II- Phân tích thực trạng năng suất lao động
2. Phân tích các nhân tố tác động đến năng suất lao động trong công ty
2.2.3. Các hoạt động quản lý con ngời của Công ty
*Tổ chức lao động
+ Sử dụng thời gian lao động
Việc sử dụng thời gian lao động hợp lý hay không ảnh hởng đến năng suất lao động , cần tăng thời gian lao động có ích và giảm thời gian lao động hao phí thông qua việc bấm giờ, chụp ảnhthời gian làm việc để xác định mức lao động phù hợp với khả năng làm việc của đa số công nhân
Việc khai thác thời gian lao động của Công ty còn lãng phí ở năm 2005 và 2006, thời gian làm việc bình quân ngày của ngời lao động thấp hơn 8 giờ. Tuy nhiên Công ty đã khắc phục đợc tình trạng lãng phí trên trong năm 2007, đây cũng là một trong những yếu tố góp phần làm nầng cao năng suất lao động
+ Điều kiện lao động
Điều kiện lao động của Công ty cha đảm bảo cho ngời lao động về tiếng ồn, độ bụi, nhiệt độ, ánh sáng. Do sản phẩm đợc sản xuất từ các nguyên liệu nh gỗ, nhựa, kim loại , đối với các sản phẩm nhựa th… ờng thải ra nhiều chất độc hại trong quá trình nấu nhựa, nấu các phụ gia, trộn màu. Đối với các sản phẩm
từ kim loại thờng gây ra tiếng ồn lớn trong quá trình cắt, uốn. Các sản phẩm từ gỗ thờng gây nhiều bụi bẩn Điều kiện lao động nh… trên ảnh hởng trực tiếp tới sức khoẻ của ngời lao động, do đó nó sẽ gián tiếp làm giảm năng suất lao động của Công ty
*Công tác xây dựng mức lao động
Hiện nay Công ty vẫn cha thực hiện đợc việc xây dựng mức lao động cho ngời lao động, đây là một hạn chế của bộ phận nhân sự trong Công ty.
Mức lao động cũng là một yếu tố quyết định đến năng suất lao động của Công ty, mức lao động hợp lý sẽ thúc đẩy ngời lao động cố gắng hoàn thành và vợt mức, dẫn đến thúc đẩy việc tăng năng suất lao động. Vì vậy Công ty cần quan tâm thực hiện công tác xây dựng mức lao động trong thời gian tới.
* Phân công và hiệp tác lao động
Hình thức phân công lao động ở Công ty đợc chia theo từng phân xởng, với mỗi phân xởng lại chia thành nhiều tổ nhỏ, trong mỗi tổ đều có tổ trởng chịu trách nhiệm quản lý nhân viêc trong tổ. Các tổ đợc chia theo các bớc trong quy trình công nghệ ví dụ:
Phân xởng 1 chia làm 6 tổ tơng ứng với 6 bớc công việc: Ca; Đẽo, Gọt; Lắp gép; Mài nhẵn; Sơn; Hoàn thiện.
Hình thức hiệp tác lao động trong Công ty thực hiện nh sau: mỗi tổ sau khi thực hiện bớc công việc của mình xong thì có trách nhiệm chuyển đến tổ thực hiện bớc công việc kế tiếp, cứ nh vậy cho đến tổ thực hiện bớc công việc cuối cùng là hoàn thiện sản phẩm. Trong quá trình thực hiên giữa các tổ luôn luôn có các thông tin qua lại lấn nhau nhăm đảm bảo cho quă trình sản xuất đợc diễn ra liên tục, đồng bộ, ăn khớp với nhau. Hiệp tác lao động tốt sẽ giúp cho quá trình tạo ra sản phẩm thuận tiện hơn và đạt năng suất lao động cao hơn.
* Tiền lơng, tiền thởng:
Đây là yếu tố ảnh hởng trực tiếp đến lợi ích của ngời lao động, đặc biệt là tiền lơng, trả lơng xứng đáng với sức lao động củ ngời lao động là một yếu tố
thúc đẩy tăng năng suất lao động của từng các nhân và năng suất lao động chung của công ty..
Quỹ lơng tăng liên tục trong các năm và tiền lơng bình quân cũng tăng liên tục đảm bảo nguồn thu nhập chính cho ngời lao động, đồng thời nguyên tắc trả lơng của công ty cũng đảm bảo tiền lơng bình quân năm sau cao hơn năm trớc, điều này là hợp lý, khuyến khích, tạo động lực làm việc cho ngời lao động. Mặc dù số lao động năm2006 và 2007 nh nhau song tiền lơng bình quân năm 2007 lại cao hơn năm 2006 là do ảnh hởng của lạm phát tăng cao trong những năm gần đây, mặc khác công ty tăng chi phí trả lơng cho công nhân viên để đảm bảo cuộc sống cho ngời lao động, ngoài ra công ty cũng có chế độ tiền thởng để khuyến khích nhân viên.
Tiền lơng trả cho ngời lao động đợc quy định theo từng đối tợng khác nhau. Đối với lao động gián tiếp gồm toàn bộ nhân viên văn phòng và quản đốc phân xởng, phó quản đốc phân xởng, tiền lơng đợc trả theo trình độ bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, hiệu quả công việc đợc giao và một số các kỹ năng khác nh khả năng giao tiếp, trình độ tin học ngoại ngữ Đối với lao động trực tiếp… gồm toàn bộ công nhân là việc dới phân xởng, tiền lơng của họ đợc xem xét dựa trên trình độ tay nghề, thâm niên làm việc, kết quả công việc.
*Công tác đào tạo và phát triển
Công tác đào tạo và phát triển đợc thực hiện cụ thể nh sau:Đào tạo theo kiẻu chỉ dẫn công việc, phơng pháp này đợc thực hiên với hầu hết các công nhân sản xuất
- Đối với công nhân mới đợc nhận vào làm việc chính thức thờng phải trải qua 2 tháng đào tạo tại phân xởng, trong đó có một tháng học việc và một tháng thử việc. Phơng pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc theo kiểu ngời hớng dẫn ( dạy nghề ) là những công nhân có trình độ tay nghề cao trong phân xởng, ngời hớng dẫn thờng là các tổ trởng và tổ phó. Phơng pháp đạo tạo này phù hợp với các công ty có quy mô sản xuất vừa và nhỏ nh công ty TNHH Khánh An, u
điểm của phơng pháp đào tạo này là giúp ngời lao động nắm bắt đợc phơng pháp làm việc nhanh, học hỏi đợc những kinh nghiệm từ ngời dạy và ít tốn chi phí đào tạo.
- Đối với công nhân toàn bộ phân xởng, hàng năm thờng đợc đào tạo thêm để nâng cao tay nghề. Phơng pháp đào tạo : Công ty thuê giáo viên hớng dẫn từ các trờng đạo tạo nghề về hớng dẫn cho công nhân trong phân xởng các bớc thực hiện sản xuất sản phẩm mới, hoặc cử những công nhân có thành tích lao động tốt và có khả năng tiếp thu kiến thức mới đi học tại các trờng đào tạo nghề sau đó dạy lại cho các công nhân trong công ty.
*. Công tác thông tin nhân sự và thi đua khen thởng
- Phụ trách quản lý hồ sơ công nhân viên trong công ty và đáp ứng các thông tin nhân sự cho các bộ phận trong công ty.
- Công tác thi đua khen thởng đợc lập theo quý hoặc để chào mừng các ngày lễ lớn nh ngay quốc tế lao động 1-5, thành tích đ… ợc khen thởng dựa trên kết qủa thực hiện công việc và đánh giá thực hiên công việc của công ty
- Đánh giá thực hiện công việc có nhiều phơng pháp khác nhau, song công ty chủ yếu dùng 2 phơng pháp sau:
• Phơng pháp xếp hạng: Các công nhân trong từng tổ đợc sắp xếp theo thứ tự từ xuất sắc đến yếu kém dựa trên tình hình thực hiện tổng thể công việc của mỗi ngời
• Phơng pháp đánh giá theo điểm: Ngời đạt số điểm cao nhất là ngời có thành tích công việc tôt nhất và ngợc lại
* Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình thu thập các t liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
Công tác phân tích công việc trong Công ty do phòng nhân sự phụ trách, phòng nhân sự có trách nhiệm làm rõ trong từng công việc cụ thể: Ngời lao động có những nhiệm vụ gì, trách nhiệm gì, thực hiện công việc nh thế nào, yêu cầu về kiến thức kỹ năng của ngời lao động cần phải có để thực hiện công việc. Kết quả sau khi phân tích công việc đợc thể hiện qua bản mô tả công việc,bản mô tả công việc phải đảm bảo nội dung rõ ràng, súc tích, ngắn gọn để ngời thực hiện công việc có thể hiểu rõ về công việc của mình. Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đền có liên quan đến một công việc cụ thể. Bản mô tả công việc bao gồm ba phần: phần xác định công việc, phần tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc, phần các điều kiện làm việc. Các công việc cụ thể đợc phân chia theo chức năng của từng phòng trong Công ty, nhiệm vụ của mỗi phòng độc lập với nhau; Phòng kế hoạch kinh doanh có chức năng chuyên đảm nhận các hoạt động liên quan đến kết quả, hiệu quả kinh doanh của công ty nh nghiên cứu và theo dõi thị trờng, xác định nhu cầu, xây dựng kế hoạch kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn, do quy mô của công ty nhỏ nên phòng kiêm cả việc lập kế hoạch mua nguyên vật liệu cung cấp cho hoạt động sản xuất và xúc tiến bán hàng; Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ theo dõi hạch toán các hoạt động liên quan đến tài chính của công ty, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nớc nh nộp thuế, tìm ra các biện pháp huy động và sử dụng vốn có hiệu quả.Trong đó kế toán trởng có nhiệm vụ giúp giám đốc trong một số quyết định trực tiếp thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệtổ chức kế toán trong sản xuất kinh doanh ;Phòng hành chính nhân sự có nhiệm tham mu cho bộ máy quản lý giải quyết các thủ tục chế độ, tính lơng cho công nhân viên, xác định mức lao động hợp lý, tuyển chọn lao động, giải quyết các chính sách phúc lợi nh bảo hiểm xã hội cho ngời lao động y tế và sức khỏe, an toàn và vệ sinh lao động, đào tạo công nhân viên mới cho công ty. Tham mu cho giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty; Phòng quản lý sản xuất có nhiệm vụ
lập ra kế hoạch sản xuất, phơng án sản xuất cho từng quý và cả năm dựa trên kết quả của phòng sản xuất kinh doanh để đảm bảo sản phẩm sản xuất ra đạt tiêu chuẩn về số lợng và chất lợng, phòng quản lý sản xuất quản lý chung toàn bộ các hoạt động sản xuất, báo cáo kết quả sản xuất tới giám đốc và các phòng ban liên quan; Phòng thiết kế có nhiệm vụ có nhiệm vụ thiết kế mẫu sản phẩm, duyệt mẫu, lập kế hoạch các mẫu sản phẩm mới cho kỳ tới, chức năng thiết kế sản phẩm gắn liền với chức năng sản xuất và bán hàng. Phòng thiết kế phải đảm bảo: Sản phẩm thiết kế không đợc phát minh lại những sản phẩm đã có trên thị trờng. Khi thiết kế, chế tạo sản phẩm phải đợc tiến hành nhanh, vì thời gian là điều kiện chủ yếu tạo nên thắng lợi trong cạnh tranh.
Quá trình phân tích công việc thông qua 4 bớc: - xác định các công việc cần phân tích
- lựa chọn các phơng pháp thu thập thông tinthích hợp với mục dích của phân tích công việc, thiết kế bảng hỏi hoặc biểu mẫu ghi chép
- tiến hành thu thập thông tin qua: phỏng vấn, bảng hỏi, quan sát, hoặc ghi chép các sự kiện quan trọng.
- sử dụng thông tin thu thập đợc, tiến hành phân tích công việc và đa ra các kết quả thông qua bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Nhìn chung Công ty đã đảm bảo quá trình phân tích công việc chính xác, cụ thể và ngời lao động có thể hiểu và làm tốt công việc theo dựa theo bản mô tả công việc. Điều này cũng là một yếu tố quan trọng góp phần nâng cao năng suất lao động của Công ty.
Bản mô tả công việc mẫu của Công ty nh sau: Bản mô tả công việc
1. chức danh công việc: Quản đốc 2. nhiệm vụ :
- Quản lý thiết bị xởng
- điều phối và giảI quyếtcác vấn đề liên quan đến xởng - Quản lý nhân viên và công nhân kỹ thuật trong phân xởng
mình
- Tiếp nhận chuyển giao công nghệ vận hành và điều chỉnh thiết bị
3. Điều kiện làm việc
- Làm việc giờ hành chính, tại phân xởng của công ty - Đợc đảm bảo về BHYT, BHXH đầy đủ
- Mức lơng: từ 4triệu đến 5 triệu. 4. yêu cầu công việc
- Có kiến thức cơ bản về kỹ năng quản lý, có kinh nghiệm trong sản xuất. - Thành thạo về kỹ thuật, có thể xử lý các vấn đề kỹ thuật trong phân xởng. - Bằng cấp tối thiểu: cử nhân.
* Công tác đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc đợc hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thục hiện của ngời lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã đợc xây dựng và thảo luận sự đánh giá đó với ngời lao động.
Công tác đánh giá của Công ty chủ yếu do phòng nhân sự đảm nhận, Công ty sử dụng phơng pháp đánh giá theo phơng pháp thang đo đánh giá đồ họa. Ph- ơng pháp này có u điểm đợc xây dựng đơn giản, thuận tiện và dễ hiểu, có thể l- ợng hoá tình hình thực hiện công việc của ngời lao động bằng điểm do đó có thể so sánh và đánh giá năng lực của các nhân viên. ngoài ra công ty luôn thực hiện đánh giá công việc hàng ngày thông qua sự góp ý đánh giá của ngời quản lý đối với nhân viên, của nhân viên với nhân viên. Dù đánh giá thực hiện công việc theo phơng pháp nào thì kết quả đánh giá đợc phản hồi lại với ngời lao động để họ biết đợc mức độ thực hiện công việc của mình và hiểu đợc cách thức thực hiện công việc tốt hơn.
Công ty thiết lập hệ thống đánh giá theo ba yếu tố cơ bản: - Xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Đo lờng sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn
- Thông tin phản hồi đối với ngời lao động
Tiêu chuẩn thực hiện công việc phải đảm bảo hai yêu cầu là : Tiêu chuẩn phải cho thấy những gì ngời lao động cần làm và làm đến mức nào là tốt; Tiêu chuẩn phải hợp lý giữa mức độ yêu cầu về số lợng và chất lợng của thực hiện công việc với đặc điểm của công việc đó.
Đo lơng mức độ thực hiện công việc là việc đa ra các đánh giá về kết quả thực hiện của ngời lao động đạt mức độ tốt hoặc kém. Cần xác định cái gì đợc đo l- ờng trong công việc của ngời lao động và đo bằng tiêu thức nào.
Ngời đánh giá xem xét mức độ thực hiện công việc của ngời lao động trên thực tế với tiêu chuẩn đánh giá đã đợc công ty đề ra, qua đó đánh giá mức độ thực hiện công việc của ngời lao động trên thực tế đạt đợc bao nhiêu phần trăm yêu cầu của bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, rồi tiến hành so sánh kết quả giữa những ngời đợc đánh giá để đánh giá ngời lao động đạt kết quả tốt hay không tốt.
Thông tin phản hồi về kết quả đợc gửi tới ngời lao động vào cuối chu kỳ đánh giá để họ nắm đợc kết quả làm việc của mình và có hớng phấn đấu cho những lần đánh giá sau.
Việc đánh giá đợc thông qua mẫu phiếu đấnh giá nh sau: Tên ngời đánh giá :
Tên ngời đợc đánh giá : Chức danh công việc : Bộ phận :
Ngày đánh giá :
Xuất sắc Tốt Khá Trung
bình Yếu
Khối lợng công việc 10 9 8-7 6-5 <5
Kỹ năng làm việc 10 9 8-7 6-5 <5
Tinh thần hợp tác trong
công việc 10 9 8-7 6-5 <5
Kết quả thực hiện công
việc 10 9 8-7 6-5 <5
Phần 3 : Giải pháp nâng cao năng suất lao động trong công ty TNHH Khánh An đến năm 2012