Giai đoạn 1: Quy trình xét duyệt cho vay: bao gồm 3 bước
(1) Nhân viên kiểm tra
- Hướng dẫn thủ tục, tiếp nhận, phân công giải quyết hồ sơ vay. - Thẩm định hồ sơ vay vốn.
- Quyết định cho vay.
Bước 1: Hướng dẫn, tiếp nhận, phân công giải quyết hồ sơ vay
Hướng dẫn thủ tục cho khách hàng
- Khi khách hàng (KH) có nhu cầu vay vốn sẽ liên hệ với phòng tín dụng tại Hội sở, các chi nhánh, phòng giao dịch để được hướng dẫn thủ tục.
- Nhân viên tín dụng (NVTD) hướng dẫn đầy đủ, chi tiết các thủ tục, điều kiện và giấy tờ cần thiết về việc vay vốn.
- Khách hàng vay vốn, NVTD sử dụng mẫu “Phiếu tiếp nhận hồ sơ vay, bảo lãnh” đánh dấu vào những khoản mục KH cần nộp, ghi ngày giao dịch, ký tên giao cho khách hàng.
Tiếp nhận hồ sơ
- Khi KH gởi hồ sơ, NVTD nhận và kiểm tra đối chiếu với “Phiếu tiếp nhận hồ sơ vay, bảo lãnh”
- NVTD ghi nhận hồ sơ vay ở “Sổ theo dõi hồ sơ KH”, chuyển toàn bộ hồ sơ vay cho lãnh đạo tín dụng phân công.
Phân công giải quyết hồ sơ vay
- Căn cứ vào “Sổ theo dõi hồ sơ KH”, Lãnh đạo tín dụng lập “Phiếu phân công” phân công NVTD cụ thể giải quyết hồ sơ vay.
- NVTD được phân công hồ sơ vay phải chủ động liên hệ với khách hàng để xếp lịch thẩm định, đảm bảo qiải quyết hồ sơ vay đúng thời hạn quy định.
Bước 2: Thẩm định hồ sơ vay vốn
Đối với tín dụng ngắn hạn:
Thời gian thẩm định tối đa 03 ngày làm việc kể từ lúc nhận đầy đủ hồ sơ vay.
Thẩm định hồ sơ pháp lý
- NVTD xác định KH đang hoạt động SXKD đúng với ngành nghề đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh.
- NVTD kiểm tra người đại diện ký kết và thực hiện hồ sơ vay vốn phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu là người được ủy quyền thì phải có văn bản xác định thẩm quyền của người này.
Thẩm định tình hình tài chính của KH
Căn cứ vào các báo cáo gần nhất của KH, NVTD phân tích tình hình tài chính thông qua một số chỉ tiêu cơ bản:
- Doanh thu (DT) và lợi nhuận (LN) - Hệ số (HS) khả năng thanh toán - HS luân chuyển khoản phải thu - HS nợ, HS nợ trên vốn chủ
- HS đầu tư, HS đầu tư trên vốn chủ
- Tỷ lệ lãi ròng (TLLR) trên DT, TLLR trên vốn tự có - Các chỉ tiêu khác
Đối với KH là cơ sở sản xuất kinh doanh vừa và nhỏ, NVTD sẽ tham khảo các biên lai đóng thuế hàng tháng hoặc phỏng vấn trực tiếp để ước lượng doanh thu và lãi ròng.
Thẩm định phương án sản xuất kinh doanh (SXKD)
- NVTD kiểm tra xem mặt hàng kinh doanh của KH có phù hợp với Giấy đăng ký kinh doanh không.
- Dựa trên phương án SXKD do KH xây dựng để đánh giá tính khả thi của phương án. Việc đánh giá này nhằm ước lượng sự hợp lý của các chỉ tiêu: giá bán, giá mua, các loại chi phí như quản lý, giao nhận, vận chuyển, bốc dỡ, kho bãi, chứng từ, khấu hao, hoa hồng môi giới…
- Các mức giá được tham khảo ở thị trường, từ các KH có kinh doanh mặt hàng tương tự, hoặc giá kỳ trước…
- NVTD phải xem xét tình hình tiêu thụ hàng hóa trước đây và hiện tại của KH và mức độ phổ biến của hàng hóa đó trên thị trường.
Thẩm định tài sản thế chấp cầm cố
Đối với những KH có hồ sơ giao dịch thường xuyên và liên tục với ngân hàng (bình quân 30 ngày có một khoản vay) thì việc thẩm định thực tế tại cơ sở sản xuất, kinh doanh của KH không nhất thiết phải thực hiện cho mỗi lần vay. Tùy vào mức độ phát sinh hồ sơ, NVTD có thể kết hợp thẩm định và tái thẩm định tình hình hoạt động kinh doanh của KH 6 tháng/ 1lần.
Đối với tín dụng trung – dài hạn:
Thẩm định hồ sơ pháp lý
NVTD phải kiểm tra:
- Bên đi vay phải có quyết định thành lập hợp pháp, giấp phép kinh doanh đang còn trong thời hạn cho phép. Thời hạn hoạt động còn lại phải đảm bảo dài hơn thời gian xin vay ít nhất 1 năm.
- Bên vay hiện đang kinh doanh đúng với ngành nghề đã đăng ký, mục đích sử dụng vốn vay phải đúng cho hoạt động SXKD như đã đăng ký trong giấy phép.
- Kiểm tra người đại diện ký kết và thực hiện hồ sơ vay vốn phải là người đứng đầu doanh nghiệp. Nếu là người được ủy quyền thì phải có các văn bản xác định thẩm quyền của những người này.
Thẩm định tình hình tài chính của KH - doanh nghiệp
Căn cứ vào các báo cáo tài chính gần nhất của KH, NVTD phân tích tình hình tài chính thông qua một số chỉ tiêu cơ bản sau:
- Tiền mặt, khoản phải thu, hàng tồn kho
- DT, LN trước thuế, LN ròng
- Tỷ suất LN trên DT, tỷ suất LN trên vốn chủ sở hữu - Hiệu quả sử dụng vốn
- HS khả năng thanh toán hiện thời - HS thanh toán nhanh
- Tỷ lệ nợ, tỷ lệ TSLĐ, vòng quay vốn lưu động
Thẩm định dự án đầu tư – phương án SXKD của KH
Dựa trên dự án đầu tư (phương án SXKD) do KH xây dựng, để đánh giá tính khả thi của phương án, NVTD sẽ đánh giá 2 vấn đề là phân tích phi tài chính và phân tích tài chính của dự án.
Phân tích phi tài chính:
- Đánh giá năng lực và tư cách người vay
+ NVTD cần gặp gỡ và phỏng vấn người vay: những thông tin do người vay cung cấp NVTD phải kiểm tra lại.
+ NVTD sẽ kiểm tra thực địa, nhằm xem xét điều kiện của doanh nghiệp, điều kiện máy móc và công nghệ được sử dụng.
+ NVTD tìm hiểu năng lực chuyên môn và điều hành của chủ doanh nhiệp, tìm hiểu doanh số bán, lợi nhuận và chi phí hoạt động.
+ NVTD đánh giá giá trị của doanh nghiệp: thương hiệu, ngành hàng nổi tiếng.
-Phân tích ngành nghề, sản phẩm công nghệ và thị trường
+ NVTD kiểm tra lĩnh vực SXKD mà bên vay dự định đầu tư phải đúng theo giấy phép kinh doanh hoặc giấy đăng ký kinh doanh của KH.
+ NVTD tìm hiểu về các chính sách kinh tế có tác động tới ngành nghề liên quan, quy mô và loại thị trường, các đơn vị cạnh tranh.
+ Về sản phẩm – công nghệ: NVTD cần phân tích những điểm sau:
Hạ tầng cơ sở hỗ trợ sản xuất và công nghệ.
Quy trình sản xuất, năng lực sản xuất.
Đặc tính kỹ thuật MMTB, NX, công suất sử dụng.
Khả năng cung ứng nguyên vật liệu, các loại chi phí.
Danh mục sản phẩm và biện pháp kiểm tra chất lượng. + Về thị trường: NVTD cần đánh giá những yếu tố:
Cầu dự tính đối với SP, mức phổ biến SP trên thị trường.
Mạng lưới phân phối, thị phần dự tính, loại KH tiêu thụ
Giá bán SP so với SP cùng loại, SP thay thế.
-Xác định nhu cầu tài trợ: NVTD sẽ xem xét đồng thời các yếu tố: + Tình trạng tài chính và hoạt động của doanh nghiệp.
+ Giá thành và cơ cấu giá thành SP, tính thời vụ về đề nghị vay. + Những rủi ro tiềm tàng trong hoạt động (thời tiết, dịch bệnh…)
-NVTD xác định tổng mức đầu tư (vốn cố định, vốn lưu động), nguồn vốn đầu tư (vốn tự có, vốn đi vay…), kiểm soát tài chính của dự án, tính toán mức cho vay, đánh giá khả năng sinh lời (thời hạn cho vay, kế hoạch và khả năng trả nợ, mức sinh lời của dự án).
- Cuối cùng là xem xét ảnh hưởng của dự án đầu tư về mặt xã hội, môi trường, và đóng cho ngân sách nhà nước.
Thẩm định tài sản thế chấp, cầm cố
Bước 3: Quyết định cho vay
Trình duyệt hồ sơ vay
- NVTD lập tờ trình hồ sơ vay ngắn hạn hoặc trung – dài hạn, nêu rõ ý kiến vay hay không cho vay.
- Thời gian NVTD trình hồ sơ vay cho lãnh đạo tín dụng xét duyệt:
+ Đối với vay ngắn hạn: tối đa 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ vay đầy đủ. Sau đó tối đa 2 ngày, lãnh đạo tín dụng phải duyệt hồ sơ vay trong đó nêu rõ ý kiến cho vay hay không cho vay, 1 ngày sau khi LĐTD đã duyệt, NVTD sẽ thông báo cho KH bằng văn bản hay điện thoại.
+ Đối với vay trung – dài hạn: tối đa 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ vay đầy đủ. Sau đó tối đa 10 ngày, lãnh đạo tín dung phải duyệt hồ sơ vay trong đó nêu rõ ý kiến cho vay hay không cho vay. Và tối đa 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ KH, NVTD phải thông báo kết quả về việc cho vay.
Hoàn tất thủ tục pháp lý, công chứng, nhận và lưu giữ TSĐB, ĐKGDĐB, BH TSĐB
- Nếu hồ sơ vay được LĐTD duyệt cho vay, NVTD lập hợp đồng thế chấp hoặc cầm cố TSĐB và chuẩn bị thủ tục công chứng, đăng ký giao dịch đảm bảo.
- Khi KH đã hoàn tất thủ tục công chứng, NVTD tiến hành thủ tục nhận và lưu giữ TS thế chấp hoặc cầm cố.
Giai đoạn 2: Phát tiền vay
Giải ngân
- Khi hồ sơ vay đã hoàn tất hết các thủ tục pháp lý, tiến hành giải ngân cho KH, KH nhận tiền sẽ lập “Giấy nhận nợ”
- NVTD thực hiện các bước sau: + Đối với vay ngắn hạn:
Lập 3 bản hợp đồng tín dụng (HĐTD), và lập phiếu nhập ngoại bảng TS thế chấp hoặc cầm cố (nếu có)
Sau khi KH ký HĐTD, NVTD trình Lãnh đạo có thẩm quyền ký. NVTD giao cho KH 1 bản hợp đồng vay, chuyển cho ngân quỹ 1 bản hợp đồng và phiếu chi. Bộ phận ngân quỹ thực hiện thủ tục giải ngân tiền mặt hoặc kế toán sẽ thực hiện chuyển khoản vào tài khoản KH.
+ Đối với vay trung - dài hạn:
Lập 4 bản HĐTD, lập và ký phiếu nhập ngoại bảng TS thế chấp hoặc cầm cố (nếu có), phiếu đề xuất chi.
Sau khi KH ký HĐTD, NVTD trình Lãnh đạo có thẩm quyền ký. NVTD giao cho KH 1 bản hợp đồng vay, giao cho kế toán viên 2 bản HĐTD, phiếu đề xuất chi. Bộ phận kế toán và ngân quỹ thực hiện thủ tục giải ngân cho KH.
Giai đoạn 3: Kiểm tra quá trình sử dụng vốn vay và thu nợ
Bao gồm 3 bước:
- Theo dõi hồ sơ, thu nợ, thu lãi, tái thẩm định
- Cơ cấu lại thời gian trả nợ, chuyển và xử lý nợ quá hạn - Thanh lý và lưu hồ sơ vay của KH
Bước 1: Theo dõi hồ sơ, thu nợ, thu lãi, tái thẩm định
Theo dõi hồ sơ, thu nợ, thu lãi
- NVTD phải thường xuyên theo dõi hồ sơ vay do mình phụ trách từ khi phát vay vốn cho đến khi hồ sơ vay thanh lý, thường xuyên cập nhật thông tin phát cho vay, thu nợ, thu lãi
Tái thẩm định
- Sau khi giải ngân, NVTD sẽ tiến hành thẩm định:
+ Đối với vay ngắn hạn: Nếu KH có hồ sơ vay trên 6 tháng hoặc có hồ sơ vay phát sinh thường xuyên, liên tục, NVTD tiến hành tái thẩm định ít nhất 6 tháng một lần trong năm.
+ Đối với vay trung – dài hạn: thời gian thực hiện tái thẩm định định kỳ 12 tháng và khi có yêu cầu.
Bước 2: Cơ cấu lại thời gian trả nợ, chuyển và xử lý nợ quá hạn
Cơ cấu lại thời gian trả nợ
- NVTD nhận được công văn xin cơ cấu lại thời gian trả nợ hoặc khoanh nợ của KH, sẽ tiến hành xem xét, trình LĐTD. Sau đó NVTD sẽ thông báo cho KH bằng văn bản.
Chuyển và xử lý nợ quá hạn
- Khi đến hạn mà KH không trả được nợ, và không được duyệt cơ cấu lại thời gian trả nợ hoặc khoanh nợ thì NVTD báo cáo với LĐTD xem xét chuyển sang nợ quá hạn.
- Sau khi chuyển sang nợ quá hạn, NVTD phải tích cực đôn đốc KH thanh toán nợ và thường xuyên kiểm tra hoạt động SXKD, tình hình tài chính, và công nợ
của KH. Tối đa 3 tháng kể từ ngày chuyển sang nợ quá hạn, sau khi áp dụng các biện pháp thu hồi mà vẫn chưa thu hồi được đầy đủ nợ, Bộ phận TD sẽ tiến hành khởi kiện và báo cáo quá trình xử lý cho Ban Giám Đốc.
Bước 3: Thanh lý và lưu hồ sơ vay KH
- Khi KH thanh toán đầy đủ vốn và lãi, NVTD tiến hành thanh lý hồ sơ vay, đồng thời giải chấp tài sản thế chấp/cầm cố. NVTD đóng dấu thanh lý trên bìa hồ sơ vay và trên HĐTD, ghi ngày thanh lý và ký tên kế bên dấu đóng.
- Sau khi KH tất toán hồ sơ vay, NVTD lưu trữ hồ sơ tín dụng tại bộ phận.