III. Thực trạng hoạt động xuất khẩu của công ty trong thời gian qua:
5. Công tác giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng:
5.1 Đàm phán:
Đàm phán lầ quá trình thơng lợng thoả thuận về các điều khoản trong hợp đồng nhằm đi đến ký kết hợp đồng giữa các bên tham gia mua bán. Trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu có 3 hình thức đàm phán chủ yếu:
- Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. - Đàm phán thông qua th tín.
- Đàm phán thông qua telephone, chatroom.
Trong các hình thức đàm phán trên Công ty thờng sử dụng hình thức đàm phán thông qua th tín. Hình thức th tín có thể là th viết tay hay th điện tử.
Quá trình đàm phán của Công ty thờng diễn ra theo trình tự sau: - Chào hàng: Công ty tiến hành gửi mẫu hàng kèm theo catalo về
mẫu mã, chất lợng .cho phía đối tác. Thông th… ờng Công ty tiến hành chào hàng cố định cho một đối tác quen thuộc của Công ty. Chào hàng là cách thức để Công ty phát giá cho phía đối tác. Khi nhận đợc th chào hàng, đối tác tiến hành hỏi giá. Nội dung của th hỏi giá ngời mua đề nghị cung cấp cho mình: Tên hàng,
quy cách, phẩm chất, số lợng, giá cả căn cứ vào đây công ty đi… đến quyết định hoàn giá.
- Hoàn giá: Công ty có thể chấp nhận hoàn toàn hoặc không hoàn toàn th hỏi giá của phía đối tác. Trờng hợp chấp nhận hoàn toàn th hỏi giá, công ty đa ra xác nhận từ đó hợp đồng đợc ký kết. Trong trờng hợp công ty không chấp nhận th hỏi giá về một điều khoản nào đó thì th hỏi giá naỳ không có giá trị pháp lý và phía đối tác phải tiến hành hỏi giá mới. Quá trình tiếp diễn đến khi 2 bên thống nhất với nhau về các điều khoản.
5.2 Ký kết hợp đồng.
Hợp đồng xuất khẩu là sự thoả thuận bằng văn bản giữa các bên có quốc tịch khác nhau. Ký kết hợp đồng là sự hợp thức hoá quá trình đàm phán ở trên sự xác nhận hay chấp nhận của các bên để chào hàng, hỏi giá có tính chất pháp lý và hợp đồng đã đợc coi là ký kết. Đối với nớc ta mọi hợp đồng muốn có tính pháp lý phải đợc ký kết dới dạng văn bản. mặt khác quá trình đàm phán: Chào hàng, hỏi giá có thể qua telephone Do đó… việc ký kết hợp đồng đối với các nhà kinh doanh xuất khẩu của Việt Nam là tất yếu dới dạng văn bản. và Công ty Hỗ trợ sản xuất và du lịch thơng mại cũng thực hiện việc ký kết hợp đồng theo đúng quy định về pháp lý của nhà nớc cũng nh tập quán quốc tế. Sau quá trình đàm phán về các vấn đề giá cả số lợng chất lợng Hai bên đi đến ký kết hợp đồng xuất khẩu.… Chính bởi tính chất khác biệt giữa hợp đồng thơng mại quốc tế với hợp đồng kinh tế thông thờng, nên công ty cần chú trọng xem xét cụ thể chi tiết từng điều khoản trong hợp đồng.
Công ty Hỗ trợ sản xuất và du lịch thơng mại tuy thực hiện kinh doanh xuất khẩu đã năm năm nhng sự am hiểu về văn hoá, phong tục tập quán, phong cách kinh doanh của phía đối tác còn hạn chế. Đây là vấn đề công ty cần khắc phục để nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất khẩu trong thời gian tới.