2.3.1.1. Xác định cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch
Nhu cầu nguyên vật liệu của Công ty chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố: khối lượng các đơn hàng, tình hình thị trường,… Việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch là rất quan trọng, đảm bảo ổn định quá trình sản xuất của Công ty.
Căn cứ xác định cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch:
- Căn cứ vào các đơn hàng Công ty nhận được trong năm cũng như trong kỳ. Dựa
vào các đơn hàng đó, Công ty sẽ lập cho mình kế hoạch sản xuất và kế hoạch về nhu cầu nguyên vật liệu cụ thể.
- Căn cứ vào tình hình tiêu thụ ở các kỳ trước và trên cơ sở phân tích, dự báo các
nhân tố thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất kinh doanh dẫn đến thay đổi cầu nguyên vật liệu của kỳ.
Nguyên vật liệu là yếu tố vật chất quan trọng, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Đồng thời, nguyên vật liệu cũng là căn cứ để lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính và các kế hoạch khác trong doanh nghiệp. Dựa trên kế hoạch sản
xuất và định mức vật tư cho mỗi sản phẩm, Công ty sẽ thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu của các đơn hàng.
- Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu để chế tạo sản phẩm do Công
ty xây dựng. Định mức này là cơ sở cho việc cấp phát vải, phụ kiện cho công đoạn may một cách chính xác, hợp lý và tiết kiệm.
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu
• Định mức vải tiêu hao được xác định như sau:
Đv = Smc + B + Hc
Trong đó: Đv: Định mức vải
B: Hao phí vào khoảng trống khe hở giữa các chi tiết trong sơ đồ Smc: Diện tích mẫu cứng
Hc: Hao phí đầu bàn, mép biên và đầu tấm không thu hồi được
( Hc là hao phí trung bình vào công đoạn cắt bao gồm hao phí đầu bàn, mép biên và hao phí đầu tấm không thu hồi được)
Hc được xác định như sau: Hc = a x l x K
Với a: Độ dư 2 đầu bàn do 1 lớp vải cắt
L: Tổng số lớp vải cắt của lô hàng K: Hệ số (trong khoảng 0,005 đến 0,01)
• Định mức vải còn được xác định dựa vào giá trị trung bình của một sản phẩm
trong lô hàng:
Smc1 x P1 + Smc2 x P2 + … + Smcn x Pn
Đv =
P1 + P2 + … + Pn
Trong đó: Pj : Số lượng sản phẩm loại j
• Định mức chỉ tiêu hao là lượng chỉ cần thiết may hoàn chỉnh sản phẩm trong sản xuất hàng loạt và là cơ sở cấp phát chỉ cho các dây chuyền may khi nhận được kế hoạch sản xuất số lượng sản xuất của một cỡ số.
Định mức chỉ tiêu hao được xác định dựa vào chiều dài đường may và độ dày của các lớp vải liên kết:
L = n x l x Dm
Trong đó: L: Lượng chỉ tiêu hao
n: Mật độ mũi may l: Chiều dài đường may Dm: Lượng chỉ tiêu hao/1cm
Xác định nhu cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch
Sản phẩm của Công ty Minh Trí đa dạng với nhiều chủng loại, mẫu mã và kiểu dáng khác nhau, vì thế các sản phẩm cần dùng đến nhiều loại nguyên vật liệu để sản xuất và một loai nguyên vật liệu có thể được dùng để sản xuất nhiều loại sản phẩm.
• Cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch
QD i = ∑QD ij Với QD ij = Đij x Qj x (1 + Tk) Trong đó: QD
i cầu nguyên vật liệu i kỳ kế hoạch
QD
ij : Cầu vật liệu i để sản xuất sản phẩm j trong kỳ kế hoạch
Đij: ĐỊnh mức tiêu dùng vật liệu i để sản xuất đơn vị sản phẩm j
Qj: Sản lượng kế hoạch sản phẩm j sẽ sản xuất trong kỳ kế hoạch
Tk: Tỷ lệ hao hụt vật liệu
• Chi phí nguyên vật liệu i để sản xuất sản phẩm j (Cij)
Cij = QD
Ví dụ: Theo kế hoạch, Quý I năm 2008, Công ty sản xuất 44.000 áo( mỗi loại cỡ 11.000 chiếc) và 24000 quần (mỗi loại cỡ 6000 chiếc) bằng vải Cotton jersey xám. Tỷ lệ hao hụt là 2%, tính nhu cầu vải Cotton jersey xám biết định mức tiêu dùng loại vải này như sau:
Loại cỡ S M XL XXL
Áo (m) 1,1 1,15 1,2 1,22
Quần (m) 1,38 1,4 1,43 1,47
Nhu cầu vải Cotton jersey xám để sản xuất áo là:
(1,1 + 1,15 + 1,2 + 1,22) x 11.000 x (1 + 0,02) = 52.400 (m) Nhu cầu vải Cotton jersey xám để sản xuất quần là:
( 1,38 +1,4 + 1,43 + 1,47) x 7000 x (1 + 0,02) = 40.555 (m) Nhu cầu vải cotton jersey xám cho sản xuất Quý I năm 2008:
52.400 + 40.555 = 92.955 (m)
Trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và khối lượng các đơn hàng, Công ty lâp kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho kì kế hoạch.
Bảng 2.7: Nhu cầu nguyên vật liệu Công ty Minh Trí Quý I năm 2008
(đơn vị tính: 1000đ)
STT Tên nguyên liệu Đơn vị tính Nhu cầu Đơn giá Thành tiền
1 Vải Cotton jersey xám m 93.000 12,5 1.162.500
2 Vải Cotton jersey trắng m 44.000 11,0 484.000
3 Vải Cotton jersey xanh m 162.100 14,0 2.269.400
4 Vải Cotton Rib trắng m 170.200 21,3 3.625.260
5 Vải Cotton Rib đen m 133.500 17,5 2.336.250
6 Vải tổng hợpvàng m 115.200 9,2 1.059.840 7 Vải tổng hợp xanh lục m 28.800 8,6 247.680 8 Vải tổng hợp đen m 21.000 10,0 210.000 9 Vải tổng hợp đỏ m 87.000 8,5 739.500 10 Vải Interlock m 73.000 16,5 1.204.500 11 Vải Voan 2 da m 57.500 14,0 805.000
12 Vải Satin Tricot m 148.200 14,3 2.119.260
13 Vải dệt kim CVC m 57.600 13,2 760.320
14 Vải Valisere trắng m 61.500 16,0 984.000
15 Vải Valisere hồng m 129.000 14,0 1.806.000
16 Vải Micro fibre xanh m 125.000 16,0 2.000.000
17 Vải Micro fibre tím m 127.200 15,0 1.908.000
18 Vải Polyester trắng m 75.000 11,2 840.000
19 Vải Polyester đen m 30.000 12,3 369.000
20 Vải Lycra m 125.000 19,0 2.375.000
21 Vải Oxford đỏ m 148.400 22,0 3.264.800
22 Vải Oxford vàng cam m 170.200 21,3 3.625.260
23 Vải Nylon affeta hồng m 127.500 13,6 1.734.000
24 Vải Nylon affeta xanh m 94.500 11,0 1.039.500
25 Vải Rayon m 155.000 13,5 2.092.500
26 Khuy 15N trắng/20NJR cái 193.300 0,4 77.320
27 Dây chun trong m 36.820 2,3 84.686
Xác định giá trị nguyên vật liệu
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tham gia quá trình sản xuất bao gồm cả nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, bao bì, phụ tùng thay thế,… dùng cho sản xuất trong kỳ được Công ty tập hợp theo từng loại sản phẩm nhằm đảm bảo cho việc tính giá thành sản phẩm.
Hầu hết nguyên vật liệu của Công ty được nhập khẩu từ nước ngoài, vì thế, trong giá trị nguyên vật liệu mua vào còn có cả thuế nhập khẩu. Các mặt hàng nguyên vật liệu do đối tác cung cấp thì không có đơn giá. Các mặt hàng còn lại sẽ có đơn giá để tính thành tiền. Công ty Minh Trí tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Các thông số, số liệu về nguyên vật liệu xuất nhập kho được thủ kho đưa vào máy tính để nhập dữ liệu. Công ty Minh Trí tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Công ty sản xuất hàng dệt kim nhưng cũng sử dụng một khối lượng tương đối các phụ liệu: chỉ may, mex,… Các loại phụ liệu này được theo dõi về mặt số lượng và chất lượng, giá trị được hạch toán vào chi phí phụ liệu.
Việc xác định cầu nguyên vật liệu trong Công ty chưa chú trọng xem xét tình hình thị trường, dẫn đến khó khăn trong việc xác định cầu một cách chính xác cũng như gây khó khăn cho hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong Công ty.
2.3.1.2. Xác định lượng đặt hàng, dự trữ tối ưu và thời gian đặt hàng
Với đặc thù là sản xuất hàng may mặc xuất khẩu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty Minh Trí dựa trên các đơn đặt hàng từ phía các đối tác nước ngoài. Khi nhận được các đơn hàng, Công ty sẽ lập kế hoạch sản xuất cho kỳ và kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho kỳ sản xuất. Lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng được xác định căn cứ vào các kế hoạch sản xuất trong kỳ. Quy trình mua nguyên vật liệu với những đơn hàng mà đối tác không trực tiếp cung ứng nguyên vật
liệu của Công ty Minh Trí được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 2.2.a: Quy trình mua nguyên vật liệu tại Công ty Minh Trí Trách nhiệm Sơ đồ Các phòng ban Thủ kho Đủ, xuất Thiếu Các phòng ban Không đạt Ban giám đốc
Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu
Không đạt Ban giám đốc
Đạt Phòng kế hoạch Kinh doanh- Xuất nhập khẩu
Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu, nhà cung ứng
Phòng kỹ thuật, nhà cung ứng Không đạt, xử lý
Đạt Thủ kho Lập dự toán sản xuất Duyệt Lựa chọn nhà cung ứng Lập đơn đặt hàng Duyệt Đặt hàng Ký hợp đồng và thu mua nguyên vật liệu
Kiểm tra Nhập kho Lập nhu cầu cấp nguyên vật liệu Kiểm tra tồn kho
Quy trình mua nguyên vật liệu với những đơn hàng mà đối tác trực tiếp cung ứng nguyên vật liệu của Công ty Minh Trí được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 2.2.b: Quy trình mua nguyên vật liệu tại Công ty Minh Trí
Tráchnhiệm Sơ đồ Các phòng ban Các phòng ban Không đạt Ban giám đốc Đạt Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu
Không đạt Ban giám đốc
Đạt Phòng kế hoạch Kinh doanh- Xuất nhập khẩu
Không đạt Khách hàng
Đạt Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu,
nhà cung ứng
Phòng kỹ thuật, nhà cung ứng Không đạt, xử lý
Đạt Thủ kho
Đối với các đơn hàng mà khách hàng trực tiếp cung cấp nguyên vật liệu, sau
Lập nhu cầu cấp nguyên vật liệu Lập dự toán sản xuất Duyệt Lập yêu cầu cấp nguyên vật liệu Duyệt
Gửi yêu cầu
Cấp phát nguyên vật liệu
Kiểm tra
Nhập kho Duyệt
nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất (có tính đến hao hụt, tổn thất). Công ty sẽ thoả thuận, bàn bạc với đối tác để đi đến thống nhất lượng nguyên vật liệu cần nhập về.
Đối với các đơn hàng mà công ty phải tự thu mua nguyên vật liệu, khi có đơn hàng , Công ty sẽ lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu. Thủ kho sẽ kiểm tra vật liệu tồn trong kho, nếu đủ thì xuất dùng, nếu thiếu thì sẽ làm theo các bước được trình bày ở sơ đồ trên.
Biểu mẫu số 2.1
Công ty TNHH MINH TRÍ Mẫu số: 02 - BMĐH Ngày…tháng…năm… Kí hiệu: AA/2004T
ĐƠN ĐẶT HÀNG Kính gửi:
Công ty TNHH Minh Trí xin gửi Quý công ty đơn đặt hàng sau, rất mong được đáp ứng nhu cầu:
1. Tên hàng, số lượng, giá
STT Tên vật tư Mã hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 …
2. Tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá
3. Hình thức giao dịch
4. Giao nhận hàng
Địa điểm Thời gian:
Hình thức vận chuyển: Xin trân trọng cảm ơn!
Giám đốc Công ty
Với những đơn hàng trên, Công ty đã thông báo cho nhà cung ứng về số lượng, chủng loại và yêu cầu chất lượng nguyên vật liệu, thời gian, địa điểm và phương thức thanh toán. Nếu đơn hàng được chấp nhận thì quá trình mua bán sẽ được diễn ra
Chỉ khi có đơn hàng, Công ty mới cho xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu. Nhu cầu cấp nguyên vật liệu của Công ty được tính toán căn cứ vào lượng nguyên vật liệu cần để đáp ứng các đơn hàng hoặc theo kế hoạch sản xuất của Công ty. Lượng nguyên vật liệu này cũng chính là lượng dự trữ cần thiết trong Công ty. Với cách đặt mua hàng như vậy, Công ty sẽ giảm bớt được phần chi phí lưu kho, chi phí cho hoạt động bảo quản nguyên vật liệu,… Tuy nhiên, hình thức này cũng tạo ra một khó khăn lớn cho Công ty khi đơn hàng nhiều, Công ty không đưa ra định mức kịp thời. Ví dụ, ngày 11/5/2006, gần 800 công nhân Công ty TNHH Minh Trí đã đồng loạt nghỉ làm, đứng trước cổng công ty, đề nghị ban giám đốc giải quyết thỏa đáng quyền lợi.
Nguyên nhân xảy ra việc đình công là do Công ty quá chậm trong việc đưa ra định mức cho các đơn đặt hàng. Do vậy, đại bộ phận công nhân của Công ty phải làm việc trong tình trạng không biết trong tháng sẽ phải làm bao nhiêu hàng và định mức cụ thể ra sao. Đáng ra, khi bắt đầu có đơn đặt hàng mới, Công ty phải tính định mức sớm để công nhân có căn cứ làm việc. Tuy nhiên, bộ phận tính định mức lao động có sự bàn bạc chưa thống nhất, chưa nhạy bén với công việc nên đã chưa đưa ra định mức kịp thời. Nguyên nhân chính của sự chậm trễ này là do bộ phận tính định mức quá ít người (4 người), mà các đơn đặt hàng của công ty thì nhiều và phức tạp. Sự việc trên tuy không gây thiệt hại lớn đến kinh tế nhưng sẽ tác động lâu dài đến tiến độ hợp đồng đã kí với khách hàng. Công ty cần tuyển dụng thêm nhân viên để bổ sung vào bộ phận tính định mức, tránh tái diễn tình trạng đình công như vừa qua.
Như vậy, cách đặt hàng của Công ty có thể tiết kiệm được chi phí lưu kho, bảo quản, …. Tuy nhiên, điều đó sẽ gây khó khăn cho Công ty trong việc đưa ra định mức, khi nhà cung ứng không có nguyên vật liệu để đáp ứng cho yêu cầu của Công ty sẽ dẫn đến tăng thời gian máy móc ngừng hoạt động, người lao động không đủ việc để làm,…. dẫn đến tăng chi phí cho sản xuất kinh doanh, làm giảm lợi nhuận của Công ty. Hơn nữa, với việc mua sắm nguyên vật liệu của Công ty như trên, các đơn đặt hàng số lượng ít sẽ không được giảm giá đồng thời chi phí vận chuyển lớn vì phải vận chuyển nhiều lần, làm giảm hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Nguyên vật liệu chính của Công ty là vải, thị trường cung ứng của Công ty chủ yếu là nước ngoài với các chủng loại đa dạng và phong phú, chất lượng đảm bảo. Tuy nhiên, để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, Công ty nên tăng lượng dự trữ nguyên vật liệu để hạn chế các rủi ro không có lợi cho doanh nghiệp.