II. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TÀI CHÍNH TẠI PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH
3. Quản lý quy trình hoạch định ngân sách
3.4. Soạn thảo ngân sách
Có nhiều bước logic để soạn thảo ngân sách hiệu quả. Đầu tiên, bạn phải tập trung thông tin về mục tiêu của công ty, những hạn chế, và những tác động kinh doanh trong và ngoài sẽ ảnh hưởng tới công ty. Điều quan trọng là bạn tập trung vào loại, số lượng, và thời điểm của cả doanh thu và chi phí để dự đoán thu chi tốt hơn. Để hiệu quả hơn nữa, cung cấp số liệu giá trị hơn, và biết cách đánh giá ngân sách, bạn phải hiểu loại chi phí và các hành vi. Nếu gắn kết dự toán chi phí đầu tư và thu chi thì lãnh đạo cấp cao sẽ có bức tranh rõ hơn về tính khả thi của ngân sách và bạn phải tiến hành quy trình tổng hợp quan trọng để hoàn tất ngân sách.
+ Tác động bên trong
Lĩnh vực Các yếu tố cần xem xét Kinh tế, dân
số và lao động
Kinh tế: Cơ cấu, chu kỳ, làm phát, lãi suất, mức thuế, ảnh hưởng thế giới, thị trường chứng khoán
Dân số: Loại, số lượng, nhóm áp lực, luân chuyển, số sinh số tử, xu hướng tương lai
Cộng đồng: Hàng xóm, nhóm áp lực, các vấn đề môi trường, sự khác nhau ở từng địa phương, xu hướng văn hoá xã hội
Lao động: Loại, số lượng, mức độ đáp ứng, yêu cầu, kỳ vọng, các kỹ năng
Nhà nước và các cơ quan pháp luật
Pháp luật: Luật lđộng, bảo vệ người tiêu dùng, y tế và an toàn, luật cạnh tranh, các cơ quan pháp luật
Nhà nước: Loại hình, chính sách tiền tệ và ngân sách, chính sách cạnh tranh và công nghiệp, động cơ khuyến khích và sáng kiến
Hiệp định thương mại QTL: Xuất nhập khẩu, thuế quan, thống nhất về thuế, hạn ngạch thương mại, tỉ giá hối đoái
Các tổ chức: Các cơ quan thuế, chủ nợ, cấp quản lý, các cơ quan quản lý điều tiết
MQHệ KD giữa KH và nhà CCấp
Khách hàng: loại và số lượng, mức độ nhu cầu, khảt năng tài chính, mức tăng trưởng có thể, nhu cầu và ý thích.
Đối thủ cạnh tranh: địa điểm, sản phẩm, hoạt động, điểm mạnh yếu, tỉ lệ rời bỏ thị trường, mức độ lần lượt, tỉ lệ tăng trưởng.
Nhà cung cấp: loại và số lượng, chi phí và mức cung cấp, quan hệ, độ tin cậy, khả năng tài chính, địa điểm.
Lĩnh vực Các yếu tố cần xem xét
Kinh doanh Sản phẩm, dịch vụ: Loại, số lượng, phương pháp sản xuất, giá, phương pháp tính giá, các mức tồn kho
Đơn vị KD: DT, sản xuất, cung ứng vật tư, tiếp thị, tài chính, quản trị, nhân sự
Các yếu tố cao cấp
Con người: Hội đồng quản trị, cổ đông, công đoàn, nhân viên Mục tiêu KD: Ngắn hạn, trung hạn, dài hạn
Mức độ nguồn lực
Các nguồn sẵn có: vốn, lợi nhuận, đất, nhà, nhà máy và thiết bị, máy móc
Ngân sách phòng ban: DT, sản xuất, mua, tiếp thị, tài chính, quản trị nhân sự
• Hoàn tất xin duyệt ngân sách
Khi uỷ ban ngân sách đã đồng ý về bản ngân sách tổng thể, tất cả các ngân sách thứ cấp và phòng ban sẽ được hợp nhất, bao gồm các báo lãi lỗ đã dự toán, bảng cân đối kế toán, và các báo cáo về dòng tiền mặt. Những văn bản này và các ngân sách thứ cấp hỗ trợ được sử dụng để lên kế hoạch và kiểm soát các hoạt động cho năm sau. Ngân sách của bạn sẽ là trọng tâm kiểm soát của phòng ban, gắn kết kế hoạch ngắn hạn và dài hạn trong chiến lược chung của công ty
Sơ đồ 6:
Nộp lại ngân sách cho uỷ ban ngân sách
Uỷ ban ngân sách kiểm tra tính khả thi của ngân sách
Uỷ ban ngân sách chỉ ra
những điểm cần sửa chữa
Ngân sách được sửa chữa
Uỷ ban ngân sách phê duyệt ngân sách cuối cùng
• Theo dõi ngân sách Mô hình 1:
Hiệu chỉnh ngân sách: cẩn thận khi chỉnh sửa ngân sách bằng cách hoạch định linh hoạt để bảo đảm ngân sách cũng chặt chẽ và được kiểm soát tốt như ban đầu. Thường thì thời gian cuả một số yếu tố chủ chốt trong ngân sách là nguyên nhân để điều chỉnh ngân sách. Ví dụ: thay đổi thời gian của doanh thu, việc hoãn chiến dịch tung ra sản phẩm mới, thay đổi lớn về tỉ giá hối đoái, đầu tư vốn mới, tăng lương trên toàn quốc không lường trước. Thử dự đoán các thay dổi về thời gian và luôn ghi lại những thay đổi này để bạn có thể đánh giá tác động của chúng đối với ngân sách và dự phòng cho chúng trong ngân sách tương lai.
Có biện pháp kiểm soát nếu cần thiết
Lập/ điều chỉnh ngân sách So sánh kết qủa thực tế với ngân sách Ghi nhận kết quả thực tế
