2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty VIETRANS :
Đứng đầu Công ty là Tổng giám đốc Công ty do Bộ trưởng Bộ Công thương bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Tổng giám đốc tổ chức điều hành mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và các cơ quan quản lý Nhà nước về mọi hoạt động của công ty.
Cơ cấu tổ chức của công ty tuân theo chế độ một thủ trưởng có quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định tại số 217/HĐBT và quy định của Bộ về phân cấp toàn diện của công ty.
Giúp việc cho giám đốc còn có hai phó giám đốc, các phó giám đốc do giám đốc đề nghị và được thủ trưởng cơ quan chủ quản là Bộ Thương Mại bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm. Mỗi phó giám đốc được phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác của công ty và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về công việc được giao. Trong trường hợp tổng giám đốc vắng mặt thì phó giám đốc thứ nhất là người thay mặt giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty.
Cơ cấu tổ chức của công ty, nhiệm vụ và quyền hạn của các đơn vị bộ phận trực thuộc công ty cũng như mối quan hệ công tác giữa các đơn vị và các bộ phận nói trên do Tổng giám đốc quy định cụ thể cho từng trường hợp, tình hình thực tế từng năm, từng thời kỳ, đảm bảo cho sự tồn tại và hoạt động có hiệu quả của công ty.
Hiện nay công ty các phòng sau:
* Khối kinh doanh: bao gồm các phòng ban có chức năng kinh doanh nhằm tự trang trải và nuôi sống cán bộ văn phòng. Bộ phận kinh doanh đã được chuyên môn hoá và phân chia thành 6 phòng:
• Phòng vận tải quốc tế • Phòng xuất nhập kẩu
• Phòng xúc tiến thương mại
• Xí nghiệp dịch vụ xây dựng ngoại thương • Kho Yên viên
• Đội xe Pháp Vân
* Khối quản lý: các phòng ban trong khối có nhiệm vụ giúp tổng giám đốc trong công tác quản lý mọi hoạt động của công ty. Các phòng quản lý có nhiệm vụ tham mưu giúp giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh theo dõi hoạt động của các đơn vị trực thuộc, xây dựng kế hoạch, kí kết hợp đồng, lo các thủ tục nhập khẩu, thống kê tổng hợp, lập báo cáo kết quả kin doanh. Bao gồm:
• Phòng tổ chức cán bộ • Phòng hành chính quản trị • Phòng tổng hợp
• Phòng kế toán tài vụ • Phòng kế toán kiểm toán
Giữa các phòng ban trong công ty có mối quan hệ mật thiết, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện công việc một cách hài hoà và hiệu quả.Ngoài ra công ty còn có xí nghiệp dịch vụ xây dựng, đội xe và hệ thống kho bãi trực thuộc cùng phối hợp kinh doanh. Dưới đây là mô hình cơ cấu bộ máy quản lý của công ty VIETRANS:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cầu tổ chức của công ty VIETRANS
2.1.2.2. Nguồn lực của công ty:
* Nguồn vốn: Tæng Gi¸m §èc Khèi Kinh doanh dÞch vô GNVT 1. Phßng vËn t¶i quèc tÕ 2. Phßng xuÊt nhËp khÈu 3. Phßng xóc tiÕn th¬ng m¹i 4. XÝ nghiÖp dÞch vô x©y dùng ngo¹i th¬ng. 5. Kho Yªn viªn 6. §éi xe Ph¸p v©n Khèi qu¶n lý 1. Phßng tæ chøc c¸n bé 2. Phßng hµnh chÝnh qu¶n trÞ 3. Phßng tæng hîp 4. Phßng kÕ to¸n tµi vô 5. Phßng kÕ to¸n kiÓm to¸n 6. Ban qu¶n lý dù ¸n Khối công ty thành viên và chi nhánh 1. Cty cổ phần GNKV Miền Nam 2. Cty cổ phần VIETRANS Quy Nhơn 3. Chi nhánh VIETRANS Nha Trang 4. Cty cổ phần VIETRANS Đà Nẵng 5. Chi nhánh VIETRANS Nghệ An 6. Cty cổ phần VIETRANS Hải Phòng Khối liên doanh 1. LOTUS Join Venture Co., Ltd 2. TNT- VIETRANS Express WorldWide VietNam Ltd 3. VIETRANS – “K” LINE Joint Venture Co., Ltd 4. VIETRANS SINOTRAN Joint Venture Co., Ltd Văn phòng đại diện ở nước ngoài 1. Odessa 2.Vladivosto ck PHã Tæng Gi¸m §èc
VIETRANS là công ty nhà nước được thành lập với nhiệm vụ kinh doanh dịch vụ giao nhận kho vận đã không ngừng lớn mạnh, công ty luôn làm ăn có lãi. Nguồn vốn của VIETRANS được hình thành bao gồm có vốn ngân sách cấp, vốn tự bổ sung.
Năng lực tài chính của VIETRANS trong thời gian qua không ngừng tăng lên về cả tổng tài sản và doanh thu, ngày càng khẳng định tầm vóc của mình đối với các doanh nghiệp cùng nghành trong và ngoài nước.
Ngoài ra, hệ thống kho và phương tiện vận chuyển của Công ty :
- Số lượng kho: 8 kho lớn, khối tích: 121.700 m3 kho kín, 220.500 m2 bãi địa điểm bố trí kho ở các tỉnh thành trên toàn quốc: Hải Phòng. Hà Nội, Vinh, Đà Nẵng, Nha Trang, Quy Nhơn, TP Hồ Chí Minh.
- Số lượng thiết bị vận chuyển: 150 xe ô tô các loại. chủ yếu là vạn chuyển container và hàng siêu trường, siêu trọng, có các loại xe nâng hàng, cần cẩu và trang thiết bị khác phục vụ đóng gói, tháo dỡ hàng hoá.
* Nguồn nhân lực:
VIETRANS đã có một đội ngũ lãnh đạo và hệ thống nhân viên tốt nhất điều hành, quản lý, phụ trách hệ thống mạng lưới kho bãi ở khắp các đầu mối giao thông trong nước và trên thế giới.
Tổng số lao động của công ty lên tới hơn 1000 người.
- Trong lĩnh vực XNK, kỹ thuật máy móc và thiết bị: 150 người, trong đó cán bộ chuyên môn 50 người.
- Trong lĩnh vực giao nhận kho vận: 700 người, trong đó cán bộ chuyên môn: 600 người.
Do đặc điểm của ngành dịch vụ nhưng lại thường xuyên đi công tác xa, đi nước ngoài, thực hiện công việc bốc xếp hàng hoá nên lao động nam trong công ty chiếm một tỷ lệ khá lớn khoảng 70%-80% tổng số lao động trong công ty.
Cán bộ phòng ban của công ty có độ tuổi khá trẻ, bình quân khoảng 32 tuổi, đa số họ đã tốt nghiệp đại học, thạc sỹ, nhiều người là tiến sỹ. Bậc thợ, công nhân bình quân của họ là 30. Vì yêu cầu của ngành nghề và công việc đòi hỏi, trình độ ngoại ngữ của các công nhân viên làm việc trong công ty được yêu cầù rất cao và được đào tạo cách kỹ lưỡng nên hầu hết các thành viên của công ty đều biết giao tiếp cơ bản bằng tiếng Anh, ngoài ra có tiếng Trung, tiếng Nhật...
Nguồn nhân lực là một nhân tố rất quan trọng và gây ảnh hưởng rất lớn tới sự tồn tại và phát triển của công ty.
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của công ty:
2.1.3.1. Chức năng của công ty:
VIETRANS là một công ty làm chức năng dịch vụ quốc tế về vận chuyển, giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hoá, tư vấn, đại lý cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước hoạt động trên lĩnh vực vận chuyển, giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hoá.
Theo điều lệ, công ty có những chức năng như sau :
+ Nhận uỷ thác dịch vụ về kho vận, giao nhận, thuê và cho thuê tàu (tàu biển, ô tô, máy bay, xà lan, container...) bằng các hợp đồng từ cửa tới cửa và thực hiện những dịch vụ khác liên quan đến hàng hoá nói trên, như việc gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, mua bảo
hiểm hàng hoá và giao nhận hàng hoá cho người chuyên chở tiếp đến nơi quy định.
+ Thực hiện các dịch vụ tư vấn về giao nhận, vận tải, kho hàng, và các vấn đề khác có liên quan theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
+ Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá trên cơ sở giấy phép xuất nhập khẩu của Bộ Công thương cấp cho công ty.
+ Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng hoá quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam và ngược lại bằng các phương tiện chuyên chở của mình hoặc thông qua các phương tiện chuyên chở của người khác.
+ Làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài và làm các công tác phục vụ cho tàu biển nước ngoài vào Việt Nam.
+ Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trong các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu...
+ Kinh doanh du lịch ( dịch vụ khách sạn, vận chuyển, hướng dẫn khách du lịch,..), Kinh doanh cho thuê văn phòng và nhà ở.
2.1.3.2. Nhiệm vụ của công ty:
Với các chức năng như trên, công ty Giao nhận kho vận Ngoại thương phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau :
+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích chức năng của công ty.
+ Thông qua các liên doanh, liên kết, trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hoá bằng các phương tiện tiên tiến, hợp lý, an toàn, cải tiến việc chuyên chở... đảm bảo hàng hoá an toàn trong phạm vi trách nhiệm của công ty.
+ Bảo đảm việc an toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, bảo đảm trang trải về tài chính, sử dụng hợp lý, theo đúng chế độ, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
+ Mua sắm, xây dựng, bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện kỹ thuật của công ty.
+ Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ kho vận, giao nhận, kiến nghị cải tiến biểu cước giá cước của các tổ chức vận tải có liên quan theo quy định hiện hành và nâng cao vị thế của công ty trên thị trường trong nước và quốc tế.
+ Tổ chức quản lý, chỉ đạo hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc theo cơ chế hiện hành nhằm phát huy cao nhất hiệu quả kinh doanh của công ty.
2.1.4. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:
Dịch vụ kinh doanh của VIETRANS hiện nay chủ yếu gồm các lĩnh vực: • Giao nhận Vận tải : là ngành nghề kinh doanh truyền thống của công ty bao gồm :
+ Giao nhận hàng triển lãm: VIETRANS đã trở thành công ty giao nhận chính thức tại hầu hết các hội chợ triển lãm lớn trng nước và quốc tế như : triển lãm công nghệ môi trường Châu Âu và triển lãm Quảng Tây Trung Quốc tại Việt Nam, triển lãm Caexpo tại Trung quốc..được Chính phủ, các đối tác nước ngoài đánh giá là chuyên nghiệp và uy tín với đội ngũ lao động
có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức giao nhận hàng triển lãm. Cung cấp cho khách hàng dịch vụ trọn gói từ giao nhận vận chuyển, thủ tục hải quan, tạm nhập tái xuất, các vấn đề liên quan đến thuế và miễn thuế, hoàn thuế, đảm bảo đúng tiến độ và đạt hiệu quả cao.
+ Giao nhận công trình : VIETRANS có bề dày lịch sử về giao nhận vận tải về công trình, đã tham gia thực hiện nhiều công trình lớn với tổng vốn đầu tư lên tới 500 triệu USD, được đối tác trong và ngoài nước tin tưởng hợp tác và sử dụng dịch vụ. Vởi trang thiết bị chuyên dụng, đồng bộ, hiện đại, đội ngũ lao động chuyên nghiệp VIETRANS có thể giao nhận mọi loại hình hàng công trình đạt hiệu quả cao nhất.
+ Thủ tục hải quan : thủ tục hải quan là một khâu quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá. Qua nhiều năm kinh nghiệm giao nhận nhiều loại hàng trong các điều kiện khác nhau VIETRANS luôn được khách hàng tin dùng dịch vụ thủ tục hải quan, được các cơ quan hữu quan đánh giá cao về nghiệp vụ và tinh thần hợp tác, được Tổng cục Hải quan chọn làm đại lý khai thuê hải quan.
+ Giao hàng chuyển tải : hàng chuyển tải được thực hiện giữa các nước láng giềng với nhau như : Trung Quốc - Việt Nam - Lào, Trung Quốc - Việt Nam - Campuchia, Trung Quốc - Việt Nam - Thái Lan…, số lượng hàng năm rất đáng kể và VIETRANS coi đó là một loại hình dịch vụ cần được khai thác mạnh.
+ Xuất nhập khẩu : giao nhận vận tải là hoạt động có mối quan hệ chặt chẽ với hoạt động xuất nhập khẩu nên VIETRANS đã rất coi trọng phát triển dịch vụ này. Với lợi thế là một DNNN mạnh, được các ngân hàng sẵn sàng cho vay vốn để thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác có giá trị lớn đặc biệt trong các lĩnh vực phát triển công nghiệp và phục vụ xuất khẩu.
+ Kinh doanh kho ngoại quan : VIETRANS là một tỏng nhữnh đơn vị kinh doanh kho ngoại quan đầu tiên ở Việt Nam, có hệ thống kho ngoại quan tại hầu hết các cảng lớn, đảm bảo cho việc bảo quản và chu chuyển hàng hoá của mọi đối tượng khách hàng.
• Dịch vụ xây dựng: xí nghiệp dịch vụ ngoại thương của công ty chuyên phục vụ việc cải tạo và xây dựng mới hệ thống bến cảng và sân ga, kho bãi và văn phòng cho công ty, ngoài ra còn tham gia xay dựng nhiếu công trình trọng điểm của Nhà nước. Xây dựng là lĩnh vực được đánh giá có hiệu quả, mang lại lợi nhuận lớn cho công ty nhưng hiện nay chỉ mới phát triển ở quy mô vừa, khối lượng công trình chưa lớn, chưa tương xứng với tiềm năng của VIETRANS.
• Dịch vụ chuyển phát nhanh : TNT – VIETRANS Express WorldWide Co., Ltd là công ty liên doanh giữa tập đoàn bưu điện Hà Lan với VIETRANS, được đánh giá là hoạt động có hiệu quả cao nhất khu vực Đông Nam Á, có mạng lưới rộng khắp cả nước.
• Kinh doanh cầu cảng và vận tải biển: công ty liên doanh Bông Sen (LOTUS) là liên doanh giữa VIETRANS với công ty vận tải biển Việt Nam(VOSA) và công ty vận tải biển đen(BLASCO UCRAINA). Cảng LOTUS được đánh giá là cảng nước sâu có hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị xếp dỡ đạt tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo các tàu trọng tải lớn cập bến an toàn.
2.1.5. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2006 đến 2008 đến 2008
Trải qua quá trình xây dựng và phát triển khá dài, đến nay VIETRANS đã đạt đựơc những thành quả đáng kể.
2.1
.5.1 Tình hình thực hiện một số hoạt động chính:
* Dịch vụ giao nhận vận tải : là một dịch vụ mang tính chuyên ngiệp cao, là sự kết hợp của các yếu tố : hàng hoá, cơ sở vật chất, nhân lực. Trong đó cơ sở vật chất là yếu tố cơ bản, quan trọng. Vì vậy, song song với hoạt động kinh doanh công ty coi trọng việc đầu tư cơ sở vật chất, nâng cao năng lực cạnh tranh. Từ năm 2001 đến nay đã xây dựng hơn 1500m cầu cảng, 2500000m2 bãi container, mua sắm các thiết bị bốc dỡ hiện đại, phục vụ cho việc khai thác cầu cảng, xây dựng thêm hàng chục ngàn m2 kho chứa hàng với chất lượng quốc tế, các văn phòng các chi nhánh được cải tạo nâng cấp khang trang làm thay đổi hoàn toàn bộ mặt VIETRANS, tăng thêm niềm tin cho các đối tác trong và ngoài nước. Đặc biệt, tập trung đầu tư vào những nơi có cảng và sân ga trực tiếp như Tp. Hồ Chí Minh, Tp. Hải Phòng, Vinh, Yên Viên. VIETRANS có mạng lưới cảng biển và sân ga là lợi thế tuyệt đối, rất ít các công ty, tập đoàn trên thế giới có được, đây là yếu tố quan trọng để phát triển kinh doanh chuỗi dịch vụ Logistics khép kín. Qua một thời gian ngắn nhưng VIETRANS đã có hệ thống kho bãi và trang thiết bị bốc xếp tương đối hoàn chỉnh. Bước đầu công ty đã tạo dựng và phát triển được hệ thống cơ sở vật chất khá đồng bộ và hiện đại.
Mặc dù luôn ở trong tình trạng cạnh tranh gay gắt nhưng do sự nỗ lực của tất cả các đơn vị và sự chỉ đạo sát sao, kịp thời của lãnh đạo công ty nên những năm vừa qua tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải tiếp tục tăng trưởng mạnh mẽ, có xu hướng phát triển và mở rộng trong thời gian tới. Các chi nhánh đã tích cực marketing tìm kiếm khách hàng, nâng cao chất