề không dễ, vì vậy TV tỉnh Vĩnh Phúc đã căn cứ vào các tiêu chí sau:
- Kinh phí: Đối với phần mềm thương mại, khi TV muốn sử dụng thì phải trả tiền. Giá của các phần mềm phụ thuộc vào độ lớn, tính phức tạp và công dụng của chúng. Hoạt động của TV tỉnh Vĩnh Phúc chủ yếu dựa vào ngân sách của Nhà nước. Chính vì thế việc lựa chọn phần mềm TV phải phù hợp với khả năng tài chính của TV.
- Quy mô và chức năng của TV: TV tỉnh Vĩnh Phúc phục vụ thông tin/tài liệu về mọi lĩnh vực, đáp ứng nhu cầu của cán bộ lãnh đạo, quản lý, học sinh, sinh viên, công nhân viên và đông đảo người dân trong tỉnh. Với số lượng VTL không nhỏ khoảng 155000 bản thì việc ứng dụng phần mềm để quản trị nguồn tài liệu hiện có của TV là vấn đề rất cần thiết. Hơn nữa để có thể phục vụ và trao đổi nguồn lực thông tin được thuận lợi và hiệu quả thì việc lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu số cũng là vấn đề mà TV phải cân nhắc.
31
- Tính năng của phần mềm: Trên thị trường hiện nay xuất hiện nhiều phần mềm quản trị TV khác nhau, mỗi phần mềm đều có những ưu việt nhất định, giá cả của mỗi phần mềm cũng phụ thuộc vào tiện ích của phần mềm đó. Chính vì thế việc lựa chọn phần mềm cần phải căn cứ vào tính năng của chúng sao cho phù hợp với điều kiện thực tiễn của TV thì quá trình ứng dụng mới đảm bảo đạt hiệu quả. Phần mềm thư viện điện tử tích hợp phải đáp ứng được các tiêu chẩn sau:
+ Về CNTT và truyền thông: Phần mềm phải được thiết kế theo nguyên tắc thiết kế mở, xây dựng theo mô hình khách/chủ, làm việc trên mạng IP (đảm bảo khả năng kết nối mạng toàn cầu), làm việc trên môi trường web, xây dựng theo kiến trúc nhiều lớp, hệ thống bao gồm các phân hệ chức năng và được tích hợp thành một hệ thống thống nhất, sử dụng hệ quản trị CSDL mô hình quan hệ, máy chủ sử dụng hệ điều hành Windows 2000 Advanced Server, Windows NT Server và có thể chuyển sang Linux dễ dàng, máy trạm có thể sử dụng bất cứ hệ điều hành nào để hỗ trợ web, có khả năng quản trị và giám sát, đảm bảo an ninh cho hệ thống, ngôn ngữ của giao diện tiếng việt và tiếng anh, bảng mã lưu trữ và hiển thị dữ liệu trong hệ thống là unicode tiêu chuẩn Việt Nam 6909, có khả năng sắp xếp tiếng việt, vận hành hiệu quả trên cơ sở dữ liệu lớn, có khả năng mở rộng, khả năng tự quản cao, hỗ trợ mã vạch, khả năng tùy biến cao trong việc tạo khuôn dạng dữ liệu, có khả năng liên kết với các phần mềm khác.
+ Các tiêu chuẩn nghiệp vụ TV - TT: Hỗ trợ MARC21, MARC21 VN, hỗ trợ chuẩn ISO 10161 cho việc mượn liên thư viện, hỗ trợ đồng thời nhiều khung phân loại, hỗ trợ subject heading và hệ thống từ khoá không kiểm soát, hỗ trợ quy tắc biên mục và chuẩn hiển thị thông tin biên mục, trao đổi dữ liệu với các phần nền hỗ trợ UNIMARC VÀ MARC21, trao đổi dữ liệu với phần mềm CDS/ISIS, trao đổi dữ liệu với các hệ quản lí SDL; áp dụng quy tắc sinh số theo chỉ số cutter, thích hợp với các kiến trúc kho khác nhau.
32 + Đối với các module chức năng
Module bổ sung: Cho phép lập đơn đặt mua/hợp đồng, đơn đặt mua ấn phẩm định kỳ, tối ưu danh sách ấn phẩm trong đặt mua, thay đổi đơn đặt mua, khai báo các khoản chi, khiếu nại quản lí nhà cung cấp, tạo lập nhiều quỹ, cập nhật các quỹ, báo cáo định kỳ, chia sẻ kinh phí, ghi nhận mọi giao dịch, thông báo về việc chi tiêu, hỗ trợ nhiều đơn vị tiền tệ, biên mục sơ lược, kiểm tra trùng, sinh đăng kí cá biệt theo lô, sinh đăng ký cá biệt tự động, sinh số định danh, quản lý nhiều nguồn bổ sung khác nhau, in nhãn, định dạng nhãn, in mã vạch, báo cáo bổ sung, thống kê bổ sung, kho sách dự trữ để trao đổi, bán, đưa ra web để quảng cáo chào bán, trao đổi, kèm theo quản lý về tài chính đối với các tài liệu được bán.
Module biên mục: Cho phép sử dụng phím tắt trong quá trình biên mục, có khả năng kiểm tra chính tả, dữ liệu biên mục phải được hỗ trợ kiểm tra chính tả thông qua một chức năng được tích hợp trong phân hệ, biên mục theo mọi trường MARC21 chuẩn và MARC21 VN , biên mục theo các trường phi chuẩn MARC21 và MARC21 VN, hỗ trợ biên mục các trường MARC21 và MARC21 VN, đặc biệt giá trị của các trường 00X (fixed length control field) của MARC21 và MARC21 VN có thể được nhập một cách dễ dàng qua danh sách các ký tự mã. Hỗ trợ giá trị Leader, hợp lệ dữ liệu theo MARC21 và MARC21 VN, biên mục trường lặp, mở rộng các mẫu biên mục định sẵn ngay trong quá trình biên mục, biên mục tích hợp dữ liệu số, kiểm tra trùng lặp, kiểm tra biên mục lặp lại, biên mục theo từ điển, tái sử dụng thông tin biên mục, khả năng đặt các giá trị mặc định, liên kết các bản ghi biên mục. Liên kết theo tác giả, chủ đề, từ khoá, nhà xuất bản… để người sử dụng có thể xem thông tin liên quan, cung cấp các thông tin quản lí, phân quyền với việc xóa, sửa, kiểm tra thao tác xóa, tùy biến các mẫu biên mục, tạo các trường biên mục phi chuẩn MARC, tạo các trường đặc biệt, kết hợp với phân hệ khác. Định nghĩa mục từ liên quan: Với các từ điển chủ đề, tác giả cần cho phép chỉ ra các mục từ liên
33
quan (ví dụ: Tên thật và bút danh, các chủ đề tham khảo thêm). Sửa một mục từ tại một điểm duy nhất: Khi sửa một mục từ từ điển, người dùng có thể ra lệnh cập nhật đồng thời giá trị của một từ này trong các bản ghi biên mục tham chiếu tới nó. Gộp các mục từ từ điển: Các mục từ dư thừa (nhiều phiên bản) có thể được gộp lại để kiểm soát tính nhất quán, duyệt từ điển, tự định dạng sản phẩm thư mục, hỗ trợ sắp xếp theo nhiều trường cho phép sản phẩm thư mục có thể sắp xếp theo đồng thời một nhóm bất kỳ trong các trường MARC21 và MARC21 VN. Lọc bỏ trong sắp xếp, hỗ trợ xâu thay thế khi sắp xếp: Cho phép người dùng chỉ ra các cụm từ thay thế đề phục vụ sắp xếp. Hỗ trợ tiêu chí nhóm khi tạo ra sản phẩm thư mục: Có thể đặt ra tiêu chí nhóm các đầu mục trong danh mục theo một trong các trường MARC21, MARC21 VN, tiêu chuẩn nhóm sẽ được xét trước tiêu trí sắp xếp. Kết hợp tạo sản phẩm thư mục với tiêu chí lọc: Cho phép người dùng giới hạn các biểu ghi đưa vào sản phẩm thư mục thông qua các tiêu chí lọc, hỗ trợ danh mục nhiều phần (danh mục có thể tạo theo nhiều phần riêng biệt có trật tự trước sau). In chỉ mục cho sản phẩm thư mục: Chỉ mục cho một trường MARC21, MARC21 VN bất kỳ của một danh mục có thể được in ra dễ dàng. Chuyển đổi sang các công cụ soạn thảo văn bản khác nhau. In phích đồng thời cho nhiều kho. Tự động sắp xếp phích, xuất/nhập dữ liệu trực tuyến, nhập đè vào một biểu ghi có sẵn. Nhập trực tuyến theo lô qua Z39.50 nhập dữ liệu từ tệp Text: Các biểu ghi MARC21 được lưu trữ trong một tệp có thể được nhập vào cở sở dữ liệu cục bộ. Bổ sung thêm các trường cục bộ: Cùng với quá trình nhập liệu, có thể nhập thêm một số trường cần thiết quy định cục bộ. Xuất dữ liệu trực tuyến: Người dùng cũng có thể xuất dữ liệu (khuân dạng ISO2709 hoặc tagged) trong quá trình biên mục. Nhập dữ liệu từ các tệp Text có Tag: Các dữ liệu kết xuất Text từ cơ sở dữ liệu trên CD - ROM như DIALOG, Silver Platter.
Module sưu tập số: Cho phép mô tả chi tiết các quy trình cần thiết sử dụng để số hóa tài liệu trong một thư viện điện tử. Phần mềm phải có khả
34
năng số hóa mọi dạng văn bản từ loại văn bản dạng Text đến dạng hình ảnh, âm thanh hiện đang lưu trữ tại thư viện. Phần mềm số hóa cho phép sửa chữa các tài liệu điện tử, hiệu chỉnh các tham số kĩ thuật để đảm bảo chất lượng của tài liệu điện tử. Tệp số hóa có định dạng thông dụng như: Msword, Tex, Plain Tex, JPEG, PDF hoặc phải có phần mềm chuẩn đổi về các định dạng trên để lưu trữ trên máy chủ; có khả năng số hóa sách, tạo nên các sách điện tử sử dụng trong mạng hay sử dụng cho các công cụ sách điện tử trên thị trường; kích thước tệp số hóa không lớn, tương đương với kích thước các tệp điện tử được số hóa bằng các phần mềm phổ biến trên thế giới. Chất lượng các tài liệu điện tử phải thỏa mãn yêu cầu. Có thể sử dụng phần mềm tìm kiếm để tìm kiếm thông tin, in ra các máy in thông dụng. Kết hợp chặt chẽ với module bổ sung và biên mục để tạo thành cơ sở dữ liệu toàn văn trong thư viện điện tử. Cho phép tìm kiếm thông tin trên các tệp số hóa theo yêu cầu (bằng phần mềm): Nhà thầu phải mô tả chi tiết khả năng của phần mềm tìm kiếm. Thiết bị kỹ thuật sử dụng : Nhà thầu phải mô tả chi tiết các loại thiết bị kỹ thuật được sử dụng kèm theo với phần mềm, các thiết bị nào đã được sử dụng có hiệu quả nhất, các thiết bị kỹ thuật phải là các công cụ phổ biến hoặc chuyên dụng trên thị trường; được cập nhật và nâng cấp ngay khi có những biến đổi về CNTT (phần cứng và phần mềm) trong nước và trên thế giới. Nhà thầu phải chứng minh khả năng này của phần cứng và phần mềm; phần mềm số hóa làm việc ổn định, dễ dàng cài đặt khi cần thiết. Nhà thầu phải mô tả chi tiết quy trình cài đặt và cài đặt lại. Giao diện người dùng trên web bằng tiếng việt và tiếng anh.
Module lưu thông: Cho phép lưu thông theo từng địa điểm, làm việc với các mã vạch khác nhau, hỗ trợ nhập các mã vạch bằng tay; hỗ trợ nhập nhanh bản ghi bạn đọc, bản ghi biên mục, đăng ký cá biệt, hiển thị thông tin bạn đọc, ghi mượn nhiều ấn phẩm cùng một lúc, tự động chuyển thẻ bạn đọc, tránh ghi mượn hai lần; tự động thanh toán hạn trả; thay đổi hạn trả, ngày trả;
35
in biên nhận mượn, in biên lai phạt, bỏ qua tiền phạt, bỏ qua hạn ngạch; cho phép mượn tại chỗ và mượn về nhà; ghi chú nội bộ, hiển thị yêu cầu mượn, hủy yêu cầu mượn, gia hạn mượn, lập lịch, khóa thẻ.
Module OPAC: Yêu cầu giao diện tìm kiếm cần thân thiện với người dùng, có các cấp độ tìm kiếm khác nhau, có những mẫu tìm kiếm đặc biệt cho các tài liệu, cho phép sử dụng toán tử logic, có giới hạn thời gian, tìm theo mọi trường biên mục, có sử dụng biểu thức và ngoặc, không phân biệt chữ hoa và chữ thường, cho phép lưu trữ tạm thời, tìm theo xâu con, sắp xếp kết quả trả lại, hỗ trợ các định dạng khác nhau của trang kết quả, hỗ trợ tìm kiếm bằng từ điển, hiển thị thông tin xếp giá tổng hợp.
Module quản lí bạn đọc: Quản lí các thông tin cần thiết của bạn đọc, quản lí bạn đọc theo nhóm, các chính sách riêng của từng nhóm, xử lý lô, tra cứu thông tin bạn đọc, in thẻ và mã vạch, định dạng thẻ…
Module ấn phẩm định kỳ: Cho phép quản lý các ấn phẩm định kỳ, biên mục, sinh số đăng ký cá biệt như module bổ sung.
Module mượn liên Thư viện: Đây là module có ở nhiều phần mềm, tuy nhiên rất ít thư viện áp dụng. Module này cho phép bạn đọc ở các thư viện này có thể mượn tài liệu của thư viện kia và ngược lại. Quản lí thông tin liên quan đến bạn đọc ở thư viện khác.