1) Nghiên cứu thị trờng và lập phơng án kinh doanh.
Để tiến hành việc ký kết hợp đồng xuất khẩu công ty xuất nhập khẩu Hà Tây đã tiến hành việc nghiên cứu thị trờng lập phơng án kinh doanh để nhằm bảo đảm hiệu quả kinh tế.
a) Nghiên cứu tiếp cận thị trờng.
Việc nghiên cứu tiếp cận thị trờng đợc tiến hành qua một số vấn đề sau: - Nghiên cứu hàng hoá xuất khẩu nhằm lựa chọn những mặt hàng xuất khẩu thích hợp nhất và mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp. Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây kinh doanh rất nhiều mặt hàng kể cả thu mua lẫn sản xuất. Vì vậy công ty luôn luôn nghiên cứu kỹ lỡng thị trờng của mình quan tâm.
Mục đích để nắm bắt các vấn đề nh: Thị trờng đang cần mặt hàng gì, tình hình tiêu thụ ra sao! Chu kỳ sống của sản phẩm? tình hình sản xuất của công ty?
- Nghiên cứu thị trờng xuất khẩu. Công ty tiến hành việc tiêu thụ hàng hoá trên thị trờng xuất khẩu bằng cách qua các phơng tiện thông tin đại chúng nh sách báo, rađiô, tivi hoặc cho ngời tiến hành thị sát thị trờng. Nhằm xác định nhu cầu của thị trờng thực tế, lợng dự trữ, xu hớng biến động của từng thời kỳ khu vực. Mặt khác công ty còn sử dụng các đại lý, môi giới để nắm bắt thị tr- ờng.
- Nghiên cứu giá cả hàng hoá xuất khẩu. Giá cả hàng hoá là biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá đồng thời biểu hiện một cách tổng hợp các hoạt động kinh tế. Việc nghiên cứu giá cả hàng hoá xuất khẩu gồm nghiên cứu mức giá, xu hớng biến động của giá cả thị trờng và các nhân tố ảnh hởng đến nó. Công ty tiến hành tính giá hàng hoá xuất khẩu để tiến hành sản xuất, thu gom sao cho có hiệu quả kinh tế.
- Lựa chọn đối tác. Công ty có rất nhiều bạn hàng để xuất khẩu nhng tất nhiên phải lựa chọn bạn hàng phù hợp nhất có độ tin cậy cao để đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Vì thế công ty đã tiến hành nghiên cứu lựa chọn bạn hàng bằng cách dựa trên: quan điểm kinh doanh của đối tác; lĩnh vực kinh doanh của họ, khả năng tài chính, uy tín và mối quan hệ kinh doanh, ngời đại diện công ty và phạm vi trách nhiệm của họ đối với công ty.
b) Lập phơng án kinh doanh.
Trên cơ sở kết quả thu đợc của việc nghiên cứu tiếp cận thị trờng công ty tiến hành lập phơng án kinh doanh.
Phòng kinh doanh điều hành, dự toán tổng thu, tổng chi. Nếu có hiệu quả kinh doanh tức là mang lại lợi nhuận cho công ty thì lập phơng án kinh doanh: phơng án phải đợc giám đốc ký duyệt.
Phòng kế hoạch thị trờng tiến hành tổ chức lập kế hoạch sản xuất giao chỉ tiêu cho các trạm, các cơ sở sản xuất (đối với hàng mây tre đan, thêu len) tiến hành lập kế hoạch thu gom hàng hoá ở các huyện các địa phơng trong tỉnh lập thành lô hàng xuất khẩu (đối với mặt hàng lạc nhân, hoa quả tơi...)
Phòng kế toán tài vụ căn cứ vào phơng án kinh doanh đã đợc giám đốc ký. Dựa vào số tiền cần thiết của phơng án phòng kế toán cấp tiền từ tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi của ngân hàng để thực hiện phơng án kinh doanh, nếu thiếu thì công ty vay tại ngân hàng.
2) Những vấn đề chung về hợp đồng xuất khẩu
Công xuất nhập khẩu Hà Tây khi tham gia ký kết hợp đồng xuất khẩu là hợp pháp, bởi vì công ty hợp đồng xuất nhập khẩu Hà Tây đợc UBND tỉnh quyết định thành lập. Có t cách pháp nhân, là doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của công ty. Vốn lu động của công ty hiện nay là 3,82 tỷ đồng. Đợc phép kinh doanh xuất nhập khẩu theo các mặt hàng đợc quy định trong giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu số 2.06.1002 của Bộ Thơng mại cấp ngày 23/3/1993.
Việc tham gia ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu thờng do giám đốc đại diện ký kết. Nếu giám đốc không trực tiếp tham gia ký kết thì uỷ quyền cho ngời khác ký kết. Việc uỷ quyền ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu đợc thực hiện với hợp đồng uỷ quyền giữa giám đốc và ngời đợc uỷ quyền, ngời đợc uỷ quyền chỉ đợc ký kết trong phạm vi thẩm quyền quy định trong hợp đồng uỷ quyền.
Nội dung của hợp đồng xuất khẩu đợc ký kết giữa công ty xuất nhập khẩu Hà Tây và các công ty nớc ngoài đều tuân thủ theo quy định của pháp luật, phù hợp với các nguyên tắc của hợp đồng xuất nhập khẩu. Hợp đồng xuất khẩu bao gồm các điều khoản chủ yếu nh: Tên hàng, số lợng, chất lợng, thời hạn và địa điểm giao hàng, giá cả và phơng thức thanh toán. Ngoài những điều khoản chủ yếu trên còn có các điều khoản khác nh đóng gói, kí mã hiệu, bảo hiểm... Cụ thể nó đợc thể hiện ở hợp đồng xuất khẩu mây tre đan đợc ký kết giữa công ty xuất nhập khẩu Hà Tây và Su Sung Trading Co.Ltđ (Phụ lục).
Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây ký kết các hợp đồng xuất khẩu đều thực hiện bằng văn bản nh hợp đồng đối với một số khách hàng quen làm ăn lâu dài thì có thể ký kết bằng Telex, Fax.
Vấn đề quan trọng đối với ký kết hợp đồng xuất khẩu là việc lựa chọn luật áp dụng cho hợp đồng. Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây ký kết các hợp đồng xuất khẩu nói chung thông thờng áp dụng luật pháp quốc tế về ngoại th-
ơng nh UCP 500 Incoterms 1990, Công ớc Viên 1980 và một số văn bản pháp lý quốc tế về ngoại thơng khác.
Ngôn ngữ của hợp đồng xuất khẩu thờng sử dụng bằng tiếng Anh. Đây cũng là ngôn ngữ thông dụng trong buôn bán quốc tế.
Phơng thức ký kết các hợp đồng xuất khẩu giữa công ty xuất nhập khẩu Hà Tây với các công ty đối tác là các bên trực tiếp gặp gỡ thoả thuận và ký kết hợp đồng. Thông thờng với mặt hàng mây tre đan khách hàng thờng tới công ty giao dịch và ký kết hợp đồng. Ngoài ra công ty cũng gửi th chào hàng cho các công ty ở nớc ngoài theo phơng thức ký kết gián tiếp.
3) Các điều khoản của hợp đồng xuất khẩu
Hợp đồng xuất khẩu đợc ký kết giữa công ty xuất nhập khẩu Hà Tây và thơng nhân nớc ngoài đều thoả thuận các điều khoản chủ yếu mà pháp luật đã quy định và bắt buộc phải có, nếu thiếu hoặc không có thể vô hiệu. Theo điều 50 luật thơng mại Việt Nam các điều khoản đó bao gồm: Tên hàng số lợng; quy cách phân chất; giá cả; phơng thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao hàng. Mọi hợp đồng xuất khẩu của công ty đều tuân thủ các quy định trên.
Có thể ví dụ một hợp đồng xuất khẩu mây tre đan của công ty. Hợp đồng số 11-98/HT-NVI ngày 4.2.1998 nh sau:
- Về tên hàng: đợc biểu hiện qua mã hàng nh B 1281/5-1; B 1372/5-2; B 1372/5-1...
- Về số lợng, thì thoả thuận theo dung sai ±10%. Đơn vị tính theo bộ, mỗi bộ có thể là 3,5 hoặc 7 chiếc.
- Về phẩm chất: đợc thoả thuận xác định theo mẫu hàng đã thoả thuận. Kích cỡ có thể đợc tăng hoặc giảm 3%.
- Về giá cả: thoả thuận đơn vị tính giá theo bộ, đồng tiền tính giá là USD. Đơn giá theo giá FOB cảng Hải Phòng, Incoterms 1990, bao gồm cả đóng gói.
- Phơng thức thanh toán bằng L/C không huỷ ngang trả ngay (irrevocable and at sight L/C). Sau khi ký kết hợp đồng 5 ngày thì công ty Su Sung Trading Co.Ltd của Hàn Quốc phải mở L/C trên cho công ty xuất nhập khẩu Hà Tây h- ởng lợi.
- Địa điểm giao hàng tại cảng Hải Phòng và thời gian giao hàng đợc quy định trong vòng 10.3.1998.
Ngoài những điều khoản chủ yếu trong hợp đồng còn có các điều khoản khác nhằm tạo sự hoàn chỉnh của hợp đồng xuất khẩu.
Tuỳ theo từng loại mặt hàng mà các điều khoản thông thờng nào sẽ đợc đa vào hợp đồng.
Cũng theo ví dụ về hợp đồng xuất khẩu mây tre đan của công ty thì những điều khoản thông thờng này bao gồm:
- Đóng gói đợc quy định phải phù hợp với vận tải biển. - Bảo hiểm: do ngời mua thực hiện.
- Ngoài ra còn một số các điều khoản khác...