Bộ máy quản lý của công ty đợc chia thành 4 phòng ban chức năng đảm nhận những nội dung công việc khác và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và các phó giám đốc.
Họ và tên: Nguyễn Tuấn Long Ngành kế toán tin học 41 Lớp: C10B2
* Giám đốc: công ty là ngời lãnh đạo cao nhất của công ty, có quyền quyết định điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng chủ trơng chính sách của Nhà nớc. Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm trớc pháp luật, là ngời đại diện công ty trong các quan hệ kinh tế trong và ngoài nớc.
* Ba phó giám đốc là những ngời giúp giám đốc điều hành công việc theo sự phân công trách nhiệm và sự uỷ nhiệm của giám đốc trong từng công việc cụ thể.
*Các phòng chức năng:
Mỗi phòng có 1 trởng phòng, 1 phó phòng, và một số nhân viên nghiệp vụ
Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ quản lý nhân sự, có quyền nhận và
sa thải nhân viên. Ngoài ra phòng TCHC có thể trực tiếp điều hành hoạt động của Công ty.
Phòng kế hoạch nghiệp vụ: Cùng với ban lãnh đạo của Công ty quản lý hoạt
động kinh doanh, có trách nhiệm ký kết các hợp đồng kinh tế.
Phòng kế toán tài vụ: Cung cấp những thông tin cần thiết cho việc ra quyết
định của ban quản lý. Dám sát toàn bộ tình hình tài chính của Công ty, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về việc quản lý tài sản và vốn.
Ban thanh tra của Công ty hoạt động có sự phối hợp kiểm tra theo dõi của các phòng ban chức năng và ban thanh tra nhân dân trong tổ chức công đoàn để thực hiện công trình kế hoạch công tác thanh tra.
+ Công tác thanh tra đợc thực hiện với nội dung: kiểm tra thanh tra việc chấp hành chế độ chính sách, qui định của Đảng Nhà nớc, hoạt động kinh doanh trong các khâu bán hàng, thu mua giao nhận, công tác tài chính, quản lý sử dụng đất đai, xây dựng cơ bản.
Các đơn vị trực thuộc : Trong công tác sản xuất kinh doanh đều dới sự quản lý của Công ty,hạch toán báo số về Công ty, thực hiện các nhiệm vụ đợc giao.
Họ và tên: Nguyễn Tuấn Long Ngành kế toán tin học 42 Lớp: C10B2
2.1.5.2. Sơ đồ bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty:
2.1.5.3. Đặc điểm tổ chức quy trình kinh doanh.
1. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận trong cơ cấu tổ chức kinh doanh.
Phòng kế hoạch nghiệp vụ của Công ty cũng góp một phần không nhỏ vào thành tích chung của Công ty.
Thực hiện chức năng tham mu cho Giám đốc trong công tác quản lý, hớng dẫn các đơn vị thực hiện nghiệp vụ kinh doanh, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế, tạo đợc mối quan hệ tốt với một số nhà sản xuất nên có những nguồn hàng, bạn hàng tin cậy.
Phòng kế hoạch nghiệp vụ gồm có:
Họ và tên: Nguyễn Tuấn Long Ngành kế toán tin học 43 Lớp: C10B2
Giám đốc
Phó giám đốc
Phó giám đốc Phó giám đốc
Phòng
TCHC KHNVPhòng KTTVPhòng Thanh traBan
Cửa hàng VLXD Hoàn Kiếm Cửa hàng VLXD Tây Hồ Cửa hàng VLXD Đống Đa Cửa hàng VLXD Tổng hợp Cửa hàng VLXD Hai Bà Trng Cửa hàng VLXD Ba Đình
- Trởng phòng kinh doanh: là ngời tham mu cho ban lãnh đạo Công ty trong công tác quản lý, điều hành các cán bộ cấp dới quá trình kinh doanh để có hiệu quả tốt nhất.
- Phó phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm trớc trởng phòng về nhiệm vụ đợc giao.
- Các cửa hàng:
+Tổ thu mua sản phẩm, hàng hoá: tiến hành mua sắm dự trữ các loại vật t cần thiết để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh đợc liên tục và bình thờng.
+ Tổ bán hàng và giới thiệu sản phẩm: thực hiện cung cấp cho nhu cầu tiêu dùng xã hội những sản phẩm hàng hoá, vật t để thu về những khoản tiền tơng ứng với giá trị sản phẩm đã đợc tiêu thụ. Cùng với việc giao hàng cho bên mua Công ty phát sinh 1 số chi phí liên quan đến quá trình bán hàng: bao bì đóng gói, chi phí quảng cáo, chi phí bán hàng.
+ Kế toán viên chịu trách nhiệm báo cáo quá trình kinh doanh cho phòng kế toán tài vụ để:
Tổng hợp và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua vật t, hàng hoá về chủng loại quy cách, số lợng, giá cả, chi phí thu mua và thanh toán với ngời bán.
Phản ánh và kiểm tra tình hình thực hiện có và tăng giảm các loại vật t hàng hoá tình hình thực hiện các định mức dự trữ, các loại vật t của Công ty.
Xác định chi phí bán hàng, quản lý doanh nghịêp, phân bổ cho hàng bán ra từ đó xác định chính xác kết quả tiêu thụ.
*Sự chuyển hoá vật chất của các loại tài sản nguồn vốn trong quá trình mua, bán hàng diễn ra :
Họ và tên: Nguyễn Tuấn Long Ngành kế toán tin học 44 Lớp: C10B2
Giai đoạn mua, tiêu thụ hàng làm vật t, hàng hoá của Công ty tăng hoặc giảm.
Giai đoạn thanh toán với ngời bán hàng, ngời mua hàng: Việc thanh toán này có thể diễn ra ngay làm cho các khoản tiền của Công ty bị giảm hoặc tăng hay làm cho các khoản nợ phải trả tăng lên hoặc các khoản nợ phải thu giảm đi.
+ Ngoài ra trong quá trình kinh doanh Công ty phải thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nớc thông qua các khoản thuế : thuế GTGT đầu vào, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu, Công ty cũng có thể đợc hởng các khoản giảm giá mà ngời bán chấp nhận.
2. Mô hình tổ chức kinh doanh:
Họ và tên: Nguyễn Tuấn Long Ngành kế toán tin học 45 Lớp: C10B2 Trưởng phòng Kinh doanh Phó phòng Kinh doanh Các cửa hàng trực thuộc Tổ bán hàng và giới thiệu sản phẩm Kế toán viên Tổ thu mua
2.1.6.4. Tổ chức bộ máy kế toán tài chính trong Công ty.
1. Chế độ kế toán công ty áp dụng.
Công ty áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung, theo mô hình này Công ty có một bộ máy kế toán tập trung các công việc kế toán của công ty, có trách nhiệm thu thập, xử lý và hệ thống thông tin kế toán để lập báo cáo tài chính, cung cấp chính xác tình hình biến động và kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cho các đối tợng cần quan tâm.
ở các bộ phận đơn vị trực thuộc thì không có bộ máy kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kế toán thực hiện việc ghi chép ban đầu thu thập kiểm tra và xử lý sơ bộ chứng từ, số liệu kế toán rồi gửi về phòng kế toán của Công ty.
2. Ưu điểm:
Hình thức này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán và cung cấp thông tin một cách kịp thời.
2.1.6.5. Cơ cấu của bộ máy kế toán.
Họ và tên: Nguyễn Tuấn Long Ngành kế toán tin học 46 Lớp: C10B2
1. Chức năng, nhiệm vụ của kế toán:
Bộ phận kế toán trong Công ty đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc thu thập, xử lý và hệ thống hoá thông tin, cung cấp cho nhà lãnh đạo để nắm bắt đợc tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời ra đợc quyết định đúng đắn kịp thời.
Sự phân cấp quản lý về tài chính sẽ giúp cho việc thu thập và xử lý thông tin dễ dàng hơn, hiệu quả hơn, đồng thời giải quyết những vấn đề nảy sinh một cách có khoa học và hệ thống. Việc phân cấp này sẽ phân công rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận kế toán trong Công ty.
Trởng phòng kế toán tài vụ: là ngời chịu trách nhiệm tổ chức, hớng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán trong Công ty, lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về việc quản lý vốn, tài sản chỉ đạo trực tiếp các đơn vị trực thuộc về hạch toán kế toán, đồng thời giúp lãnh đạo Công ty phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty để đề ra đợc những quyết định đúng đắn.
Kế toán viên gồm 4 ngời:
+ Kế toán vốn bằng tiền thanh toán công nợ, giao dịch ngân hàng: Có nhiệm vụ quản lý số tiền mặt tại quỹ của Công ty và tại các ngân hàng, theo dõi l- ợng tiền thu chi qua quỹ và ngân hàng, thực hiện thanh toán với những ngời cung cấp hàng hoá, vật liệu, dịch vụ cho Công ty.
+ Kế toán tập hợp chi phí, TSCĐ, tiền lơng, BHXH, thuế: Thực hiện việc ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết tài sản cố định, theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ, trích khấu hao, chi phí sữa chữa, lập báo cáo kiểm kê, đánh giá TSCĐ. Tập hợp toàn bộ các chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh. Tính toán lơng của cán bộ công nhân viên Công ty và các khoản trích theo quy định, thanh toán các
Họ và tên: Nguyễn Tuấn Long Ngành kế toán tin học 47 Lớp: C10B2
khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản phải nộp theo quy định của Nhà nớc và các khoản liên quan khác với cán bộ công nhân viên của Công ty.
+ Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả: Thực hiện việc ghi chép kế toán doanh thu các chi phí liên quan đến trong quá trình kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh.
+ Kế toán tổng hợp và kiểm tra: Thực hiện các phần công việc kế toán còn lại và các công việc kế toán liên quan đến việc báo cáo định kỳ, kiểm tra kế toán đối với các phần việc kế toán ở bộ phận kế toán.
+ Thủ quỹ: Thực hiện công việc xuất nhập tiền trong quỹ cho các khoản thu, chi qua các hoá đơn chứng từ hợp lệ.
+ ở từng đơn vị trực thuộc đều có 1 kế toán theo dõi trực tiếp và hạch toán báo sổ về Công ty.
2. Sơ đồ bộ máy kế toán tài vụ:
Họ và tên: Nguyễn Tuấn Long Ngành kế toán tin học 48 Lớp: C10B2
Trởng phòng Kế toán tài vụ
2.1.6.6. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán.
1. Chế độ chứng từ kế toán.
Công ty VLXD là một doanh nghiệp lớn, có quy mô kinh doanh rộng rãi vì vậy bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức, bố trí hợp lý để phù với đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện nay, Công ty VLXD đang áp dụng hình thức kế toán:
- Nhật ký chứng từ:
+ Hình thức này rất phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều nghiệp vụ kế toán.
+ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại để ghi vào các Sổ Nhật ký chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các Sổ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái.
+ Đợc sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo số phát sinh bên Có của từng tài khoản kế toán kết hợp phân tích theo các tài khoản có quan hệ đối ứng với Nợ.
- Kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
+ Phơng pháp đánh giá hàng tồn kho theo phơng pháp nhập trớc - xuất tr- ớc (FIFO), kiểm kê theo thực tế.
Họ và tên: Nguyễn Tuấn Long Ngành kế toán tin học 49 Lớp: C10B2
Kế toán các đơn vị trực thuộc Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả Thủ quỹ Kế toán tập hợp chi phí, TSCĐ, tiền lơng, BHXH, thuế Kế toán tổng hợp và kiểm tra Kế toán vốn bằng tiền thanh toán công nợ,giao dịch ngân hàng
- Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm, một năm chia làm 4 quý.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam ( ký hiệu quốc gia là “ đ”, ký hiệu quốc tế là “ VNĐ” ). Việc ghi chép, phản ánh trên tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính đều theo đơn vị tiền tệ là “đ”.
- Phơng pháp khấu hao TSCĐ : theo phơng pháp tính khấu hao đờng thẳng ( hay còn gọi là khấu hao tuyến tính) là phơng pháp tính toán và xác định khi đa TSCĐ vào sử dụng đến khi hết thời gian phải trích khấu hao.
- Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
- Công việc kế toán của Công ty đợc tiến hành thủ công đồng thời kết hợp một phần kế toán trên máy vi tính.
2. Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản của Công ty hiện nay bao gồm :
76 tài khoản trong bảng cân đối kế toán chia thành 9 loại (từ 1 đến 9) 7 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán (loại 0).
3. Tình hình tổ chức thực hiện công tác tài chính của Công ty. * Công tác phân cấp quản lý tài chính kế toán.
- Để phát huy vai trò trong quản lý kinh tế nói chung và quản lý kinh doanh nói riêng, công tác tài chính kế toán cần đợc tổ chức một cách khoa học hợp lý, thực hiện đầy đủ các nộu dung yêu cầu của chế độ kế toán Nhà nớc đã ban hành, đảm vảo thống nhất về nội dung cũng nh phơng pháp xác định chỉ tiêu kinh tế phục vụ cho quá trình quản lý, kinh doanh sản xuất của Công ty.
- Từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý phù hợp với điều kiện và trình độ quản lú tại Công ty, nhiệm vụ của Phòng kế toán tài vụ là
+ Tham mu.
Họ và tên: Nguyễn Tuấn Long Ngành kế toán tin học 50 Lớp: C10B2
+ Lập báo cáo tài chính đảm bảo yêu cầu mà Giám đốc Công ty giao, từ đó có kế hoạch chỉ đạo xuống 6 đơn vị trực thuộc, thực hiện đầy đủ các chỉ tiêu tài chính đã giao .
+ Tính toán ghi chép chính xác về nguồn vốn, tình hình TSCĐ, hàng hoá, các loại vốn bằng tiền, phản ánh kịp thời chính xác về biến động của nguồn vốn.
+ Giúp Giám đốc nắm bắt nhanh thông tin kinh tế, phân tích tình trạng sản xuất kinh doanh, hớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra đúng đờng lối chính sách của Nhà nớc.
- Các đơn vị trực thuộc Công ty thực hịên theo sự chỉ đạo của Giám đốc và có trách nhiệm nghĩa vụ đảm bảo đúng các chỉ tiêu tài chính đợc giao.
- Đầu năm tài chính, căn cứ vào các quyết định, thông t hớng dẫn của các cấp quản lý Công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm về các chỉ tiêu cụ thể: Doanh thu, lợi nhuận, nộp ngân sách nhà nớc, kế hoạch tiền lơng…
Trên cơ sở đó Công ty ra quyết định tài chính cơ cấu về nguồn vốn, cơ cấu tài sản, phân phối thu nhập.Các đơn vị trực thuộc phải thờng xuyên báo cáo những biến động về tình hình sản xuất kinh doanh, tài chính lên Công ty để Giám đốc và các phòng ban chức năng có sự chỉ đạo kịp thời, hợp lý.
- Công ty sử dụng các báo cáo tài chính: + Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo lu chuyển tiền tệ
+ Bảng báo cáo hoạt động kinh doanh + Bảng thuyết minh báo cáo tài chính
Việc đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch tài chính ở Công ty đợc xác định là có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với việc kế hoạch hoá công tác tài chính kế toán, qua đánh giá mới phát hiện đợc nguyên nhân thành công, thất bại để tìm ra những biện pháp hữu hiệu phát huy thế mạnh, khắc phục điểm yếu tồn tại để có hiệu quả cao hơn cho những kỳ sau.
* Công tác kiểm tra kiểm soát tài chính:
Họ và tên: Nguyễn Tuấn Long Ngành kế toán tin học 51 Lớp: C10B2
Là một doanh nghịêp nhà nứơc, Công ty chịu sự quản lý của các cấp có thẩm quyền nh sở thơng mại Hà Nội, Chi cục Tài chính doanh nghiệp thành phố Hà Nội, Cục thuế Hà Nội... Công tác kiểm tra tài chính của các cơ quan cấp trên đối với Công ty đợc thực hiện thờng xuyên vào cuối niên độ kế toán, khi Công ty