II. Đặc điểm hoạt động của Ban Quản lý dự án lới điện
4. Một số hạn chế trong công tác đấu thầu tại BQLDA
Bên cạnh những thành công mà công tác tổ chức đấu thầu mang lại thì vẫn còn những tồn tại làm ảnh hởng đến hiệu quả đấu thầu cha thể giải quyết một sớm một chiều. Đó là những tồn tại tại BQLDA và ở các chính sách của Nhà n- ớc.Sau đây là sẽ đánh giá những tồn tại đó để có thể tìm ra giải pháp để khắc phục và hoàn thiện công tác đấu thầu.
Về phía Công ty Điện lực hà nội và BQLDA:
Trong nội bộ BQLDA cũng gặp phải một số khó khăn tồn tại làm hiệu quả công tác đấu thầu không phải lúc nào cũng nh mong muốn.
• Tiến độ công tác tổ chức đấu thầu:
Đôi khi tiến độ này bị chậm lại so với kế hoạch đấu thầu, do chậm trễ ở một số khâu trung gian:
Chậm trễ trong quá trình lập hồ sơ mời thầu
Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu về các yêu cầu cho một gói thầu do bên mời thầu lập, đợc làm căn cứ pháp lý cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và bên
mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu. Nếu công tác lập hồ sơ mời thầu bị chậm thì sẽ kéo dài thời gian do phải gia hạn thời gian phát hành hồ sơ mời thầu và thời gian thi công không đúng kế hoach, sẽ ảnh hởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Nguyên nhân của sự chậm trễ trên gồm cả nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan:
- Nguyên nhân chủ quan: có thể do những sai sót, nhầm lẫn, bất cẩn của cán bộ đợc phân công nhiệm vụ lập hồ sơ mời thầu, do yêu cầu gấp rút trong thời gian ngắn giữa khoảng thời gian phát hành hồ sơ mời thầu đã định trớc với thời gian đợc phê duyệt hồ sơ mời thầu của BQLDA.
- Nguyên nhân khách quan:
+ Công tác t vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật- Tổng dự toán:
Nhu cầu xây dựng mới và cải tạo lới điện ngày một tăng, các công trình điện ngày càng nhiều, khối lợng công việc lớn trong khi đó các đơn vị t vấn chuyên ngành không nhiều nên sản phẩm t vấn cha đạt yêu cầu về tiến độ thời gian.
T vấn nội bộ (thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt Nam, Công ty Điện lực hà nội) thì không nhiều. Họ có trình độ cao để thực hiện dự án song các công việc nhiều nên việc giải quyết công việc không đáp ứng yêu cầu đảm bảo về mặt thời gian.
Các đơn vị t vấn ngoài mới thành lập do cơ chế mở cửa, nhân lực còn hạn chế, cha thích ứng với công việc mang tính đặc thù của ngành điện. Do vậy, chất lợng sản phẩm t vấn cha thực sự tốt, phải làm lại nhiều lần, gây chậm trễ tiến độ ngay khâu lập và trình duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi.
Mặt khác, các đơn vị ngoài do cha có kinh nghiệm thực hiện dự án, cha có mối quan hệ với các cơ quan địa phơng nên công tác thoả thuận tuyến bản chất
Ví dụ, t vấn nội bộ thực hiện công trình” Nâng điện áp lộ 671 E9 và lộ 672 E20”. Bản vẽ hớng tuyến đợc Sở Qui hoạch- Kiến trúc phê duyệt trên bản đồ tỷ lệ 1/2000 ngày 9/1/2000, 1/500 ngày 7/6/2002 nhng đến 23/5/2003 mới đợc duyệt.
T vấn ngoài (Trung tâm t vấn thiết kế điện) thực hiện dự án “Tạo thêm nguồn trung thế hỗ trợ 3 lộ 974,975, 984 E11”. Hợp đồng lập 30/5/2003 và quyết định thời gian hoàn thành là 30 ngày sau khi hợp đồng có hiệu lực nhng t vấn nộp báo cáo nghiên cứu khả thi lần 1 ngày 6/2/2004 nhng đến thời điểm hiện nay, sản phẩm t vấn vẫn phải làm lại.
Các dự án mà BQLDA thực hiện đa số phải thông qua công tác t vấn, vì vậy để hoàn thành công việc một cách tốt nhất thì BQLDA phải củng cố mối quan hệ với các đơn vị t vấn nội bộ lẫn t vấn ngoài.
+ đối với các gói thầu có qui mô lớn hoặc trung bình, BQLDA phải thuê t vấn lập hồ sơ mời thầu.
Trong quá trình t vấn lập hồ sơ mời thầu, họ yêu cầu BQLDA cấp bản vẽ thi công, chi tiết vật t thiết bị nhng trong thực tế, công việc mua sắm nhiều khi bị chậm tiến độ do ngân hàng yêu cầu nhiều thủ tục hành chính và do sai lệch trong thiết kế ban đầu. Do vậy, BQLDA cha thể cung cấp catalogue vật t thiết bị cho bên t vấn gây chậm công tác lập hồ sơ mời thầu.
+ Công tác thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi và thiết kế kỹ thuật của phòng Quản lý đấu thầu.
ở Công ty có rất nhiều dự án đợc thực hiện cùng thời điểm nên chất lợng thẩm định không cao, còn nhiều sai sót, dẫn đến việc phê duyệt bổ sung, điều chỉnh và khối lợng công việc quá nhiều trong khi đó cán bộ làm công tác thẩm định còn thiếu nên làm chậm lại các khâu tiếp theo.
các dự án đều gặp khó khăn trong công tác xin cấp đất, giải phóng mặt bằng thi công, xin phép đào hè đờng và thoả thuận tuyến để phục vụ cho công tác tổ chức đấu thầu.
Hà nội là thủ đô, là khu vực có mật độ dân c đông, có nhiều hoạt động chính trị- xã hội-kinh tế, văn hoá, nhiều hội nghị, hội thao diễn ra trong năm, vì thế hầu hết các dự án xây dựng đều gặp khó khăn trong công tác giải phóng mặt bằng thi công, đào hè đờng.
Các dự án mà BQLDA thực hiện thì việc xin thoả thuận tuyến là một trong những nguyên nhân làm chậm tiến độ. Nguyên nhân: lập báo cáo không sát với thực tế, năng lực t vấn còn kém, việc xin thoả thuận tuyến mất quá nhiều thời gian do thủ tục hành chính rờm rà. các tuyến đờng dây thoả thuận phần lớn đợc cấp theo qui hoạch trong tơng lai, một số tuyến không có tính khả thi, dẫn đến việc phải xin thoả thuận lại gây chậm trễ.ví dụ, dự án “Cấp điện cho khu công nghiệp Vĩnh Tuy”, Sở Qui hoạch- Kiến trúc thoả thuận hớng tuyến là tuyến cáp ngầm trung tuyến chạy dọc theo đờng qui hoạch cha hình thành trong khi đó yêu cầu cấp bách nên việc xin thoả thuận lại bằng đờng dây nổi làm chậm tiến độ.
Trình tự hoàn thiện một bộ hồ sơ xin cấp đất phải trải qua nhiều giai đoạn (thoả thuận địa điểm, lập bản đồ 1/500, xin chỉ giới đỏ, ), qua nhiều Ban ngành… và các cấp chính quyền làm cho dự án bị kéo dài và những khoảng thời gian bị gián đoạn.
Công tác đền bù giải phóng mặt bằng hiện nay nhìn chung hết sức khó khăn, và càng khó khăn hơn đối với các dự án lới điện do dự án trải dài trên diện rộng, tuyến dây thờng đi qua nhiều địa bàn. một vấn đề nổi cộm là đơn giá đền bù về đất của thành phố áp dụng cho dự án chênh lệch rất nhiều so với đơn giá thực tế trên thị trờng, nên dân không nhận tiền đền bù, ngoài ra sự chênh lệch trong việc hỗ trợ dân của các dự án liền kề cũng làm khó khăn cho việc đền bù, ví dụ gói thầu”Tuyến 110kV Chèm- Nhật Tân”: đơn giá bồi thờng, hỗ trợ đất tại phơng Phú Thợng đợc duyệt là 837.000đ/m2 nhng dân không nhận tiền, sau đó duyệt lên 1.770.000đ/m2 nhng dân vẫn không nhận. Việc giải quyết cỡng chế
khi dân không chấp hành quyết định đền bù của Thành phố lại càng khó khi các chế tài không đầy đủ và cụ thể.
Việc xin phép đào hè đờng gặp khó khăn do các quy định ngặt nghèo của cơ quan quản lý hè đờng. hè phố Hà nội có nhiều công trình ngầm (bu điện, bu chính), không đợc qui hoạch, các đoạn đờng mới xây dựng không đợc đào (tối thiểu là sau 3 năm) nếu có cấp bách thì xin ý kiến và xem xét và ở đây thờng xuyên có các đại hội kéo dài nên cấm đào đờng.
việc khó khăn trong các công tác trên chậm đợc giải quyết, không thể chủ động đợc thời gian trong việc xin các văn bản thoả thuận, nhiều địa điểm xây dựng trạm biến áp không đợc giải quyết là một trong những nguyên nhân làm chậm tiến độ công tác tổ chức đấu thầu so với kế hoạch đợc duyệt.
công tác mua sắm vật t thiết bị
Nói chung công tác này là đảm bảo yêu cầu, đúng tiến độ. Tuy nhiên, có một số gói thầu chậm trễ do:
- Trong quá trình thẩm định các tài liệu liên quan đến gói thầu, các cán bộ phát hiện thiếu một số thiết bị, lý do khảo sát không kỹ nên có sai lệch nên buộc phải bổ sung nhng nhiều khi thiết bị đó không có sẵn nên phải đặt mua. Nguyên nhân là năng lực t vấn cha cao, không có thiết bị khảo sát tiên tiến và công tác đo đạc thiết kế không chính xác.
- Một nguyên nhân làm chậm tiến độ mua sắm là thời gian lên kế hoạch mua sắm của BQLDA, việc trình duyệt và tổ chức đấu thầu thiết bị mất nhiều thời gian nh gói thầu “ nâng điện áp 22kV lộ 271E1” bị chậm do hợp đồng mua tủ RMU của Bồ Đào Nha bị chậm nên BQLDA chuyển kế hoạch đấu thầu sang phòng Quản lý đấu thầu của Công ty để tổ chức đấu thầu.
Do việc mua sắm vật t thiết bị ảnh hởng của những nhân tố khách quan lẫn chủ quan do vậy để đảm bảo tiến độ, BQLDA phải lập kế hoạch thực hiện một cách linh hoạt: mua ngay từ khi có báo cáo nghiên cứu khả thi đợc duyệt, để có thể chủ động trong các trờng hợp phát sinh.
trình tự trình duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, kế hoạch, hồ sơ mời thầu, báo cáo kết quả đấu thầu phải qua nhiều bớc, nhiều thủ tục kéo dài. Việc trình duyệt tại BQLDA và Công ty là một trong những nguyên nhân gây chậm tiến độ của các nghiệp vụ tiền đấu thầu, dù thời gian chậm trễ không lớn song phải nhận ra rằng: cơ cấu tổ chức, nhân sự của BQLDA và Phòng ban có chức năng trong Công ty (đặc biệt là Phòng Quản lý đấu thầu) còn chồng chéo nhân sự còn thiếu. Thêm vào đó, việc thực hiện nhiều dự án cùng một lúc gây quá tải công việc, không những đối với BQLDA mà còn đối với các phòng ban khác.
Nguyên nhân là có quá nhiều cấp quản lý, sự quá tải công việc của BQLDA và phòng Quản lý đấu thầu. Nhng nguyên nhân sâu xa là do sự phân công công việc không hợp lý và năng lực cán bộ của BQLDA còn hạn chế.
trong quá trình tổ chức đấu thầu nhiều khi không thành công do không lựa chọn đợc Nhà thầu nào đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của BQLDA. Do vậy, BQLDA phải báo cáo lên Ban Giám đốc xin tổ chức đấu thầu lại, điều đó làm ảnh hởng đến tiến độ tổ chức đấu thầu.
công tác đánh giá thầu đối với một số gói thầu còn kéo dài từ khi triển khai mở thầu đến lúc có kết quả phê duyệt thờng kéo dài hàng tháng. điều kiện thi công công trình tại địa bàn hà nội gặp rất nhiều khó khăn:
các công tác nh giải phóng mặt bằng, xin phép đào hè đờng, kéo dài,… thời gian thi công thờng bị gián đoạn, thanh toán chậm, nên nhiều Nhà… thầu không muốn vào làm tại địa bàn hà nội.đồng thời số lợng Nhà thầu đủ năng lực thi công xây lắp điện trên địa bàn hà nội không nhiều. Do
gian tổ chức đấu thầu lại. ví dụ gói thầu “Cải tạo cấp điện lộ 627 và 670 E10” chỉ có một Nhà thầu dự thầu nên gói thầu nay đã phải gia hạn thêm hơn một tháng sau, gây anh hởng đến kế hoạch của dự án.
• Công tác đánh giá hồ sơ dự thầu
- Theo qui định của Nhà nớc thi điều kiện thắng thầu của các Nhà thầu là khi đạt yêu cầu về năng lực tài chính, kỹ thuật và có giá đánh giá thấp nhất. Bên cạnh đó cũng phải xem xét đến tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu. Trong đó quan trọng nhất là xem xét Nhà thầu có đầy đủ giấy tờ pháp lý nh: Quyết định thành lập doanh nghiệp, giấy phép đăng ký kinh doanh, vì trong giải pháp nêu rõ… phạm vi Nhà thầu đợc tham gia, có phù hợp với yêu cầu của BQLDA và còn hiệu lực hay không,…tuy nhiên, trong quá trình xét thầu, tổ chuyên gia hay gặp phải những trờng hợp thiếu Giấy phép đăng ký kinh doanh, ví dụ trong gói thầu “Nâng điện áp 22kV lộ 277 E8” Trờng Trung học công nghiệp cơ điện bị loại vì không có giấy phép đăng ký kinh doanh lĩnh vực mà BQLDA tổ chức đấu thầu. Tình huống trên làm mất thời gian và công sức cho các chuyên gia của tổ xét thầu.
- trong khi tham dự các gói thầu, các Nhà thầu có thể thông đồng với nhau. đây là trờng hợp có thể xảy ra vì số lợng các Nhà thầu thi công công trình điện trên địa bàn hà nội không nhiều, các Nhà thầu trở nên quen thuộc nên chỉ cần một vài thông tin là họ có thể biết ai đã mua hồ sơ mời thầu. Vì lợi ích của chính mình, họ có thể bắt tay với nhau và làm cho cuộc đấu thầu không đạt đợc tính cạnh tranh, công bằng và minh bạch nữa. khi có sự liên kết giữa các Nhà thầu thì họ sẽ đẩy giá cao hơn và ngời trúng thầu sẽ có giá thấp nhất nhng thấp hơn giá kế hoạch không nhiều.Trong tình huống này thì ngời bị thiệt là BQLDA.
• đội ngũ cán bộ làm công tác tổ chức đấu thầu.
BQLDA có đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao nhng số lợng không nhiều. Trong khi đó số lợng các gói thầu tiến hành tổ
chức đấu thầu trong năm ngày càng tăng nên khối lợng công việc quá nhiều nên nhiều khi có tình trạng quá tải. nh thế sẽ dẫn đến hiệu quả công việc không cao nh mong muốn.
Sự hiểu biết nhận thức còn cha thấu đáo về nội dung đấu thầu, qui trình, trình tự và qui định trong Quy chế đấu thầu. Một số cán bộ thiếu tính chuyên nghiệp, cha đợc đào tạo đầy đủ, thiếu kinh gnhiệp nên hạn chế kết quả. Một số trờng hợp làm công tác đấu thầu theo kinh gnhiệm sẵn có còn cha theo quy chế đấu thầu.
Công tác bồi dỡng cán bộ đấu thầu của BQLDA vẫn cha đợc chú trọng. BQLDA và Công ty đã tổ chức nhiều lớp tập huấn về đấu thầu nhng phần lớn các lớp tập huấn ngắn ngày nên nội dung thờng chỉ bó hẹp trong phạm vi truyền đạt nội dung của Quy chế đấu thầu hiện hành chứ cha nâng cao khả năng và kỹ năng thực tiễn.
Trong công tác đấu thầu thì đội ngũ cán bộ thực hiện có vai trò rất quan trọng. Họ quyết định sự thành bại trong tất cả các khâu từ khâu chuẩn bị đấu thầu cho đến khâu thơng thảo và ký hợp đồng. Vì vậy, BQLDA nên cần chú trọng đến việc nâng cao chất lợng đội ngũ cán bộ làm công tác đấu thầu.
• Các tồn tại khác
Kế hoạch tài chính nhiều khi không phù hợp với tiến độ đấu thầu hoặc công tác thanh quyết còn chậm. Tình trạng phổ biến trong thời gian qua là có nhiều dự án khi chuẩn bị tổ chức đấu thầu nhng nguồn vốn vẫn cha rõ, do vậy BQLDA phải hoàn chỉnh các thủ tục pháp lý mới đợc tiếp tục xem xét tiếp…
Về phía Nhà nớc
Công tác đấu thầu hiện nay đợc tiến hành phải dựa theo các văn bản pháp luật do Nhà nớc ban hành: Chính phủ và các Bộ có liên quan, cụ thể là Nghị định 52/CP ngày 8/7/1999, Nghị định 14/CP ngày 5/5/2000, song Qui chế đấu… thầu đó đã qua nhiều lần chỉnh sửa, bổ sung làm cho các công việc trong tổ chức
đấu thầu ở BQLDA đều phải thay đổi lại theo qui định của Nhà nớc. Điều nay làm tốn rất nhiều thời gian vì phải sửa đổi lại nhiều văn bản đã lập trớc đó. Bên cạnh đó, có một số vấn đề mà Qui chế đấu thầu cũng nh các hớng dẫn cha đề