Sau khi hoàn thành xong hồ sơ dự thầu, công ty sẽ cử cán bộ đến nộp theo đúng thời gian và địa điểm như yêu cầu của bên mời thầu. Thông thường đối với các cuộc đấu thầu nói chung và đấu thầu cung cấp hàng hoá, bên mời thầu thường yêu cầu nhà thầu tham gia dự thầu để giải trình những đặc điểm, tính năng kỹ thuật và hiệu quả sử dụng của hàng hoá, chứng minh năng lực kỹ thuật nhà thầu. Do đó, Trưởng phòng nghiệp vụ 1&2 với năng lực, trình độ chuyên môn, đã trực tiếp tham gia công tác lập hồ sơ dự thầu thường xuyên được công ty cử làm đại diện tham gia buổi mở thầu để giải thích một cách đầy đủ và chi tiết các vấn đề mà bên mời thầu đặt ra.
Ví dụ, năm 2005, AIRIMEX đã tham gia dự thầu gói thầu “Cung cấp hệ
thống thiết bị RADIO-LINK phục vụ công tác quản lý bay” cho Trung tâm Quản lý
Bay miền Bắc. Đối với gói thầu này, AIRIMEX vừa chịu trách nhiệm cung cấp thiết bị, vừa tiến hành lắp đặt hệ thống thiết bị cho bên mời thầu. Trong buổi mở thầu, đại diện tổ kỹ thuật của AIRIMEX đã tham dự để giải trình các vấn đề kỹ thuật theo yêu cầu của bên mời thầu. Các vấn đề chủ yếu gồm:
- Nguyên lý, phương án lắp đặt, hiệu chỉnh và sử dụng đồng bộ thiết bị và hệ thống.
- Lịch trình, tiến độ cung cấp và lắp đặt thiết bị.
- Các tính năng nổi trội và ứng dụng có thể khai thác mở rộng.
- Các yêu cầu cần có như nguồn điện, nguồn phát sóng để đảm bảo hệ thống thiết bị phát huy cao nhất tính năng kỹ thuật…