Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm( khoảng từ 50% đến 70%). Vì thế, việc lựa chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu với giá cả và chi phí vận tải nhỏ nhất sẽ góp phần không nhỏ vào giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty. Nhân tố giá cả và nhân tố vận chuyển có ảnh hưởng lớn đến chi phí kinh doanh nên chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa lớn với việc lựa chọn nhà cung ứng.
Thị trường nguyên vật liệu đa dạng với phẩm cấp khác nhau. Để lựa chọn nhà cung ứng vừa đảm bảo về số lượng, chất lượng, thời điểm cung cấp nguyên vật liệu với mức chi phí hợp lý, việc tính toán đầy đủ các yếu tố có liên quan là rất quan trọng và cần thiết với Công ty.
Khi tiến hành lựa chọn nhà cung ứng, Phòng kế hoạch Kinh doanh- Xuất nhập khẩu của Công ty dựa trên cơ sở uy tín, thông tin thu thập về các nhà cung ứng để đưa ra những quyết định mua sắm vật tư. Nhà cung ứng được lựa chọn phải đảm bảo chất lượng, tiến độ cung ứng, chất lượng vật tư và giá cả phù hợp. Thông thường, Công ty lựa chọn những nhà cung ứng cũ đã quen thuộc: Grandeza, Golden Wheat, Hang Tung, Phong Phú, … , trong đó hai nhà cung ứng chính là Golden Wheat và Hang Tung. Công ty và nhà cung ứng đều đã quan hệ với nhau ổn định và khá am hiểu và nhau. Những nhà cung ứng này đảm bảo độ tin cậy và Công ty không sợ rủi ro, tuy nhiên, phương thức và chất lượng nguyên vật liệu ít có sự thay đổi.
Tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung ứng:
Việc lựa chọn các nhà cung ứng nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu: + Đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất. + Đảm bảo giá cả và phương thức thanh toán hợp lý.
Nhà cung ứng phải có năng lực đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu của Công ty, đảm bảo về thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các yếu tố khác, tránh tình trạng thiếu vật tư làm gián đoạn quá trình sản xuất dẫn tới chậm tiến độ hoàn thành các đơn hàng .
Độ tin cậy về chất lượng nguyên vật liệu là yếu tố rất quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung ứng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cũng như uy tín của Công ty trên thị trường.
Giá cả và chất lượng hàng hoá phải hợp lý, phù hợp với giá cả thị trường. Nguyên vật liệu phải đảm bảo chất lượng, đồng thời mức giá không quá cao, hình thức thanh toán thuận tiện với điều kiện tài chính hiện có của Công ty. Công ty không chấp nhận nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn cũng như mức giá quá cao, các điều kiện thanh toán không thoả đáng, hoặc trị giá nguyên vật liệu nhà cung ứng buộc Công ty chấp nhận vượt quá điều kiện cho phép của Công ty.
Công ty sẽ dựa vào hồ sơ quy trình cung ứng cụ thể của những nhà cung ứng đã từng cung ứng cho Công ty, uy tín trên thị trường(chứng nhận, bằng khen,…nhà cung ứng nhận được), và theo những thông tin mà Công ty thu thập được để đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung ứng.
Xây dựng và duy trì mối quan hệ với nhà cung ứng
Sau khi có kế hoạch sản xuất và cung ứng vật tư, Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu sẽ lập danh sách các nhà cung ứng và trình giám đốc duyệt. Các nhà cung ứng được lựa chọn là các nhà cung ứng cũ của Công ty nhưng khi họ không đáp ứng được yêu cầu của Công ty thì Công ty sẽ tiến hành lựa chọn các nhà cung ứng mới.
Việc lựa chọn các nhà cung ứng cũ, Công ty dựa trên các Phiếu theo dõi đơn vị cung ứng để thực hịên mua sắm vật tư, điều nay vừa giúp Công ty giảm chi phí khảo sát chất lượng, tiêu chuẩn hàng hoá vừa tiết kiệm thời gian đánh giá lựa chọn nhà cung ứng. Tuy nhiên, với việc lựa chọn như vậy, Công ty có thể bị thiệt vì đã bỏ qua những nhà cung ứng khác với chất lượng hàng hoá tốt hơn và giá cả hợp lý hơn.
Công ty TNHH MINH TRÍ Mẫu số: 03/TD Hà Nội, ngày…tháng…năm… Phiếu theo dõi đơn vị cung ứng Đơn vị cung ứng:……….
Địa chỉ liên hệ:……….. Điện thoại:……....
STT Tên hàng Mã số Số lượng Chênh lệch Đặt hàng Thực cấp Số lượng % Thời gian giao hàng Dịch vụ khác Ghi chú 1 2 … Người lập
Việc lựa chọn các nhà cung ứng mới được tiến hành theo các bước sau:
Bước1: Thu thập các thông tin về nguyên vật liệu, các vấn đề có liên quan đến loại vật liệu cần cung cấp của nhà cung ứng(có thể lựa chọn nhiều nhà cung ứng).
Bước 2: Xem xét đánh giá các đơn vị cung ứng qua việc chào hàng , mẫu vật tư, phiếu kiểm tra, các chứng chỉ chất lượng,…
Bước 3: Từ kết quả của việc đánh giá nhà cung ứng, Phòng kế hoạch Kinh doanh- Xuất nhập khẩu sẽ lập phiếu xem xét các đề nghị của nhà cung ứng để trình Giám đốc phê duyệt và đưa vào danh sách đơn vị cung ứng.
Biểu mẫu số 2.3
Công ty TNHH MINH TRÍ PHIẾU XEM XÉT Mẫu số: BM 09/ĐN
Hà Nội, ngày…tháng…năm… CÁC ĐỀ NGHỊ CỦA NHÀ CUNG ỨNG
I. Thông tin từ phía nhà cung ứng
Tên nhà cung ứng:………... Địa chỉ:...Điện thoại:……... Người liên hệ:………. Địa chỉ:……….Điện thoại:……... Yêu cầu thay đổi về:……… Số lượng:………. Giá cả:………. Hình thức thanh toán: ………. Hình thức giao nhận: ……….. Các yêu cầu khác:……… II. Khả năng của Công ty
Số lượng: ……… Giá cả: ……… Hình thức thanh toán: ………. Hình thức giao nhận: ……….. Các yêu cầu khác: ……… III. Kết luận ……… ………
Phòng kế hoạch Kinh doanh- Xuất nhập khẩu Giám đốc
Với số liệu thu thập được từ các Phiếu xem xét các đề nghị của nhà cung ứng, Công ty đã có thông tin bao quát về thị trường: số lượng nhà cung ứng, năng lực, giá cả và chất lượng nguyên vật liệu, phương thức thanh toán, … Dựa vào đó, Công ty sẽ đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung ứng.
Bảng2.8: Số lượng nguyên vật liệu Công ty Minh Trí đặt mua từ các nhà cung ứng
(đơn vị tính: m)
Nhà cung ứng Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Golden Wheat 543.500 785.500 873.000 984.000 1219.000
Vải Cotton jersey 82.700 97.500 131.000 152.000 212.000
Vải Cotton Rib 142.500 219.500 247.000 295.000 357.000
Vải Oxford 176.700 254.00 308.000 324.000 386.000
Vải Micro fibre 132.600 214.500 187.000 213.000 264.000
Hang Tung 165.000 277.300 320.500 372.500 480.500 Vải Tổng hợp 88.000 148.000 216.000 250.000 316.000 Vải dệt kim CVC 41.000 67.000 53.000 62.000 85.000 Vải Voan 2 da 36.000 62.300 51.500 60.500 79.500 Grandeza 130.000 180.500 244.000 290.500 364.800 Vải Rayon 58.000 97.500 129.000 147.500 196.300
Vải satin Tricot 72.000 83.000 115.000 143.000 168.500
Công ty Phong Phú
Chỉ (cuộn)
850 964 1150 1330 1570
(Nguồn: Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu Công ty Minh Trí)
Sau khi đã lựa chọn nhà cung ứng, Công ty sẽ cử cán bộ thuật của Công ty xem xét chất lượng nguyên vật liệu và tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu. Hợp đồng mua bán được soạn thảo với các điều khoản liên quan đã được thoả thuận và được hai bên kí kết
Việc thu mua nguyên vật liệu chủ yếu từ các nhà cung ứng cũ đảm bảo độ tin cậy và hạn chế rủi ro, tuy nhiên, điều đó sẽ dẫn đến khó khăn cho Công ty khi thiếu nguyên vật liệu cho sả xuất, Công ty sẽ phải nhập nguyên vật liệu từ các nhà cung ứng khác và dễ bị ép giá trong khi chưa chắc nguyên vật liệu đã đảm bảo chất lượng.