II. Phân tích hoạt động nghiệp vụ xuất khẩu tại công ty
4. Quy trình xuất khẩu
4.4. Ký hợp đồng nội
Ký hợp đồng nội là việc ký hợp đồng mua hàng để tạo nguồn hàng xuất khẩu. Mục tiêu của công ty đề ra là giữ vững vị thế cạnh tranh trên thị trờng đồng thời thu lợi nhuận cao. Do vậy tổ chức mua của công ty đã đặt ra mục tiêu sau:
+ Đảm bảo về số lợng, chất lợng của hàng mua.
+ Giá cả của hàng mua phải đảm bảo cho công ty thu hút đợc khách hàng và thu đợc lợi nhuận sau khi bán.
+ Giảm thiểu của chi phí khi thực hiện công tác mua.
Ký hợp đồng nội công ty áp dụng đối với hai loại hợp đồng sau:
+ Hợp đồng mua bán: căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng của công ty mà công ty tiến hành mua với số lợng và chất lợng đợc quy định trong hợp đồng. Đây là hình thức mua phổ biến và chủ yếu nhất, mua thỏa thuận đợc tiến hành trên cơ sở thỏa thuận nhất trí giữa đại diện công ty và các chủ hàng về phơng thức giao nhận, giá cả, hình thức thanh toán các ràng buộc cam kết trong hợp đồng mua…
bán với quyền lợi và trách nhịêm của hai bên.
+ Hợp đồng ủy thác: căn cứ vào sự ủy thác của đơn vị “chân hàng” công ty nhận sự ủy thác và tiến hành xuất khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định với
danh nghĩa của mình nhng với chi phí của bên ủy thác. Trong trờng hợp này công ty chắc chắn có hàng để giao dịch
4.5. Ký hợp đồng ngoại
Ký hợp đồng ngoại là việc ký kết hợp đồng giữa công ty và một bên là đối tác nớc ngoài để xuất khẩu hàng hóa theo sự thỏa thuận giữa hai bên.
Đối với hợp đồng ngoại công ty áp dụng đối với hai loại sau:
+ Hợp đồng bán thẳng: khi công ty ký đợc hợp đồng trực tiếp với đối tác nhập khẩu để xuất khẩu trực tiếp sang nớc đối tác. Đối với hợp đồng này công ty giao dịch thẳng với đối tác nên chi phí giao dịch không mất nhiều, mặt khác công ty sẽ có nhiều lợi thế hơn và tạo ra nhiều cơ hội giao dịch với bạn hàng.
+ Hợp đồng ký qua trung gian: là hợp đồng đợc ký giữa công ty và đối tác nớc ngoài và việc quy định các điều kiện mua bán đều phải thông qua một ngời thứ ba, ngời thứ ba này đợc gọi là ngời trung gian. Đối với hợp đồng này ngoài chi phí cho việc giao dịch hàng hóa công ty còn phải chịu một khoản phí cho ngời thứ ba gọi là phí hoa hồng
4.6. Giao hàng
Việc giao hàng đợc thực hiện theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng đã ký
4.7. Làm thủ tục thanh toán
Khi đã hoàn thành việc giao hàng, công ty lập bộ chứng từ thanh toán xuất trình ngân hàng Vietcombank (ngân hàng đại diện cho công ty trong giao dịch thanh toán với đối tác nớc ngoài). Tùy thuộc vào hợp đồng và phơng thức thanh toán hai bên lựa chọn để lập bộ chứng từ thanh toán.
Bộ chứng từ thờng gồm có:
- B/L (Bill of lading: vận đơn đờng biển). - Commercial Invoice (hóa đơn thơng mại). - Packing list (phiếu đóng gói).
- C/O (certificate of origin: giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa).
- Certificate of quality: giấy chứng nhận chất lợng. - Giấy chứng nhận côn trùng.
- Giấy chứng nhận kiểm dịch.
Công ty thờng sử dụng nhiều phơng thức thanh toán tuỳ vào mối quan hệ với đối tác làm ăn. Đối với đối tác thông thờng thì công ty sử dụng phơng thức thanh toán bằng L/C. Đối với đối tác mới làm ăn có thể công ty sử dụng phơng thức D/P (Documents against Payment: chứng từ khi trả tiền) nhận bộ chứng từ trả 100% tiền hàng. Còn khách hàng đã làm ăn lâu dài với công ty, công ty đã thực sự tin tởng thì có thể dùng phơng thức TTR (Telegraphic transfer) trả chậm có thời hạn.
5. Đánh giá
5.1 u điểm
Công ty có bộ máy tổ chức tơng đối gọn nhẹ, ít phòng ban, giám đốc trực tiếp chỉ đạo kinh doanh. Do vậy, các tình huống đợc xử lý nhanh đặc biệt là về thời gian. Đội ngũ cán bộ trong công ty đã biết nắm nhanh, khá chính xác tình hình hàng hóa tiêu thụ để xử lý trong kinh doanh một cách chủ động linh hoạt.
Cán bộ công nhân viên có trình độ cao, hầu hết là tốt nghiệp ở các trờng đại học có uy tín trong đào tạo các nhà kinh doanh. Đội ngũ cán bộ còn trẻ nhng công ty đã bố trí hợp lý những ngời có nhiều kinh nghiệm với những ngời năng động linh họat trong kinh doanh.
Công ty đã biết tích cực mở rộng thị trờng xuất nhập khẩu khai thác khá triệt để khả năng sản xuất và nhập khẩu đạt hiệu quả kinh tế cao đồng thời không ngừng củng cố và tăng cờng uy tín đối với khách hàng.
Biết tổ chức tốt việc huy động nguồn hàng xuất khẩu đặc biệt số lợng, chất lợng, thời gian, việc tiêu thụ hàng đợc nhập khẩu đợc tổ chức rộng rãi, chủ động đạt đợc yêu cầu: vừa tiêu thụ nhanh, vừa đảm bảo hiệu quả cao.
Biết tôn trọng mọi khả năng bằng nhiều biện pháp có kết quả, huy động tốt
nguồn vốn đáp ứng kinh doanh. Từng bớc hoàn thiện công tác quản lý và sử dụng
nguồn vốn kinh doanh chặt chẽ khoa học.
Có cơ sở vật chất đầy đủ để phục vụ kinh doanh: nối liền giữa các bộ phận với ban giám đốc công ty để giám đốc kịp thời đa ra quyết định kinh doanh đúng đắn. Có hệ thống kho tàng, trạm thu mua tại những vùng trọng điểm để phục vụ công tác huy động hàng xuất khẩu, khai thác triệt để tiềm năng của một nớc nông nghiệp. Vấn đề có tính chất quyết định kết quả kinh doanh đó là sự đoàn kết nhất trí của tập thể lãnh đạo, sự lao động sáng tạo nhiệt tình với tinh thần trách nhiệm cao của các phòng ban và toàn thể cán bộ công nhân viên.
5.2 Tồn tại
Việc huy động hàng nông sản xuất khẩu mới chỉ thực hiện ở các tỉnh miền Bắc, miền Trung còn ở miền Nam cha khai thác đợc nhiều, do đó số lợng hàng nông sản xuất khẩu còn thấp.
Công tác mua buôn phải qua nhiều trung gian nên giá thành cao, hạn chế hiệu quả kinh doanh.
Công tác bố trí, sử dụng cán bộ, việc đổi mới công tác tổ chức còn chậm, biện pháp tiến hành thiếu kiên quyết gây ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh. Cha có sự quan tâm tới thị trờng trong nớc cho nên việc khai thác thị trờng cha mang lại hiệu quả cao.
Công tác quản lý kinh doanh có lúc, có nơi còn mang tính bao cấp. Cho nên việc phát huy tính năng động sáng tạo trong đội ngũ công nhân viên còn hạn chế.
Việc sử dụng vốn còn cha sát sao, cha đạt tính tối u vì vậy công nợ còn tồn đọng dẫn đến việc giảm hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Tuy có cơ sở vật chất đầy đủ để phục vụ kinh doanh nhng khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển thì việc cập nhật thông tin mới, nhanh là công tác quan trọng tạo rất nhiều cơ hội cho công ty khi tham gia thị trờng, thì việc công ty không truy cập Internet là một thiếu sót lớn. Việc truy cập Internet giúp cho công
ty có thể tìm kiếm đợc nhiều thị trờng mới, khác hàng mới có thể hợp tác tốt với công ty. Mặt khác, đây cũng là một cách công ty có thể quảng cáo nhanh, tốt về công ty với rất nhiều bạn hàng mới trên thế giới, qua đó mở rộng đợc thị trờng xuất khẩu, tìm kiếm khách hàng đạt hiệu quả cao trong kinh doanh, thu đợc lợi nhuận tối u nhất.
Công ty đã hoạt động gần 40 năm do đó có ít nhiều ảnh hởng của cung cách làm ăn thời bao cấp trớc đây, nghĩa là chờ chỉ tiêu, chỉ thị của cấp trên xuống rồi mới thực hiện, vì vậy công tác nghiên cứu thị trờng còn rất nhiều yếu kém. Từ trớc đến nay công ty hoạt động giống nh một ngời trung gian giữa ngời sản xuất và ngời nhập khẩu do đó mà công ty không thể kiểm soát đợc mặt hàng của mình khi đã chuyển sang nớc nhập khẩu, không biết nhu cầu tiêu dùng của từng nớc. Điều đó cũng giải thích vì sao công ty đã hoạt động trong lĩnh vực này lâu rồi mà vẫn không đợc ngời tiêu dùng biết đến. Thêm vào đó độ đa dạng chủng loại hàng hoá thấp, hàng chất lợng thấp và hàng vẫn chủ yếu xuất khẩu làm nguyên liệu sản xuất cho các nớc khác.
Công ty mua hàng từ các nơi khác nhau nên giá cả hay thay đổi vì thế công ty cha thể xây dựng một chính sách giá cho các mặt hàng kinh doanh. Hiện nay giá sản phẩm xuất khẩu của công ty đợc xây dựng dựa trên mức giá mua trong nớc cộng với chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng. Giá chào hàng hay ký kết hợp đồng lại dựa trên mức giá thị trờng giao dịch quốc tế nh giá ở thị trờng London, New York, Sysney…
Còn về các hoạt động nhằm mở rộng thị trờng kinh doanh của công ty vẫn đứng ở mức chào hàng, gửi quảng cáo, cha có điều kiện đặt văn phòng ở nớc ngoài, chiến lợc phát triển thị trờng của công ty cha đợc hình thành vì thế làm hạn chế đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
