- Thị trường Châu Phi:
2.3.3.4.Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương.
Đàm phán hợp đồng ngoại thương thực chất là quá trình không ngừng tự điều chỉnh các nhu cầu, lợi ích của các bên đàm phán nhằm mục đích cuối cùng là đi đến ký kết được hợp đồng ngoại thương. Quy trình đàm phán của công ty giầy Thượng Đình có thể khái quát lại như sau:
Hình 2.3: Quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương của công ty
Tiếp xúc với khách hàng: Tiếp xúc với khách hàng Lập đơn chào hàng Đàm phán với khách hàng
Làm giầy mẫu đối Ký kết hợp đồng ngoại
Tùy thuộc vào điều kiện và hoàn cảnh khác nhau, cũng như tính chất của cuộc gặp gỡ mà công ty có thể tiếp xúc với khách hàng thông qua thư tín, e-mail, qua điện thoại hay gặp mặt trực tiếp. Thông qua quá trình tiếp xúc với khách hàng, công ty sẽ hiểu rõ hơn nhu cầu của đối tác, cũng như xác định rõ hơn nhu cầu của khách hàng về số lượng, chủng loại hàng, mẫu mã bao bì, giá cả và chất lượng, sự phân chia chi phí trong bốc dỡ hàng, cũng như phương thức thanh toán phù hợp. Ngoài việc tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, công ty cũng có điều kiện để thể hiện quan điểm hay yêu cầu của mình trong cuộc tiếp xúc này.
Lập đơn chào hàng:
Việc lập đơn chào hàng như thế nào có ý nghĩa quyết định đến việc đối tác có chấp nhận sản phẩm cũng như giá cả mà chúng ta đưa ra hay không. Thông thường đơn chào hàng được thực hiện rất tỉ mỉ và chi tiết, bởi đây không đơn thuần chỉ là bản báo giá mà còn là sự quảng cáo tốt nhất về sản phẩm của công ty đến bạn hàng. Do đó đi kèm với đơn chào hàng không chỉ là một quyển cataloge đơn giản mà thường được thể hiện bằng một quyển brochure với nội dung thông tin đầy đủ về giới thiệu sản phẩm, tính ưu việt của sản phẩm được so sánh với các loại sản phẩm khác, khả năng cung cấp… Bên cạnh đó, trong đơn chào hàng còn cần phải thể hiện sự mong muốn được phục vụ khách hàng của mình.
Đàm phán với khách hàng:
Đàm phán được xem là thành công nếu như các bên tham gia đàm phán thực hiện được mục tiêu ban đầu của mình. Qua trình đàm phán có thể thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp, thông thường các bên chỉ tiến hành đàm phán trực tiếp khi có những bất đồng phức tạp mà các bên cần phải gặp gỡ trao đổi. Việc lựa chọn hình thức đàm phán trực tiếp hay gián tiếp thường có ảnh hưởng lớn đến chi phí đàm phán. Chi phí của mỗi cuộc đàm phán thường được thể hiện bởi ba loại, đó là: chi phí cơ bản – là chi phí mất đi khi có sự nhượng bộ xảy ra trong đàm phán nhằm ký được hợp đồng, chi phí trực tiếp – bao gồm chi phí về nhân lực, vật lực, tài lực và thời gian dành cho việc chuẩn bị và thực hiện đàm phán, chi phí cơ hội – là chi phí
mất đi do mất cơ hội đầu tư kiếm lợi khi tập trung quá mức vào việc đàm phán mà không ký được hợp đồng hoặc dù có ký được hợp đồng nhưng vẫn không đạt được cơ hội kiếm lời đã đề ra ban đầu. Đàm phán không thể xem là thành công nếu chi phí trực tiếp tốn kém quá cao đến nỗi dù có ký được nhưng cũng không bù đắp được.
Làm mẫu giầy đối:
Sau khi đàm phán thành công, đối tác sẽ chuyển cho công ty mẫu giầy cần phải sản xuất. Tuy nhiên do điều kiện trang thiết bị kỹ thuật, tay nghề công nhân, cũng như các nguyên phụ liệu cần thiết khác mà công ty cần phải sản xuất thử mẫu đối để khách hàng xem xét. Nếu sản phẩm mẫu đối đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì hai bên sẽ tiến tới ký kết hợp đồng.
Ký kết hợp đồng ngoại thương:
Kết quả của một cuộc đàm phán thành công là việc đi đến ký kết một hợp đồng ngoại thương. Có ba cơ sở quyết định sự thành công của quá trình ký kết hợp đồng ngoại thương là: cơ sở luật pháp, cơ sở thông tin và cơ sở năng lực của các bên tham gia. Dựa vào các cơ sở này, công ty và đối tác sẽ thống nhất được những điều khoản của hợp đồng trước khi đi đến ký kết. Có thể nói hợp đồng ngoại thương là cơ sở pháp lý quan trọng nhằm xác định nghĩa vụ của các bên tham gia và giải quyết tranh chấp giữa các bên. Vì vậy để có một hợp đồng ngoại thương hoàn hảo, công ty đã xây dựng một hợp đồng mẫu chuẩn cho từng mặt hàng chủ lực của công ty và lưu trữ chúng trên đĩa vi tính, hợp đồng này sẽ được hoàn thiện và bổ sung sau mỗi quá trình thực hiện hợp đồng, và khi lập hợp đồng mới chỉ việc thay đổi một số chi tiết của hợp đồng chuẩn để phù hợp với điều kiện kinh doanh mới. Sau đây là mẫu hợp đồng gia công giầy dép của công ty.