chuyên môn hoá, tránh tình trạng bộ máy nhân sự cồng kềnh, chức năng, nhiệm vụ chồng chéo…gây lãng phí cho Công ty.Để giải quyết vấn đề này, Công ty sử dụng phương pháp đánh giá chức năng nhiệm vụ của nhân viên. Quy trình đánh giá này bao gồm nhiều giai đoạn. Đầu tiên, cần phải phân tích kỹ lưỡng tất cả các hoạt động của nhân viên, trên cơ sở đó đưa ra các đánh giá về vai trò, tính chất công việc của nhân viên trong từng công đoạn. Bước tiếp
theo là loại trừ những hoạt động kém hiệu quả của nhân viên, nếu chúng thực sự không mang lại giá trị gia tăng cho Công ty hoặc hiệu quả của chúng không tương xứng với chi phí mà Công ty đã đầu tư cho cá nhân đó. Tất cả các bước này đều có ảnh hưởng nhất định đến chất lượng cũng như chi phí quản lý nhân sự của Công ty. Càng đánh giá đúng chức năng nhiệm vụ của nhân viên, Công ty càng có cơ sở để lập ngân sách lương thưởng một cách hợp lý.
- Thay đổi hệ thống lương, thưởng và áp dụng chế độ, chính sách đãi ngộ lao động theo hướng hợp lý.Thay đổi hệ thống lương, thưởng nhằm tạo ra sự phụ thuộc tối đa giữa mức thu nhập của nhân viên với kết quả làm việc của họ. Mục đích trước hết của Công ty khi sử dụng phương pháp này – đó là giảm thiểu “phần mềm” đồng thời tăng “phần cứng” cho nhân viên, vừa tiết kiệm được ngân sách cho Công ty, vừa tạo ra động lực làm việc cho người lao động. Bên cạnh đó là việc chọn ra các chế độ đãi ngộ, lương thưởng có lợi cho Công ty trong một giai đoạn nhất định nào đó.
- Tổ chức sản xuất một cách hợp lý trên cơ sở cơ cấu lại lao động trực tiếp, giảm lao động gián tiếp đến mức có thể, nâng cao năng suất lao động nhằm giảm chi phí nhân công trong kết cấu giá thành sản phẩm. Từng bước đổi mới phương pháp quản lý sản xuất, kinh doanh để giảm chi phí quản lý.
- Tránh tình trạng tuyển dụng những lao động không có năng lực và trình độ, chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc, chỉ để bảo đảm số lượng lao động để tiến hành thi công theo đúng kế hoạch mà không chú ý đến chất lượng lao động, dẫn đến tăng chi phí nhân công, trong khi chất lượng công trình chưa được như mong muốn. Công ty cần phải tuyển chọn lao động phù hợp với yêu cầu của công việc.
- Cùng với chính sách tuyển dụng nguồn nhân lực, Công ty cần tiến hành rà soát và tổ chức sắp xếp, hợp lý hóa bộ máy và công việc theo hướng quản
trị hiện đại. Có các phương án đào tạo lại, trước mắt là đào tạo ngắn hạn để đáp ứng ngay các công tác đang triển khai, thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng, nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân sản xuất để họ có kiến thức, có hiểu biết trong khi thực hiện thi công xây lắp, đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng của công trình, tránh tình trạng do thiếu hiểu biết mà vi phạm quy trình kỹ thuật trong khi xây dựng gây thiệt hại về tài sản và con người trong quá trình sản xuất cũng như trong quá trình sử dụng công trình sau này. Đồng thời có kế hoạch giải quyết lao động dôi dư một cách hợp lý, đúng chính sách của nhà nước. Tổ chức thi tuyển và ký hợp đồng trách nhiệm có thời hạn, có điều kiện đối với cán bộ chủ chốt của doanh nghiệp.
- Đổi mới nội dung và phương pháp giáo dục, đào tạo nhân lực, tăng cường chất lượng của người lao động, tăng cường kiểm tra việc thực hiện các chính sách xã hội đối với người lao động.
Nếu thực hiện đồng bộ các giải pháp trên có thể giảm tới 40% tổng chi phí xây dựng.
2.2.3. Đối với chi phí quản lý:
Để tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất kinh doanh nhằm hạ giá thành sản phẩm, VIETRACIMEX HÀ NỘI cần phải quan tâm tới chi phí gián tiếp, đó là những chi phí không trực tiếp gắn với cấu thành thực thể của công trình, không trực tiếp gắn với cấu thành thực thể của công trình, không có liên quan trực tiếp tới quá trình sản xuất sản phẩm, quá trình xây lắp công trình nhưng lại rất quan trọng và cần thiết để phục vụ cho công tác xây lắp và tổ chức quản lý công trường, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thi công xây lắp. Chi phí gián tiếp gồm có: chi phí về quản lý hành chính, chi phí phục vụ công nhân, chi phí phục vụ thi công và chi phí gián tiếp khác… Chi phí gián tiếp chiếm tỷ trọng không lớn trong giá thành, bởi vậy để quản lý tốt chi phí này, thông thường không xác định mức tiêu hao mà chỉ xây dựng chỉ tiêu chi trong
kỳ kế hoạch. Biện pháp cụ thể là VIETRACIMEX HÀ NỘI cần phải xem xét chỉ giữ lại những cán bộ quản lý, đồng thời chỉ nên mua sắm, cải tiến trang thiết bị văn phòng, thiết bị quản lý khi thấy thật sự cần thiết và sau khi đã xem xét cân đối kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản cố định phục vụ cho quản lý hành chính.
Cắt giảm chi phí gián tiếp với sự tham gia tích cực của các bộ phận kinh doanh, hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong Công ty cũng như hệ thống bảng biểu mô tả công việc. Chỉnh sửa, thay đổi hoặc hoàn thiện chính sách đãi ngộ phù hợp với nhiệm vụ, chiến lược của Công ty.
2.2.4. Tổ chức quản lý tốt công tác tài chính công ty:
Vai trò của tài chính ngày càng tăng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây lắp nói chung và của VIETRACIMEX HÀ NỘI nói riêng, tác động của nó đối với hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận ngày càng mạnh mẽ. Tổ chức sử dụng vốn hợp lý, đáp ứng đầy đủ kịp thời nhu cầu cho việc mua sắm vật tư sẽ giúp Công ty tránh được những tổn thất cho sản xuất như máy móc ngừng hoạt động, ngừng thi công do thiếu vật tư, công cụ dụng cụ tồn kho, từ đó có phát hiện ngăn ngừa kịp thời tình trạng ứ đọng mất mát, hao hụt vật tư, sản phẩm. Cụ thể là để sử dụng có hiệu quả vốn kinh doanh, VIETRACIMEX HÀ NỘI cần phải xác định chính xác nhu cầu vốn tối thiểu thường xuyên, cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Từ đó có biện pháp tổ chức huy động và sử dụng sao cho hợp lý, xác định thứ tự tài sản cần ưu tiên đầu tư, thứ tự cấp vốn đối với từng công trình. Khi sử dụng vốn, Công ty cần phải căn cứ vào kế hoạch đã lập để làm cơ sở phù hợp với tình hình thực tế, nếu phát sinh nhu cầu vốn, công ty cần đáp ứng kịp thời để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, nhanh chóng hoàn thành tiến độ thi công, nếu thừa vốn cần phải có biện pháp xử lý ngay không để vốn bị ứ đọng như: mở rộng sản xuất kinh doanh, thực hiện hoạt động cho vay.
Ngoài ra, vấn đề cấp vốn cho các công trình rất dễ xảy ra tình trạng lãng phí vốn khi không cân đối khối lượng vốn cấp giữa các công trình, do đó Công ty cần thực hiện việc quy định rõ ràng thời gian quyết toán công trình, quy định các khoản vốn cấp cho từng công trình, chủ công trình hoặc các đội trưởng sản xuất phải tự chịu trách nhiệm, chỉ được quyết toán vào từng giai đoạn xây dựng công trình và khi hoàn thành công trình.
Hiện nay vốn của công ty có 36,27% là do tổng công ty cấp, điều này cho thấy sự phụ thuộc của công ty trong cơ chế tài chính. Do đó, việc của
VIETRACIMEX HÀ NỘI trong thời gian tới là phấn đấu độc lập dần về mặt tài
chính, thay thế dần nguồn vốn do Tổng công ty cấp bằng nguồn vốn huy động khác với lãi suất thấp hơn. Thực chất là Công ty sử dụng đòn bẩy tài chính nhằm nâng cao tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu, biện pháp này mang lại nhiều lợi ích cho công ty bởi thay vì trả lãi suất sử dụng vốn cho Tổng công ty thì VIETRACIMEX HÀ NỘI lại tận dụng được nguồn vốn do chiếm dụng vốn nhà nước, chiếm dụng của khách hàng và phải tận dụng các khoản phải trả của công nhân viên, phải trả nội bộ khác nhưng chưa trả. Bên cạnh việc tận dụng nguồn vốn tự có Công ty cũng cần phải đa dạng hóa các hình thức huy động vốn đầu tư (như: vay Quỹ hỗ trợ phát triển, vay Ngân hàng thương mại, vay vốn của cán bộ công nhân viên, vốn tiết kiệm của Công ty) nhằm đáp ứng nhu cầu đầu tư phát triển và mở rộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để tăng cường đầu tư chiều sâu, nâng cấp máy móc thiết bị hiện có nhằm giảm các hao phí về nguyên nhiên, vật liệu trong quá trình sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm. Nhờ vậy mà chi phí sử dụng vốn của công ty sẽ giảm, thậm chí có khoản chi phí sử dụng bằng không. Với biện pháp kinh doanh này, Công ty vừa có thể độc lập về mặt tài chính, vừa huy động đủ nguồn vốn đảm bảo cho quá trình sản xuất xây lắp được tiếp tục.