II. tình hình Hoạt động kinh doanh xuất khẩu mặt hàng lạc của công ty VILEXIM TRONG NHữNG NĂM GầN ĐÂY.
1. Khắi quát quy trình xuất khẩu lạc.
Để có đợc một hợp đồng xuất khẩu lạc, để việc thực hiện hợp đồng này phù hợp với những quy định của giao dịch ngoại thơng và để một khối lợng lạc lớn qua đợc biên giới quốc gia không gặp trở ngại về thủ tục về điều kiện chứng
từ các đơn vị kinh doanh phải tiến hành đầy đủ các giao dịch buôn bán. Đối với…
Công ty VILEXIM, để kết thúc thành công một thơng vụ xuất khẩu lạc, công ty đã vạch ra một quy trình xuất khẩu rất rõ ràng, cụ thể bao gồm các bớc:
Bớc 1: Quảng cáo giới thiệu sản phẩm trên thị trờng, chào hàng theo mẫu với các đơn vị liên doanh nớc ngoài, đồng thời lập phơng án kinh doanh.
Sau giai đoạn nghiên cứu tiếp cận thị trờng, để chuẩn bị giao dịch xuất nhập khẩu, Công ty tiến hành tiếp xúc với khách hàng bằng biện pháp quảng cáo.
Công ty thực hiện hoạt động Marketing sản phẩm lạc của mình thông qua các cơ quan thơng vụ qua các mối quen biết, qua văn phòng đại diện của Bộ Th- ơng mại tại các nớc. Việc quảng cáo giúp Công ty tiếp cận gần hơn các thị trờng, giúp cho tên tuổi của Công ty tới gần khách hàng hơn. Công ty cũng trực tiếp đa các bảng chào hàng tới các đơn vị kinh doanh, chào hàng đợc luật pháp coi nh là lời đề nghị ký hợp đồng, chào hàng sẽ thể hiện rõ ý định bán hàng lạc nhân của Công ty trong chào hàng. Công ty đã đa ra các điều khoản rất rõ ràng về loại lạc nhân, chất lợng của lạc nhân, số lợng lạc nhân xuất, tổng giá trị lô hàng, đơn giá từng loại lạc điều kiện thanh toán, phơng thức giao nhận hàng.
Đối với bạn hàng là khách quen cũ trong chào hàng, Công ty chỉ đa ra nội dung cần thiết cho đợt giao dịch mới nh tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lợng, giá cả, thời gian giao hàng, còn các điều khoản khác thờng đợc sự nhất trí của hai bên là áp dụng nh những hợp đồng đã ký trớc.
Bớc 2: Cùng các đơn vị bạn hàng thoả thuận, đàm phán các điều kiện đa ra cho phù hợp với lợi ích cả hai bên, lập phơng án giá xuất khẩu chính xác.
Khi ngời nhận đợc chào hàng mà không chấp nhận hoàn toàn lời chào hàng sẽ hoàn giá, đa ra những đề nghị mới, hai bên sẽ tiến hành trao đổi, thơng l- ợng để đa ra các điều kiện có lợi nhất đối với cả hai bên. Khi mọi điều khoản đợc thoả thuận, Công ty sẽ lập phơng án giá xuất khẩu chi tiết gửi lên ban lãnh đạo và phòng tài vụ xét duyệt, trong phơng án giá ghi rõ tên hàng, thị trờng nhập, số l-
ợng hàng xuất, trị giá USD , giá mua vào, số tiền dành cho các loại phí Nếu ph… -
ơng án đợc ban hành đợc lãnh đạo xét duyệt sẽ tiến hành ký hợp đồng nội và hợp đồng ngoại.
Bớc 3: Việc ký hợp đồng nội và hợp đồng ngoại diễn ra theo đúng quy định của luật trong nớc và luật quốc tế. Nó đợc lập thành văn bản, ghi rõ nội dung mua bán các điều khoản giao dịch đã đợc thoả thuận và có chữ ký, con dấu của hai bên. Công ty sử dụng văn bản hợp đồng ký kết làm cơ sở thống kê, theo dõi kiểm tra việc thực hiện hợp đồng.
Bớc 4: Khi bên mua mở L/C qua ngân hàng, bên xuất khẩu kiểm tra lại các điều khoản của L/C, nếu thấy không phù hợp thì yêu cầu điều chỉnh L/C theo sự thoả thuận giữa hai bên. Nếu mọi thoả thuận đợc hai bên nhất trí Công ty sẽ tiến hành thu mua lạc.
Bớc 5: Trong quá trình thu mua lạc xác định số lợng, kiểm định và kiểm tra 1 lần nhằm đảm bảo hàng đủ số lợng, chất lợng xuất nhập khẩu.
Khi bên mua mở L/C, Công ty bắt đầu thu mua lạc, xin giấy phép xuất
khẩu lạc, thuê tàu, làm thủ tục hải quan Tr… ớc khi giao hàng Công ty thực hiện
kiểm dịch, kiểm nghiệm ở hai cấp: cấp cơ sở và ở các cửa khẩu. Việc kiểm tra cơ sở có vai trò quyết định nhất và có tác dụng triệt để nhất trong hai lần kiểm tra. Kiểm tra ở cửa khẩu chỉ có tác dụng thẩm tra lại kết quả ở cơ sở và để thực hiện thủ tục quốc tế. Trong các lần kiểm tra đó có cán bộ kiểm tra của Công ty là ng- ời chịu trách nhiệm chính về phẩm chất hàng hoá, bên cạnh đó là nhân viên hải quan, nhân viên của Vinacontrol, của cơ quan giám định kiểm dịch, các đại diện
cùng nhau kiểm tra chủng loại hàng, số lợng, chất lợng trong giấy chứng nhận…
Bớc 6: Làm tốt các thủ tục để hàng qua đợc cửa khẩu nh : Làm tờ khai hải quan, nộp thuế…
Thuê tàu, đóng thuế, mở tờ khai hải quan là những công việc cuối cùng để hàng có thể xuất cảng. Việc thuê tàu chở lạc thờng dựa trên ba căn cứ: những điều khoản ghi trong hợp đồng, đặc điểm của chất lợng lạc và điều kiện vận tải. Việc thuê tàu đòi hỏi phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trờng tàu biển và tinh thông các điều kiện thuê tàu. Công ty VILEXIM thờng uỷ thác việc thuê tàu cho một Công ty hàng hải nh Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Vietfracht), Công ty Đại lý tàu biển (VOSA),…
Để hàng qua đợc biên giới quốc gia, Công ty phải làm tốt các thủ tục hải quan. Yêu cầu của tờ khai hải quan là trung thực, rõ ràng, chính xác thể hiện đợc các nội dung: tên hàng, số lợng tên phơng tiện vận tải.. Tờ khai hải quan phải đợc xuất trình kèm theo một số chứng từ khác: giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói,...
Bớc 7: Đa hàng đến cảng, bốc lên tàu.
Mọi thủ tục hoàn tất nhng để hàng đợc bốc lên tàu Công ty phải thực hiện các công việc sau:
- Căn cứ vào chi tiết hàng xuất khẩu lập bảng đăng ký chuyên chở cho ng- ời vận tải (đại diện hàng hải, hoặc thuyền trởng, hoặc Công ty đại lý tàu biển) để đổi lấy sơ đồ xếp hàng.
- Trao đổi với cơ quan điều độ cảng nắm vững ngày giờ xếp hàng. - Bố trí phơng tiện đa hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu.
- Lấy biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đờng biển. Vận đơn đờng biển thể hiện hàng đã đợc bốc xong đang đa sang thị trờng nhập.
B
ớc 8: Thanh lý hoàn toàn hợp đồng.
Khi bạn hàng đã nhận đủ hàng, mọi điều khoản của hợp đồng đợc thực hiện, bạn hàng đã trả đủ tiền, ta đã giao đủ hàng, thơng vụ xuất khẩu lạc kết thúc, hai bên làm biên bản thanh lý hợp đồng, kết thúc quy trình xuất khẩu.
Những l u ý khi xuất khẩu lạc:
Trên thị trờng thế giới một số khá lớn các điều kiện đã đợc hình thành từ
thực tiễn của việc giao dịch, trao đổi mua bán sản phẩm , trong đó nêu rõ nghĩa
vụ của ngời bán và ngời mua về các mặt hàng nh chịu trách nhiệm giao nhận
đúng phẩm chất, số lợng những điều kiện này đã trở thành điều kiện giao dịch…
đợc quốc tế chấp nhận. Nó đợc coi nh tập quán thơng mại quốc tế phải nhất thiết tuân theo.
* Điều kiện phẩm chất.
Phẩm chất là điều khoản nói lên phẩm chất của hàng hoá mua bán, nghĩa là nói lên tính năng lý hoá, quy cách , kích thớc .. của hàng hoá đó.
Để xác định phẩm chất hàng hoá , ngời ta thờng dựa vào phân cấp tiêu chuẩn , dựa vào hàm lợng chất chủ yếu trong hàng hoá, dựa vào các chỉ tiêu quen dùng.
Đối với mặt hàng lạc, để xác định chất lợng của nó thờng các bên dựa vào sự mô tả hàng hoá kết hợp với tính trọng dụng của lạc. Theo phơng pháp này , trên hợp đồng ngời ta nêu rõ đặc điểm về màu sắc, hình dáng, kích thớc, trọng l- ợng tự nhiên của lạc, tỷ trọng tạp chất trong lạc.
Trên thị trờng, lạc dùng để buôn bán quốc tế phải đặt các tiêu chuẩn nh vỏ mầu tự nhiên, không nhăn nheo, không bong tróc, hạt mẩy, đều, không lép, không dập nát, tạp chất tối đa không quá 1%, độ ẩm dới 9%,. độc tố Aflatoxin càng thấp càng tốt. Về trọng lợng thì lạc càng có trọng lợng lớn càng đợc a chuộng, thông thờng các loại lạc đợc a chuộng nhất có trọng lợng từ 80 – 180 hạt/ 100 g, lạc của Mỹ có trọng lợng cao nhất đạt 150h/100g, lạc Việt Nam thua lạc các nớc về tỷ lệ hạt / 100 g vì lạc Việt Nam có độ ẩm và tỷ lệ nấm Aflatoxin cao. Vì vậy muốn nâng cao đợc giá thì phải chú ý nâng cao chất lợng lạc.
* Điều kiện bao bì:
Lạc xuất khẩu thờng đợc vận chuyển bằng đờng biển nên đòi hỏi bao bì có độ bền khá cao phù hợp với loại vận tải này. Bao bì dùng để đựng lạc thờng là bao bì tải đay, có thể đựng 50kg / bao. Sau đó các bao đựng lạc đợc đóng vào Contaner . Bao đựng lạc yêu cầu phải mới, không rách, không thủng, thờng do bên bán cung cấp, giá bao bì đợc tính vào giá trị cả lô hàng.
* Điều kiện giao hàng.
Về điều kiện này có nhiều nội dung nh thời gian, địa điểm , phơng thức
giao hàng …
Trên thị trờng thế giới, ngời ta áp dụng nhiều điều kiện giao hàng khác nhau nhng đối với Việt Nam , thông thờng khoảng 20 ngày sau khi bên mua mở L/C sẽ tiến hành giao hàng.Việc giao hàng có thể là một lần nếu số lợng ít hoặc giao hàng từng đợt nếu số lợng lạc lớn, không thể tập hợp đủ ngay đợc .
* Điều kiện thanh toán.
Trong việc thanh toán tiền hàng, các bên thờng phải xác định các vấn đề về đồng tiền thanh toán , thời hạn trả tiền, phơng thức trả tiền và các điều kiện bảo đảm hối đoái . Đối với việc xuất khẩu lạc Việt Nam , các đơn vị kinh doanh xuất khẩu nói chung và Công ty Vilexim nói riêng do cha có quan hệ lâu dài bền vững với thơng nhân nớc ngoài nên thờng phải áp dụng phơng thức mở L/ C để đảm bảo giao hàng cho ngời mua và thanh toán cho ngời bán. Đây là phơng thức phức tạp nên đòi hỏi phải chú ý khi lập L/ C và chấp nhận L/C . Theo tập quán quốc tế, các thơng nhân mua lạc Việt Nam sẽ mở L/C khoảng 15 – 20 ngày trớc
khi đến thời hạn giao hàng ( Nếu khách hàng ở Châu á) và khoảng 20 – 25
ngày trớc thời hạn giao hàng ( Nếu khách hàng ở Châu Âu).
Ngoài các điều kiện trên có rất nhiều điều kiện liên quan đến quá trình
xuất khẩu lạc nh điều kiện khiếu nại , trọng tài, miễn trách, vận tải mà trong…
giao dịch buôn bán quốc tế phải rất chú ý.
Việc chú ý các điều kiện trên sẽ đem lại nhiều thuận lợi cho quá trình xuất khẩu lạc. Nó sẽ giúp chúng ta có thêm hiểu biết về tập quán, về những quy định trong buôn bán lạc để từ đó đa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả xuất khẩu lạc.
