II. Các biện pháp
2. Biện pháp 2: Tăng cờng công tác kiểm tra, giám sát việc áp dụng và thực hiện theo các thủ tục của các bộ phận, phát hiện và uốn nắn kịp thời nhằm tăng thêm hiệu
theo các thủ tục của các bộ phận, phát hiện và uốn nắn kịp thời nhằm tăng thêm hiệu lực của hệ thống.
Thờng xuyên xem xét, kiểm tra là nguyên tắc thứ 5 của HTQLCL theo ISO 9000. Hệ thống QLCL theo ISO 9002 mà Công ty đang áp dụng đã đa ra những thủ tục, tiêu chuẩn, qui định cho các bộ phận trong ftoàn Công ty đã cùng áp dụng. Nhng để đảm bảo cho các văn bản ấy đợc thực hiện một cách đầy đủ, đúng nh dự kiến thì không thể thiếu đợc công tác kiểm tra, giám sát.
Ngày nay, với cơ chế cởi mở và thông thoáng, chúng ta luôn hô hào tự giác, phát huy quyền làm chủ cảu ngời lao động. Tuy nhiên, có lẽ đây là yếu tố thuộc về bản chất con ngời, đặc biệt là ngời Việt Nam, vốn chịu ảnh hởng nhiều của cơ chế quan liêu bao cấp. Đây chính là một yếu điểm chúng cấn khắc phục.
Phơng pháp kiểm tra giám sát đợc thể hiện:
- Nội dung về ISO 9002 thờng xuyên đợc đa vào trong các cuộc họp giao ban của Công ty. Các qui định, trách nhiệm, quyền hạn trong ISO 9002 trở thành các tiêu chuẩn để bình bầu thi đua, xét khen thởng.
- Các cuộc họp thờng trực ISO 9002 đợc tổ chức thờng nhật theo đúng lịch trình. Tại các cuộc họp này, mỗi bộ phận phải báo cáo về việc thực hiện ISO 9002, trình bày khó khăn hoặc đề xuất ý kiến, hành động khắc phục và phòng ngừa. - Ban chỉ đạo ISO 9002 phải thờng xuyên thực hiện công tác kiểm tra, giám sát
thực hiện các thủ tục, hớng dẫn công việc,... tại các bộ phận bằng cách kiểm tra trực tiếp hoặc thu thập các thông tin về thực hiện các thủ tục, từ đó rà soát các thủ tục đã đợc xây dựng với thực tế thực hiện nhằm liên tục hoàn thiện hệ thống các thủ tục.
Khi phát hiện hành động vô ý hay cố ý vi phạm các thủ tục đã xây dựng, cán bộ kiểm tra lập biên bản, so sánh mức độ vi phạm với các qui định về xử phạt để đề xuất các cách thức xử lý gửi lên các bộ phận có thẩm quyền. Đối với vi phạm nhỏ, việc xử 84
lý có thể là cảnh cáo, khiển trách, buộc cam kết sửa đổi. Các vi phạm khác, biện pháp xử lý thông thờng là xử phạt hành chính.
Tác dụng của biện pháp này không chỉ ở việc duy trì, hoàn thiện hệ thống QLCL ISO 9002 nh đã nêu trên mà hơn thế nữa, nó có tác dụng hết sức tích cực đến chính hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Xây dựng hệ thống QLCL ISO 9002 cũng chính là một nhiệm vụ quan trọng song song với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả để tồn tại và phát triển Công ty. Hai nhiệm vụ này cơ bản hỗ trợ, đan xen nhau. HTQLCL ISO 9002 đợc xây dựng thành công đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp cả bên trong lẫn bên ngoài, đó là đảm bảo chất lợng sản phẩm trong hoạt động, tăng lợi nhuận, ổn định đời sống, tăng năng lực sản xuất, tăng uy tín, mở rộng thị trờng. Nh thế nghĩa là hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Đồng thời, hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả là cơ sở, nền tảng cho áp dụng thành công, cung cấp mọi nguồn lực cho việc xây dựng, áp dụng.
Tăng cờng công tác kiểm tra giám sát việc áp dụng và thực hiện đúng các thủ tục đảm bảo hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Để biện pháp này đợc thực hiện và thực sự phát huy tác dụng, Công ty cần tạo ra đợc một hành lang kỷ luật, qui định chặt chẽ. Quán triệt cụ thể trách nhiệm và quyền hạn của cả cán bộ kiểm tra cũng nh của từng bộ phận áp dụng các thủ tục.