II. Thực trạng hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty trong thời gian qua.
6. Các bớc đàm phán và thực hiện hợp đồng mà công ty thờng áp dụng
a. Các bớc đàm phán
Các bớc đàm phán trong quá trình mua bán quốc tế theo lý thuyết thì các bên phải tuân thủ theo đúng nh đã định. Nhng công ty đã linh hoạt sử dụng các bớc đàm phán sau:
- Bên mua (công ty) đa ra các yêu cầu về sản phẩm.
- Bên bán phải đáp ứng về yêu cầu sản phẩm của bên mua nh: chủng loại, mẫu mã, bao bì của sản phẩm…
- Các bên đàm phán về giá cả của sản phẩm đã đề cập. - Các bên đàm phán về phơng thức giao nhận hàng hóa - Các bên đàm phán về phơng thức thanh toán
- Các bên đàm phán về phơng thức bảo hiểm
- Các bên đàm phán về các vấn đề khác nh: Quyền và nghĩa vụ của các bên khi có rủi ro, tranh chấp, bất khả kháng xảy ra.
- Sau khi đã thực hiện các bớc trên một cách thuận lợi thì công ty đi đến việc ký kết hợp đồng.
b. Tổ chức thực hiện hợp đồng
Do công ty là công ty trách nhiệm hữu hạn nên ngoài việc đợc trực tiếp nhập khẩu một số mặt hàng thì công ty phải thực hiện nhập khẩu ủy thác qua cơ quan có thẩm quyền nhập khẩu.
Các hợp đồng ủy thác nhập khẩu: Bên nhận ủy thác là ngời ký kết hợp đồng nhập khẩu với bên mua và bên công ty là ngời ký hợp đồng ủy thác với
hợp đồng đã ký. Bên công ty chỉ chịu trách nhiệm về các điều khoản trong hợp đồng ủy thác mà công ty đã ký. Khi đó việc tổ chức thực hiện hợp đồng của công ty không phải là theo hợp đồng mua bán mà theo hợp đồng ủy thác.
Các hợp đồng nhập khẩu trực tiếp: Do việc công ty trực tiếp ký kết hợp đồng nên công ty chịu toàn bộ trách nhiệm các điều khoản ghi trong hợp đồng. Sau khi nhận giấy báo hàng đến, công ty mở tờ khai hải quan và làm thủ tục nhận hàng tại cảng đến đồng thời chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về kho để tiêu thụ.
c. Phơng thức thanh toán
Sau khi các bớc kia hoàn thành thì các công ty có thể sử dụng nhiều ph- ơng thức thanh toán khác nhau. Đối với công ty thơng mại Thăng Long sử dụng hai phơng thức thanh toán chủ yếu là:
- Phơng thức thanh toán sử dụng chứng từ - Phơng thức thanh toán TTR.
Sau khi bên bán xếp hàng lên tàu, hoàn thành bộ chứng từ của bên mua và gửi cho bên mua. Bên mua dùng bộ chứng từ này để đi nhận hàng. Khi đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng thì bên mua nhờ ngân hàng chuyển tiền theo hệ thống chuyển tiền điện tử từng phần hoặc toàn bộ theo điều khoản trong hợp đồng.
Chú ý:
Theo nghị định số 09 của Chính phủ quy định: "Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng hóa phục vụ nhu cầu tiêu dùng mà sử dụng hình thức thanh toán qua ngân hàng thì phải cân đối ngoại tệ để trả ngay". Do những quy định này công ty luôn đảm bảo khả năng tài chính để thanh toán ngay các hợp đồng nhập khẩu. Cụ thể nh: vốn lu động bình quân của công ty là 8 tỷ VNĐ, mức tăng trởng về vốn bình quân là 18%/năm trong năm 2005.