II. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nghiệp
2. Công tác đề phòng và hạn chế tổn thất
Đề phòng và hạn chế tổn thất là việc sử dụng các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro và tổn thất có thể xảy ra đối với hàng hoá đợc bảo hiểm. Thực hiện tốt công tác này sẽ giảm bớt những thiệt hại không đáng có cho chủ hàng và giảm đợc những khỏan bồi thờng của nhà bảo hiểm. Để hoàn thiện hơn nữa công tác nay công ty PJICO cần thực hiện những biện pháp sau:
Đối với các mặt hàng bao, hàng chở rời, sắt thép đợc bảo hiểm tại PJICO theo điều kiện “A” nhập về các cảng biển Việt Nam thì Công ty cần nắm chắc lịch tầu về, địa diểm dỡ hàng, lịch làm hàng ở cảng để có kế hoạch đề phòng hạn chế tổn thất cho các lô hàng kể trên bằng biện pháp trực tiếp hoặc gián tiếp tùy theo điều kiện của Công ty. Một mặt hàng thờng gặp tổn thất (hay xảy ra tổn thất bộ phận) nh: bộ mì, đờng kính, gạo, xi măng, bông vải sợi, phân đạm thì ngời cán bộ bảo hiểm cần phải lu ý cho ngời đợc bảo hiểm về bao bì, cách đóng gói riêng của từng hàng hóa để ngăn chặn những tổn thất. Một ngời bảo hiểm có kinh nghiệm trớc khi nhận bảo hiểm thờng sẽ yêu cầu ngời bảo hiểm cung cấp
thông tin liên quan đến bao bì đóng gói. Bởi vì khiếm khuyết của bao bì là một trong các nguyên nhân bị loại trừ bảo hiểm. Trong trờng hợp cần thiết, đối với những lô hàng lớn hoặc có giá trị lớn, ngời bảo hiểm sẽ trực tiếp kiểm tra khả năng đảm bảo an toàn của bao bì hàng hóa hoặc yêu cầu tiến hành giám định này bởi ngời trung gian. Biên bản giám định này đợc coi nh là một bộ phận của chứng từ XNK. Nếu điều kiện đóng gói không thỏa mãn yêu cầu ngời bảo hiểm thì họ có thể yêu cầu ngời đợc bảo hiểm thay đổi cỉa thiện điều này. Nếu không đáp ứng đợc, ngời bảo hiểm sẽ phải sửa đổi đơn bảo hiểm và các điều khoản đã ký hoặc là buộc phải hủy đơn không nhận bảo hiểm nữa.
Trớc khi triển khai công tác này cần tổ chức gặp gỡ các bên có liên quan nh xếp dỡ cảng, kiểm kiện, tầu, Công an biên phòng, và chủ hàng để bàn biện pháp phối hợp làm biện pháp đề phòng hạn chế tổn thất cho phù hợp với tình hình đặc thù của từng cảng đồng thời thông báo mức khoán chi phí để khuyến khích các đơn vị này tăng cờng biện pháp quản lý giao hàng, nhận bốc dỡ góp phần làm giảm tổn thất hàng rách vỡ, hàng nguyên kiện.
Công ty cần cử cán bộ theo dõi suốt quá trính dỡ hàng để kịp thời có biện pháp can thiệp xử lý khi hàng bị tổn thất khi giám định đối tịch, hớng dẫn chủ hàng làm th dự kháng, yêu cầu chủ tầu cung cấp bảo lãnh trong trờng hợp hàng tổn thất lớn hoặc khởi kiện bắt giữ tầu để bảo lu đòi ngời thứ ba.
Xác lập và giữ mối quan hệ chặt chẽ với chính quyền cảng và chính quyền địa phơng nơi cảng đến để đảm bảo thực hiện tốt các công tác đề phòng và hạn chế tổn thất với sự bảo trợ của chính quyền địa phơng, bảo đảm an ninh trật tự khi bốc dỡ, an toàn khi lu kho tại cảng.Tổ chức và tiến hành công tác giám sát và đề phòng đối với hàng hóa tại cảng đến. Đồng thời qua việc giám sát này, Công ty cũng xác định đợc nguyên nhân tổn thất đa vào biên bản giám định tạo điều kiện thuận lợi cho việc xét duyệt bồi thờng bảo hiểm đợc nhanh chóng, chính xác. Mặc dù công tác đề phòng và hạn chế tổn thất nói chung là một công việc quan trọng và có ảnh hởng trực tiếp đến lợi ích cũng nh hiệu quả kinh doanh của ngời bảo hiểm nhng họ gần nh phải đứng ngoài quá trình này. Công tác duy nhất có hiệu quả mà họ có thể trực tiếp thực hiện chính là công tác giám sát tại cảng đến. Tại nơi cuối cùng của hành trình hàng hóa thờng phải đối mặt với những rắc rối do sự quản lý kém, do hàng làm kém, do tình hình an ninh trật tự kém, do thời tiết xấu trong khi làm hàng hoặc do mớn nớc của cảng thấp buộc phải neo
đậu ngoài khơi dẫn đến hàng hóa bị tổn thất, do các nguyên nhân: do làm hàng không cẩn thận gây rách vỡ, do mất cắp, thiếu hụt và do bảo quản không tốt trong quá trình lu kho cảng và bãi hàng.
Để hạn chế các tổn thất nói trên đến mức tối thiểu có thể ngời bảo hiểm kết hợp với ngời nhận hàng và trên cơ sở đợc Cảng vụ cho phép tự tổ chức hoặc bằng chi phí của mình thuê một tổ chức giám định hay một tổ chức nào khác tiến hành các công việc sau tại cảng đến:
+ Tham gia quá trình bốc dỡ hàng hóa, kịp thời yêu cầu tạm dừng dỡ hàng nếu có tình hình thời tiết xấu.
+ Tham gia kiểm đếm hàng hóa theo phơng pháp riêng của từng loại hàng ( ví dụ đếm đầu bao, đếm kiện, đo mớn nớc hay cân hàng...)
+ Ngăn chặn hiện tợng trộm cắp hàng hóa, liên hệ và yêu cầu giúp đỡ với chính quyền hoặc cơ quan an ninh tại cảng khi cần thiết.
+ Khi phát hiện có hàng bị tổn thất thì kịp thời phân tách riêng hàng hỏng, xác định mức độ h hỏng (giám định tổn thất) và thực hiện các biện pháp tránh gia tăng tổn thất.
+ Kiểm tra quá trình lu kho và điều kiện bảo quản tại kho bãi nếu tạm thời hàng phải lu lại.
+ Kịp thời phát hiện tổn thất, xác định trách nhiệm và tiến hành các thủ tục đòi ngời thứ ba khi cần thiết.
Do tính chất phức tạp và yều cầu cao nh trên, công việc giám sát và đề phòng hạn chế tổn thất đòi hỏi một chi phí không nhỏ, nên chủ yếu đợc áo dụng đối với lô hàng lớn hoặc những lô hàng thuộc loại hay ăn cắp hoặc hay bị tổn thất, có tỷ lệ phí bảo hiểm cao (ví dụ nh phân bón hóa học, xi măng, gạo, bột mì, thép phôi hoặc cuộn, hàng hạt rời...), để chi phí cho công việc này có một tỷ lệ hợp lý trên tổng số phí bảo hiểm của lô hàng, đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Tóm lại, Công tác đề phòng và hạn chế tổn thất là công việc chung của tất cả các bên tham gia vào quá trình buôn bán ngoại thơng và là một công việc th- ờng trực và xuyên suốt cả hành trình từ việc chuẩn bị cho hàng hóa và phơng tiện, giao hàng tại cảng đi, chuyên chở hàng hóa, giao hàng tại cảng đến. Nếu nh công tác đề phòng hạn chế tổn thất đợc thực hiện tốt thì sẽ tạo điều kiện cho khâu giải quyết bồi thờng nhanh chóng. Và điều này sẽ dẫn đến việc nâng cao uy
tín của Công ty góp phần thúc đẩy Công tác giám định bồi thờng trong nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa XNK tại Công ty.