cao CLCT cầu đường giao thông giữa các bộ phận và đội thi công
3.2.3.1. Cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn của giải pháp
3.2.3.1.1. Cơ sở lý luận
Hệ thống thông tin nội bộ đóng vai trò quan trọng để mọi nhân viên, tuỳ theo cương vị của mình, có được những thông tin thích hợp về hoạt động của tổ chức như chính sách, mục tiêu chất lượng, các vấn đề có liên quan đến khách hàng, người cung ứng, các yêu cầu luật pháp, chất lượng sản phẩm, tình hình cải tiến của các bộ phận và đội XD khác... Có như vậy mới khiến mọi nhân viên tham gia đóng góp ý kiến chủ động, tổ chức mới tạo dựng được phong trào, huy động được tri thức của mọi nhân viên. Trao đổi thông tin là một quá trình chuyển tin từ người chuyển thông tin đến người nhận. Khi trao đổi thông tin có thể sử dụng các hình thức, phương tiện khác nhau: bằng miệng, bảng tin, thư điện tử, fax, công văn...
Một tổ chức cần có hai phương thức thông tin: phương thức dọc và phương thức ngang. Phương thức dọc được trao đổi giữa Giám đốc, Phó giám đốc với cấp dưới như các bộ phận và các đội XD. Phương thức trao đổi ngang đề cập đến việc truyền thông tin đúng giữa các cấp, các quá trình, giữa các cá nhân. Việc trao đổi thông tin có hiệu lực
khi mỗi thành viên của công ty chịu tác động của cả hai hệ thống trên sao cho giúp đỡ việc cải tiến hiệu năng của tổ chức trực tiếp hướng tới mọi người vào việc đạt được các mục tiêu chất lượng.
3.2.3.1.2. Cơ sở thực tiễn
Do đặc thù của ngành XD, các đội thường đóng tại công trường, ở Hà Nội chỉ là VPĐD nên việc trao đổi thông tin nội bộ về quản lý, nâng cao chất lượng giữa Giám đốc và các phòng ban, các tổ đội gặp nhiều khó khăn.
Hơn nữa, tăng cường trao đổi thông tin nội bộ nhằm đưa ra các thông tin về hoạt động SXKD, hệ thống quản lý chất lượng của công ty và các đơn vị một cách thường xuyên từ lãnh đạo công ty đến các đơn vị, người LĐ và ngược lại.
3.2.3.2. Nội dung của giải pháp
Để tăng cường trao đổi thông tin nội bộ, công ty cần có những giải pháp sau:
• Hội nghị điều độ SX:
Cách thức hội nghị điều độ SX như sau:
- Hội nghị này thường được áp dụng cho các công trình trọng điểm
-Thời gian: thông thường là vào chiều thứ 7 hàng tuần để các tổ đội có cơ hội tổng kết lại công tác quản lý chất lượng trong tuần vừa qua.
- Địa điểm: Tại công trường
- Chủ trì: Giám đốc hoặc Phó giám đốc công ty
- Nội dung hội nghị: Kiểm tra mục tiêu tiến độ, chất lượng sản phẩm, công tác đảm bảo nâng cao chất lượng theo quy trình, hội ý và giải quyết kịp thời những khó khăn và vướng mắc nảy sinh.
• Hội ý chất lượng nhanh đầu giờ:
Cách thức tiến hành hội ý chất lượng nhanh đầu giờ có thể diễn ra tại ngay công trường, là một thuận lợi cho các đội XD trao đổi thông tin về công tác nâng cao chất lượng công trình XD. Cách thức này được tiến hành:
- Thành phần: Giám đốc hoặc Phó giám đốc, trưởng phòng các bộ phận tại công ty, đội trưởng, đội phó sản xuất, cán bộ phụ trách tại công trường.
- Thời gian: 30 phút vào sáng thứ 2 hàng tuần - Địa điểm: tại công trường hoặc tại công ty
- Nội dung: Kiểm tra những công việc chủ yếu đã và đang thực hiện, những vướng mắc cần giải quyết, những công việc phát sinh và thay đổi so với kế hoạch, các thông tin về công tác quản lý, nâng cao chất lượng công trình XD, thông tin về đảm bảo chất lượng công trường, hội ý và giải quyết những điểm không phù hợp nảy sinh.