1.Hoạt động xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất và xây dựng kế hoạch mua vật tư của công ty Cổ phần Dệt công nghiệp Hà Nội.
1.1 Đặc điểm nhu cầu vật tư kĩ thuật đầu vào cho sản xuất của công ty.
Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất được diễn ra liên tục và đều đặn doanh nghiệp cần tiến hành mua rất nhiều loại vật tư kỹ thuật khác nhau. Nhu cầu vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp có đặc điểm là giá trị lớn do khối lượng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp ngày càng gia tăng. Chính vì vậy việc lựa chọn nguồn cung ứng với giá thành thấp là vô cùng qua trọng, góp phần giảm một lượng chi phí đáng kể cho sản xuất. Trong những năm gần đây, doanh nghiệp hầu như đều nhập khẩu các nguồn nguyên vật liệu chính từ các công ty nước ngoài. Do các doanh nghiệp trong nước chưa đáp ứng được nguồn nguyên vật liệu đúng tiêu chuẩn kỹ thuật cho sản xuất, mặt khác khối lượng cung ứng của các doanh nghiệp trong nước không lớn. Chính vì thế việc lựa chọn các nhà cung ứng nước ngoài là giải pháp tốt nhất đảm bảo cho sản xuất của doanh nghiệp. Do phải nhập khẩu một khối lượng lớn vật tư kỹ thuật ở nước ngoài cho nên giá thành của sản phẩm cao, kém khả năng cạnh tranh. Hiện nay, với tình hình giá cả tăng nhanh của dầu mỏ kéo theo sự tăng giá của tất cả các mặt hàng, việc nhập khẩu nguyên vật liệu của doanh nghiệp đang gặp nhiều khó khăn, gây ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình sản xuất của công ty.
1.2 Các hoạt động xây dựng kế hoạch của công ty cổ phần dệt Công nghiệp Hà Nội.
1.2.1 Xây dựng bộ máy đảm bảo cho hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư của doanh nghiệp.
Công việc đảm bảo dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất tại công ty dệt vải Công nghiệp Hà Nội là hoạt động mang ý nghĩa to lớn quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy doanh nghiệp đã xây dựng một bộ máy nhằm đảm bảo cho hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất với qui mô tương đối lớn, có liên quan đến nhiều phòng ban và chịu sự quản lý chung của ban giám đốc. Trong quá trình hoạt động các phòng ban có quan hệ chặt chẽ qua lại với nhau, phối hợp nhịp nhàng với nhau để cùng đạt được mục tiêu chung trong kế hoạch chiến
lược của công ty. Trong đó phòng sản xuất kinh doanh giữ vai trò chủ đạo trong toàn bộ quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất, xác định nhu cầu cho sản xuất và tiến hành mua sắm vật tư kỹ thuật.
Có bẩy phòng ban trực tiếp tham gia hoạt động mua sắm vật tư đảm bảo cho sản xuất. Mỗi phòng có chức năng và nhiệm vụ khác nhau
- Phòng sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu: là phòng giữ vai trò chủ đạo trong mua sắm vật tư kỹ thuật cho sản xuất và quản lý việc tiêu thụ sản phẩm. Tiến hành lập kế hoạch mua sắm vật tư và lựa chọn nguồn cung ứng trên cơ sở các dữ liệu khác nhau do các phòng ban khác cung cấp. Phòng sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu còn chịu trách nhiệm thương lượng giao dịch và kí kết các điều khoản có liên quan trong hợp đồng mua sắm vật tư.
- Phòng quản lý sản xuất: đây là phòng chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý toàn bộ quá trình sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất. Phòng có nhiệm vụ chính là trực tiếp quản lý kho nguyên vật liệu và kho thành phẩm, thực hiện tiếp nhận và cấp phát vật tư kỹ thuật cho các đơn vị sản xuất.
- Phòng kỹ thuật : có nhiệm vụ quan trọng trong việc xây dựng các định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và định mức tiêu hao vật tư cho sản xuất cho từng loại vật tư. Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo cho máy móc thiết bị hoạt động tốt trong quá trình làm hoạt động sản xuất. Đảm bảo cho hệ thống máy hoạt động bình thường với công suất ổn định.
- Phòng quản lý chất lượng: phòng có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát chất lượng các yếu tố đầu vào và đầu ra trong hoạt động sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Kiểm tra chất lượng các nguyên vật liệu đầu vào và chất lượng của các sản phẩm trước khi đưa vào tiêu thụ trên thị trường. Phòng tiến hành kiểm nghiệm với các lô hàng nhập, sau đó lập phiếu xác nhận chất lượng thực tế của lô hàng. Phiếu xác nhận chất lượng là cơ sở cho việc xử lý lô hàng. So sánh chất lượng thực tế với các tiêu chuẩn đã kí trong hợp đồng
tiến hành nhập hàng nếu chất lượng đảm bảo hoặc trả lại lô hàng nếu chất lượng không đảm bảo.
- Ba xí nghiệp sản xuất chính: bao gồm xí nghiệp sản xuất vải mành, xí nghiệp sản xuất vải không dệt và xí nghiệp may. Đây là ba phòng trực tiếp sản xuất của công ty. Các phòng trong quá trình sản xuất phải đảm bảo đúng tiến độ và đúng kế hoạch sản xuất được giao. Các phòng lập phiếu yêu cầu vật tư theo tháng và theo quý gửi lên phòng vật tư và tiếp nhận nguyên vật liệu theo quyết định được phê duyệt. Phiếu yêu cầu vật tư của các doanh nghiệp là cơ sở cho phòng quản lý sản xuất lập kế hoạch sử dụng vật tư và tiến hành cấp phát quản lý vật tư trong nội bộ.
- Phòng nghiên cứu thị trường: đây là phòng có nhiệm vụ trong việc nghiên cứu và tìm hiểu các nguồn hàng trên thị trường. Tìm kiếm các nguồn hàng với điều kiện tốt nhất cho hoạt động mua sắm của công ty, nâng cao hiệu quả trong hoạt động dịch vụ hậu cần doanh nghiệp.
- Phòng bán hàng: phòng bán hàng hay còn gọi là phòng tiêu thụ sản phẩm, có nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa sản xuất ra. Phòng bán hàng cũng là một bộ phận trong bộ máy đảm bảo vật tư kỹ thuật cho sản xuất. Phòng bán hàng cung cấp cơ sở cho việc lập kế hoạch mua sắm vật tư thông qua kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.
1.2.2 Lập kế hoạch mua sắm vật tư
Phòng sản xuất kinh doanh: dựa vào kế hoạch tiêu thụ sản phẩm theo tháng và theo quý trưởng phòng sản xuất kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua sắm vật tư. Mục đích của kế hoạch này là đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục, đúng tiến độ, đúng chất lượng, số lượng cho đầu ra của sản xuất.
Kế hoạch mua sắm vật tư kỹ thuật được xây dựng chi tiết cho từng loại vật tư, dựa trên cấu tạo của sản phẩm, thời gian mua sắm nguyên vật liệu, thời điểm bắt đầu đưa vào sản xuất và thời điểm nhập kho thành phẩm.
Thông thường tại công ty kế hoạch mua sắm vật tư được tiến hành lập theo từng quý.
1.2.3. Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư kỹ thuật
a. Nghiên cứu thị trường
Công việc nghiên cứu thị trường vật tư cho sản xuất được thực hiện bởi phòng nghiên cứu thị trường của công ty. Thị trường mua sắm các yếu tố vật tư cho sản xuất của công ty Dệt Công nghiệp Hà Nội được chia thành hai loại thị trường : thị trường trong nước và thị trường nước ngoài.
- Với thị trường trong nước, ban đầu khi mới thành lập, được sự bảo hộ của nhà nước công ty có quan hệ mua bán với 90% các nhà cung ứng nội địa. Sau một thời gian chuyển đổi cơ chế, do các doanh nghiệp nhà nước không đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật của vật tư cho sản xuất, nên công ty phải giảm lượng mua nguyên vật liệu trong nước, mở rộng làm ăn với nước ngoài.
-Với thị trường nước ngoài, trong giai đoạn chuyển đổi cơ chế kinh tế, công ty đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm các nguồn cung ứng đầu vào cho sản xuất đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật. Các nguồn cung ứng nước ngoài là sự lựa chọn duy nhất cho công ty. Ban đầu công ty thiết lập được rất ít các mối quan hệ mua bán với nước ngoài. Thông tin về nguồn cung ứng nước ngoài còn thiếu, nghèo nàn, thô sơ và không đáng tin cậy.Trong quá trình phát triển công ty dần khẳng định được vị thế của mình trên thị trường do đó ngày càng nhiều nhà cung ứng tìm đến đặt quan hệ làm ăn với công ty. Công ty tiến hành hoạt động nghiên cứu thị trường thường xuyên và liên tục để đảm bảo luôn có đầy đủ thông tin về nguồn hàng cho sản xuất, tìm kiếm các nguồn cung ứng mới sẵn sàng cho những thay đổi trong nhu cầu vật tư cho sản xuất. Công ty có nhiều nguồn cung ứng, đa dạng hóa đầu vào nhằm giảm sự phụ thuộc vào nguồn hàng và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.
Đến năm 2008, công ty dệt vải Công nghiệp Hà Nội đã thực hiện giao dịch trực tiếp với một số lượng lớn các công ty cung ứng vật tư kỹ thuật của nước ngoài. Nhờ giao dịch trực tiếp nên công ty giảm được nhiều chi phí trung gian và giải quyết các tranh chấp nhanh chóng.
Dưới đây là bảng danh mục một số nhà cung ứng vật tư kỹ thuật chính cho sản xuất của công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội.
Bảng danh mục các nhà cung ứng vật tư cho doanh nghiệp (giai đoạn từ 2001-2007)
Tên nhà cung ứng Loại NVL mua Xếp hạng Khả năng cung ứng
1.Bermertex Enterpriese LTD 2. FRP services& Co LTD 3. Prem International PTE LTD 4.Kolon Glotech INC
5.Hyosung Corporation
6. Ramsay McDonald PTY LTD
7. Kiaratex Exports PTE LTD 8.Tubilant Organosys LTD 9. Nippor Zeon LTD 10. Omnova Solution INC 11.Mỏ than Làng Cẩm, Thái Nguyên
12.Doanh nghiệp Minh Huy
Sợi N6-840D Sợi N6-840D Sợi N6-840D Xơ PP/ ISO 9000 Xơ PP, PE, PE/PP Xơ PP
Xơ PP/ ISOo 9000 VP latex & SBR latex VP latex & SBR latex VP latex & SBR latex Than mỡ Than mỡ Nhất Nhì Ba Nhì Nhất Ba Bốn Nhất Nhì Ba Nhất Nhì 1200MT/NĂM 1000MT 200.000MT 100.000MT
Nguồn: phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.
Các tài liệu thu thập thông tin trên thị trường về nguồn cung ứng được lấy từ hai nguồn cơ bản: nguồn sơ cấp và nguồn thứ cấp. Trong đó nguồn thứ cấp có độ tin cậy cao hơn và có giá trị hơn. phòng nghiên cứu thị trường sẽ lập bản chi tiết các nguồn hàng cung ứng theo các tiêu chí đánh giá của công ty về chất lượng, giá cả, uy tín các nguồn cung ứng, kỹ thuật….Báo cáo này sẽ là cơ sở cho phòng sản xuất kinh doanh tiến hành chọn nguồn cung ứng và thực hiện giao dịch đàm phán mua sắm vật tư hàng hóa cho sản xuất kinh doanh của công ty. Công việc đánh giá nguồn cung ứng được tiến hành định kỳ theo từng quý, 6 tháng và một năm.
b. Tiến hành thương lượng và đặt hàng
Dựa trên cơ sở nghiên cứu và đánh giá nguồn cung ứng và các đơn chào hàng, công ty lựa chọn được nhà cung ứng, giao dịch đàm phán và kí kết hợp đồng.
Công ty gửi bản yêu cầu báo giá đến các doanh nghiệp cung ứng nước ngoài, các nhà cung ứng sẽ gửi bảng báo giá đến cho công ty đặt quan hệ mua bán vật tư. Công ty phản hồi đơn chào hàng của các doanh nghiệp cung ứng nước ngoài bằng việc phát hành đơn đặt hàng với các điều kiện mới. Với các nhà cung ứng trong nước công ty sẽ cử nhân viên mua hàng trực tiếp gặp mặt thương lượng các yếu tố trong mua bán vật tư.
Hoạt động thương lượng và mua bán vật tư trong nước diễn ra nhanh chóng, đơn giản và thuận tiện. Hai bên trực tiếp gặp mặt và thương lượng các vấn đề trong hợp đồng như: giá cả vật tư, các khoản giảm giá, điều kiện giao nhận vật tư, điều kiện vận chuyển, các điều kiện khác có liên quan…và cách xử lý khi sai phạm hợp đồng.
Việc thương lượng và đặt hàng với các nhà cung ứng nước ngoài chủ yếu tiến hành qua điện thoại, fax, hoặc trực tiếp gặp gỡ văn phòng đại diện của các công ty nước ngoài đặt tại Việt Nam.
Thời gian phát hành đơn hàng của công ty Dệt vải công nghiệp Hà Nội: - Với doanh nghiệp trong nước: tiến hành phát hành đơn hàng hai tuần sau khi
thương lượng và thỏa thuận trực tiếp với nhà cung ứng, hoặc một tháng trước ngày giao hàng.
- Với nguyên vật liệu nhập khẩu: sau khi có hồi âm về nguồn cung ứng về đơn đặt hàng của doanh nghiệp, công ty sẽ tiến hành soạn thảo đơn hàng với các điều kiện chính thức được thỏa thuận giữa hai bên. Thời gian phát hành đơn hàng từ một đến hai tháng trước ngày hàng hóa được xếp lên tàu.
Trong các trường hợp đặc biệt như yêu cầu khẩn cấp cho sản xuất hoặc sự thay đổi kế hoạch sản xuất, thì thời gian phát hành đơn hàng có thể thay đổi.
Nội dung của đơn đặt hàng bao gồm: số liệu, ngày tháng giao nhận, tên nhà cung ứng, khối lượng chất lượng hàng hóa cung ứng, giá cả và các điều kiện vận
chuyển, giao nhận, phương thức thanh toán, quy cách đóng gói, các điều kiện khác như tên hàng, qui cách chủng loại, cách ghi chú, chữ ký hai bên dấu xác nhận…
c. Theo dõi đặt hàng và giao nhận hàng hóa
Công ty theo dõi toàn bộ quá trình từ khi kí hợp đồng đến lúc hàng hóa được giao nhận trong kho. Sau khi nhận được thông tin về nguyên vật liệu đã được giao, nhân viên phòng mua hàng chuẩn bị làm thủ tục giao nhận hàng hóa. Do công ty không có phương tiện vận chuyển cho giao nhận hàng, nên hầu hết trong các nghiệp vụ mua bán vật tư các nguồn cung cấp đều vận chuyển tận nơi. Do đó giá thành mua vật tư luôn cao hơn giá trị trường do giao nhận trọn gói.
Vật tư mua tại Việt Nam thì thủ tục giao nhận tương đối đơn giản nhân viên mua hàng chỉ cần thông báo với bộ phận quản lý kho vật tư thời gian vật tư được vận chuyển đến, bộ phận quản lý kho sẽ chuẩn bị mọi điều kiện cho giao nhận vật tư. Vật tư mua bởi các nguồn trong nước được vận chuyển đến tận các kho của doanh nghiệp, vì thế việc giao nhận diễn ra đơn giản, thủ tục giao nhận bao gồm các bước sau:
+ Nhà cung ứng vật tư vận chuyển vật tư đến kho vật tư của doanh nghiệp, theo các điều kiện được thỏa thuận trong hợp đồng.
+ Bộ phận kho chuẩn bị các điều kiện cho giao nhận vật tư và tiến hành giao nhận vật tư.
Bước đầu kiểm tra toàn bộ lô hàng nhập.
Bước hai: Lập phiếu kiểm nghiệm chất lượng, đây là nguồn thông tin để đánh giá các nguồn cung ứng
Bước ba: tiến hành nhập lô hàng( nếu lô hàng đủ tiêu chuẩn)
Bước bốn: thanh toán tiền hàng theo phương thức đã thỏa thuận trong hợp đồng. Thông thường với các nguồn cung ứng trong nước công ty thanh toán trước 30% tổng giá trị hợp đồng, số còn lại được thanh toán một tháng sau khi giao nhận hàng.
Vật tư nhập khẩu nước ngoài làm thủ tục giao nhận và vận chuyển phức tạp hơn rất nhiều. Thủ tục bao gồm các bước:
- Xin giấy phép nhập khẩu nguyên vật liệu. Công ty xin giấy phép nhập khẩu cho toàn bộ nguyên vật liệu nhập khẩu trong thời gian một năm. Do ban quản lý các khu vực công nghiệp và chế xuất Hà Nội cấp vào đầu năm. - Làm thủ tục hải quan cho từng lô hàng nhập khẩu: sau khi giao hàng công ty
cung ứng sẽ gửi cho phòng sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty Dệt công nghiệp Hà Nội bộ hồ sơ để làm thủ tục hải quan. Bộ hồ sơ của một lô hàng nhập khẩu gồm có: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận tải đơn, giấy chứng nhận xuất sứ…Bộ phận mua hàng căn cứ vào hồ sơ nhận được tiến hành làm các thủ tục hải quan cần thiết như: khai báo hải quan, kiểm hóa lô hàng, thanh toán tiền thuế nhập khẩn, thanh toán tiền hàng….