- Về lâu dài, để tăng cờng công tác quản lý hàng tồn kho trong năm 2005 và những năm tới, Công ty cần phải giải quyết và thực hiện những vấn đề sau:
3.2.4 Quản lý chặt chẽ các khoản nợ phải thu đồng thời xác định chính sách tín dụng thơng mại hợp lý:
dụng thơng mại hợp lý:
của công ty. Trong xu thế hiện nay, bán hàng trả chậm đã trở nên phổ biến và thành một tập quán chung. Việc tiêu thụ này chỉ có ý nghĩa khi thu hồi đợc vốn thực hiện tái sản xuất, tăng hiệu quả sử dụng vốn.
Qua nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý khoản phải thu cho thấy Công ty cha có chính sách tín dụng thơng mại đối với khách hàng. Việc xây dựng chính sách tín dụng thơng mại có ý nghĩa rất quan trọng và cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động của công ty. Một chính sách tín dụng thơng mại hợp lý sẽ đảm bảo đợc sự ổn định, tự chủ về mặt tài chính, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lu động. Vì vậy, công ty cần thực hiện một số biện pháp sau đây:
- Thứ nhất, Công ty cần xác định bán chịu và mức độ nợ phải thu. Xác định chính sách bán chịu phải hợp lý đối với từng loại khách hàng trên cơ sở đã thẩm định kỹ uy tín cũng nh khả năng thanh toán của họ:
+ Đối với khách hàng lớn và có uy tín Công ty có thể bán nhiều hàng và chấp nhận thanh toán chậm nhng vẫn có chính sách tín dụng khuyến khích trả sớm.
+ Đối với khách hàng mới Công ty cha nắm bắt đợc nhiều về khả năng thanh toán của họ, hay cha có uy tín và mức độ tin cậy không cao, thì Công ty cần tiến hành phơng thức thanh toán ngay, hoặc có thể bán với một lợng hàng hoá vừa phải để tạo mối quan hệ với đối tác. đồng thời Công ty cần có những biện pháp phòng ngừa rủi ro nh yêu cầu đặt cọc, trả trớc một phần giá trị đơn hàng, giới hạn giá trị tín dụng.
+ Đối với những khách hàng nợ không có hoặc khả năng thanh toán quá thấp, Công ty có thể từ chối nhằm tránh rủi ro về khả năng thanh toán của khách hàng.
Khi xác định chính sách bán chịu Công ty cần chú ý tới các yếu tố chủ yếu ảnh hởng tới công tác xác định chính sách bán chịu của mình: nh mục tiêu mở rộng thị trờng tiêu thụ, tăng Doanh thu hay tăng lợi nhuận, tình trạng cạnh tranh, tình trạng Tài chính của Công ty
Vấn đề khó khăn nhất trong xác định chính sách tín dụng là xác định điều kiện thanh toán (thời hạn thanh toán và chiết khấu thanh toán), làm sao để vừa có tác dụng khuyến khích khách hàng mua hàng và thanh toán sớm lại vừa không ảnh hơng tới mục tiêu của Công ty.
Để có thể xác định tỷ lệ chiết khấu hợp lý Công ty cần phải dặt nó trong mối quan hệ với lãi suất vay vốn hiện hành của Ngân hàng. Bởi vì khi bán hàng trả chậm Công ty phải vay vốn để đáp ứng nhu cầu vốn cho hoạt động kinh doanh đợc tiến
hành liên tục. Do đó việc Công ty giảm giá cho khách hàng một tỷ lệ nhất định trên tổng số tiền hàng mà tỷ lệ đó nhỏ hơn lãi suất vay ngắn hạn để thu hồi đợc tiền ngay vẫn có lợi hơn là không chiết khấu để cho khách hàng nợ một thời gianvà trong thời gian đó Công ty lại phải vay vốn chịu lãi suất để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của mình.
Khi ký kết hợp đồng thơng mại, Công ty cần phải chú ý chặt chẽ đến từng câu chữ, đảm bảo lợi ích và tính pháp lý cao của hợp đồng thơng mại, từ đó dễ dàng giải quyết những bất đồng, tranh chấp, và vi phạm hợp đồng.
- Thứ hai, Công ty phải kiểm soát chặt chẽ Nợ phải thu và có các biện pháp cụ thể thu hồi công nợ:
+ Công ty phải mở sổ theo dõi các khoản nợ: chi tiết tới từng khách hàng, có tên địa chỉ khách hàng, thời hạn nợ, số tiền nợ và cả tỷ lệ nợ (bởi từ tỷ lệ nợ ta biết đợc trọng tâm quản lý đối với khoản Nợ phải thu của khách hàng này). Đồng thời phân ra thành các loại: Nợ trong hạn, nợ đến hạn, và nợ quá hạn và có biện pháp quản lý phù hợp đối với từng loại:
Đối với các khoản nợ trong hạn và đến hạn: khi còn là các khoản nợ trong hạn Công ty cần phải theo dõi liên tục,đến khi đến hạn thanh toán Công ty cần có biện pháp đốc thu: thông báo nợ đến hạn cho khách hàng, Công ty chuẩn bị giấy tờ chứng từ thanh toán, thực hiện kịp thời thủ tục thanh toán để rút ngắn thời gian và chủ động trong thanh toán.
Đối với những khoản nợ quá hạn thanh toán, Công ty phải tiến hành phân tích rõ nguyên nhân vì sao khách hàng không thanh toán đúng hạn, do nguyên nhân khách quan hay chủ quan (nếu là nguyên nhân khách quan thì Công ty có thể ra hạn thêm) từ đó đa ra những biện pháp thích ứng tuỳ từng thời kỳ giai đoạn: Nếu mới phát sinh thì nên áp dụng biện pháp mềm mỏng, mang tính chất yêu cầu. Sau một thời gian không tiến chuyển, Công ty cử ngời xuống tận nơi, dùng biện pháp cứng rắn hơn, đa ra những cơ sơ pháp lý buộc khách hàng trả nợ. Nếu khách hàng vẫn dây da không trả Công ty yêu cầu và đệ đơn Toà án kinh tế xem xét giải quyết.
Các biện pháp mà Công ty đa ra phải vừa có lý vừa có tình, không đợc dùng những biện pháp tiêu cực không đúng pháp luật, gây tai tiếng xấu cho Công ty làm mất uy tín.
không có khả năng đòi nghĩa là đã mất vốn, Công ty cần trích quỹ dự phòng các khoản phải thu khó đòi để bù đắp. Cũng chính vì vậy mà bắt đầu từ năm tới Công ty cần trích lập Khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi.