II. Tình hình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá XNK vận chuyển bằng
b. Quá trình cấp đơn bảo hiểm
b1. Đối với hàng hoá nhập khẩu: gồm các bớc
Bớc 1: Kiểm tra chứng từ liên quan.
Khi nhận đợc giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng phải kiểm tra xem chứng từ có hợp lệ không.
Phải xem xét kỹ tính chất và phơng thức xếp dỡ của từng mặt hàng có phù hợp với điều kiện bảo hiểm mà khách hàng lựa chọn không? để giải thích và yêu cầu khách hàng điều chỉnh cho thích hợp với mặt hàng đó. Trên giấy yêu cầu bảo hiểm phải đòi hỏi khách hàng trả lời đợc các nội dung yêu cầu của phòng kế toán – tài vụ quy định nhằm giúp phòng làm đủ các thủ tục phí một cách nhanh chóng.
Bớc 2: Vào sổ cấp đơn, lấy số đơn và xếp chuyến tàu.
Sau khi kiểm tra xong các chứng từ liên quan, nếu hợp lệ thì vào sổ cấp đơn theo từng danh mục ghi trong sổ. Sổ đơn bảo hiểm lấy theo số thứ tự trong sổ cấp đơn. Xếp chuyến tàu theo số thứ tự trong sổ đăng ký tàu.
- Thông thờng luồng Châu á đi trong khoảng 20 – 30 ngày làm một chuyến tàu.
Số đơn bảo hiểm và số chuyến tàu ghi rõ trong đơn, số chuyến tàu ghi trớc và số đơn bảo hiểm ghi sau.
Bớc 3: Tính phí bảo hiểm, sửa đổi và huỷ đơn bảo hiểm . Số tiền bảo hiểm đợc tính theo công thức sau:
CIF = R - 1 F C+
Trong đó: C là giá trị hàng hoá theo giá FOB F là cớc phí vận chuyển
R là tỉ lệ phí bảo hiểm
Trong trờng hợp khách hàng nhập theo giá FOB, nếu họ không xác định rõ đợc phí vận chuyển thì bảo hiểm ớc tính nh sau:
Đối với luồng Châu á, cớc phí vận chuyển: F = 5% giá FOB Đối với luồng Châu Âu, cớc phí vận chuyển: F = 10% giá FOB xR áp dụng cho từng mặt hàng tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm:
R = R1 + R2
Trong đó: R1 bao gồm tỷ lệ phí chính + tỷ lệ phí theo luồng
R2 là tỉ lệ phí phụ – tỷ lệ phí phụ đợc cộng thêm khi khách hàng mua thêm các điều kiện bảo hiểm phụ nh bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công…
Mỗi một mặt hàng có tỷ lệ phí bảo hiểm khác nhau, tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm. Do đó khi tính phí phải xem xét kỹ tính chất của từng mặt hàng, điều kiện bảo hiểm mà khách hàng lựa chọn có phù hợp với quy định của bảo hiểm đối với mặt hàng đó không, trên cơ sở đó để xác định tỷ lệ phí cho chính xác, phí bảo hiểm đợc tính trên cơ sở số tiền bảo hiểm và tỉ lệ phí bảo hiểm : I = CIF x R
Trờng hợp khách hàng xin điều chỉnh giá trị bảo hiểm nh điều chỉnh giá FOB, CF, cớc phí vận tải và điều kiện bảo hiểm thì phải tính lại giá CIF và phí bảo hiểm bằng hình thức cấp cho khách hàng 4 giấy sửa đổi bổ xung và thu lệ phí sửa đổi. Phần chênh lệch tăng đề nghị khách hàng thanh toán thêm phí, phần chênh lệch giảm bảo hiểm sẽ hoàn trả lại phí cho khách hàng, trừ trờng hợp điều chỉnh số B/L, trọng lợng.
Sau khi thực hiện các bớc trên, đánh máy trình ký và đóng dấu xong chứng từ đợc phân ra nh sau: bản gốc viết tay (bản đầu tiên) lu phòng nghiệp vụ, ba bản lu phòng tài vụ, một bản gửi bảo hiểm, nếu chi nhánh cấp đơn thì gửi một bản cho công ty còn lại gửi cho khách hàng.
b2. Đối với hàng hoá xuất khẩu: gồm các bớc
Bớc 1: Kiểm tra chứng từ (tơng tự nh bớc 1 đối với hàng hoá nhập khẩu) Đối với hàng hoá xuất khẩu chỉ bảo hiểm bằng ngoại tệ, không bảo hiểm bằng đồng Việt Nam.
Đơn bảo hiểm hàng hoá xuất khẩu và giấy sửa đổi bổ xung phải đánh máy bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.
Phải chú ý đến điều kiện bảo hiểm do khách hàng đề nghị. Nếu theo tín dụng th (L/C) thì phải làm đúng tín dụng th đã mở, nhng nếu điều kiện đề nghị có những điểm bất hợp lý hoặc vợt quá phạm vi trách nhiệm thông thờng của công ty thì phải sửa lại hoặc hỏi lại ngời mua hàng ở nớc ngoài.
Bớc 2: Vào sổ cấp đơn
Sau khi kiểm tra các chứng từ có liên quan, nếu hợp lệ thì vào sổ cấp đơn theo từng mục ghi trong sổ. Số đơn bảo hiểm đã đợc in sẵn trên đơn nếu cần chỉ đánh máy thêm ký hiệu của địa phơng đó để nghiệp vụ tiện theo dõi.
Bớc 3: Tính phí bảo hiểm và huỷ bỏ đơn bảo hiểm
Số tiền bảo hiểm hàng hoá xuất khẩu chính là giá CIF mà khách hàng kê khai trên giấy yêu cầu bảo hiểm cộng thêm 10% lãi dự tính hay 10% giá CIF. Vì vậy phí bảo hiểm đợc tính theo công thức: ( CIF + 10% CIF ) x R
Trong đó:
R là tỷ lệ phí bảo hiểm đợc tính theo từng luồng, theo từng điều kiện bảo hiểm và chủng loại hàng hoá
Đối với hàng xuất của đại sứ quán các nớc đóng tại Việt Nam, số tiền bảo hiểm chính là giá trị hàng hoá mà khách hàng kê khai cộng thêm 10%
Trờng hợp khách hàng xin điều chỉnh lại giá trị bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm thì phải tính lại giá CIF và phí bảo hiểm bằng hình thức cấp cho khách hàng 1 giấy sửa đổi bổ xung.
Điều chỉnh số B/L, trọng lợng và huỷ đơn cách thức tơng tự nh hàng nhập khẩu ở bớc 3
Sau khi thực hiện 3 bớc trên, nộp đơn trình ký và không cần đóng đấu tròn, chứng từ đợc phân ra nh sau: 3 bản đầu giao cho khách hàng, một bản lu nghiệp vụ, 3 bản giao cho tài vụ, một bản giao cho tái bảo hiểm.
Đối với hàng xuất của đại sứ quán các nớc đặt tại Việt Nam thì chứng từ đa sang tài vụ chỉ cần một bản để theo dõi tiền về
Khi giao chứng từ cho các bộ phận liên quan phải ghi vào sổ giao chứng từ và có ký nhận.