3.2.1.Tiếp tục hoàn thiện quy chế tín dụng mớ
3.2.5 Tăng cường kiểm tra, giám sát và quản lý nợ vay
Đây là một nội dung rất quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng của hoạt động quản lý rủi ro tín dụng, giúp phát hiện ra và ngăn ngừa sớm các rủi ro có thể phát sinh. Để nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm tra, giám sát khách hàng vay các cán bộ tín dụng cần quán triệt các nguyên tắc sau:
- Định kỳ, có thể hàng quý, sáu tháng, hoặc một năm các báo cáo tài chính của tất cả các khách hàng vay nợ cần được rà soát bởi các cán bộ phụ trách khách hàng. Việc rà soát đó phải đi kèm với việc rà soát hồ sơ khoản vay, công việc rà soát còng bao gồm đánh giá lại mọi nhân tố liên quan tới đề xuất tín dụng xin phê duyệt ban đầu, cập nhật mọi thông tin có liên quan. Trong trường hợp xảy ra các sự kiện có ảnh hưởng xấu tới điều kiện tài chính hoặc hoạt động của khách hàng, cần tiến hành rà soát ngay.
- Thực hiện kiểm tra vốn vay thường xuyên, đảm bảo ít nhất 3 tháng một lần đối với cho vay ngắn hạn, và 06 tháng / lần đối với cho vay trung dài hạn
- Kết quả kiểm tra khẳng định được ít nhất các nội dung: (i) xác định khách hàng sử dụng vốn vay có đúng mục đích như đã thỏa thuận tại hợp đồng tín dụng; (ii) giá trị tài sản hình thành bằng vốn vay, giá trị vật tư hàng hóa thực tế có cân đối với giá trị vốn vay đã phát; (iii) khách hàng có vi phạm các cam kết tại hợp đồng tín dụng, có báo cáo ngân hàng trung thực; (iv) các dấu hiệu bất thường khác liên quan đến tình hình tài chính và phi tài chính của khách hàng.
- Các bộ phận có liên quan: Quan hệ khách hàng-Quản lý rủi ro-Quản lý nợ phải phối hợp chặt chẽ lẫn nhau trong suốt quá trình thực hiện.
Xây dựng kế hoạch kiểm tra, sử dụng vốn vay
Việc xây dựng kế hoạch kiểm tra, sử dụng vốn vay là rất cần thiết giúp cho cán bộ tín dụng chủ động trong việc thực hiện, kiểm tra khách hàng vay, các bộ phận có liên quan, lãnh đạo phòng hoặc ban giám đốc có cơ sở để đôn đốc và giám sát việc thực hiện của cán bộ tín dụng, thống nhất về nội dung và phương thức kiểm tra, sử dụng vốn vay bao gồm lịch kiểm tra, sử dụng vốn vay và đề xuất phương thức kiểm tra, sử dụng vốn vay thích hợp.
- Căn cứ đặc thù hoạt động cho vay của chi nhánh, trưởng phó phòng quan hệ khách hàng chỉ đạo xây dựng kế hoạch kiểm tra, sử dụng vốn vay một số loại cho vay cơ bản, hay gặp như: kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn vay để thu mua hàng hóa xuất khẩu (cà phê, gạo, …); kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn vay để nhập hàng (hàng tiêu dùng, phân bón, nguyên vật liệu,..); kế hoạch kiểm tra, sử dụng vốn vay để phục vụ nhu cầu tiêu dùng (cho vay cán bộ, công nhân viên, cho vay sửa chữa nhà,…)
- Đối với các khoản vay để thực hiện dự án đầu tư, các khoản vay ngắn hạn có đặc điểm riêng biệt, các khách hàng vay có phương thức sản xuất kinh doanh đặc thù, cán bộ tín dụng cần xây dựng kế hoạch kiểm tra, sử dụng vốn vay riêng theo từng hợp đồng tín dụng, chậm nhất là sau khi phát món vay đầu tiên. Trong các trường hợp giải ngân bằng tiền mặt, việc kiểm tra sử dụng vốn vay có thể thực hiện theo từng lần giải ngân và có thể thực hiện ngay sau ngày giải ngân hoặc là 5-10 ngày kể từ ngày giải ngân.
Thực hiện kiểm tra sử dụng vốn vay
Cán bộ tín dụng cần chủ động thực hiện kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn vay. Tùy đặc điểm của từng khoản vay, cán bộ tín dụng có thể lựa chọn các cách thức kiểm tra như sau:
- Kiểm tra hàng hóa lưu kho
o Căn cứ khối lượng hàng hóa thực tế hiện có trong kho khách hàng, cán bộ tín dụng tính toán và cân đối với giá trị tiền vay đã phát theo hợp đồng tín dụng.
o Trường hợp tài sản hình thành từ vốn vay là loại hàng hóa khó kiểm tra đếm thực tế (có số lượng lớn, không bao gói, lưu giữ dưới dạng rời như gạo, phân bón, cà phê…) cán bộ tín dụng có thể dựa trên thẻ kho hoặc các loại giấy tờ khác liên quan có thể chứng minh về số lượng, mẫu mã loại hàng hóa đang lưu kho.
o Trường hợp khách hàng hiện đang vay từ nhiều ngân hàng, cán bộ tín dụng cần yêu cầu khách hàng báo cáo rõ ràng hàng trong kho hình thành từ các nguồn vay nào, trong đó của ngân hàng Habubank là bao nhiêu. Đồng thời kiểm tra sự khớp đúng giữa thực tế với nội dung báo cáo.
o Thông thường, việc kiểm tra khối lượng thi công xây dựng cơ bản tương đối khó khăn, vì vậy cán bộ tín dụng chỉ có thể căn cứ vào thực trạng của công trình tại thời điểm kiểm tra lần này so với thời điểm kiểm tra lần trước (sự tiến triển của công trình) đồng thời kiểm tra các chứng từ liên quan đến việc nghiệm thu công trình, yêu cầu thanh toán của bên thi công…
o Đối với máy móc thiết bị, cán bộ tín dụng kiểm tra chủng loại, số lượng, seri trên máy,.. có khớp đúng với giấy tờ hóa đơn lưu trong hồ sơ phát tiền vay.
- Kiểm tra sổ sách chứng từ
o Đối với các trường hợp hàng hóa hình thành bằng vốn vay đã được xuất đi, được bán cho đối tác hoặc hiện đang trên đường vận chuyển,…cán bộ tín dụng có thể áp dụng phương pháp kiểm tra các hóa đơn, chứng từ xuất khẩu, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho…
o Trong trường hợp này, cán bộ tín dụng cần theo dõi việc thanh toán của khách hàng để thu nợ kịp thời hoặc tổ chức kiểm tra thực tế sau khi hàng đã về
Do đặc thù sản xuất kinh doanh của các khách hàng là khác nhau vì vậy để có thể kiểm tra tốt các nội dung như trên, cán bộ tín dụng cần phát huy tinh thần trách nhiệm cao, chủ động trong công việc nhằm lựa chọn áp dụng biện pháp kiểm tra thích hợp nhất.