II. Hoàn thiện thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2) Hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng của công ty.
Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu thì công ty phải tiến hành thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng. Thực hiện hợp đồng vừa là lòng tin đối với khách hàng vừa là nâng cao uy tín của công ty. Mặt khác nó cũng gắn liền với trách nhiệm pháp lý mà công ty phải thực hiện. Để thực hiện tốt hợp đồng xuất khẩu công ty cần phải thực hiện các vấn đề sau.
a) Chuẩn bị giấy tờ và các chứng từ khác tốt.
Việc chuẩn bị giấy tờ và các chứng từ xuất khẩu phải đảm bảo các thủ tục đầy đủ, chính xác kịp thời tránh những trờng hợp làm gấp chồng chéo trong quá trình làm chứng từ. Muốn vậy.
- Công ty phải yêu cầu khách hàng cung cấp sớm, kịp thời và phải có thời gian đủ dài trớc khi xuất hàng.
- Tiến hành theo dõi từng mặt hàng, xử lý các thông tin phải chính xác nh ngày giao hàng, cảng đến, số hiệu tàu, điều kiện thanh toán.
- Ghi chép rõ ràng tiến trình thực hiện hợp đồng tránh làm việc chồng chéo.
b) Tổ chức sản xuất thu gom hàng hoá chuẩn bị cho xuất khẩu.
Công ty XNK Hà Tây vừa sản xuất lại vừa kinh doanh xuất khẩu. Vì vậy: - Đối với hàng tự sản xuất thì công ty phải tổ chức sản xuất sao cho kịp thời về số lợng, thời gian và quy cách phẩm chất. Muốn vậy phải thực hiện.
+ Triển khai công tác chuẩn bị vật t đầy đủ đồng bộ kịp thời. + Tổ chức sản xuất hợp lý theo kế hoạch đặt ra.
+ Tiến hành kiểm tra chất lợng sản phẩm
- Đối với kinh doanh xuất khẩu thì công ty phải tiến hành kế hoạch tìm nguồn hàng, nghiên cứu lại vấn đề về thị trờng nh giá cả, nhu cầu v. v... để tiến hành gom hàng cho xuất khẩu. Mặt hàng kinh doanh xuất khẩu của công ty chủ yếu là hàng nông sản. Vì thế để chuẩn bị hàng tốt công ty cần thực hiện:
+ Phải liên hệ đặt hàng với các vùng sản xuất.
+ Giới thiệu giống cây trồng, kỹ thuật trồng, và nếu cần cung cấp cả vốn. + Quan hệ tốt với lãnh đạo địa phơng để có kế hoạch trồng theo vùng những sản phẩm xuất khẩu
c) Cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh chặt chẽ.
Công ty cần phải phối hợp chặt chẽ, hơn nữa các phòng ban để đảm bảo hàng cho xuất khẩu cả về số lợng chất lợng và thời gian giao hàng. Nhằm tạo ra
sự thống nhất giữa các phòng ban trong việc thực hiện xuất khẩu mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Muốn vậy yêu cầu công ty thực hiện tốt các vấn đề sau:
- Các phòng ban phải thờng xuyên báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng cho giám đốc. Qua đó giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng các phòng ban đa ra các giải pháp tối u nhất để đảm bảo hàng xuất khẩu.
- Giữa các phòng ban phải thờng xuyên hàng ngày trao đổi thông tin cho nhau để cùng giải quyết và khắc phục những nảy sinh trong tiến trình thực hiện hợp đồng.
d) Thanh toán tiền hàng
Để quá trình thanh toán đợc nhanh chóng đúng quy định thì công ty XNK Hà Tây cần phải thực hiện tốt các biện pháp sau:
- Xử lý các thông tin trên L/C phải chính xác nh số lợng, giá cả, phẩm chất, ký mã hiệu, thời hạn có hiệu lực, thời hạn trả tiền, thời hạn giao hàng điều kiện giao hàng để cung cấp cho hãng vận tải lập chứng từ thanh toán.
- Thờng xuyên liên lạc yêu cầu khách hàng trả tiền, liên lạc với ngân hàng về tiến độ trả tiền.
Kết luận
Trong xu thế quốc tế hoá đời sống kinh tế hiện nay thơng mại quốc tế trở thành điều kiện tồn tại và phát triển của nền kinh tế mỗi quốc gia, cho phép mở rộng khả năng sản xuất, tiêu dùng và đẩy nhanh tốc độ phát triển kinh tế đất n- ớc. Nhận thức rõ tầm quan trọng của nó Đảng và Nhà nớc ta khẳng định không ngừng mở rộng phân công và hợp tác quốc tế trên các lĩnh vực kinh tế, khoa học, kỹ thuật đẩy mạnh các hoạt động XNK đó là những đòi hỏi khách quan của thời đại". Thực tế trong thời gian qua nền kinh tế đã từng bớc khắc phục đợc những khó khăn và đã có những bớc phát triển rõ rệt.
Công ty XNK Hà Tây cũng nh nhiều công ty sản xuất kinh doanh XNK khác. Trong quá trình tham gia hoạt động kinh doanh với nớc ngoài đã từng bớc tháo gỡ khó khăn về vốn, phơng pháp quản lý mới tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, quan hệ làm ăn với nhiều bạn hàng. Hiện nay sản phẩm của công ty đang có mặt trên thị trờng nhiều nớc. Uy tín của công ty ngày càng đợc nâng cao do chất lợng, sản phẩm đợc tín nhiệm và luôn luôn thực hiện tốt các hợp đồng xuất khẩu.
Với hoạt động sản xuất kinh doanh xuất khẩu, thơng lợng đàm phán ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là công việc có vai trò cực kỳ quan trọng, có quyết định thành hay bại của một chuyến kinh doanh. Trong thời gian qua tuy gặp không ít những khó khăn về khách quan cũng nh chủ quan công ty luôn phấn đấu vợt qua mọi trở ngại thực hiện tốt các hợp đồng xuất khẩu và hoàn thành tốt nhiệm vụ kinh doanh xuất khẩu của mình.
Công ty tham gia vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu của nớc ngoài nên việc ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu vẫn còn một số hạn chế nhất định. Nếu khắc phục đợc những hạn chế này phát huy hơn nữa những u điểm vốn có thì công ty sẽ càng thực hiện tốt hơn nữa hợp đồng xuất khẩu của mình. Muốn vậy điều vô cùng quan trọng là công ty tự trang bị cho mình đầy đủ những kiến thức tìm hiểu và nghiên cứu kỹ lỡng những vấn đề có liên quan tới pháp lý, nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu.
Chuyên đề đã đợc hoàn thành với sự hớng dẫn tận tình của giáo viên h- ớng dẫn PTS. Trần Thị Hoà Bình và các cán bộ thuộc công ty XNK Hà Tây.