Bên cạnh những cố gắng và thành tựu đã đạt được,hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty Minh Trí vẫn còn những hạn chế nhất định cần được hoàn thiện hơn nữa:
• Công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu:
Việc xác định cầu nguyên vật liệu và lượng dự trữ chưa thực sự hiệu quả. Cầu được xác định chưa chính xác dẫn đến thiếu nguyên vật liêu cho quá trình sản xuất trong khi lượng dự trữ quá ít, không đủ đáp ứng nhu cấu dẫn đến chậm tiến độ sản xuất. Điều này là do việc xác định cầu nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là dựa trên các đơn hàng, chưa chủ động, chưa xét đến tình hình thị trường một cách cụ thể.
Việc nghiên cứu thị trường mới chỉ dựa trên các tài liệu của những lần thu mua trước mà chưa có quá trình nghiên cứu hợp lý nên khi thiếu, Công ty lại phải mua thêm nguyên vật liệu và phải chịu thiệt vì bị ép giá. Việc nghiên cứu thị trường chủ yếu là dựa trên tài liệu của những lần thu mua trước, chưa tiến hành nghiên cứu hợp lý nên Công ty gặp phải khó khăng trong xác định nhu cầu nguyên vật liệu.
Việc đưa ra định mức chậm cũng đã làm ảnh hưởng không nhỏ với Công ty, điển hình là vụ hơn 600 công nhân đình công trong năm 2006 vừa qua. Nguyên nhân của tình trạng này là bộ phận định mức có quá ít người, năng lực chưa cao, chưa nhạy bén với thị trường và tình hình sản xuất. Hơn nữa, Công ty sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm, mỗi sản phẩm lại dùng nhiều loại nguyên vật liệu nên việc tính toán định mức cho đồng bộ là rất khó khăn.
• Về nhà cung ứng:
Công ty thường lựa chọn các nhà cung ứng cũ, tuy hạn chế được các rủi ro nhưng Công ty đã bỏ lỡ các cơ hội thu mua nguyên vật liệu từ các nhà cung ứng khác với chất lượng và giá cả hợp lý hơn. Hơn nữa, vào những thời kỳ sản xuất nhiều, nguyên vật liệu khan hiếm, nhà cung ứng cung cấp nguyên vật liệu không đảm bảo số lượng và chất lượng, thời gian, gây khó khăn cho hoạt động sản xuất của Công ty.
Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu đã đảm bảo đúng quy trình nhưng đôi khi vẫn có những thiếu sót trong khâu chuẩn bị kho bãi, nguyên vật liệu không đủ tiêu chuẩn chất lượng vẫn được nhập kho do công nghệ, trang thiết bị tiếp nhận cung ứng nguyên vật liệu còn lạc hậu dẫn đến sai lệch trong quá trình kiểm tra. Trình độ của cán bộ tiếp nhận còn hạn chế, chưa đáp ứng trình độ chuyên môn trong công việc.
• Về công tác cấp phát, sử dụng nguyên vật liệu:
Việc cấp phát nguyên vật liệu theo định mức sử dụng tránh lãng phí nguyên vật liệu nhưng lại dẫn đến khó khăn cho các phân xưởng sản xuất khi định mức thiếu hay chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo. Khi đó, để được cấp nguyên vật liệu thì phải làm thủ tục, điều đó làm mất thời gian và gián đoạn quá trình sản xuất.
Bên cạnh đó, ý thức quản lý và sử dụng nguyên vật liệu của cán bộ công nhân viên trong Công ty còn chưa cao dẫn đên việc nguyên vật liệu sử dụng vượt quá định mức. Công tác quản lý nguyên vật liệu trong kho chưa hiệu quả do Công ty giao chưa tương xứng trách nhiệm và quyền lợi cho thủ kho. Khi nguyên vật liệu bị mất mát, hao hụt thì họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn, họ phải bồi thường hoặc bị khiển trách, kỷ luật. Tuy nhiên, khi việc quản lý nguyên vật liệu trong kho hiệu quả thì họ không nhận được bất kỳ hình thức khen thưởng, khuyến khích nào.
• Công tác vận chuyển:
Chi phí vận chuyển chiếm một tỷ lệ không nhỏ trong chi phí sản xuất kinh doanh, nhưng trong Công ty Minh Trí, chi phí vận chuyển vẫn còn cao do công tác vận chuyển chưa thực sự được quan tâm đúng mức.
Chương 3 - GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ
CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ 3.1. Định hướng phát triển của Công ty Minh Trí năm 2008
3.1.1. Định hướng phát triển
Trước đây, việc hoạch định chiến lược kinh doanh của Công ty chưa được chú trọng, Công ty thựờng theo đuổi các chiến lược ngắn hạn như các kế hoạch cho từng quý, tháng chứ chưa xây dựng được cho mình phương hướng, bước đi rõ ràng cụ thể trong dài hạn.
Tuy nhiên, hiện nay, Công ty đã xác định cho mình phương hướng, chiến lược dài hạn, tập trung mở rộng thị trường xuất khẩu, tìm kiếm bạn hàng trực tiếp chứ không chỉ nhận đặt hàng qua trung gian (văn phòng bên Trung Quốc) như trước đây.
Dựa trên các kết quả khảo sát thị trường và khả năng hiện có, Công ty đã xây dựng định hướng phát triển trong năm 2008 như sau:
- Hiện nay, do còn nhiều hạn chế về quy mô nên doanh nghiệp chưa thể khai thác hết tiềm năng của thị trường nội địa. Vì thế, Công ty xác định trọng tâm trong giai đoạn sắp tới là tập trung chủ yếu vào thu hút trực tiếp các đơn đặt hàng từ nước ngoài.
- Tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất và cung ứng nguyên vật liệu một cách khoa học, đảm đảm bảo tiến độ sản xuất và giao hàng đúng thời gian và địa điểm, đáp ứng đầy đủ yêu cầu các đơn hàng cả về số lượng và chất lượng.
- Chú trọng đầu tư đổi mới hệ thống trang thiết bị, cải tiến áp dụng công nghệ tiên tiến trong quá trình sản xuất nhằm tăng năng suất, chất lượng sản phẩm, đảm bảo hoàn thành các kế hoạch sản xuất.
- Chú trọng hoàn thiện bộ máy quản lý và đẩy mạnh quá trình sản xuất, đảm
bảo chất lượng sản phẩm.
- Xúc tiến quảng cáo, marketing,đẩy mạnh tiêu thụ, mở rộng thị trường, nâng
cao sự thoả mãn của khách hàng bằng cách thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng về sản phẩm của Công ty.
- Phấn đấu mở rộng quy mô, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống cho người lao động.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước và pháp luật trong các hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của Công ty. Công ty không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm, cam kết mang lại cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ tốt nhất.
3.1.2. Mục tiêu cụ thể của Công ty TNHH Minh Trí trong năm 2008
Trên cơ sở định hướng của Công ty, căn cứ vào kết quả đã đạt được trong những năm qua, Công ty đã xây dựng những mục tiêu cụ thể trong năm 2008 như sau:
- Tăng số lượng đơn đặt hàng trực tiếp từ các đối tác nước ngoài. - Tăng năng suất lao động, nâng cao năng lực sản xuất.
- Tăng giá trị gia tăng trên mỗi đơn vị sản phẩm. - Tăng doanh thu lên 115%, đạt khoảng 64 tỷ đồng.
- Nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm giá thành, đảm bảo có lãi, lợi nhuận sau thuế khoảng 1,5 tỷ đồng.
- Thu nhập bình quân đầu người từ 1,5 triệu đồng/ tháng trở lên.
- Giảm 70% các khuyết điểm nghiêm trọng của Công ty: công nhân làm việc 62giờ/tuần( vượt quá quy định), không tiến hành kiểm tra sức khoẻ định kỳ cho công nhân; giảm số lần khiếu nại của khách hàng xuống còn dưới 1,2% so với tổng đầu mối khách hàng.
Bảng 3.1: Kế hoạch sản xuất năm 2008 của Công ty TNHH Minh Trí.
Sản phẩm Đơn vị
tính Tổng số Cơ sở I Cơ sở II Cơ sở III Sản phẩm chính
( hàng dệt kim) Chiếc 10.840.000 3.252.000 1.084.000 6.504.000
Áo T-shirt Chiếc 2.250.000 675.000 225.000 1.350.000
Áo Polo-shirt Chiếc 2.450.000 735.000 245000 1.470.000
Áo Blouse Chiếc 1.180.000 354.000 118.000 708.000
Áo may - ô Chiếc 2.055.000 616.500 205.500 1.233.000
Áo khoác dệt kim Chiếc 970.000 291.000 97.000 582.000
Áo sơ mi Chiếc 1.935.000 580.500 193.500 1.161.000
Các sản phẩm khác Chiếc/
bộ 1.950.000 585.000 195.000 1.170.000
Áo đồng phục Chiếc 420.000 126.000 42.000 252.000
Áo jile may đo Chiếc 540.000 162.000 54.000 324.000
Váy các loại Chiếc 470.000 141.000 47.000 282.000
Quần áo ngủ Bộ 280.000 84.000 28.000 168.000
Quần âu Chiếc 130.000 39.000 13.000 78.000
Các loại khác Chiếc 110.000 33.000 11.000 66.000
(Nguồn Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu Công ty TNHH Minh Trí)
3.1.3. Phương hướng hoạt động của Công ty Minh Trí năm 2008
Trên cơ sở kế hoạch sản xuất, thực trạng năng lực hiện có và khả năng công nghệ, Công ty đã xác định những yêu cầu cấp bách cần được đáp ứng nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục. Từ đó, Công ty đã vạch ra cho mình phương hướng hoạt động trong năm 2008.
Cơ sở III mới được xây dựng nên hệ thống dây chuyền sản xuất tương đối đồng bộ và hiện đại. Tuy nhiên, Công ty cần phải đầu tư một dây chuyền sản xuất mới cho cơ sở II vì cơ sở này được xây dựng đầu tiên và dây chuyền sản xuất đã quá cũ, trang thiết bị không đồng bộ dẫn đến năng suất lao động thấp.
Công ty cần đầu tư thêm thiết bị là ép mex vì lượng thiết bị này còn quá ít, không đáp ứng được yêu cầu sản xuất. Tổng cộng toàn Công ty mới có 4 thiết bị là ép mex, như vậy tiến độ rất chậm.
Công ty cần trang bị thêm máy thùa khuyết vì số lượng máy còn quá ít, máy ở cơ sở II đã cũ, hay xảy ra hỏng hóc làm gián đoạn quá trình sản xuất.
3.1.3.2. Về vấn đề sản xuất
Công ty cần hoàn thiện và đồng bộ dây chuyền sản xuất, hệ thống máy may, máy thêu, máy cắt,… để tăng năng suất lao động, giảm tỷ lệ sai hỏng trong sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm và uy tín của Công ty trên thị trường khu vực và quốc tế.
Cùng với việc hoàn thiện hệ thống trang thiết bị, Công ty cần duy trì hoạt động ổn định và liên tục ở các phân xưởng, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng , đảm bảo an toàn và hiệu quả khi sử dụng máy móc thiết bị.
Công ty cần xác định loạt sản xuất tối ưu và có phương thức phối hợp bước công việc hợp lý, đảm bảo tính hiệu quả trong quá trình sản xuất, giảm chi phí lưu kho, giảm hao phí nguồn lực giúp.
3.1.3.3. Về vấn đề chất lượng sản phẩm
C Chất lượng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sức cạnh tranh của
Công ty, vì vậy, chất lượng sản phẩm phải được quan tâm hàng đầu ngay từ khâu đầu vào: cung cấp nguyên liệu, tuyển dụng lao động, trang thiết bị,…
Công ty cần chú trọng hoàn thiện quy trình thiết kế, cung ứng nguyên vật liệu, và quy trình sản xuất, kiểm tra chất lượng. Hoạt động kiểm tra chất lượng tiến hành ở cả quá trình sản xuất, các quy trình vận hành máy móc đến kiểm tra nghiệm thu chất lượng và cần đảm bảo tính định lượng. Nâng cao trình độ, ý thức trách nhiệm cán bộ phòng KCS.
Tích cực nghiên cứu, tìm kiếm và lựa chọn các phương án tối ưu về thiết kế của sản phẩm( hình dáng, kết cấu, kích cỡ,…) với các tiêu chuẩn chất lượng cụ thể nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng với định mức tiêu hao vật tư thấp hơn, góp phần giảm giá thành sản phẩm.
3.1.3.4. Về vấn đề tiêu thụ
Công ty cần xúc tiến các hoạt động quảng cáo, marketing, … nhằm giới thiệu và thu hút khách hàng, tăng khả năng mở rộng thị trường xuất khẩu.
Xây dựng hệ thống kênh phân phối và xử lý thông tin nhanh, đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường: nghiên cứu nhu cầu và xu hướng tiêu dùng của khách hàng, nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh,… để đưa ra những chính sách tiêu thụ hiệu quả.
Xây dựng quy chế bán hàng và dịch vụ sau bán phù hợp với từng đối tượng khách hàng nhằm thu hút, duy trì, củng cố mối quan hệ với khách hàng, mở rộng hoạt động tiêu thụ cũng như thị trường của doanh nghiệp.
3.1.3.5. Về vấn đề lao động
Tăng cường đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo đội ngũ lao động có trình độ tay nghề, có kiến thức, năng động và có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình trong công việc. Tuyển dụng lao động có tay nghề, trình độ chuyên môn cao.
Hoàn thiện hệ thống lưu giữ thời gian ở nơi làm việc đảm bảo chính xác cho việc tính lương, tìm cách nâng cao thu nhâp, cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. Đổi mới công tác đơn giá tiền đáp ứng yêu cầu kích thích và nâng cao hiệu quả sản xuất.
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Minh Trí
Nguyên vật liệu là yếu tố có vai trò quyết định trong quá trình sản xuất, là yếu tố cơ bản cấu thành sản phẩm. Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty, nó có thể đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục hoặc làm gián đoạn quá trình sản xuất nếu cung ứng không
mặc ngày càng quyết liệt, rất nhiều các đơn vị mới gia nhập ngành. Để tồn tại và phát triển, Công ty cần thiết phải chủ động trong cung ứng nguyên vật liệu, tạo điều kiện thực hiện tốt các kế hoạch sản xuất kinh doanh, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục, hiệu quả. Để công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong Công ty tốt hơn, em xin đưa ra một số giải pháp sau:
3.2.1. Hoàn thiện công tác mua sắm, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu
3.2.1.1. Công tác mua sắm nguyên vật liệu
Đối với những đơn hàng mà khách hàng trực tiếp cung cấp nguyên vật liệu, Công ty chỉ việc tiếp nhận nguyên vật liệu từ phía đối tác. Đối với những đơn hàng còn lại, Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu thực hiện công tác tổ chức mua sắm nguyên vật liệu. Dù tiếp nhận hay tự mua sắm, quá trình kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào cần có sự phối hợp chặt chẽ hơn nữa của các đơn vị có liên quan và bộ phận KCS.
Do đặc thù ngành nên nguyên vật liệu trong Công ty đa dạng và phong phú về chủng loại, mẫu mã,… Vì thế, khi mua sắm nguyên vật liệu, các bộ phận cần chú ý kiểm tra cẩn thận chất lượng từng lô hàng, đảm bảo hàng nhập về đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, không nhập hàng kém phẩm chất. Theo dõi và xử lý kịp thời những sai sót trong quá trình thu mua.
3.2.1.2. Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu
Kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu theo từng chủng loại, kiểm tra chất lượng vải nhập về bằng các loại máy kiểm vải và máy co vải hiện đại với độ chính xác cao. Quy trình kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập về cần có sự tham gia của cán bộ kỹ thuật, đại diện phòng KCS, thủ kho. Cán bộ kỹ thuật kiểm tra các thông số kỹ thuât của nguyên vật liệu, cán bộ phòng KCS kiểm tra số lượng, đánh giá chất lượng nguyên vật liệu dựa trên các tiêu chuẩn kỹ thuật. Nếu nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn, không có sai sót gì thì thủ kho sẽ nhập kho nguyên vật liệu theo các thủ tục quy định của Công ty. Nếu nguyên vật liệu không đúng số lượng, không đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, bộ phận KCS cần phải làm rõ nguyên nhân sai sót từ khâu nào, sau đó sẽ báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty để xử lý kịp thời. Trường hợp sai
sót có nguyên nhân từ phía nhà cung ứng, Công ty sẽ thông báo cho nhà cung ứng để giải quyết.
Việc chuẩn bị kho bãi cần được chú trọng hơn nữa, cần đổi mới, hoàn thiện hệ thống máy móc thiết bị kiểm tra nguyên vật liệu, đảm bảo độ chính xác.
Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều chủng loại với chất lượng khác nhau, điều đó đòi hỏi cán bộ thu mua phải có đủ trình độ năng lực để có thể đánh giá chính xác chất lượng vật liệu. Công ty cần thường xuyên tổ chức các chương trình,