b, Giải pháp về xử lý thông tin
2.2.2.2. Nâng cao chất lượng hồ sơ dự thầu
Hoàn thiện kỹ năng chuẩn bị hồ sơ dự thầu
Kĩ năng chuẩn bị hồ sơ dự thầu cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ dự thầu. Trong thực tế, nhà thầu AIRIMEX khi tham gia dự thầu các gói thầu khác nhau, có thể do tính cấp thiết về thời gian trong việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu nên trong một số gói thầu tham dự, những nội dung mang tính thủ tục, pháp lý thường bị đem từ những hồ sơ trước vào các hồ sơ mới để rút ngắn thời gian chuẩn bị, nhưng nếu chỉ sơ ý và thiếu cẩn thận là có thể làm cho hồ sơ thiếu tính chính xác và thống nhất.
Để tránh những sai sót kiểu này, người cán bộ làm công tác lập hồ sơ cần có quy trình, cách thức làm việc cụ thể, tỉ mỉ, cẩn thận trong từng gói thầu. Các công việc soạn thảo nội dung tài chính và kỹ thuật một mặt phải thể hiện được việc đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu, mặt khác cũng phải thể hiện cả nét độc đáo, tính năng nổi trội của hàng hóa, hồ sơ dự thầu trình bày rõ ràng, mạch lạc.
Linh hoạt trong cách tính giá dự thầu.
- Trong hoạt động đấu thầu, bên mời thầu khi đánh giá, lựa chọn hồ sơ dự thầu đều đặc biệt quan tâm đến chất lượng, tiến độ, giá cả của thiết bị. Có khách hàng thì muốn một sản phẩm đạt chất lượng tốt nhất và giá thành cao ở mức chấp nhận được, nhưng cũng có khách hàng thích mua một sản phẩm chất lượng chỉ tương đối nhưng giá phải thấp.
Do đó, việc tìm hiểu hành vi của khách hàng và đáp ứng nhu cầu của họ là rất phức tạp song lại rất cần thiết. Đối với từng khách hàng, Công ty có thể cân nhắc và linh hoạt trong lựa chọn giá dự thầu, vừa thỏa mãn bên mời thầu, vừa đem lại lợi nhuận cao nhất cho công ty.
- Một hồ sơ dự thầu có thể đảm bảo về chất lượng và tiến độ, nhưng mức giá bỏ thầu quá cao, hoặc giá bỏ thầu quá thấp mà không đảm bảo chất lượng hàng hóa đều sẽ không mang lại kết quả thắng thầu cao và kể cả hiệu quả tài chính cho chủ đầu tư. Vì thế nó sẽ không được chấp nhận và sẽ loại bỏ ngay từ khi mở thầu. Vì lý do đó,
các cán bộ làm công tác tính giá dự thầu cần xác định đầy đủ các chi phí cần thiết, dự tính các chi phí phát sinh, trên cơ sở đó xác định giá bỏ thầu hợp lý.
- Công ty cần chú ý hoàn thiện phương thức định giá
AIRIMEX thường sử dụng hai loại giá CIF và giá FOB. Tuy nhiên việc áp dụng hai loại giá này vào từng mặt hàng cụ thể của công ty còn có trường hợp chưa hợp lý lắm. Đối với các loại hàng hóa có số lượng nhỏ, trọng tải nhẹ nhưng phức tạp phải dùng các phương tiện tàu biển đặc biệt thì công ty mới áp dụng giá CIF Hải Phòng hoặc giá CIF Sài Gòn. Trong thời gian tới, công ty cần có đưa ra phương thức định giá đối với từng gói thầu phù hợp hơn.